信息技术基础利用Word快速高效编写论文报告.ppt

第14讲 利用Word快速高效编写论文 报告文档 图书馆参考咨询部2011年4月26日杨雪萍yangxp 2 引言 Word能够干些什么 Word是目前使用最广泛的专业文字处理软件 适用与所有类型的字处理 比如写备忘录 商业信函 论文 书籍 电子板报和长篇报告等 还可以用Word还可以制作包含有图片 声音 电影的多媒体文件 3 引言 续 Word在学习中的应用有哪些 杂志论文开题报告学位论文 通知调查问卷通信录个人简历个人信签 学习计划中期总结期末总结小报教师布置的练习与作业 以毕业论文文档为例 高效 规范 4 1学位论文文档演示 1 2案例编写 2 3 3更多技巧 本讲提纲 5 1 1学位论文文档演示 6 问题列表 10个问题 你使用或阅读过 空白文档 以外的 模板 吗 例如日历 稿纸 论文模板 你自己编制 保存和使用过自己设计的 模板 吗 你知道 样式 和 格式 的区别与联系吗 你自己编制和使用过 样式 吗 你知道使用 样式 的优点吗 你准备编写的毕业论文文档中的各级 标题 序号将是手工输入 还是软件自动输入 你会通过软件自动输入吗 注 软件自动输入的各级 标题 序号具有自动排序和自动调整的功能 你准备编写的毕业论文文档中的图 表 公式的 题注 例如表1 表2 将是手工输入 还是软件自动输入 你会通过软件自动输入吗 注 软件自动输入的 题注 具有自动排序和自动更新的功能 你准备编写的毕业论文文档中在 引用题注 时 例如参阅表1 表2 将是手工输入 还是软件自动输入 你会通过软件自动输入吗 注 软件自动输入的 引用题注 具有自动排序和自动更新的功能 会解决以下问题 也就能写好学位论文文档 7 问题列表 10个问题 续 你会在准备编写的毕业论文文档中用 脚注 或 尾注 自动添加参考列表吗 你准备如何添加 脚注 中 序号 两侧的 你准备编写的毕业论文文档中目录将是手工输入 还是软件自动输入 你会通过软件自动输入吗 你会在单一的毕业论文文档中对封面 目录 正文页分别设置不同序列的页码吗 你使用过 审阅 工具栏吗 你与你的导师是否准备通过 修订 和 批注 在你的毕业论文文档上进行交互 你会在毕业论文文档中添加 声音 批注吗 会解决以下问题 也就能写好学位论文文档 8 问题归结 模板 样式和格式标题自动排序题注及引用注释脚注设置目录自动生成多序列页码页眉与页脚个性化设置修订与批注 返回本讲提纲 9 2案例编写 10 准备工作 执行 工具 选项 视图 把 格式标记 中的 全部 勾选上 在 编辑 选项卡的 编辑选项 栏取消 保持格式跟踪 的选中状态 修改设置上述参数的意义 11 2 1模板 样式和格式 1 模板2 样式和格式 模板 其中除了含有同类文档共同具有的内容 如学校 院 系名称等 还有设置好的 同类用户需要的各种 样式 样式 中包含 格式 可重复使用 1 微软Word2003提供的 模板 2 如何从 模板 中学习 3 模板的保存和使用 1 你使用或阅读过 空白文档 以外的 模板 吗 例如日历 稿纸 论文模板 2 你自己编制 保存和使用过自己设计的 模板 吗 3 你知道 样式 和 格式 的区别与联系吗 你自己编制和使用过 样式 吗 你知道使用 样式 的优点吗 12 2 1模板 样式和格式 模板 1 微软Word2003提供的 模板 提供了9类65种 模板 13 2 1模板 样式和格式 模板 2 如何从 模板 中学习 方法 执行 文件 新建 命令 注意右侧弹出的 新建文档 任务窗格 本机上的模板 对你有用的模板 发现新东西 网站上的模板 对你有用的模板 发现新东西 演示 本机上的模板 14 2 1模板 样式和格式 模板 3 模板的保存和使用 保存模板为方便使用 建议在Template和D盘中分别保存同一个模板文档 dot 使用模板 1 使用Template文件夹中保存的模板 文件 新建 本机上的模板 选择先前保存的模板 2 使用D盘指定文件夹中保存的模板 双击D盘指定文件夹的相应模板 3 保存文档 文件 保存或另存为 2 2 本机调用方便 携带方便 15 学位论文模板 如何找到学位论文模板 下载URL地址 16 2 1模板 样式和格式 模板 学位论文模板 2 2 模板综合了 北师大学位论文规定 要求 17 2 1模板 样式和格式 2 样式与格式 样式 是指文档中具有共同 格式 的正文 标题 编号列表 项目符号等 同一类 元素 这些 格式 通常包括 字体 段落 编号 边框等格式 格式 指某个具体位置具体元素的字体 段落 编号 边框等格式 2 2 样式是格式的集合 显然 使用 样式 可以大大提高效率 使用 格式 则可能有大量的重复操作 例如 正文 样式是 5号宋体 格式 如果希望将文档中的 正文 都改为 小4号楷体 一般的方法 一段一段地修改 格式 或格式刷 快捷的方法 修改 正文 样式的相应字体 格式 全文就会自动改为 小4号楷体 演示 样式的好处 又如 学位论文正文是 小四号宋体 访谈文字用 五号楷体 18 目的 能找到北京师范大学学位论文模板 体会样式的好处 练习1 19 2 2标题自动排序 标题自动排序的优点 基于多极标题的文档结构图基于多级标题的目录生成删除中间的任何一部分内容 标题编号自动更改1 规范的中文多级标题序号2 多级标题功能实现的思路3 多级标题功能实现的具体方法 演示 标题自动排序的优点 4 你准备编写的毕业论文文档中的各级 标题 序号将是手工输入 还是软件自动输入 你会通过软件自动输入吗 注 软件自动输入的各级 标题 序号具有自动排序和自动调整的功能 20 2 2标题自动排序 1 规范的中文多级标题序号GB2312是中文字符的国家标准 作为北师大的研究生应该注意正确使用规范的国标字符和标点符号目前 中文文章流行的多级序号有两种典型用法 1 第1类典型的中文文章序号 2 第2类典型的中文文章序号 2 2 21 2 2标题自动排序 第1类典型的中文文章序号各级标题序号 采用国标中文序号 如下 第1级 第一章第2级 第一节第3级 一 第4级 第5级 第6级 第7级 注意 其中后4个序号都是独立字符 22 2 2标题自动排序 第2类典型的中文文章序号各级标题序号 前5级采用半角数字 如下 第1级 1第2级 1 1第3级 1 1 1第4级 1 1 1 1第5级 1 第6级 1 第7级 1 第8级 注意 2 4级标题中均含有上级标题序号 这是北京师范大学研究生学位论文的规范格式 第5 8级标题序号有待统一 2 2 23 2 2标题自动排序 2 多级标题功能实现的思路学位论文文档中可以自动排序的多级标题的规范设置可以通过相应 样式 的 格式 设置来实现 规范设置的保存与复用则可以通过模板实现 规范下的个性也可以通过模板实现 2 2 24 2 2标题自动排序 3 多级标题功能实现的具体方法 1 多级标题样式的选用 2 多级标题样式的修改与设置 3 多级标题样式和正文首行缩进的应用 25 2 2标题自动排序 1 多级标题样式的选用 样式与格式 任务窗格在Word窗口执行 格式 样式和格式 命令 相应典型的任务窗格如右图 样式的管理 单击 样式和格式 任务窗格下方的 显示 下拉列表框 相应列表包括如下 有效样式 当前模板中被选用的样式正在使用的样式 有效样式中已经被使用过的样式所有样式 Word提供的全部系统样式自定义 用户可以选择决定有效样式与设置样式的格式等 不适于学位论文的编写 学位论文的编写需要多级标题 26 2 2标题自动排序 1 多级标题样式的选用在 显示 下拉列表框中选择 所有样式 然后从对应显示的内容中分别依次单击选择需要的样式 包括 标题 标题4 标题8等 最后在 显示 下拉列表框中选择 有效样式 如右图所示 27 2 2标题自动排序 2 多级标题样式的修改与设置优先设置 正文 样式的格式 然后设置 标题 样式的 格式 标题1 8 样式的 格式 同理 可添加 正文首行缩进 样式 点击 下拉箭头 北师大论文编写规则规定 正文样式 字体小4号宋体 段落是20磅 为何是最小值而不是固定值 28 2 2标题自动排序 2 多级标题样式的修改与设置 北师大论文编写规则规定 1 章的标题 1 三号黑体字 居中 标题1字体设置 29 2 2标题自动排序 2 多级标题样式的修改与设置 北师大论文编写规则规定 1 章的标题 段落 段前 段后各2行 编号1 标题1段落设置 标题1编号设置 30 2 2标题自动排序 2 多级标题样式的修改与设置 标题1编号设置 编号格式 从 编号样式 中选择 不是自己输入 扩展 第一章 同理 可实现2 3 4级标题的设置 31 标题5 8 样式的 格式 设置 标题5 8 样式的 格式 设置设置字体 段落 方法同 标题 的设置方法 设置编号 需要指出的是 由于Word没有提供 和 编号样式 因此我们无法实现 国标2312 对应中文序号的设置 而只能代之以欠规范的格式 删除原先的 编号格式 从 编号样式 中选择1 2 3 在1的后面输入点号 标题5的设置 32 2 2标题自动排序 3 多级标题样式和正文首行缩进的应用方法1 采用 Word 窗口 格式 工具栏中的 格式 下拉列表框单击 Word 窗口 格式 工具栏中的 格式 下拉列表框 就可以看到所设置好的 正文 正文首行缩进 标题 与各级标题的格式 在输入与编辑正文的过程中 我们可以将光标置放于需要设置相应标题的行 然后在 格式 下拉列表框中选择相应的 正文缩进 或 标题 方法2 采用 样式和格式 任务窗格调出 样式和格式 任务窗格 就可以看到所设置好的 正文 正文首行缩进 标题 与各级标题的格式 在输入与编辑正文的过程中 我们可以将光标置放于需要设置相应标题的行 然后在 样式和格式 任务窗格中单击相应的 正文缩进 或 标题 方法3 采用快捷键 弹钢琴法 2 2 小技巧 对于格式较乱的文字 可先使用 清除格式 33 演示与练习 演示 多级标题的设置和应用 练习2 多级标题样式应用 34 2 3题注及引用 题注及引用的优点 基于图 表 式的图 表 式目录的生成引用编号的自动更新图表规范性图 表居中 表格中的文字应比正文文本中小一号 可对表格文字定义样式 图表均应用有题注 图题注在下方 表题注在上方 1 图 表 式 题注的生成2 题注的引用3 题注及其引用的更新 演示 题注及引用的优点 5 你准备编写的毕业论文文档中的图 表 公式的 题注 例如表1 表2 将是手工输入 还是软件自动输入 你会通过软件自动输入吗 6 你准备编写的毕业论文文档中在 引用题注 时 例如参阅表1 表2 将是手工输入 还是软件自动输入 你会通过软件自动输入吗 35 2 3题注及引用 1 图 表 式 题注的生成图 表 公式说明图图应有编号 由 图 和从1开始的阿拉伯数字组成 例如 图1 等 图的编号应一直连续到附录之前 并与章 条和表的编号无关 只有一幅图时 仍应标为 图1 图应有题注 并置于图的编号之后 图的编号和题注应置于图下方的居中位置 表表的编号由 表 和从1开始的阿拉伯数字组成 例如 表1 表2 等 表的编号应一直连续到附录之前 并与章 条和表的编号无关 只有一个表时 仍应标为 表1 每张表应有题注 置于表的编号之后 表的编号和题注应置于表上方的居中位置 式公式序号一律采用阿拉伯数字分章依序编排 例如 式 2 13 式 4 5 其题注应于该公式所在行的最右侧 公式书写方式应在文中相应位置另起一行居中横排 对于较长的公式只可在符号处 等 转行 36 2 3题注及引用 1 图 表 式 题注的生成 1 手动添加以 图 题注为例 执行 插入 引用 题注 命令 在弹出如下图所示的 题注 对话框中单击 新建标签 按钮 再在弹出的 新建标签 对话框中输入需要的题注标签 图 位置为所选项目上方 按 确定 即可 37 2 3题注及引用 1 图 表 式 题注的生成 2 文档已有图 的方法 选中图 点右键 题注 3 文档未插图 自动输入题注 同理 对表格进行设置 使用标签 和 位置 下拉列表框对表格分别选择 表 和 项目上方 38 2 3题注及引用 1 图 表 式 题注的生成需要指出的是 公式序号一律采用阿拉伯数字分章依序编排 39 2 3题注及引用 2 题注的引用在文档中需要引用题注的地方执行 插入 引用 交叉引用 命令 弹出如下图所示的 交叉引用 对话框 从中选择需要引用的 题注类型 如 图 再选择 引用内容 如 只有标签和编号 最后从题注列表中选要引用的题注 单击 插入 按钮 40 2 3题注及引用 3 题注及其引用的更新当我们在插入或删除题注后 余后的题注及其引用不会自动更新 可以揿Ctrl A复合键选中全部文档 再右单击鼠标 在弹出的命令菜单中选择 更新域 命令 演示 题注和引用的设置 练习3 题注和引用的设置 41 扩展 Word中的表头如何做到重复出现 42 2 4注释脚注设置 注释脚注的设置效果 演示 1 注释脚注的设置2 为脚注 添加 并将其设置为上标 7 你会在准备编写的毕业论文文档中用 脚注 或 尾注 自动添加参考列表吗 8 你准备如何添加 脚注 中 序号 两侧的 43 2 4注释脚注设置 1 注释脚注的设置在需要插入 注释 的文字后 执行 插入 引用 脚注与尾注 命令 弹出如右图所示的 脚注与尾注 对话框 单击 插入 按钮 然后在当前页或正文末尾左下角脚注序号后输入注释内容 44 补充 脚注和尾注可互相转换 将脚注的文献直接转换到参考文献部分 方法 先删除参考文献的地方 初版年 后的分页符 然后再插入 分隔符 分节符类型 下一页 把脚注转换成尾注 素材 学位论文模板 45 2 4注释脚注设置 2 为脚注 添加 并将其设置为上标问 能否通过 自定义标记 设置带 的可自动排序的脚注 答 不能 演示并说明 46 2 4注释脚注设置 2 为脚注 添加 并将其设置为上标执行 替换 命令 在弹出的 查找和替换 对话框中进行设置 在 查找内容 栏选择 高级 特殊字符 中的 脚注标记 在 替换为 栏选择 高级 特殊字符 中的 查找内容 然后在 的前 后分别加上 和 最后单击 全部替换 按钮即可实现 47 扩展 脚注部分多了空行切换到大纲视图 视图 大纲 再切换到脚注视图 视图 脚注 这时最下方出现了尾注的编辑栏 在脚注编辑处 选择 脚注分隔符 把里面空行删除 切换到页面视图 视图 页面 发现就没有多余空行 48 扩展 如果同一个参考文献两处被引用 只能在前一个引用的地方插入尾注 不能同时都插入 怎么办 方法 单击要插入对注释的引用的位置 执行 插入 引用 交叉引用 演示 题注和引用的设置 练习3 题注和引用的设置 49 演示与练习 演示 脚注设置 练习4 脚注设置 为脚注添加 50 2 5目录自动生成 目录自动生成的效果 演示 1 基于多级标题的目录生成2 基于图 表 式题注的图 表 式目录的生成3 目录的更新 51 2 5目录自动生成 1 基于多级标题的目录生成方法 执行 插入 引用 索引和目录 命令 弹出如下图所示的 目录与索引 对话框 选择 目录 参数选项卡 设置 显示级别 为4级 单击 确定 按钮即可自动生成 目录 前提 基于多级标题 即文档结构图有内容 52 2 5目录自动生成 2 基于图 表 式题注的图 表 式目录的生成方法 执行 插入 引用 索引和目录 命令 弹出 索引和目录 对话框 选择如下图所示的 图表目录 参数选项卡 再选择要生成其目录的 题注标签 单击 确定 按钮即可自动生成相应的图 表 式的 目录 53 2 5目录自动生成 3 目录的更新选中目录区域 再右单击鼠标 在弹出的命令菜单中选择 更新域 命令 在弹出的菜单中选择更新 如果文档的内容发生了变化 标题级别未变 仅仅是页码变了 则只需更新页码 如果文档的内容发生了变化 标题和页码都发生了变化 就要更新整个目录 使它与文档的内容保持一致 54 扩展 未设定 多级标题标题 样式 可否快速生成目录 可以 解决思路 设置 大纲级别 1 在工具栏空白处点右键 在弹出的菜单栏勾选 大纲 2 光标定位要设置的地方 3 可设定相应的级别 4 对各标题设置完成后 可执行 插入 引用 索引和目录 命令 55 演示与练习 演示 目录生成与更新 练习5 目录生成与更新 56 2 6多序列页码 多序列页码的优点 在同一文档中实现不同系列的页码 演示 1 北师大学位论文编写规则对页码的要求2 页码系列3 多系列页码处理思路4 多系列页码的具体设置 57 2 6多序列页码 一般方法 插入 页码 后的页码格式 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 58 2 6多序列页码 1 北师大学位论文编写规则对页码的要求学位论文的页码从 绪论 数起 包括绪论 正文 参考文献 附录 致谢等 用阿拉伯数字编连续码 页码居中 文摘页 目次页 插图和附表清单 符号和缩略词说明等用阿拉伯数字单独编连续码 页码居中 59 2 6多序列页码 2 页码系列 1 系列一 论文封面页 论文原创性声明 论文使用授权说明 没有页码 2 系列二 中英文摘要 独立页码 3 系列三 目录 独立页码 4 系列四 前言 正文 参考文献 附录 致谢 独立页码 60 2 6多序列页码 3 多系列页码处理思路需要设置四个节 每个节设置不同页码关键点 不续前节 将各节分开 第一节 第二节 第三节 第四节 61 2 6多序列页码 4 多系列页码的具体设置方法 插入节 然后插入多系列页码 关键点 不续前节 将各节分开 Word默认的节是链接到前一节的 即与前一节有相同的页面格式 包括页眉与页脚的格式 为区别不同的页码编制方式 节之间需要取消 与上一节相同 选项 此时 被激活的页脚处没有 与上一节相同 字样 62 第1 2节页码设置 第1节内容包括 论文封面页 论文原创性声明 论文使用授权说明 操作 不设置页码第2节内容包括 中 英文摘要操作 在第2节中执行 插入 页码 命令 弹出如下图所示的 页码 设置对话框 由 对齐方式 下拉列表框中选择 居中 保持 首页显示页码 复选框的选中状态 63 第1 2节页码设置 续 第2节操作 续 单击 格式 按钮 弹出如下图所示的 页码格式 设置对话框设置 数字格式 为 选中 起始页玛 单选钮 在其右侧选数框中输入i 单击 确定 按钮 64 第3节页码设置 第3节内容包括 目录 操作 在第3节中执行 插入 页码 命令 弹出 页码 设置对话框 由 对齐方式 下拉列表框中选择 居中 再选中 首页显示页码 复选框 单击 格式 按钮 弹出 页码格式 设置对话框 选中 起始页玛 单选钮 在其右侧选数框中输入 单击 确定 按钮 65 第4节页码设置 第4节内容包括 前言 正文 参考文献 附录 致谢 操作 第3节中执行 插入 页码 命令 弹出 页码 设置对话框 由 对齐方式 下拉列表框中选择 居中 再选中 首页显示页码 复选框 单击 格式 按钮 弹出 页码格式 设置对话框 选中 起始页玛 单选钮 在其右侧选数框中输入1 单击 确定 按钮 66 补充 如何删除被错误设置上的页码 方法 在不需要页码的 节 中执行 视图 页眉与页脚 命令 或双击页脚处 删除其中错误的页码即可 例如 正文部分的页码连续着目录的页码 67 补充 分节符的扩展应用 1 2 68 演示与练习 演示 页码设置 练习6 页码设置及错误页码修正 69 2 7页眉与页脚 1 如何在单一学位论文文档中对目录 正文页分别设置不同的两组页眉2 如何在正文页中设置奇 偶页不同的页眉3 如何删除页眉中出现的横线 70 2 7页眉与页脚 1 如何在单一学位论文文档中对目录 正文页分别设置不同的两组页眉思路 将目录与正文页分放在两个不同的节中 方法 让目录结尾与正文开始位置处于同一页中 执行 插入 分隔符 命令 在弹出对话框中选择 下一页 分节符类型在两个节中分别设置各自的页眉内容 注 若出现在 正文 这一节中的页眉处设置的页眉同前一节 目录 的页眉 则双击正文一节的页眉处 检查是否有 与上一节相同 字样 若有 则需要取消 方法是单击 页眉和页脚 工具栏中的 链接到前一个 按钮 71 2 7页眉与页脚 2 如何在正文页中设置奇 偶页不同的页眉在需要设置奇 偶页不同的页眉的节中执行 文件 页面设置 命令 在 版式 选项卡中选中 奇偶页不同 复选框后单击 确定 按钮 72 2 7页眉与页脚 3 如何删除页眉中出现的横线全部删除的方法执行 格式 样式与格式 命令 在 样式与格式 任务窗格中单击 页眉 右侧向下箭头 选择 修改 命令在 修改样式 对话框中单击 格式 按钮 选择 边框 命令 在 边框与底纹 对话框中选择 无 边框后单击 确定 按钮 当前节删除的方法在页眉区执行 格式 边框与底纹 命令在 边框 选项中设置 无应用于 段落 2 2 73 扩展 问题 页眉处删除了横线或进行页眉编辑后 有回车键 占用空间 想删除 方法 双击页眉 进入页眉编辑状态 把光标放在那个回车符的后面或前面 然后选择工具栏 样式 选择框 单击向下箭头 清除格式 74 演示与练习 演示 页眉页脚个性化设置 练习7 页眉页脚个性化设置 75 2 8修订与批注 1 老师批阅论文 学生修改论文方法1 执行 插入 批注 命令 方法2 执行 工具 修订 命令 76 2 8修订与批注 2 声音批注3 全部或个别接受老师的意见 77 3更多技巧 1 问 教师可否通过Word检查学生是否真正自己完成作业 答 可以 选中Word文档 右键 属性 3 新建文档并第一次保存文档时 Word会自动使用文档中第一个最高一级标题的内容作为文档文件名 该标题内容也会被自动记录到文档属性中的 标题 属性中 文档属性还可以自动保存原作者 修改者等很多信息 建议关注 注意 不是所有属性都是可以修改的 78 3更多技巧 2 问 从网上拷贝文本 发现粘贴到Word中很忙 有时甚至会死机 可否快速的粘贴 答 可以 无格式文本粘贴 执行 编辑 选择性粘贴 命令 在弹出的对话框中选择 无格式文本 3 79 3 3 3更多技巧 3 问 文档中文本样式太多太多了 可否快速清除某文档中已有的格式 答 可以 用 清除格式 按钮 在 样式和格式 任务窗格中 单击 清除格式 按钮 80 3 3 3更多技巧 4 问 从CNKI期刊库中查找的论文CAJ格式 复制粘贴到Word中 有好多的回车符 如何快速删除 答 可以 用 查找 替换 功能 按CTRL H或执行 编辑 替换 呼出 替换 对话框 在 查找内容 处输入 p 替换为 处输入 s 或者什么也不输入 然后点击 全部替换 81 更多查找替换功能 删除白色空格 空白区域 操作方法 选择要替换的内容 按下ctrl H组合键 打开 查找与替换 对话框 在查找内容中输入 w 替换中什么也不