win7新功能与word2007处理技巧-word.ppt

Word2007处理技巧 张莉华2014年5月19日 Word2007的启动 Word2007的退出 Word2007的启动和退出 Word2007界面解析 Word2007拥有新的外观 新的用户界面用简单明了的单一机制取代了Word早期版本中的菜单 工具栏和大部分任务窗格 取而代之的是选项卡与组的结合 新的用户界面旨在帮助用户在Word中更高效 更容易地找到完成各种任务的合适功能 发现新功能 并提高效率 标题栏 office按钮 快速访问工具栏 功能区域 编辑区域 文档视图 显示比例 选择文档对象 选择文档对象 状态栏 WORD2007Interface 1 标题栏2 office按钮3 快速访问工具栏4 功能区域5 编辑区域6 文档视图7 选择文档对象8 显示比例9 状态栏 WORD2007Interface 一 功能简介1 标题栏2 office按钮 Office 按钮位于Word窗口的左上角 单击该按钮 可打开Office菜单功能介绍3 快速访问工具栏快速访问工具栏位于Word窗口的顶部 使用它可以快速访问用户频繁使用的工具 用户可以将命令添加到快速访问工具栏 从而对其进行自定义 WORD2007Interface 操作方法一 1 单击 Office 按钮 然后在弹出的菜单中选择 Word选项 选项 2 弹出 Word选项 对话框 在该对话框左侧的列表中选择 自定义 选项 3 在该对话框中的 从下列位置选择命令 下拉列表中选择需要的命令 然后在其下边的列表框中选择具体的命令 单击 添加 按钮 将其添加到右侧的 自定义快速访问工具栏 列表框中 4 添加完成后 单击 确定 按钮 即可将常用的命令添加到快速访问工具栏中 WORD2007Interface 操作方法二 1 直接右击功能键 2 弹出下拉菜单 在菜单中选择 添加到快速访问工具栏 WORD2007Interface 二 文档的视图在Word2007中提供了5种视图供用户选择 这5种视图包括页面视图 阅读版式视图 Web版式视图 大纲视图和普通视图 用户可以在 视图 功能区中自由切换文档视图 也可以在Word2007窗口的右下方单击视图按钮切换视图 WORD2007Interface 1 页面视图页面视图可以显示Word2007文档的打印结果外观 主要包括页眉 页脚 图形对象 分栏设置 页面边距等元素 是最接近打印结果的页面视图 WORD2007Interface 2 阅读版式视图阅读版式视图以图书的分栏样式显示Word2007文档 Office按钮 功能区等窗口元素被隐藏起来 在阅读版式视图中 用户还可以单击 工具 按钮选择各种阅读工具 WORD2007Interface 3 Web版式视图Web版式视图以网页的形式显示Word2007文档 Web版式视图适用于发送电子邮件和创建网页 WORD2007Interface 4 大纲视图大纲视图主要用于设置Word2007文档的设置和显示标题的层级结构 并可以方便的折叠和展开各种层级的文档 大纲视图广泛用于Word2007长文档的快速浏览和设置中 WORD2007Interface 5 普通视图普通视图取消了页面边距 分栏 页眉页脚和图片等元素 仅显示标题和正文 是最节省计算机系统硬件资源的视图方式 当然现在计算机系统的硬件配置都比较高 基本上不存在由于硬件配置偏低而使Word2007运行遇到障碍的问题 WORD2007Interface 三 浮动工具栏浮动工具栏是Word2007中一项极具人性化的功能 当Word2007文档中的文字处于选中状态时 如果用户将鼠标指针移到被选中文字的右侧位置 将会出现一个半透明状态的浮动工具栏 该工具栏中包含了常用的设置文字格式的命令 如设置字体 字号 颜色 居中对齐等命令 将鼠标指针移动到浮动工具栏上将使这些命令完全显示 进而可以方便地设置文字格式 WORD2007Interface 如果不需要在Word2007文档窗口中显示浮动工具栏 可以在 Word选项 对话框将其关闭 操作步骤如下所述 第1步 打开Word2007文档窗口 依次单击 Office按钮 Word选项 按钮 第2步 在打开的 Word选项 对话框中 取消 常用 选项卡中的 选择时显示浮动工具栏 复选框 并单击 确定 按钮即可 WORD2007Interface 四 自定义选项卡除了每当启动OfficeWord2007时在功能区上所看到的标准选项卡集之外 还有另外两种选项卡 这两种选项卡只在可用于您当前执行的任务类型时才会出现在界面上 1 上下文工具上下文工具使您能够操作在页面上选择的对象 如表 图片或绘图 单击对象时 相关的上下文选项卡集以强调文字颜色出现在标准选项卡的旁边 选择文档中的一个项目 以突出颜色显示且位于标准选项卡旁边 提供处理所选项目的控件 WORD2007Interface 2 程序选项卡当您切换到某些创作模式或视图时 程序选项卡会替换标准选项卡集 例如 切换到打印预览模式时 WORD2007Interface 五 设置自动保存单击 Office按钮 在弹出的 Word选项 中选择左边的 保存 在右边的 保存自动恢复信息时间间隔 框中输入间隔时间 建议越时间越短越好 WORD2007Interface 六 Word2007文档加密方法一1 打开文档 单击Office按钮 选择 准备 在弹出菜单中选择 加密文档 2 此时 会弹出一个 加密文档 的对话框 对此文件的内容进行加密 输入你想加入的密码即可 然后将设置好密码的文档保存起来即可 WORD2007Interface 方法二1 打开文档 同样 Office按钮 然后选择 另存为 然后在保存文档副本中选择 Word文档 2 在 另存为 对话框中单击下面的 工具 按钮 在下拉菜单中选择 常规选项 3 在弹出的 常规选项 对话框中可以任意给Word文档加密 Word2007帮助的使用 获取帮助 WORD2007Application Word2007应用一 新建文档1 由程序按钮直接创建文档 2 根据当前打开的word创建文档 3 根据模板创建文档 创建模板 添加到模板库 WORD2007Application 二 Word2007保存文档1 新建文件的保存有两种保存新建文件的方法 一种是单击快速工具栏中的 保存 按钮 另一种是单击word按钮 然后单击 保存 命令 2 另存已存在的文档在另存文档的时 可以将当前文档保存为一下几种格式 1 保存为word2007文档格式 可以修改文档名称或者保存路径 2 保存为自己的文档模板 office按钮 另存为 word模板 新建 我的模板 将保存的文件拖入 我的模板 3 保存为word97 2003兼容格式 这时文档的扩展名称为 doc 如果用户希望将该文档发送或者让其他仅安装了word2003 wordXP word2000 word97程序的用户阅读该文档 文档需要保存为该格式 WORD2007Application 3 设置文档自动保存通过单击word按钮 在弹出的下拉菜单中单击 word选项 然后在弹出的 word选项 对话框中设置自动保存的间隔时间 默认的间隔是10分钟 用户可以根据自己的实际情况来调整自动保存时间间隔 通常可以保持默认值 WORD2007Application 提示 word2007对文件格式做了全新的改变 word2007之前的word文档其实是一个扩展名为 doc的二进制文件 该文件的内部格式是非常复杂的 并且扩展性和灵活性差 word2007采用了全新的开放式XML技术 称作OpenXML文档格式 其默认的文档扩展名为 docx 其实是一个压缩包文件 在该 docx文件中 包含了该文档的文字 图片 格式设置等信息 并且这些信息都是以独立文件的形式被压缩打包到该 docx压缩包 如图1所示 用户可以将一个保存好的 docx文档扩展名更改为 zip 然后用WinZIP 或者是WinRAR打开压缩包 用户就能发现 docx压缩包的特性了 WORD2007Application 三 文档的文字编辑1 剪贴板 1 拖动移动或复制选中要移动或复制的文本 将鼠标指针指向被选中的区域 按住左键拖动文本到目标位置 复制同时按ctrl键 2 选中要复制或移动的文本 将鼠标指针指向被选中的区域 右键鼠标 下拉菜单中选择复制或剪切 鼠标移到目标位置 右键鼠标按粘贴即可 3 使用剪贴板功能键格式刷 选中目标文本 点击 格式刷 选择被修改文本 复制格式 Ctrl Shift C黏贴格式 Ctrl Shift V WORD2007Application Word2007中智能剪切和粘贴功能在Word2007文档中 用户可以使用智能剪切和粘贴功能 以设置更高级的粘贴选项 使用和设置智能剪切和粘贴功能的步骤如下所述 第1步 单击 Office按钮 Word选项 按钮 第2步 打开 Word选项 对话框 切换到 高级 选项卡 在 剪切 复制和粘贴 区域选中 使用智能剪切和粘贴 复选框 并单击 设置 按钮 第3步 在打开的 设置 对话框中 用户可以根据需要取消或选中 将粘贴的列表与周围列表合并 等复选框 以对粘贴内容进行更高级的设置 完成设置后单击 确定 按钮关闭 设置 对话框 并单击 确定 按钮关闭 Word选项 对话框 WORD2007Application 2 文字处理 1 字体设置 开始 字体 字体 下拉三角按钮 开始 字体 对话框启动器 进行操作 2 字体大小快捷键 直接输入 选中文字使用 增大 或 缩小 按钮设置 浮动工具栏 3 拼音指南选择要注解的文本 左键鼠标 拼音指南 设置 确定 4 字符边框 底纹 带圈字符 删除线 5 字体加粗 倾斜 下划线 字体颜色 文本颜色 WORD2007Application 3 段落设置 1 项目符号 编号 多级列表 2 缩进量 进行缩进设置 标尺 首行缩进2个字符设置 Word文稿中的内容右键选择 段落 缩进 特殊格式 磅值 3 文本排列 居左 居右 居中 分散对齐 行距 4 首字下沉插入 首字下沉 弹出首字下沉设置框 我们可以进行更加详细的设定 WORD2007Application 5 段落边框格式的设置 开始 段落 边框 开始 边框 边框和底纹 进行设置 6 定义项目符号Word2007中内置有多种项目符号 用户可以在Word2007中选择合适的项目符号 用户也可以根据实际需要定义新项目符号 使其更具有个性化特征 开始 段落 项目符号 下拉三角按钮 在打开的 项目符号 下拉列表中选择 定义新项目符号 选项 WORD2007Application 在打开的 定义新项目符号 对话框中 用户可以单击 符号 按钮或 图片 按钮来选择项目符号的属性 首先单击 符号 按钮 在 字体 下拉列表中可以选择字符集 然后在字符列表中选择合适的字符 并单击 确定 按钮 返回 定义新项目符号 对话框 如果继续定义图片项目符号 打开 图片项目符号 对话框 在图片列表中含有多种适用于做项目符号的小图片 可以从中选择一种图片 返回 定义新项目符号 对话框 可以根据需要设置对齐方式 最后单击 确定 按钮即可 WORD2007Application 7 使用Tab键输入多级编号列表 开始 段落 编号 下拉三角按钮 并在打开的 编号 下拉列表中选择一种编号格式 在第一级编号后面输入具体内容 然后按下回车键 不要输入编号后面的具体内容 而是直接按下Tab键将开始下一级编号列表 如果下一级编号列表格式不合适 可以在 编号 下拉列表中进行设置 第二级编号列表的内容输入完成以后 连续按下两次回车键可以返回上一级编号列表 WORD2007Application 4 样式的设置通常所说的 格式 往往指单一格式 例如 字体 字号 格式等 每次设置格式 都需要选择某一种格式 如果文字的格式比较复杂 就需要多次进行不同的格式设置 而样式作为格式的集合 它可以包含几乎所有的格式 设置时只需选择一下某个样式 就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上 WORD2007Application 1 设置标题样式通常要为标题选择清晰醒目的样式 用户可以在 开始 命令标签的 样式 组中直接选择合适的标题样式 2 设置正文样式对于正文 同样可以一边录入文字 一边设置该部分文字所用的样式 例如 新建一个名称为 样式2 的样式 并设置其属性和格式 注意 样式基准 和 后续段落样式 都设置成 正文首页缩进2 WORD2007Application 3 设置样式快捷键在 修改样式 对话框中 单击 格式 按钮 再选择 快捷键 命令 打开 自定义键盘 对话框 此时在键盘上按下希望设置的快捷键 例如 ctrl 1 在 请按新快捷键 文本框中就会显示快捷键 注意不要直接在其中输入快捷键 而应该按下快捷键 单击 确定 按钮 快捷键即可生效 WORD2007Application 4 修改样式文档中的内容采用系统预设的样式后 格式可能不能完全符合实际需要 这时就需要对预设的样式进行修改 将鼠标指针移动到任务窗格中的 标题1 样式 单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中单击 修改 命令 打开 修改样式 对话框 选中 自动更新 复选框 单击 确定 按钮完成设置 这样 当应用了 样式1 样式的文字和段落的格式发生改变时 就会自动更改 标题1 样式的格式 WORD2007Application 选中采用了 标题 样式的某段文字 然后利用 格式 工具栏设置字号和居中对齐 注意文档中所有采用 标题1 样式的文字和段落都会一起随之改变格式 而无须用格式刷逐个改变 WORD2007Application 5 查找和替换 1 快速查找文本 替换文本 开始 编辑 查找 查找和替换 对话框 查找内容 框中键入要搜索的文本 要查找单词或短语的每个实例 请单击 查找下一个 按钮 要一次性查找特定单词或短语的所有实例 请单击 查找全部 按钮 再单击 主文档 命令即可 开始 编辑 替换 在 替换为 框中 键入替换文本 WORD2007Application 2 查找并突出显示文本 查找和替换 查找内容 框中键入要搜索的文本 阅读突出显示 按钮 全部突出显示 如果要关闭屏幕上的突出显示 可单击 阅读突出显示 按钮 再单击 清除突出显示 命令 WORD2007Application 4 查找和替换特定格式在Word中 我们可以搜索和替换或删除字符格式 例如 可以搜索特定的单词或短语并更改字体颜色 或搜索特定的格式 如加粗 并进行更改 查找和替换 对话框 替换 更多 按钮以展开该对话框 要搜索带有特定格式的文本 在 查找内容 框中键入文本 然后单击 格式 按钮 在展开的菜单中选择要查找的格式 注意 如果仅查找格式 此框应保留空白 单击 替换为 框 单击 格式 按钮 在展开的菜单中选择要替换的格式 如果还要替换文本 请在 替换为 框中键入需要替换的文本 单击 查找下一个 替换 或 全部替换 按钮以完成对应操作 WORD2007Application 四 文档的辅助文件处理1 图表功能详解Word2007图表制作的顺序是 选择图表类型 整理原始数据 图表设计 图表布局 图表格式 1 选择 插入 图表 弹出 创建图表 窗口 选择相适应的图表样式 2 整理原始数据确定图表类型后 屏幕会发生一系列变化 请耐心等待 屏幕右侧会出现根据您选择的图表类型而内置的示例数据 WORD2007Application 3 图表设计图表设计主要是 快速布局 和 快速样式 操作方式很简单 保持图表的选中状态 在缩略图显示的功能键上单击即可 快速样式主要是根据图表类型而进行的美化设计 在折线类型中就提供了多达60种内置样式 一定有一款适合您 经过这两项处理 图表的样子就大体有眉目了 WORD2007Application 2 Word2007中批量快速插入图片技巧首先将相关的图片插入到Word文档的窗口中 然后按下 Ctrl C 组合键将它们复制到剪贴板中备用 这一步至关重要 否则下面的操作将无法正常完成 接着单击Office按钮打开 Word选项 对话框 然后切换到 校对 选项卡 在这里你会发现一个 自动更正选项 的按钮 单击后即可打开如图所示的对话框 在 替换 后面的文本框中输入图片名称 1 此时我们会发现原来右下角的 添加 按钮已经可以正常使用 接下来直接单击 添加 按钮 添加图片就可以了 WORD2007Application 3 绘制自选图形打开Word2007文档窗口 切换到 插入 功能区 在 插图 分组中单击 形状 按钮 并在打开的形状面板中单击需要绘制的形状 将鼠标指针移动到Word2007页面位置 按下左键拖动鼠标即可绘制椭圆形 如果在释放鼠标左键以前按下Shift键 则可绘制圆形或正方形 将图形大小调整至合适大小后 释放鼠标左键完成自选图形的绘制 打开Word2007文档窗口 右键单击准备添加文字的自选图形 并在打开的快捷菜单中选择 添加文字 命令 WORD2007Application 4 艺术字的使用 1 插入艺术字点击功能区的 插入 选项卡 并找到 文本 组 点击 艺术字 将弹出所提供的内置的艺术字样式列表 选择合适的艺术字效果 双击或单击 确定 弹出 编辑 艺术字 文字 窗口 输入要插入的艺术字的文字内容 并设置相应的字体格式 即字体 字号 颜色等 按 确定 按钮插入艺术字 并且功能区将显示艺术字工具 WORD2007Application 2 修饰艺术字选择要修改的艺术字 单击功能区中的 格式 或点击标题栏的 艺术字工具 功能将显示艺术字的各类操作按钮 如图在 文字 分组里 可以设置编辑艺术字的文字 间距 等高 竖排艺术字 文本对齐方式 在 艺术字样式 分组里 可以修改艺术字的样式 并可以设置艺术字的填充 轮廓及艺术字的形状 在 阴影效果 分组里 可以对艺术字设置阴影效果 在 三维效果 分组里 可以对艺术字设置三维效果 在 排列 分组里 可以修改艺术字的排列次序 对齐方式 环绕方式 旋转及组合 在 大小 分组里 可以设置艺术字的宽度和高度 WORD2007Application 5 SmartArt WORD2007Application 6 插入表格打开word2007文档 在 插入 功能区的 表格 分组中单击 表格 按钮 并在打开的菜单中选择 excel电子表格 命令 在word2007文档中插入空白excel电子表格以后 即可在excel电子表格中进入数据录入 数据计算等数据处理工作 其功能与操作方法跟在excel中操作完全相同 WORD2007Application 1 将表格转换成文本打开Word2007文档窗口 选中需要转换为文本的单元格 如果需要将整张表格转换为文本 则只需单击表格任意单元格 在 表格工具 功能区切换到 布局 选项卡 然后单击 数据 分组中的 转换为文本 按钮在打开的 表格转换成文本 对话框中 选中 段落标记 制表符 逗号 或 其他字符 单选框 选择任何一种标记符号都可以转换成文本 只是转换生成的排版方式或添加的标记符号有所不同 最常用的是 段落标记 和 制表符 两个选项 选中 转换嵌套表格 可以将嵌套表格中的内容同时转换为文本 设置完毕单击 确定 按钮即可 WORD2007Application 2 将文本转换成表格打开Word2007文档 为准备转换成表格的文本添加段落标记和分割符 建议使用最常见的逗号分隔符 并且逗号必须是英文半角逗号 并选中需要转换成的表格的所有文字 在 插入 功能区的 表格 分组中单击 表格 按钮 并在打开的表格菜单中选择 文本转换成表格 命令 WORD2007Application 打开 将文字转换成表格 对话框 在 列数 编辑框中将出现转换生成表格的列数 如果该列数为1 而实际应该是多列 则说明分隔符使用不正确 可能使用了中文逗号 需要返回上面的步骤修改分隔符 在 自动调整 操作区域可以选中 固定列宽 根据内容调整表格 或 根据窗口调整表格 单选框 用以设置转换生成的表格列宽 在 文字分隔位置 区域自动选中文本中使用的分隔符 如果不正确可以重新选择 设置完毕单击 确定 按钮 WORD2007Application 7 多种样式的页码 1 插入页码打开Word2007文档窗口 切换到 插入 功能区 在 页眉和页脚 分组中单击 页码 按钮 在打开的 页码 面板中选择页码的插入位置 用户可以选择 页面顶端 页面底端 页边距 或 当前位置 作为页码的插入位置 例如可以选择 页面底端 然后在打开的页码样式库中选择合适的页码 WORD2007Application 2 任意页开始设置页码将鼠标光标定位在要插入页码的正文的最前端在word2007工具栏中 点击 页码布局 中的 分隔符 选择 分隔符 子选项卡中的 分节符 下的第一个选项 下一页 光标位置不变 点击 插入 中的 页眉和页脚 选项卡中的 页眉 下的 编辑页眉 进入页眉和页脚设计工具栏 而鼠标的光标也会在文档的页眉处 点击页眉和页脚设计工具栏中 点击 转到页脚 则光标跳到页脚处 再点击 链接到前一个 此时页脚右上部的 与上一节相同 的字样消失 然后点击保存键 此时切记不要关闭 页眉页脚工具栏 WORD2007Application 在设计工具栏中的 页眉和页脚 里的页码下拉框中 点击 设置页码格式 弹出页眉格式设置窗 选定编号类型 在 页码编号 下 选中下方的 起始页码 选项 默认显示 1 此处数字即为正文首页显示的页码 确定 记住按保存键 最后把之前的 页眉页脚工具栏 关闭 之前自动添加的空白页 还在正文的上面 此时 把鼠标光标定位在该空白页的首行最前端 按 Delete 键 正文自动跳跃 取代空白页 这样就设置好页码了 WORD2007Application 3 删除首页页码选项卡 插入 页脚 任意插入所需文档首页被标记为1 在 选项 中勾选 首页不同 可以看到首页的页码编号已经不复存在 继续停留在 页眉和页脚工具 鼠标点击 页码 在下列菜单中选择 设置页码格式 进入 页码格式 对话框 设置 页码编号 将 起始页码 的值设置为0 点击 确定 完成 WORD2007Application 8 页眉页脚的设置 插入 页眉页脚 进行编辑 1 创建不同的页眉页脚 页眉页脚 页面设置 首页不同 如有页眉页脚可编辑 没有的话直接删去即可 2 奇偶页不同 页眉页脚 页面设置 奇偶页不同 进行分别设置 WORD2007Application 9 插入非标准公式 WORD2007Application 课堂练习 1 标题设置 黑体 二号 居中 加粗 2 正文设置 仿宋 小三 首行缩进2字符 行间距1 5倍 第一段首字下沉2行 据正文1mm 3 将标题设置 标题1 的样式 将样式修改为问题1的要求 4 将文中的 乔布斯 全部替换为 JOBS WORD2007Application 5 将 王二数学78分语文86分 李三数学90分语文66分 制成三行四列的表格 并用并用公式计算王二和李三的总分 将表格内容居中设置 并将表格转化成文本 6 用SmartArt制作本单位的组织机构图 7 编辑公式8 设置页眉页脚 页眉 课堂练习 居中 页脚用页码表示 页码种类不限 9 保存文件 上传 WORD2007Application word2007在指定页插入页码和页眉页脚 1 光标定于第五页行首 2 点击 页面设置 分隔符 分节符中的 下一页 这时你会发现在第五页之前插入了一张空白页 注意 如果未发现空白页 再重复步骤2 3 点击 插入 页码 设置页码格式 弹出一个对话框后 在对话框中 设置起始页码 为1 按确定 4 到此步骤必须保证光标一直在步骤1所设定的位置 插入 页码 页面底端 选择一种样式 WORD2007Application 5 勾选 奇偶页不同 点击 链接到前一条页眉 使它处于非选中状态 6 这时会发现页码只有1 3 5 7 9奇数页 而偶数页缺失 单击本应该出现页码2的页面 即显示页码1的下一页 的页脚 页脚在最底部 7 插入 页码 页面底端 选择与奇数页相同的样式 点击 链接到前一条页眉 使它处于非选中状态 这时奇数页和偶数页将全部显示出来 WORD2007Application 邮件合并功能一 打开Word2007文档窗口 切换到 邮件 功能区 在 开始邮件合并 分组中单