第一部分物资管理.doc

第一章 物资管理手册1、公司(分支机构)管理手册1.1物资管理策划公司及分支机构物资部每年年初设立阶段物资管理目标，依照前年度相关数据编制本年度招议标采购率、采购合格率、采购成本降低率，定期进行物资采购成本核算，参与公司经济活动分析。1.1.1物资系统组织形式公司及分支机构按公司手册规定设立物资部，并接受各级分管经理的直接领导。分支机构物资部同时接受公司物资部的业务指导。公司物资部接受局及股份公司相关业务部门的业务指导。1.1.2团队建设公司物资部负责制定物资人员准入标准、岗位职责与考核分级工作，优化人员结构，加强业务及思想素质培训。公司每年组织分支机构物资负责人集中述职一次。分支机构物资负责人原则上每四年进行轮换。分支机构物资部负责按公司制定的标准选用物资人员及本单位物资人员的业务及思想素质培训。1.1.3物资供应管理权限1.1.3.1公司物资部: 授权各分支机构对所属项目物资集中采购，并进行监督、检查，具有否决权； 负责司属各单位的物资采购申报的审批； 负责对分支机构物资供方引进、年检进行检查，具有否决权；1.1.3.2分支机构物资管理部门： 在公司的授权下负责集中采购所属项目所需物资； 负责所属项目材料计划的收集、审核、整理及采购申请的申报； 负责所属地区物资供方的引进及审核，建立供应商档案。1.1.4物资管理电算化 公司物资部负责材料电算化软件研发、调试、培训、完善，并负责使用指导与监控，在两年内实现全司物资管理电算化达标。 分支机构物资部负责所属项目材料电算化软件安装、监控及使用指导，在两年内实现本单位物资管理电算化达标。1.2物资供方1.2.1物资供方选择、评定准则。物资供方必须提供营业执照、生产许可证、准用证等资质。注： 国家免检且通过第三方质量管理体系认证的钢铁厂，当地政府定期公布的红榜水泥的水泥厂只需提供第三方认证证书、国家免检证书、政府公告信息的复印件，即可将其列入合格供方名单。工程上使用的砂、石产品只需提供国家认可的检测机构出具的产品检试验报告书；安全防护用品厂家必须提供特种劳动防护用品安全生产许可证、合格证和产品检验报告。除国家免检的大型钢厂、红榜水泥厂之外所有物资供方必须提供营业执照及各种产品资质证明文件。 通过质量体系、环境与职业安全健康体系认证的中间商、厂家优先选择。1.2.2物资供方的评价每年元月，分支机构对上一年度合作过的物资供方从供货能力、质量状况、使用结果、环境影响、职业安全状况等方面进行评价，提出保留、取消意见，形成年度物资供方评价表，建立合格物资供方名单和不合格物资供方名单。评价表中出现一个“不好”或两个及以上“一般”项即视为该供应商不合格。分支机构将名单、评价表报公司物资部备案。1.2.3与物资供方的合作公司、分支机构必须本着诚信、长期合作的原则，努力培养讲诚信、有实力的战略合作伙伴，努力增加随着公司的成长而逐步壮大的供方对公司的忠诚度。目前，材料市场价格已较透明，我们倡导同一地区的主材：钢材、水泥、砌体等材料选择2-3家供方长期合作，互惠互利，用我们源源不断的需求量换取逐步低廉的价格。倡导有条件的单位采取先付款后提货的采购模式，最大限度降低采购成本。1.3材料采购管理1.3.1采购的原则原 则规 定授权采购的原则公司授权各分支机构实施集中采购限价采购的原则大宗物资在采购实施前，均应由相应的成本部门给出采购的最高限价。邀请招标与公开议标相结合的原则以下材料原则上采取集中招议标或网络招标采购：总价值超过10万元构成工程主体的同类土建材料、木制周转料具；总价值超过2万元的同类安装、装饰材料。总价值小于上述范围或市场变化太快而不能及时组织招标或有以下情形之一的物资可以进行公开议标：(1)确属独家生产的材料；(2)确属业主干预且影响较大的；(3)确属对分支机构或公司经营有利的厂商；(4)有实力、讲诚心的长期合作方；(5)对于市场透明度较高的材料。公司、分支机构成立招（议）标领导、工作小组。招（议）标评委以5-9人为宜，不能少于3人，且必须有一名专（兼）职纪检人员监督整个招（议）标过程。 招标、议标均须对过程和结果建立并保持详细记录。参与招（议）标人员必须在招（议）标记录上签署意见。择优定标的原则闭口式工程合同的物资招标，在确保质量的前提下，同等条件下最低价中标。开口式工程合同的物资招标后，按报价由低至高的顺序优先向业主推荐报价低的厂商（力求差价最大化），根据业主审批结果，最终确定供方；原则是先签价后签订合同。建立长期合作的原则本着诚信、长期合作的原则，努力培养讲诚信、有实力的战略合作伙伴，努力增加随着公司的成长而逐步壮大的供方对公司的忠诚度。1.3.2物资计划分支机构物资部收集、审核经分支机构成本部审核过的项目总计划、增补计划。总计划是集中采购的依据，月度计划是分批进货的依据。月度计划累计量一旦超过总计划，则必须有增补计划。项目增补计划必须经分支机构成本部审核后报物资部。项目月度计划直接报物资部。1.3.3采购流程1.3.3.1主材采购流程注：分支机构在签订合同前必须提前三天向公司物资部申报，公司物资部必须在两天内回复。1.3.3.2辅材采购流程（见下图）1.3.4供方选择经过招议标后,项目经理部和分支机构物资部选择意向供方,如果双方意见不一致,由分公司生产经理进行裁决。1.3.5 物资采购合同1.3.5.1总价值超过1万元的同类物资采购均须签订物资合同。1.3.5.2分支机构不分单个项目统购的物资由分支机构物资部门洽谈、起草合同，经分支机构主管经理审批后，由分支机构物资部门经理，分支机构经理经理签字，盖分支机构公章。1.3.5.3分支机构按单个项目采购或经特别授权由项目采购的合同，由分支机构物资部门拟订合同，项目经理和分支机构经理签字，盖分支机构公章。1.3.5.4物资采购合同管理流程（见下图）：1.3.6资金支付分支机构集中采购并统一支付的，由分支机构物资部编制物资采购资金支付计划，由相关领导审核同意后交分支机构财务部，由财务部执行资金支付计划。由项目支付的，项目申报的资金计划必须经分支机构物资负责人签字认可。1.3.7沟通与协调分支机构物资部通知督促物资供方及时送货,材质资料随货同行；在资金紧张时作好物资供方的解释工作，督促及时供货，保证项目的正常生产。协调项目与料具租赁站的关系，协调周转料具供应。随时协调解决项目有关材料问题的投诉。1.4过程控制 1.4.1过程核算：分支机构物资部对分支机构所属项目材料月度核算进行抽查，对节点核算进行审核，将审核结果与成本系统沟通，及时收集归档节点核算资料。 1.4.2物资盘点：公司（分支机构）物资部根据公司的盘点要求，作好对项目盘点工作的指导和解释工作，督促项目加强材料、财务帐面核对，查清二者不一致的原因，并及时调整。在审核盘点表的基础上，对所属项目的盘点表汇总分析，按要求报上级主管单位。1.4.3 废余料处理：公司（分支机构）物资部对所属项目的物资报损、报废进行审批，并不定期进行抽查；报损、报废物资没有经过公司审批，各级财务均不得作帐务处理。协调调拨项目剩余材料，原则上由调出项目送货到调入项目或承担运费。1.4.4竣工结算：公司（分支机构）物资部督促所属项目在办理分包结算前办理材料结算，并对其进行审核，将审核结果与成本系统沟通，收集归档竣工结算资料。1.4.5单表填报：分支机构物资部负责审核、收集直管项目材料验收单；负责登记集中供料材料物资采购成本台账；监督检查所属项目及时、正确、完整地登记各种资料台帐；负责收集、更新建筑材料标准。1.5周转料具管理 1.5.1以钢制料具为主的原则：钢架管、多功能脚手架及其附件、钢模板及附件、钢支撑、扣件由分支机构统一租赁管理，其余周转材料原则上由分支机构测定耗用量，一次性承包给劳务分包队伍，由其自行采购与包干使用。1.5.2租赁先内后外原则：在其他条件相同的情况下，公司租赁站按公司成本部确定的统一价格出租给内部单位。武汉地区所有项目的周转料具必须首先在公司内部租赁。公司周转料具在不能满足需求的情况下，分支机构在向公司物资部书面申请，得到许可后方可向外部市场租赁。1.5.3统一购置与调剂原则：分支机构、料具租赁站不得擅自购买钢制周转料具，如确需自购的，必须事先向公司请示，待公司批复同意后方可购买。料具租赁站购置钢制周转料具由公司物资部、监察审计部招标采购。1.5.4过程结算监督:分支机构必须随时关注项目的周转材料费用结算，每月的周转材料租赁费及退租后的赔偿费用结算，至少有分支机构物资经理的签字确认。1.5.5 过程损耗监督：公司、分支机构必须随时关注项目周转料具的使用情况，督促项目按节点进行盘点，对超额损耗的必须查明原因，视情节轻重追究相关人员责任。并将处理结果报公司备案。1.6信息收集、分析与改进1.6.1收集与分析：公司物资部通过月度、季度报表及网络信息不定期收集分支机构在物资采购、材料核算和基础管理等方面的突出问题。对材料采购招标工作统计报表、各地物资采购价一览表、物资收入消耗统计表等报表信息进行分类汇总分析。在此基础上，每季度进行物资经济活动分析，每年集中两次通报分析后的管理结果，并对分析管理结果中存在的薄弱环节下发整改单，督促其整改。1.6.2反馈与改进：分支机构物资部在规定的时间内将公司下发的整改通知单整改完毕，并将整改结果反馈公司。定期收集项目物资报表，对报表信息进行分类汇总分析，得出结论进行通报；定期上报公司物资部所需的各种报表资料。不定期分析项目物资管理中存在的共性或突出的个性问题，提出解决或处理意见，下发整改单，督促其整改完善。对不能自行解决的系统性问题及时上报公司物资部。2、项目管理手册2.1物资管理2.1.1 一般规定2.1.1.1负责编制详细、准确、规范的材料采购总计划及月度需用物资计划。2.1.1.2具有推荐、建议供方参与竞标的权力，负责供方在本项目合作过程中的考核、评价。2.1.1.3负责物资采购合同在本项目的执行，具有修改、调整建议权。2.1.1.4负责材料的验收及现场管理，对现场材料的数量、质量负责。2.1.1.5负责开展月度材料核算与竣工材料结算，对核算结果有奖罚权。2.1.1.6负责物资基础电算化工作在本项目顺利开展。2.1.1.7对项目剩余材料的处理具有建议权。2.1.1.8负责质量、环境与职业安全健康体系在本项目正常运行。2.1.2现场物资管理2.1.2.1物资进场管理(1)我方采购的任何材料进场必须有项目材料员与使用方参与验收；(2)进场材料应按计划进行数量验收和外观质量检验,验收手续必须在24小时内完成;(3)进入现场的材料应有生产厂家的材质证明和出厂合格证,需要复检的材料要有取样送检证明报告,对进场材料发现外观质量不合格、复检不合格的材料应挂上“不合格物资”标牌,并按照“不合格品控制程序”进行处置,合格物资必须在24小时内开具验收单。验收单必须在三天内交项目经理审核签字，在一周内交物资部负责人审核签字，从材料验收到审核完备的验收单必须在十天之内交财务人员。2.1.2.2 现场及库房管理(1)凡进入项目现场的材料,应根据现场平面布置规划的位置堆放。现场大宗材料须堆放整齐、成堆、成方、成垛，长大件一头齐，要求场地平整、排水良好、道路畅通、进出方便。(2)材料员必须对所有进场原材料按产品名称、规格型号、数量、生产厂家、进货日期、检验和试验状态等进行标识。(3)物资堆场和库房必须整洁、规范、消防设施保持完好。对库存物资定时作好清洁、除尘、防锈、通风工作，防止物资变质受损。有毒、易燃、易爆物资必须设立专区、专库堆放，示警标识醒目。2.1.2.3 物资消耗管理(1)对劳务合同明确由我方购买、劳务队伍包耗的物资出库时必须开具注明实际采购价和调拨价的拨料单，这类物资主要有钢材、水泥、砌体材料、砂、石、装饰材料等。劳务队的材料签收员必须具有法定代表人出具的委托书。对劳务合同明确由我方提供、劳务队伍不包耗或我方自用的物资开具注明实际采购单价的领料单。(2)对项目的废料或余料必须按劳务合同的约定进行处理。处理前，必须逐级申报，得到各级主管部门批准后方可处理。(3)在公司规定的时间内进行现场实物盘点，并将盘点结果及时与相关方进行核对。如核对结果不一致，项目、分支机构均无权调整实物盘点结果。2.1.2.4 基础管理(1)由分支机构统购的主材，由分支机构物资部建立物资采购供应台帐或由分支机构委托项目建立物资采购供应台帐；项目对进入现场的所有物资必须建立质量、料具台帐、材料采购与工程进度3：7预警表；辅材只需建立质量、料具台帐。对于顾客提供的物资，项目应建立顾客供应物资台帐；对于周转料具应建立周转料具租赁台帐。实行基础资料电算化后，所有资料台帐由项目网上上传分支机构物资部。(2)材料上对拨料单的帐务处理以实际采购价做帐。(3)项目的验收单、拨料单、领料单必须及时开具，内容必须填写规范、完整，每月进行装订、归档；验收单上的预算单价必须填写，预算单价为甲方给定我方的结算单价；各种台帐必须及时建立，并与工程同步。验收单、拨料单、领料单交给财务人员时必须填写交接表。(4) 本版手册发布后新开工的项目必须运用物资基础管理软件。运用此软件的项目，必须将手续完备的单据在两天内上机。基础管理规范、软件运用较好的项目，在公司验收合格后，可只做电子帐，不做手工台帐；在公司验收前必须同时做电子帐和手工台帐。(5)项目完工后30天内，项目材料员及时将整理好的质量、料具台帐，所有的验收单、拨料单、领料单或电子资料交分支机构物资部存档。2.1.3 物资核算管理2.1.3.1核算对象及原则：(1)核算对象：劳务合同明确由我方购买，劳务队包耗使用的所有材料。常见的材料类别有：钢材、水泥、砼、砂、石、砌体材料、地砖、墙砖、磁砖、大理石、保温隔热材料、安装主材等。(2)核算原则：a.劳务合同明确由我方购买，劳务队包耗使用的所有材料必须进行核算。b.对劳务合同明确由劳务队自购的物资，项目不得代购。如确有极特殊的情况需代购的，劳务队伍必须出具其法定代表人签字、盖公章的代购申请书，且项目经理、分支机构经理签字同意，方可代购。代购的材料必须立即以拨料的形式拨给劳务队伍。劳务队伍必须每月5日前将上月代购的总金额开具收款收据给财务人员，否则，项目必须停止代购。c.坚持对拨料主材实行月度核算、节点核算（分地下室、裙房、主体三节点）竣工结算的原则。d.坚持按劳务合同约定严格节超奖罚的原则。e.按项目全额承包价或劳务合同约定的单价即调拨价拨料核算的原则。即同一项目同一类材料的拨料单价是固定的。2.1.3.2 过程物资核算(1)月度核算：每月的20日左右对劳务队伍的拨料进行汇总，项目材料员在项目对劳务队进行预结算的同时，对劳务队的库存原材料及半成品已拨未用部分进行清理盘点与汇总，分劳务队填写月度项目已拨未用物资盘点表，并交预算员一份，由其计算该劳务队当月材料节超量、节超额。每月20日并提供当月材料进场的明细给项目成本员,由其复核每批材料的数量及单价。 (2)每季末对现场库存材料及半成品盘点后，开具红字拨料单的同时，开具对应的蓝字拨料单（日期为下月初），同时交财务。此时的拨料单只用作帐务处理，不须劳务队伍签字。(3)节点核算：工程每到一个节点，不论在哪个时段，都必须进行核算。核算方法同月度核算（后附节点（竣工）材料核算表）。(4)物资竣工结算：项目竣工后，必须在成本部规定的与劳务队办理分包结算的期限内与劳务队伍办理材料结算。若项目有甲供材料，则材料员必须在工程完工之后