档案管理工作规范_免费下载.doc

惠州市南线客运站有限公司工作文件 版本/状态：B/O编号：NXKY/QW-6.3-02 页码：第5页，共5页 档案管理工作规范1. 目的 规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。2. 适用范围 适用于本公司各类档案管理。3. 职责3.1 办公室主任审批档案的借阅申请（外借须经总经理审批）3.2 办公室负责综合档案的归口管理，并负责指导各职能部门搞好经常使用资料的档案管理工作。3.3各部门负责综合档案整理及移交归档工作。3.4档案管理员负责归档档案的编目、整理和归档的保管、销毁工作。4. 管理要求4.1 档案编号的构成NXKY 年代号档案序号（流水号） 档案细目 类别编号惠州市南线客运站有限公司 部门编号（用阿拉伯数字表示）4.2 部门编号 办公室 01 站务部 02 安保部 03 拓展部 04财务部 05 4.3 档案类别及标注档案类别的标注采用汉语拼音，中文词组的第一个字母标注。（1）行政、人事类 XZ（2）财务类 CW（3）公共事务 GG（4）保洁类 BJ（5）园林绿化类 YL（6）维修类 JD（7）经营类 JY4.4 档案细目（1） 收文类型 SW（2） 发文类 FW（3） 合同、协议类 HT（4） 员工人事档案类 YG（5） 图纸类 TZ（6） 后勤类 HQ（7） 报表类 BB（8） 账册类 ZC（9） 凭证类 PZ4.5 立卷和编制目录4.5.1 立卷：按照单份文件相互间的联系和价值大小组成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案夹或文件盒将档案分别立卷。 a）根据档案或文件的规格准备相应的标贴纸。b）在档案标贴纸上打印标准字体的档案编号和年代号。c）将制作好的档案标贴在档案盒或文件夹左侧立面距顶部约3cm位置处，排列在档案柜中。d）将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应的文件夹中。4.5.2 编制目录a）档案管理员在档案盒内首页位置准备活页档案目录。b）每一份档案在归档时，均需将档案登记在档案目录中，包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、接收日期、归档编号、备注等项目，以便日后查阅。4.6 档案的保管期限4.6.1 档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。4.6.2 各部门负责人应依据部门工作情况及其部门有关标准作业规程，对档案的保存价值进行鉴定及标定。4.7 档案的保管4.7.1 档案保管的工作要求是：a）便于查阅b）保证档案的安全c）防止档案的损坏d）采取修复技术，延长档案寿命4.7.2 档案保管的责任部门a）财务部保管财务档案b）办公室保管公司对内、外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管资料。c）拓展部保管业务开发、供方评审和多种经营资料。d）各职能部门除经常使用的部门资料外，原则上不保管综合档案。4.7.3 档案的保管程序a）各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员。b）档案管理员将该资料登记在档案目录中，归入相应宗卷并统一编写。c）档案管理员及时将档案目录输入电脑，以便查询。d）档案管理员负责综合档案保管并指导各部门搞好部门经常使用资料的归档保管工作。4.8 档案的密级4.8.1 档案的密级分为三级：绝密、机密、普通。a）绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务档案等外。b）机密档案包括：质量管理体系文件的质量手册、程序文件、工作文件和重要会议记录、公司收发文、工程图纸、计划总结等。c）普通档案为：公司通知、通告等文件。4.8 档案查阅权限4.8.1 总经理可查阅公司所有档案4.8.2 副总经理可查阅分管工作档案4.8.3 部门负责人可查阅本部门所有档案4.8.4 其他人员经过审批方可查阅有关档案4.9 档案的查阅、借阅、复制4.9.1 查阅、借阅档案文件和资料应进行登记4.10 档案管理员审核其查、借阅资格a）权限内按正常手续办理b）权限外的，档案员开具档案查阅、借阅、复制审批单给查阅人办理审批手续，内部查、借阅由办公室主任审批，财务类档案或外部查、借阅由总经理审批。4.11 在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅者将档案完好交还档案室。4.12 须复制档案的，绝密档案报总经理审批，机密档案、普通档案由办公室主任负责审批。4.13 档案的销毁4.13.1超过保管期的档案由档案管理员依据档案的保管期限定期编制销毁计划及清单报办公室主任审核、总经理批准。4.13.2 总经理批准同意后，由办公室指定3名人