某公司行政部工作流程.doc

行政部工作流程第一、行政部人员主要职责：办公用品管理；名片的制作；火车票、机票的预订；印刷品的领用等其他相关的日常行政事务；协调本部门与人事、行政、技术等相关部门的沟通，为公司全体员工提供支持，与公司一起进步，实现共赢共进。第二、办公用品管理a. 新员工报到当天，即可领取办公用品一套；b. 行政部将设立专人，对各个部门的办公用品领用做出统计，每人每月不得超过30元预算。如有额外支出，或单件采购商品超过150元，其本人需到行政部领取购物申请单，按单据要求填写并由本部门经理签字后，由行政部请示公司领导批准后，购买所需办公用品。c. 与采购部门保持紧密的合作关系，监督其服务质量及商品品质，合理控制成本，为员工提供质优价廉的办公用品。d. 行政部人员月度结算统一结帐后，统计各部门采购费用，按领用情况计入各部门行政费用，将无法计入的费用分摊到各部门。第三、名片的印刷a.新员工报到当天，在行政部领取名片印刷申请单，将此单填写完毕交于本部门经理审批，再将表格交于行政部为该员工制作名片。b.员工应在名片将要用完时提出印制名片申请，在行政部领取名片印刷申请单，将此单填写完毕交于本部门经理审批，再将表格交于行政部为该员工制作名片。c.行政部将核对名片印刷厂商提供员工名片小样的各项内容，确保无误后，通知采购部门印刷名片，在名片印刷完成后，将名片送达申请人。d.行政人员统计于月底统计各部门订购数量，将费用划入各部门的行政费用中。第四、电话使用说明公司新员工入司时，公司技术部将为其调试电话设备，保证员工的正常联络需求。a.公司总机： 公司传真： b.电话使用说明： 使用公司电话拨外线时，请先拨0再加上外线号码，如拨打国内长途请先拨0然后17901再加国内号码。内线同话，可直接拨打对方分机号。 当需要把当前电话转给第三方时，可按一下“R”键，再拨打第三方的电话号码，听到第三方电话为通话音，即可挂机。 代接电话：当您的同事不在座位上而又有电话打入的时候，可按*+分机号码。行政部前台与人力资源部沟通，不定期发布最新的通讯录到员工的EMAIL供公司员工下载查阅。第五、礼品的领用公司礼品、印刷品由行政部统一制作及发放。员工领取带有公司标志礼品时，需到前台领取礼品申请单，逐项填写。注明领用人、用途、领用时间、数量、部门经理签字审批等各项，后由行政人员发放。第六、用车申请员工在行政人员处填写用车单，注明用车时间、地点，经厂长签字后，行政人员合理安排，司机派车。用车申请单不得后补，员工不得在无单据情况下，要求行政部派车。公车按公司事务用车优先于部门事务用车的原则进行调度，行政人员在车辆使用发生冲突的情况下，应及时采取措施与各申请人沟通、讨论解决问题。第七、机票、火车票、酒店的预定。 公司员工出差，可持批准的出差任务书在行政部得到相应的支持，购买车票或飞机票或预订酒店。返回后，将出差任务书连同车票一并交回，履行报销手续。出差任务书应在行政部留存备底。前台或部门行政人员应代员工向票务中心咨询相关信息，并及时通报该员工，票送到后直接通知本人领取，票款先期支付费用由其本人先行向财务部借款交纳。出差任务书应详细填写出差目的、工作任务、目的地、时间和期限等。未经批准擅自离开驻地或更改出差目的地的，公司将不承担其差旅费用。员工出差所订车票，由行政部统一办理。火车行程少于15小时的，非紧急事务必须乘坐火车或长途汽车。火车行程多于15小时的，经过部门经理批准，可以乘坐飞机经济舱。行政部将广泛收集酒店信息，择优预订，帮助公司和部门控制差旅成本。第八、办公设施的维护。公司内设传真机、打印机、复印机等多种办公设备，行政部将指定一家办公设备维修商签定保养协议，以保证机器正常使用，延长寿命。新员工在不了解某办公设备的使用方法，应主动向行政人员咨询；发现办公设备出现故障时，应及时通知行政部予以维修，不要自行带电修理，以免出现危险。第十、邮件寄送说明员工要寄送市内快递，应到行政部前台领取快递单据，逐项填写并核对无误后，交行政部前台即可，前台负责联络快递公司，费用计入各部门。员工要寄发到外省市邮件，要注明是平信、挂号、EMS，并填写相应表单，核对无误后交行政部前台即可，费用计入所在部门。市内快递、外省市邮件由行政部人员以月为单位结算。第十一、公司公章使用流程各部门员工申请使用公司印章，需填写公章使用申请单，分别经申请员工直属上级领导、总经理签字许可。行政部方可允许其使用。公章使用申请单由行政部负责留存。第十二、通讯费管理 以公司名义支付的通讯费用，由行政部统计和审核，并进行监督和控制。员工拨打市内电话应尽可能的使用公司电话，避免使用手机；员工拨打长途电话，应使用IP电话卡，尽可能不使用手机直接拨打长途电话。长期出差的员工，经总经理批准后，可酌情增加当月手机报销额度。报销时限：在其费用所属2个月内办理报销手续。 无特殊原因逾期不办理报销手续的，公司不再承担费用。发票管理：员工报销手机费须提供相应发票，随同报销单据办理相关手续。 公司支付通讯费用，由行政部统一收集发票并申请付款手续。各办公室的通讯费用额，不能超过其本人的报销限额。如果超出该范围