有效的事务文书写作(0806人事版).ppt

养生堂管理学院 农夫培训部 有效的文书写作 通用类课程系列 养生堂管理学院 农夫培训部 如果你写不出来 你也别指望你能说得好 文字沟通并没有高深的理论 其难度在于 你需要不断地训练自己 这一过程可能是漫长的 不要相信模式 否则你会发现 这个模版本身就是沟通的阻碍 重要的是训练 养生堂管理学院 农夫培训部 实用写作技巧与模拟练习 常用文书 提纲 文书概说 养生堂管理学院 农夫培训部 为什么而表达 传达必要的 精准的信息 对特定的情况作恰如其分的表述 影响目标读者 激励其如你所愿地作出反应 用说 写的东西激发读者采取行动 养生堂管理学院 农夫培训部 文书的作用和性质 内部管理外部协调规范性文体撰拟文书 作用 性质 每一个管理者必须具备的基本功 养生堂管理学院 农夫培训部 文书的语言特点 庄重平实准确简明通俗生动有固定的用语 养生堂管理学院 农夫培训部 结构 开头 制文缘由 交代背景主体列举事项 阐明事实 理由或意见 办法结语提出要求 使用习惯语作为尾语 养生堂管理学院 农夫培训部 二 实用写作技巧与模拟练习 养生堂管理学院 农夫培训部 文书写作的类型文字沟通的特点 信函 备忘录 报告 提议 协议 指令 议程 通知 通告 请示 计划 总结等 传达必要的 精准的信息 表示慎重 表示正式 可同时向不同地的多人传达 养生堂管理学院 农夫培训部 XX大区员工人事调动申请报告各位领导 A系XX大区2007年X月份从XX公司猎取的一位销售管理人才 该员工原服务于XX公司 从事销售工作多年 具有非常丰富的快消品行业经验 XX大区成立初期 因为人才急缺 当时XX大区重点卖场特别是KA办事处面临经销商换场和新办事处经理上任的双重影响 销量一直排在大区后列 而大区KA经理管理职位也空缺也不能给予太多的专业帮助 经大区商定将原市场经理B调任KA经理 市场职位空缺也不是长久之计 邃多方求才 终于找到一位合适人选即之前介绍的A先生 现在XX大区已建全 为了发挥A和B的专长 我大区再次向总部申请 B以市场经理定岗 A以KA经理定岗 鉴于A以往多年的销售工作经验和他原公司的薪资水平及他本人的期望和在职的期间的工作积极 热情 市场方面的出色见解 特申请调整为经理级别薪资X档XXXX元 特此申请 请领导批准 你看明白了吗 养生堂管理学院 农夫培训部 有条不紊的写作过程 理清思路草拟初稿修改文意 我希望对方读后做什么 考察目标读者个性取舍形式 语气 称谓 选择组织结构选择开头结尾 通读 简要 语气 结构 版面行文简洁 意思清楚 语气积极 养生堂管理学院 农夫培训部 我想利用这份文书做什么 传递信息 下达指示 解释事由 请示汇报 确定文体和文章结构制定语气和修辞策略 为什么而写 养生堂管理学院 农夫培训部 把被动目标转化为行动目标例 会议通知被动目标 都能准时参加 是否接到了通知行动目标 要求限期回复 理清思路1 我希望对方读后做什么 养生堂管理学院 农夫培训部 希望对方读后做什么 进行目标转化 通知我公司定于2008年4月25日13 30 17 00时在世贸中心五楼多功能厅举办 迎五一 游园活动 希望各位学员踊跃参加 世贸宾馆地点 杭州市曙光路88号 附近有92 21路公交车 联系电话 66668888农夫山泉培训部2008年4月22日 确定参加者请在黄伟处报名 黄伟电话 12345678 养生堂管理学院 农夫培训部 练习1 你是X大区的人事经理 接到所属A办事处经理的电话 反映业务员马明工作态度恶劣 表示要辞退马明 并要求你这位人事经理来处理这件事 如果你是这位人事经理 你会怎么办 请用电子邮件的方式处理这件事 注意 把被动目标转化为行动目标 养生堂管理学院 农夫培训部 他的兴趣 他的收益取向他接受并采取行动的理由例 陈情表 理清思路2 分析目标读者 从他的角度看问题 养生堂管理学院 农夫培训部 练习2 分析目标读者 给一个录用你的理由 写一份应聘农夫山泉股份有限公司某大区人事经理职位的应聘书 养生堂管理学院 农夫培训部 练习2 分析目标读者 给一个录用你的理由 写一份应聘农夫山泉股份有限公司某岗位的应聘书 养生堂管理学院 农夫培训部 理清思路3 取舍形式 语气 称谓 正式性指数 的运用形式 语气 称谓 与对方的熟悉程度读者的地位高低告知的消息 好 坏 养生堂管理学院 农夫培训部 尊敬的赵本山经理 贵公司多年来一直为我们提供电脑维修服务 每年我们都和贵方签有维修协议 本月20日我们打电话寻求维修支持 联系了4次才得到回复 又过了两天才有技术人员前来 严重影响了我们的正常工作 这样的反应速度恕我们无法接受 也与贵方的承诺相去甚远 我方要求贵方退回一个月的维修合约金作为补偿 请两日内给予答复 并保证日后不再有类似情况发生 此致敬礼 农夫山泉沈阳办事处经理王浩冉2008年3月22日 赵经理 你好 合作多年 我一直记着你说过的 有事随时可以找我 今天有事要打搅你了 本月20日我们打电话给你们 希望得到优质服务 结果打了4次电话又等了两天才得到帮助 我想你们应该为此退回我们一个月的维修酬金 你觉得这还合理吧 祝好 王浩冉08年3月22日 形式 标准信件 非正式媒介语气 严肃 亲密 急迫 舒缓称谓 正式 口语化 练习3 比较 养生堂管理学院 农夫培训部 草拟初稿1 选择组织结构 时间顺序 简历 事件的经过描述 会议议程分类法 产品说明书 多事项联系函空间顺序 旅游介绍 设计说明问题 行动 结果 请示 总结 建议问答形式 操作指南 问题解答视觉设计 图表 对比分析 始终以读者为导向可根据需要一起运用 养生堂管理学院 农夫培训部 22 读者获得信息的习惯 结果导向 事实 分析 结论 建议方案 做什么 为什么 如何做 理由 建议方案 事实 分析 行动 步骤 理由 养生堂管理学院 农夫培训部 练习4改写 佳佳 我俩是多年老朋友了 共渡过许多好时光 但一个月前你说了些令人难受的话 上两星期你又没来参加我办的宴会 后来 佳佳 我很生你的气 因为 养生堂管理学院 农夫培训部 24 我很生你的气 第一个理由 第二个理由 第三个理由 从结论说起 养生堂管理学院 农夫培训部 草拟初稿2 选择开头结尾 引人注目的开头以引起读者兴趣遵循 最先提及 原则使用敏感性词汇增强紧迫感 我高兴地宣布 今年一季度的销售业绩好过预期 非常感谢各位的努力 今年一季度的销售业绩好过预期 养生堂管理学院 农夫培训部 敏感性词汇 下班以前 我需要一份完整的费用分析报告 马上给 打电话 告诉他我们会全力支持 你的报告提出了几个重要问题 我想在明天安排时间与你详细谈一谈 养生堂管理学院 农夫培训部 撰写简短有力的结尾激发读者采取行动 将写作目标表述成行动要求提出问题引导参与水到渠成自然而然 草拟初稿2 选择开头结尾 活动报告的提交最迟不得超过4月8日 我们需要新鲜的建议 您有想法吗 如果有问题请随时联系 养生堂管理学院 农夫培训部 草拟初稿3 理清层次 卖旧车前的准备修理车顶的破洞买新的车内地毯写报纸广告稿买新的顶灯修理车身凹陷处把锈斑喷漆写后窗售车广告写公告板的售车海报将车内吸尘 养生堂管理学院 农夫培训部 29 练习5 整理层次 准备出售汽车 修理车顶的破洞 修理车身凹陷处 重新喷漆遮盖锈斑 买新的车内地毯 买新的灯 吸尘 写报纸广告稿 写售车广告 写公告 车体修理 车内部打理干净 准备广告 养生堂管理学院 农夫培训部 修改 让文章更加明确有力 行文简洁意思清楚语气积极 宁用短语不用长句 减少修饰 突出重点尽量使用肯定句 养生堂管理学院 农夫培训部 写作过程 修改 使其更明确有力 草拟初稿 一气呵成 理清思路 校对 使其尽善尽美 要与不要 目的要明确 信息要全面 行文要简短 使用短句 强调最重要的 段落分明 肯定的语气 确保专业 随意开始 写写停停 修饰语 双重否定 长句 无关信息 错别字 过长 养生堂管理学院 农夫培训部 进入本练习review和结论 亲爱的先生 女士 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑 我确信作为一个完全能令人放心的公司 我公司定能被指派 不管我们在贵公司业务方面经验有限 曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作 我是个非常热请的人 对于与您相会的可能性 除非另行通知 我在周一 周二和周五下午不能拜访你处 这是因为 马利先生 您好 这是来自微软的信 继我们上周的电话谈话后 我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册 您曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣 我相信我们的服务符合您的要求 会让您满意的 期待您的回音 并期望很快能和您会面 此致敬礼 比尔 盖茨2008年3月1日 请说说两封信的高下 要有理由 练习6 养生堂管理学院 农夫培训部 亲爱的先生 女士 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑 我确信作为一个完全能令人放心的公司 我公司定能被指派 不管我们在贵公司业务方面经验有限 曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作 我是个非常热请的人 对于与您相会的可能性 除非另行通知 我在周一 周二和周五下午不能拜访你处 这是因为 写信者不愿意费神查明联系人 思路不清 语意含糊 罗嗦 语法错误与错别字 无关信息多此一举 文书过长废话连篇 颠三倒四 不知所云 养生堂管理学院 农夫培训部 刘云端先生 您好 这是来自微软的信 继我们上周的电话谈话后 我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册 您曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣 我相信我们的服务能符合您的要求 会让您满意 期待您的回音 并期望很快能和您会面 此致敬礼 比尔盖茨2006年12月1日 说明写信原因 避免唐突 把被动目标转为行动目标 暗示下一步的行动 有明确的收信人 表明积极的态度 内容清晰态度乐观简明扼要切中要害 养生堂管理学院 农夫培训部 常用文书 养生堂管理学院 农夫培训部 常见问题 文种使用不当报告与请示混用通报与通告误用格式不规范公文文头不规范 标题冗长 混乱 残缺不全 主送 抄送单位不正确 主送机关排列混乱结构层次序数混乱 附件不符 养生堂管理学院 农夫培训部 常见问题 行文规则混乱越级行文 多头行文 请示一文多事 名称表述混乱人名 地名 单位等名称表述不一致 排名次序混乱 随意用简称 时间表述含糊年份随意省略 年份不使用公元纪年 用词不当词义误用 生造词语 词语使用不当 不符合语法 养生堂管理学院 农夫培训部 请示 定义下级向上级请示指示和请求批准的文种 主要用于缺乏明确政策规定的情况需要处理 需要上级批准才能办理的事情 超出本部门职权之外的事项 请予指示 养生堂管理学院 农夫培训部 报告 定义向上级汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机关的询问 种类综合性报告 专题性报告 回复报告 养生堂管理学院 农夫培训部 请示与报告的区别 未解决的请示批准必须回复 此请示 请批复 请示 事中或事后汇报工作只供参考 此报告 报告 切忌将报告提出的建议或意见当作请示 要求上级指示或批准 养生堂管理学院 农夫培训部 通报 定义适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 种类表彰性通报批评性通报传达性通报 养生堂管理学院 农夫培训部 通告 定义在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 特征用于宣布一般性事项 有别于公告宣布重大事项 通告可以由各级机关 人民团体 企业或事业单位发布 有别于公告只能由地位较高机关发布 通告不写抬头 无主送单位 养生堂管理学院 农夫培训部 请示 标题 事由 文种 主送 抬头 正文 表述请示的缘由 结语 可按程式化语言 期复请求 等 落款年月日 养生堂管理学院 农夫培训部 XX大区市场部经理入职报告公司人事部 我大区前任市场部经理A先生因个人原因辞职 经公开招聘 拟聘B先生为市场部经理 本周 按公司招聘流程面试后综合评估 认为应聘者B先生符合公司对该岗位的要求 1 该人员经济学本科毕业 符合该岗位的学历要求 2 其具有营销策划 市场推广 调研分析等方面的工作经历和经验 与我司大区市场部经理岗位职责匹配 3 其对水知识有一定了解 原服务的公司也是饮料行业 能较快熟悉公司产品 4 具有较好的语言表达和应变能力 其可到岗日期 2007年XX月XX日 拟定薪资级别 5级 标准为XXXX元 月 请批准为盼 附 1 应聘人员面试表2 应聘人员登记表3 应聘人员自述简历XX大区2007年X月X日 养生堂管理学院 农夫培训部 XX大区员工人事调动申请报告各位领导 A系XX大区2007年X月份从XX公司猎取的一位销售管理人才 该员工原服务于XX公司 从事销售工作多年 具有非常丰富的快消品行业经验 XX大区成立初期 因为人才急缺 当时XX大区重点卖场特别是KA办事处面临经销商换场和新办事处经理上任的双重影响 销量一直排在大区后列 而大区KA经理管理职位也空缺也不能给予太多的专业帮助 经大区商定将原市场经理B调任KA经理 市场职位空缺也不是长久之计 邃多方求才 终于找到一位合适人选即之前介绍的A先生 现在XX大区已建全 为了发挥A和B的专长 我大区再次向总部申请 B以市场