采购应如何选择审核代理商和贸易商.doc

如何管理、审核贸易商和代理商一个公司的供应商有可能是贸易商和代理商，那么，采购有必要去评审管理贸易商和代理商吗?又从那几个具体的方面去选择呢?通过哪些实际的证书,财务报表,哪些必备的,通用准则去评估一个代理的好和坏?代理商审核是有必要的，审核的重点应该放在：1：公司实力。所代理的品牌；代理产品在同类产品的品牌价值地位。2：经营资格。营业执照，税务登记证，特种经营执照，经营合法性等。3：经营情况。销售额，利润率，销售费用及运营成本。4：规模。经济规模，仓库，人力组织，架构。5：内部管理能力。进货，仓储，出货，订单,处理，客户服务。6：供货。及时性，灵活性，售后服务等7：与所代理品牌的制造厂的关系。8：技术支持的能力,备品备件，维修能力。9：财务状况，是否有能力承受一定的货款账期。代理商最起码要提供在有效期内的原厂代理授权证,。而且一般代理证书只有一定期限的有效期。有的代理商不仅有代理证，原厂还会和代理商签定授权协议。管理贸易商/代理商主要就是看其所供应产品的来源是否正当、可靠，且具有连续供应性(稳定的库存是一个重要方面)。贸易商的一个作用是为采购方垫资，承担付款风险，大部分大品牌厂家都要求款到发货，而同时采购方为了规避风险，也会要求货到以后才付款。这就要求贸易商起到资金桥梁的作用。要求有预付款的贸易商是不受欢迎的。还有就是售后服务方面(客诉响应的及时性以及技术支持/售后服务人员的数量、配置等)，对于一些大批量的产品，代理商必须具备将大批量的包装改变成小包装的能力。对于混料，代理商还需要有不同配料能力，对于进出口业务，代理商还需要有争取配额，申请许可证，准备报关文件等贸易活动的能力。，必要的还可以通过代理商向原厂要求提供检验合格报告，RoHS符合性，CE认证报告等等.如果重要的物料和产品，要透过贸易商，直接管理审核到产品原生产厂家才行。特别是对于那些生产不稳定，质量不合格，产能交期有问题的产品。更不能逗留在代理商层面，应该将手伸到制造厂的生产线上。贸易商代理商评价表项目分值实际分值经营资格企业法人营业执照企业全称法定人代表详细地址委托代理人经营范围经营方式经营期限企业类型发照机关发证日期企业注册号银行税务证件企业税号税证有效期发照机关发证日期开户账号开户银行其它经营许可证件名称许可内容发证机关有效期限20规模注册资金固定资产净值近期营业额前年去年平均同行业定位超大集团大型企业中等企业小型企业仓库面积人力配置雇员人数客服人员业务人员技术人员品管人员作业人员20经营情况近期主要经营材料(时间段：评估时间向前推移12个月；与虎彩意向合作材料)代理材料分供应方名称产品影响力交货周期几级代理近期主要客户(时间段：评估时间向前推移12个月；营业额前5大客户)客户名称地址往来项目合作时间20内部管理能力进料管制项收货管理办法材料准入,允收制度进料不合格品处置办法进料相关收据,入库量,合格品等相关报表管控仓储管制项先进先出制度分类管理防止产品混料管理办法仓库标准环境,温度湿度管制说明产品存放期限管制规定过期库存处理办法定期仓库稽核制度搬运过程管制项搬运,送货过程中,产品防护控制管理办法服务项客户满意度持续改善办法客户异常管理规定客户贸易,品质合同等档案管理办法新产品,新技术定期交流出货管制项出货账目,客户出货要求说明等出货管理办法客退不良品,退货管理制度紧急订单交货、调货能力项与原生产商稳定供需合同产品安全库存管理制度同一材料有2家以上的原材料合作厂商40有一个案例，某个工厂一直向一代理商采购一世界著名品牌的润滑油。这家代理商是该品牌销售网络上的一个重要贸易商。过去的历史记录没有任何不良的动作。双方合作也很愉快。有一次，工厂有一个紧急订单，要买一批润滑油，恰时代理商手头没有现货，而工厂要的又急。代理商也非常尽职尽责。想尽办法从一个下级代理商那里调剂了一批货给工厂。然而，润滑油灌入机器之后，运转速度上不去，还有些发热。工程师认为是润滑油质量有问题。后来的调查发现，那是一批假货。其实，代理商们都是好心办坏事，这个代理商向下级代理商要货，恰好下级代理商也没有，就从别的渠道进了一批，也都是热心肠帮忙，哪知道转了几道弯，拿到的却是假冒产品。这个案子在制造型供应商那里是不太会发生的。因而与制造商不同，我们要关注代理商在使用特殊进货渠道中有无跟踪流程，有无异常活动向客户的沟通方式，有无对非正常来料的验证措施，等等。再有一个案例，有一个工厂需要1000个功率放大器，通过代理商向原厂家下了订单。这种功率放大器有两种型号，普通型：工作电压24V，和增强型：工作电压24V，增强型在型号的后缀上有一个E(enhancement)。采购订货时，采购方没有注意到这个细节，到货的产品显然是普通型。而生产要求是增强型，制造厂断然拒绝换货，采购方认为至少代理商应该在确认订单之前做好产品内容详情的说明解释工作。这种争议反映了代理商在产品使用者和制造厂之间的尴尬地位，更重要的是，售前售后服务对贸易商和代理商来说是多么的重要。还是以案例说明，有一家以色列印刷的个性化邮票的设备的代理商，销售到中国,那些售后的人员技术不行,个性化邮票都印制不了，零配件更换不及时