用友财务软件操作说明.doc

五大连池市预算单位财务系统五大连池市预算单位财务系统 软软 件件 操操 作作 说说 明明 书书 哈尔滨易财科技有限公司哈尔滨易财科技有限公司 2012 年年 5 月月 软 件 操 作 说 明 书 2 30 目录目录 第一章第一章 账务处理系统账务处理系统 3 一 人员管一 人员管理理 3 二 会计科二 会计科目目设置设置 3 三 期初余额录入三 期初余额录入 4 四 日常业务操作四 日常业务操作 5 1 编制凭证 编制凭证 5 2 凭证审核 记账 凭证审核 记账 6 3 凭证修改 凭证修改 8 4 凭证汇总 凭证汇总 8 五 账簿查询五 账簿查询 9 1 总账余额表 总账余额表 9 2 科目总账查询 科目总账查询 11 3 序时账查询 序时账查询 12 4 日记账查询 日记账查询 12 六 结账六 结账 13 第二章第二章 电子报表系统电子报表系统 15 一 进入电子报表一 进入电子报表 15 二 电子报表取数 二 电子报表取数 15 三 取数公式编制方法 三 取数公式编制方法 17 第三章第三章 打印调整打印调整 22 一 总述一 总述 22 二 套打调整 二 套打调整 22 凭证套打 凭证套打 22 2 账页套打 账页套打 25 3 报表打印 报表打印 25 软 件 操 作 说 明 书 3 30 第一章第一章 账务处理系统账务处理系统 一 人员管理一 人员管理 操作方法 进入账务处理系统 系 统功能 操作员管理 如图一 图一 说明 操作员管理按会计制度对内控的要求 制单人和审核人为不同人员 所以 应用到用友财务管理系统中 权限分配的要点是按组进行 功能权限 设置 1 增加组 进入系统时 首先以系统管理员进入财务系统 添加一个操作组 点中 系统管理 增加组 系统现以预置 好两个组 一个会计组 一个是出纳组 分组的不同 其权限也有所不同 权限分配如下 会计组 会计只负责凭证的审核 记账工作 没有对凭证的制单 修改 删除等业务操作权限 其他权限正常 出纳组 单位的出纳人员要负责本单位的日常凭证的录入 修改 作废 删除工作 在录入凭证的过程中 要保 证凭证录入的准确性 2 新增操作员 操作方法 点中 会计组 选择 新增操作员 输入相关人员的名字 把 密码 与 确认密码 位置都输入 1 或是自己可以记得住的密码即可 新增操作员完成后 退出新增操作员界面 二 会计科目设置二 会计科目设置 操作方法 基础资料 会计科目 建立会计科目 如图二 软 件 操 作 说 明 书 4 30 图二图二 三 期初余额录入三 期初余额录入 操作方法 账务 初始建账数据 期初余额录入 如图三 图四 图三图三 点击确定 直接进入 输入科目代码 规则 按 科目分级确定 软 件 操 作 说 明 书 5 30 图四图四 四 日常业务操作四 日常业务操作 1 编制凭证 编制凭证 操作方法 账务 凭证管理 编制凭证 如图五 说明 摘要 指在编制凭证时所输入的简要信息 可以由操作人员在录入的时直接录入 也可以在现存的凭证 摘要库中选择性录入 如果此次录入的摘要在以后的工作中经常会使用得到 可以把光标点放在摘要处 点击键盘上的 系统会自动存入摘要库 待下次录入相同摘要时 可以直接选择出来 科目 会计科目为系统预置 我们在录入凭证时 无须人为输入 直接点浏览按钮 可以弹出科目选择对 话框 如图片上标注 附件 在录入凭证时是根据哪些原始单据录入的 把所有的原始单据数量填列到附件处 如果忘记填列 在未审核前可以随意更改 保存 凭证录入完成后 需要点 保存 存入系统 说明 1 一级科目的期初余额直接在 相应科目的年初余额处填列 2 带有明细科目的年初余额需要在明 细科目位置处填列 一级科目自动累 计相加 3 科目余额填列完成后 要点击 试 算 所填列的期初余额要符合会计衡 等式的要求 是平衡状态 才证明期 初余额的录入是完全正确的 4 录入完成并试算平衡后 要点击 保存 进行录入的确认 软 件 操 作 说 明 书 6 30 图五图五 2 凭证审核 记账 凭证审核 记账 操作方法 账务 凭证管理 编制凭证 如图五 说明 未审核 指新编制的凭证 但没有经过财务主管的审阅前的凭证状态 在未审计状态下 需进行主管领导 的 审核 才可以进行下一步的 记账 操作 审核方法 在未审状态下 点 审核 系统会弹出一个对话框 有其中有三个选项 在审核范围里选择其 中一个选择 单击 开始 系统会自动进行审核处理 如图六 可以直接把摘 要存储起来 点浏览按钮 选择科目 软 件 操 作 说 明 书 7 30 图六 所有未审核凭证 选择此项后 点 开始 进行审核的凭证是批量审核 也就是说在未审核界面上的所有凭 证 都将统一进行审核完成 已选凭证 如果主管领导不想对凭证进行批量审核的话 可以单独选择一张或几张凭证进行有目的的审核 已审核 指经过主管领导的审阅后的凭证 只有经过审核后的凭证会计人员才可以进行记账处理 记账的 方法和审核的方法一致 已记账 经过会计人员记账的凭证汇集在 已记账 页签下 如图七 软 件 操 作 说 明 书 8 30 图七图七 3 凭证修改 凭证修改 3 13 1 未审核凭证修改未审核凭证修改 对于刚刚编制完成 但还没有经过主管领导审核的会计凭证 财务人员可以随时进行任 何信息的修改 无须任何特别的设置 3 23 2 已审核凭证修改已审核凭证修改 对于已审核的凭证如果需要修改 可以通过审核人来进行消审 然后再由财务人员进行 修改 操作方法如下 账务 凭证管理 凭证处理 点 已审核 页签 选择到需要修改的业务凭证 变色突出显示 点 文件 凭证消审 即可 3 33 3 已记账的凭证修改已记账的凭证修改 对于已记账的业务凭证 修改起来比较繁琐 因为不属于正常业务操作 所以系统设 置了隐含命令按钮 需打开 反结反记功能 才可以进行反记账操作 其流程如下 反记账 反审核 修改 操作方法 在初始登录界面 帮助 关于 这时按住键盘上的 CTRL 鼠标左键点一下 这时点 关闭 退出当前 界面 打开 账务 凭证管理 凭证处理 点 已记账 页签 选择到需要修改的业务凭证 变色突出 显示 点 文件 凭证反记账 系统会自动处理你所选择的反记账的业务凭证 经过反记账的业务凭证成 为已审核状态 再经过凭证消审即可进行修改 3 43 4 凭证作废凭证作废 对于财务软件系统来说 如果发生的业务凭证为最后一笔业务 且这笔业务不想修改成正确的 业务 我们可以采取作废的方法 然后将作废的业务凭证删除 但如果是中间号的业务凭证 我们建议可以将凭 证数据修改成正确的 不建议将中间号的业务凭证删除 操作方法 把要作废的业务凭证设置成未审核状态 双击此凭证进入凭证编制状态 点 文件 凭证作废 此时会在电子凭证上打上 已作废 字样 这时关闭凭证编制界面 此时 此凭证会在 已作废 的页签下体现 如是不想保留此作废凭证 我们可以选中此作废凭证 点 文件 下的 删除作废凭证 注意 中间号的凭证为保持凭证号的连续 我们不建议对中间号的凭证进行删除 4 凭证汇总 凭证汇总 说明 对一段时间或当月业务凭证进行科目汇总 汇总的级次可以根据需要确定 一般汇总到一级科目 说明 对一段时间或当月业务凭证进行科目汇总 汇总的级次可以根据需要确定 一般汇总到一级科目 操作方法 操作方法 账务 凭证管理 凭证汇总 如图八 软 件 操 作 说 明 书 9 30 图八图八 会计期间 选择要进行业务数据汇总的月份 下拉按钮可以选择其余的会计期间 凭证类型 如果有多种凭证类型分类 可以选择其中一种类型进行汇总 如果选择其中一种类型 我们在下 面的凭证号区间内可以选择一定区间的业务凭证进行汇总 凭证状态 一般我们汇总的只是有用的业务凭证 但对于 已作废 的业务凭证 我们不参与汇总 汇总到 指我们汇总时 选择要汇总到几级科目 可以根据工作需要选择级次 日期 可以选择一段时间的业务凭证进行汇总 五 账簿查询五 账簿查询 1 总账余额表 总账余额表 说明 在账表查询中 总账余额表系统的反映了一段时间内的业务发生情况 财务人员可以一目了然地查询 想要查询的业务数据 总账余额表的数据和我们手工账中编制丁字账的原理是一致 只不过电子账所显示的数据 形式与丁字账有所不同 如图九 软 件 操 作 说 明 书 10 30 图九图九 会计期间 选择查询总账余额表的时间段范围 增加 初次打开此表时 需人工增加想要查询的会计科目 点增加选择相应的科目信息 如果需要全部科目 可按键盘上的 CTRL A 如果 是单选某一个科目或个别分散的科目 可按住键盘的 ctrl 鼠标左键点具体的 科目信息 另存为 在用友财务系统的账簿查询时 科目信息是根据需要每次在查询时新增的 为了简便操作 我们可以 把选择出的科目信息保存为一个查询方案 以方便我们下次查询时可以直接点击所存储的查询方案 节省了每次 查询时所选择科目的时间 应用方法 如图十 1 2 3 6 4 5 软 件 操 作 说 明 书 11 30 图十图十 查询预记账结果 本财务系统提供查询预记账数据功能 所谓预记账 指还未经过财务人员正式登记相关账簿 从电算化系统来进 指财务人员还没有点击 记账 按钮 下面三个选项为对查询出的项目进行筛选 剔除不需要的信息 打开 确定完查询条件后 单击打开按钮进行查询 2 科目总账查询 科目总账查询 说明 科目总账查询与总账余额表的查询方法一致 我们可以根据需要选择一部分科目或一个类别的科目进 行查询 如图十一 可以选择存储 的方案快速选 择科目信息进 行查询 软 件 操 作 说 明 书 12 30 图十一图十一 3 序时账查询 序时账查询 说明 序时账指我们在进行日常操作的所有业务数据 按时间发生的先后顺序进行排序显示 序时账可 供财务人员根据业务发生的情况进行查账 对账使用 操作说明 账务 账表输出 序时账 双击后如图十二 图十二图十二 软 件 操 作 说 明 书 13 30 期间 在期间选择中 要以选择一个会计年度中的一段时间或某个会计期间 凭证日期 可以选择某个会计期间内具体的某一段时间来查询 凭证类型 一般不用选择或选择记账 凭证状态 在凭证状态下拉列表中 可以选择不同状态下的凭证 4 日记账查询 日记账查询 说明 日记账查询一般应用于出纳人员 用来查询一段期间内的现金与银行账的业务发生情况 如图十三 图十三图十三 六 结账六 结账 一般来讲 根据行政事业单位的业务处理要求及国家相关政策法规要的要求 可以按年度来进行结账 结账时涉及以下几个方面 1 对所有会计期间的业务凭证进行审核记账 保证所的的业务凭证均是 已记账 状态 2 对 1 11 月份的业务进行结账 操作方法 期末处理 结账 点击后 进行 下一步 选择即可 系统为向导式结账方法 账务 期末处理 期末处理向导 点 结账向导 下一步 系统会自动检测账簿的一些信 息 这个过程是系统内部运行 的 不需要人为干预 最后完成后 系统会提示 结账成功 值得说明的是 我们所说的 年结 并不是说每年只结一次账 而是说我们在做正常业务时 每月只需要把 软 件 操 作 说 明 书 14 30 业务凭证进行审核 记账 即可以进行下一月份的操作 到年底时 一次性分别对 12 个月的数据进行封账 也就是说我们得走 12 次结账向导的操作 如图十四 图十四图十四 3 在结 12 月份账之前 系统会检测是否存在收入 支出类科目的余额状况 我们需要先进行收入支出的结 转 结平收支类科目后 要再次进行收入支出类科目的审核记账 然后才可以进行年末的业务结账 收支结转方式 期末损益结转方法 收支结转方式 期末损益结转方法 操作方法 账务 期末处理 期末处理向导 如图十五 软 件 操 作 说 明 书 15 30 图十五 点击 期末结转损益 选择科目 选择要转进的科目 点击 结清 如图十六 图十七 图十八 图十六图十六 点击 选 择科目 软 件 操 作 说 明 书 16 30 图十七图十七 图十八图十八 最后进入最后进入 账务账务 期末处理期末处理 期末处理向导期末处理向导 结账向导结账向导 进行结转 进行结转 12 月账务 完成本次年结 月账务 完成本次年结 软 件 操 作 说 明 书 17 30 第二章第二章 电子报表系统电子报表系统 一 进入电子报表一 进入电子报表 1 打开电子报表系统 初始登录用户名为 管理员 密码为 打开电子报表系统 初始登录用户名为 管理员 密码为 1 二 电子报表取数 二 电子报表取数 说明 电子报表系统可以设置相应的固定的表格如资产负债表 收入支出明细表等相关报表 并通过取数公式的 设置达到从账务处理系统中直接提取相应会计期间数据的目的 报表取数方法 电子报表系统 在左侧列表数中选择要进行编制的报表 如资产负债表 双击打开 如图 软 件 操 作 说 明 书 18 30 打开报表管理系统 点击 数据 菜单 点击 登录数据库 或点快捷图标 出现如图所示 双击账务系统前的红绿灯 弹出账套登录的界面 用任何人登录都可以 登录成功后 绿灯在闪 证明数据库以 1 2 软 件 操 作 说 明 书 19 30 经连接成功 此时点 退出 打开 资产负债表 点击 插入 菜单 点击 表页 出现如图所示 日期 选择要编制报表的会计期间 直接影响到报表数据提取的是哪个会计期间的 确定 确认要从哪个会计期间取数后 点击确定 插入 软 件 操 作 说 明 书 20 30 此张表页 如图 此时点击 数据 菜单 点击 编制 系统会自动从总账上提取数据 数据提取完成后 点进行数据存储 三 取数公式编制方法 三 取数公式编制方法 打开 资产负债表 点中取数单元格 1 在上方工具栏内显示此单元格的报表编辑公式 2 在公式中 101 102 等都是科目代码 此科目代码要和 财务系统中的使用的会计科目一致 在分别点击每个取数单元格时 都会在此体现相应的公式 合计数的单元格 3 可以使用和 Excel 表格里一样的公式编辑方法 软 件 操 作 说 明 书 21 30 2 公式编制方法公式编制方法 点中要编制公式的单元格 点击鼠标右键 选择 引导函数 如图一 如果点击鼠标右键没有出现 引导函数 选项 可以直接点击菜单上 插入 选择 函数 或者直接按 F2 键 出现图二所示 点击 函数引导 出现如 图三所示 软 件 操 作 说 明 书 22 30 图一 软 件 操 作 说 明 书 23 30 图二 软 件 操 作 说 明 书 24 30 图三 说明 取数类别 根据科目性质选择具体的取数类别 会计期间 选择字母后 右侧会有相应的提示 科目代码 根据实际情况进行选择 代入 公式编制完成后 点击代入 完成 全部公式编制完成后 点完成 软 件 操 作 说 明 书 25 30 合计数 全部选中 点命令按钮上的 第三章第三章 打印调整打印调整 一 总述一 总述 R 的打印分为账务系统打印及电子报表打印 账务又分为套打和普通打印 在这里主要说明一下关于账务系 统的套打调整方法及要点 二 套打调整 二 套打调整 凭证套打 凭证套打 说明 凭证套打分为A 激光凭证套打及针式打印机套打 A 激光套打调整方法 软 件 操 作 说 明 书 26 30 单张凭证套打设置方法 操作方法 先