公司庆典、会议活动接待流程及组织分工(预案).doc

公司庆典活动、会议及重要接待筹备工作流程及组织分工预案 为提高公司庆典活动、会议和重要接待活动的工作效率和评价效果，以下是对公司此类工作的流程和组织分工做一个详细的预案，各部门相关人员在进行活动筹备和接待工作中，要严格按照确定的分工执行，各负其责。一、公司参与活动、接待的部门和人员组长（总负责）：组员：企划部（ ），负责策划流程、场地布置、设计、摄影摄像。 行政部（ ），负责后勤保障、车辆、餐饮预定结算、现场接待、会议服务 人力资源部（ ）负责员工组织、通知。一、筹备工作流程及要求序号筹备阶段项目要求1确认阶段确定活动主题明确活动的要求、内容和主题词2确定活动的规格、规模明确活动规格、规模，接待嘉宾的职务、地位3确定活动日期、时间、地点明确活动接待的具体日期，开始及持续时间，具体地点4确定参加人员名单嘉宾名单、公司领导名单、参加员工名单、媒体名单5制定方案制定活动的方案和详细流程制定详细方案，设计活动流程，审核批准后严格执行6确定活动所需的场地确认活动场地、会议场地、接待场地的具体场所和条件7制定场地布置方案根据活动的要求，策划场地布置的具体方案和效果图8确定活动所需的用品、用具根据活动的要求，分类列举活动所需的用品、用具和具体要求9确定工作人员组织分工详细指定每一个工作人员所负责的工作，确保每项工作落实到人10活动准备邀请、通知参会人员列示参会名单，确保逐一通知，重要嘉宾需要再次确认11采购所需物品提前将所需物品采购到位，需要调试的要提前调试到位12活动现场、会场布置根据布置方案落实所需物品和操作人，并提前布置到位13确定用餐场地及规格根据接待规格和人数，提前预定用餐场地，确定菜单饮品14确定车辆安排和行车路线接送、考察、用餐等活动的车辆调度，提前规划行车路线15费用预算、申请、审批制定详细的费用预算并申请报批16活动详细流程确保通知到领导和相关人员活动流程确定后告知领导，并及时提醒17公司领导发言稿准备按照公司领导要求准备活动发言稿或PPT18确定活动、会议主持人根据活动要求，指定主持人，有必要可以外聘19安排摄影、摄像指定专人摄影、摄像，确定拍摄的时间、地点、拍摄要求20邀请媒体记者采访报道根据活动的主题，邀请适合的媒体采访，确定媒体和记者名单21落实节目表演节目单和演员名单根据活动的需要，邀请演员表演，确定节目单和演员名单22后续工作事后总结活动资料汇总整理，同时总结不足23影像素材后期加工汇总影像素材，加工剪辑，挑选应用24媒体报道落实确认确认媒体新闻发布的时间，获取视频素材25费用结算报销票证齐全，账目清楚二、庆典活动、会议及重要接待组织分工项目工作内容工作明细负责部门负责人组织领导总指挥负责活动、会议、接待的全面领导和总指挥；协调和监督各工作组的工作。筹备工作方案拟定根据不同活动的主题，制定相应的方案，设计活动流程场地布置根据活动方案的要求，选择专业展览或制作公司，设计和执行场地形象布置和氛围营造工作分工按照活动方案的安排，参考本预案，将具体工作落实到人，并确定时间进度和工作要求用品准备根据活动方案要求，采购和准备活动所需的用品、用具宣传品展示品设计准备公司宣传资料、产品宣传资料，设计制作欢迎标牌、喷绘背景等展示用品酒店安排根据活动需要，确定人数，预定酒店，安排嘉宾住宿餐饮安排根据活动需要和日程，确定人数，安排活动及嘉宾用餐礼品准备根据活动需要，确定人数，采购礼品车辆安排车辆使用调度，包括安排接机、迎送、日常活动有关车辆，并指定司机，设计活动期间交通路线，确保车况，确定提前出车时间人员邀约邀请嘉宾落实邀请嘉宾的人数、时间，取得名单，是否接送告知公司领导将活动流程详细汇报给公司领导，尤其是公司领导主持和参与的环节，确保知晓，活动中还需进一步提醒邀约媒体邀请新闻媒体参加活动，现场采访报道，新闻撰写、发布邀约演员、主持人落实演员名单、节目单、演出时间及节目设备道具等要求组织员工整理参加活动员工名单，确认落实会议及迎接人员，逐一通知落实时间及着装要求。组织员工列队迎接或组织员工方队参加活动迎送接待接机接站确定嘉宾航班、车次、时间，安排车辆和接待人员交通路线按照行程和道路状况，提前规划好行车路线，计算途中时间会议接待安排到会嘉宾签到、落座，发放会议资料等欢迎LED标语确定LED屏播放内容，提前操作现场组织会场协调控制活动流程进行，处理突发事件会场秩序组织员工，调整队列和控制会场秩序嘉宾对接与到会嘉宾沟通活动流程和发言、典礼活动安排会议室准备清扫整洁，按照人数摆放桌椅，准备纸笔，重要嘉宾摆放桌签鲜花、饮水准备活动所需鲜花、水果、饮品，根据人数确定数量现场服务、礼仪现场接待、现场引导、饮用水、活动礼仪仪器设备活动场地、会议室音响、视频、投影设备连接调试演出协调与主持人、演员、调音、灯光人员协调拍照摄像现场拍照、摄像，有必要可跟随拍摄文字记录记录会议内容和嘉宾发言媒体接待接待媒体记者，与媒体记者沟通协调礼品发放会后安排专人发放