山东烟草应用集成项目_quickr应用方案V4.docx

山东烟草应用集成项目文件 山东烟草应用集成项目文件协作管理方案山东浪潮齐鲁软件产业股份有限公司二一二年五月编写者单震编写日期2012-05-04审核者审核日期批准人批准日期变更记录日期作者版本变更说明20120504单震V1创建20120516单震V3修改文档措辞20120517单震V4修改文件属性章节，合并章节变更审阅日期审阅者意见1概述32术语和定义42.1文件42.2文件管理42.3Quickr42.4Quickr连接器43文件管理的功能43.1公司文件库63.2团队文件库63.3个人文件库63.4文件版本管理63.5文件的锁定（检入检出）63.6与客户端office集成63.7与window文件系统集成74文件管理实施74.1公司文件库84.1.1库规划84.1.2库分类84.1.3文件类别94.1.4文件属性10文件库树形结构示意图124.2团队文件库134.2.1垂直库（垂直场所）134.2.2部门库（部门场所）134.2.3XX团队（项目）144.3个人场所145用户使用场景145.1文件存档145.2文件共享155.3文件协作155.4个人文件165.5文件搜索165.5.1Quickr自带搜索165.5.2Omnifind搜索176第三方业务系统176.1涉及文件176.2文件收集176.3文件版本控制181 概述本文档介绍了山东烟草应用集成项目中文件管理的内容和方式。适用于山东烟草应用集成项目文件管理的实施。2 术语和定义2.1 文件文件指山东烟草企业中使用的非涉密电子文件，不包含纸质文件。文件的格式包含：.doc格式、xls/xlsx格式、ppt/pptx格式，pdf格式，纯文本.txt格式等；内容包括：项目文件、个人工作、部门管理、会议纪要、技术交流等。这些文件可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文件，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。文件的状态包括草稿、正式、锁定、作废、归档、删除等。2.2 文件管理在门户中对文件进行管理的功能。 2.3 Quickr本项目中用于文件管理的工具。2.4 Quickr连接器Lotus Quickr connectors，在客户端安装的用于文件使用的工具。Lotus Quickr 连接器是能够在桌面应用程序和 Lotus Quickr 之间进行集成。Lotus Quickr 连接器必须在用户机器上进行本地安装。3 文件管理的功能主要包含文件创建、修改、删除、复制、拖拽等基本功能，还允许用户配置自定义的元数据、文件模板、文件类型和文件视图等以增强对文件的管理和查询。除此之外，提供版本控制，文件核准流程，针对文件库、文件夹和文件的权限管理，文件搜索等辅助功能。我们使用的是Lotus Quickr for Portal的版本，该版本架构如下Quickr架构文件库浏览在页面左侧为用户提供树型结构的浏览方式，用户登录以后在结构树中可以根据权限读取，单击“结构树”上的节点来展开文件结构，并且在文件库列表中显示该节点下的文件夹和文件。在右侧的文件列表里，可以对文件和文件夹进行编辑和删除操作。文件管理主页面在文件管理器中，除了可以针对整个文件库设置管理者、编辑者、参与者和阅读者之外，还可以针对库中的文件夹和文件单独设置许可权。用户可以在文件库中导入具有特定格式和内容的文件作为创建新文件的模板，还可以使用属性表来定义特定的业务数据。模板和属性表可以与文件类型绑定，在创建这种类型的文件时，模板中的内容就会被“预填”到文件中，属性表中定义的属性也被关联到文件。这些功能极大地方便了用户对于内容的组织和查找。3.1 公司文件库 公司所有已归档的文件在quickr的服务器端，便于文件的安全、共享和版本管理。3.2 团队文件库 为省市两级直属部门建立团队文件库（团队场所），实现文件的上行下发。为部门建立场所，用作部门的文件库，实现部门文件共享。3.3 个人文件库 每个人可以将自己需要保存的文件上传到个人文件库。个人文件库只允许本人查看。3.4 文件版本管理针对文件类型，进行灵活的版本管理。对每一种文件类型，都有三种版本控制选项，“禁用文件版本”总是用最新的文件替换以前，不保留版本。“启用文件版本控制”则允许用户手动控制文件版本。“总是将更新存储为新版本”则由服务器自动创建版本。3.5 文件的锁定（检入检出）确保独占性编辑。是团队内部进行文件协作的保证。3.6 与客户端office集成和本地的office集成。Word、excel、ppt等。方便用户使用习惯。3.7 与window文件系统集成将场所的链接添加到本地，让用户在本地的window资源管理器重对文件进行操作，方便用户使用。4 文件管理实施使用Quickr为山东烟草建立三种类型的文件库：公司文件库、团队文件库、个人文件库。公司文件库，为公司级的文件仓库，主要保存企业内已归档的文件，并按权限提供对外的查询，可供搜索爬网程序爬网。团队文件库，为公司内部共同工作的团体来使用，是团队内部进行文件共享、文件协作的场所。团队可以是现实中的组织机构，也可以是临时或虚拟的组织。个人文件库，为企业内用户个人的文件场所，为用户提供文件的公共存储。文件管理分为上述三个应用方式。针对山东烟草的组织架构，公司文件库可分别对省局公司和地市公司建库，即包含18个公司级文件库。团队文件库根据使用场景的不同分为三类：第一类为用于垂直管理部门进行文件的共享协作，比如省局信息中心、地市信息中心人员文件协作；第二类为单纯小部门内部的文件共享协作，比如省局信息中心的内部会议纪要、工作记录等；第三类是为某专项工作或专门事情而成立的虚拟组织团队，成员之间的文件共享协作，比如信息中心应用集成项目组、信息中心数据中心项目组等。个人文件库用于存储个人的文件，提供公共存储。4.1 公司文件库使用quickr建立文件库。公司文件库提供给用户存储、组织和共享文件功能，实现内容协同。文件的来源包括两方面：信息系统通过API传入；指定权限的用户通过客户端上传。公司文件库应设置文件入库核准机制，必须经过文件管理员的核准之后才可以进入公司文件库进行归档。4.1.1 库规划山东烟草的文件管理，需要建立文件库来进行文件的存储。山东烟草组织机构众多，分散在全省十七个地市。考虑到不同组织机构、不同类别的文件在省级统一管理，维护工作量大，利用起来也不方便。建议为省局和十七个地市分别建立文件库，对文件进行针对性的管理，每个文件库的第二层分类按照文件的类别来规划，包括：公示通知、质量体系、规章制度、企业标准、其他文件五大类。4.1.2 库分类单位分类依照山东省烟草公司组织机构建立，省局与17个市公司共计18个文件库。序号库名称1山东省公司2济南市公司3青岛市公司4淄博市公司5枣庄市公司6东营市公司7烟台市公司8潍坊市公司9济宁市公司10泰安市公司11威海市公司12日照市公司13莱芜市公司14临沂市公司15德州市公司16聊城市公司17滨州市公司18菏泽市公司4.1.3 文件类别根据文件的类别共分为五大类，名称及具体描述如下： 4.1.3.1 公示通知 主要用于保存企业内部发布的各种公示和通知。4.1.3.2 质量体系 主要用于保存ISO9000的质量体系文件。4.1.3.3 规章制度用于保存各个部门根据公司规定制定的部门规章制度。4.1.3.4 企业标准 用于保存上级部门下发的及本单位指定的企业标准文档。4.1.3.5 其他文件其他未分类的文件。 4.1.4 文件属性根据各部门对业务线划分，对应的文件按下表中的属性进行设置。每个文件在上传或收集时，必须指定为下列属性中的一种或几种：序号文件属性主要对应业务备注1办公行政办公相关文件2质量体系质量体系文件3人力资源人事管理文件4财务管理财务制度文件5资金管理资金管理和资金监管类文件6审计管理审计部门的文件7信息建设信息中心用于信息化建设的文件8经济运行经济运行处的相关文件9综合计划计划处的文件10专卖监督专卖管理相关的文件文件11安全保卫安保处文件12思想政治政工处的文件13烟草学会烟草学会的电子刊物等文件14后勤管理所有后勤管理涉及的文件，包括离退办。15卷烟营销营销中心文件16物流配送物流文件17投资管理投资处涉及的文件18烟叶生产烟叶相关的文件19复烤加工烟叶复烤公司的文件20国家局国家局下发文件21标准规范国家局、省局、地市公司制定的标准注：以上文件属性为暂定，具体属性以公司确定的分类为标准。文件库树形结构示意图4.2 团队文件库为方便团队工作人员的文件共享和协作，考虑为经常一起进行工作的成员开辟共享场所。4.2.1 垂直库（垂直场所）首先实现省局公司内部、省局公司和地市公司的垂直文件共享，区县人员视上线后的需求再决定。即一期实现省市两级垂直共享，未来实现省市县三级共享。场所的建立建议以省局公司的业务处室为蓝本进行创建。考虑部分重要的虚拟组织。初步建立20个垂直共享场所，如下：场所编号场所名称场所编号场所名称1经理室11信息中心2办公室12思想政治工作处3综合计划处13监察处4专卖监督管理处14安全保卫处5政策法规和体制改革处15烟叶管理处6财务管理处16卷烟销售管理处7审计处17机关服务中心8科技处18资金管理中心9人事劳资处19内管办10配送中心20法规处4.2.2 部门库（部门场所）按照组织机构建立部门库，按人员所属的组织机构部门来设置权限。用户只能看到属于自己部门的文件库。有两种方式来实现。第一种是为每个部门都单独建立场所。这样不需要在场所里再设置组织机构，只需要给每个场所选定好对应的人员即可。这种方式场所较多但设置相对简单。第二种是建立一个大场所，在大场所里按组织机构的树形结构建立对应的文件夹，每个文件夹去除掉从上级文件夹继承来的权限，并赋予自己的权限。这种方式只有一个场所，但里面需要对每个文件夹都设置权限。4.2.3 XX团队（项目） 根据项目建设的需要，创建虚拟团队场所。将参与该项目的人员都赋予相应的权限。人员可能是跨部门的。4.3 个人场所提供给每个人一个可以存储个人文件的网络空间。只有该用户有访问权限，其他人无权访问。建立一个按组织机构分级展示的树形文件夹结构，在树形结构的末端是每个人的个人文件夹。对应的用户访问个人场所时，只能看到自己对应的文件夹，对该文件夹享有所有特权（增加、修改、删除）。5 用户使用场景每一个最终使用者用户会关联至少三个场所：公司文件库场所、团队文件库场所（垂直、本部门、虚拟）、个人文件库场所。5.1 文件存档用户因工作需要，将各种形式的文件进行入库保存。有两种方式可供用户进行文件存档操作，第一种是登录门户集成平台，在平台集成的文件管理portlet中进行文件添加；第二种是通过Lotus Quickr 连接器直接从用户本地上传到服务器。通过在本地将文件直接拖拽到浏览器中的文件库区域，实现文件上载。如上图所示。 通过windows explorer实现文件的上载，直接拖拽或者“粘贴”就可以将文件上传的指定的场所。5.2 文件共享用户因工作需要，将各种形式的文件与团队内的其他人员进行共享。要共享的文件，用户需要将文件上传到团队共享场所。该场所可实现省市两级文件共享。上传方式和上节“文件存档”相同。5.3 文件协作用户因工作需要，需要将文件与其他用户进行协作。可在共享场所中实现文件。该场所可实现省市两级文件协作。实现的方式即为初始创建者用户将文件上传的团队共享场所，其他连接到该场所的用户即可以在他本地看到该文件，并执行文件的检出操作，然后对文件进行编辑。在检出期间，保证该文件只能由检出用户修改，实现文件的协作。5.4 个人文件用户将个人文件上传到服务器进行保存。保存的文件格式有很多种，包括文本文件资料和多媒体资料。5.5 文件搜索实现两种文件搜索方式，一是Quickr自带的搜索；二是集成的omnifind搜索。5.5.1 Quickr自带搜索Lotus Quickr 提供了查找（Find）和搜索（Search）两套机制来适应各种不同的检索需要。5.5.1.1 查找在文件管理库中，查找仅在当前文件夹下对文件名进行检索，对于查找关键字不区分大小写。如果使用多个关键字，则各关键字之间是逻辑与（AND）的关系。只能查找当前文件夹。5.5.1.2 搜索搜索进行的是全文检索，除了文件内容，还可以按照标题、作者、文件类型、类别、属性表等各种条件搜索。使用者可以指定搜索范围（Search Scope），用户不仅可以当前库中搜索，还可以在所有有权访问的库中，或者用户的收藏夹，甚至一个文件夹中进行搜索。5.5.2 Omnifind搜索需要设定Omnifind的爬虫程序对文件库进行爬网，并建立文件库的索引。设置文件的collection（集合）。并需要开发仅针对文件进行搜索的单独搜索应用。包含的工作有三方面：1、 Ominifind能否通过配置爬网Quickr文件库；2、 Omnifind、Quickr用户权限信息对应；3、 基于Omnifind开