OA系统办公自动化问答.doc

中特集团办公自动化系统常见问题一、基础篇1、什么是OA系统中特集团办公自动化系统（Office Automation，OA系统），是中特集团总部日常行政办公使用的信息系统。OA系统用于实现行政办公以及部分业务系统的各种审批工作，实现公文在总部和所属企业间快速安全的上传下达。2、OA系统主要内容OA系统主要内容包括：总部内外网首页、办公系统和邮件系统。3、OA系统的网址OA系统的网址： (外) (内)邮件系统网址： 4、如何登录办公系统互联网内可以直接登录使用。用户可以使用中文名（拼音）进入OA系统与用户现使用的用户名相同。系统对所有用户的初始密码均设定为：password（小写字母）。5、IE环境基本设置 请参考IE基本设置。5、系统为何自动断线为了系统的安全，系统设定了登陆时限，即如果一个小时不用网页，OA系统会自动断开。如果关闭浏览器，也自动退出OA系统。如果重新进入系统，则需要再次录入登陆信息。6、密码怎样修改首次进入后，需要修改个人的密码，具体修改位置在“个人事务”“个人设置”的修改密码页面中进行。密码修改后，一般要经过10分钟才能生效。7、什么时间修改密码最好？修改密码需要有一定时间的延迟，在下班后进行较好。8、OA系统使用问题谁来维护？在使用过程中的问题，可以拨打电话 *，与企管信息部薛继青联系。9、什么是用户？系统中每一个有身份号独立工作的微机使用人。10、什么是系统管理员？维护系统正常工作的技术总负责人员。目前OA系统管理员是企管信息部的薛继青。二、提高篇1、为什么点击登录按钮没有反映答：用ip直接访问会出现上述现象，必须用域名访问才可。2、多次提示密码错误怎么办？多次提示密码输入错误，将ie窗口关掉，重新打开再试。如果还不能登录，请联系OA系统管理员。3、什么是电脑病毒？计算机病毒实际上就是一段具有破坏性质的“程序”。“计算机病毒”它是借用生物学中的病毒而来的。4、电脑病毒的危害？攻击系统数据区、攻击文件、攻击内存、干扰系统运行，使运行速度下降，干扰键盘、喇叭或屏幕。破坏计算机硬件。网络病毒破坏网络系统，非法使用网络资源，破坏电子邮件，发垃圾信息，占用网络带宽等。5、怎样预防电脑病毒？（1）规范使用计算机系统；（2）单台计算机系统的安全使用；（3）重要数据文件需要备份；（4）慎重对待从网络来的文件。6、有病毒怎么办？采用公司推荐杀毒软件。7、页面有丢图、混乱不清的现象怎么办？点击刷新图标。9、如利用防火墙OA系统某些页面中含有需要修改注册表的脚本内容，如果被防火墙拦截（通常会提示存在“RegWrite”脚本内容），请选择允许该脚本运行。10、如何扫描外来文件对于外来文件的接收，可以通过扫描成TIFF或者pdf文件的方式作为附件的加载文件。11、如何应用“Gocom” ？Gocom是OA系统重要得辅助手段，在OA系统中Gocom的主要作用是和邮件系统相关联，有新的邮件时Gocom会发出提醒，提醒用户查看邮件，提醒的同时给出邮件连接地址、以及邮件的简要说明。12、如何下载Gocom安装程序？进入OA系统办公界面后，可以打开左侧“日常办公”导航分类下的“常用信息”。在右侧的显示区域中有一个“OA软件安装”的链接，在其中可以下载gocom安装程序。13、如何登陆Gocom？ 请参考gocom登录图例。14、Gocom密码不正确？Gocom密码和办公系统的一致，如果办公系统修改密码，gocom也相应自动修改。15、Gocom查看消息提示“seiiion过期”？ Gocom消息提醒有效时间是半个小时之内。15、如何下载indidocx控件 ？ 进入OA系统办公界面后，可以打开左侧“日常办公”导航分类下的“常用信息”。在右侧的显示区域中有一个“OA软件安装”的链接，在其中可以下载indidocx安装程序。16、为什么少用“上网助手”以及“3721”插件？“上网助手”以及“3721”插件可能屏蔽许多脚本，会影响OA系统中的动态交互内容提交与展示，建议移除“上网助手”以及“3721”插件。注：某些版本的“上网助手”以及“3721”插件，可能无法通过卸载程序彻底删除，建议使用移除“上网助手”的小程序。三、办公篇1、什么是导航栏？进入办公系统界面后，页面左侧就是OA系统导航栏。常见栏目有：个人邮箱、个人事务、日常办公、公文系统、业务系统、系统管理等。2、通讯录人员照片上传后变形？图片的比例不正确，正确的象素为70*97，裁剪一下更好。3、什么是发文？发文管理包括公司内部自行起草的公文的发文。公司内部的发文管理包括公司内部的发文起草、审批，签发、清稿、套打、盖章、发文等过程，也包括发文的查询等功能。公司OA系统公文办理的特点：规范化、流程化、图示化。4、什么是发文流程？所有用户都可以查看公司的各种流程。图示化了公文流转审批签发发文的全过程，依据企业自身业务特点，度身定制，更加贴近企业日常流程。5、发文注意什么？主送抄送输入的部门名称或者人名若不是系统中的用户，则公文不能抵达相应部室或人员。建议利用选择工具进行选择相应部门及人员。6、发文用户填写内容是什么？秘密等级：可供选择的是普通、秘密、机密、绝密；紧急程度：可供选择的是普通、急件、特急；标 题：是发文的文件标题，需要用户自己录入；主送抄送：选择主送抄送的部门。主 题 词：可以直接输入主题词，或者利用系统提供的主题词提取工具，直接按“提取”按钮，就可以生成主题词，若不合适也可以进行编辑操作。7、发文正文如何添加？鼠标单击正文下的曲别针状的图标（），在弹出的“添加文件”对话框中选择预先保存的文档（要求文档为word文档格式）即可。8、个人建立公文发现错误，没有走到其他环节，如何删除？打开要删除的公文，会看到删除按钮，如若不行，与企业信息管理员联系。9、提交公文后发现错误，如何处理？立即点击“撤回”按钮。如其他人已经处理，请他点击“驳回”钮，如还是不行，与企业信息管理员联系。10、什么是催办？根据公文的紧急程度，选择“催办”，并限定办复日期和催办天数。如果需要催办选择“是”，那么下一环节处理人将在其待办事宜中看见该公文前显示红灯标记。11、什么是提交公文？公文处理完成后，单击网页右上角的“提交”按钮，表示本人工作完成交出。系统自动提取用户所在部门的负责人为下一环节的处理人。提交之后只能查看该文件信息，不能进行修改。12、什么是退回？审批过程中，认为公文存在较大差错或者不应发文的现象，则会用到“退回”按钮。13、什么是清稿环节？相关领导签发公文之后，进入公文排版阶段，即系统里的清稿环节。由多人编辑修改后留有相应的痕迹保留，生成一个痕迹文件。14、什么是套打环节？对清稿后的文件，选择相应的红头，进行套打。系统会进行一系列的操作，套选定的红头样式，编号以及主题词、主动抄送等内容。15、什么是发文归档？发文人在发文之后要进行归档，以便管理。16、发文结束后能否再进行编辑与修改？不可以。在清稿之后，系统将文档进行保护，所以请严肃认真对待发文。17、Execl莫名奇妙的乱码问题？Execl使用中会在几个单元格内出现乱码，而其他的单元格没有问题，解决方式，将其他正常的选中，点击复制，然后在出问题的地方，粘贴。18、发文附件中的Execl等文件能否进行清稿？不可以，只能对word文档进行清稿操作与痕迹保留。19、归档前注意什么？归挡前注意选择人员查看范围，如不注意其他人可能看不到已归档的文件。20、什么是收文及过程？收文管理包括外来和分（子）公司来文在公司内部的转发。收文内容：收文登记、反馈登记、编号维护、收文类型。21、签报需不需要盖章？签报不需要盖章，只要有部门负责人或者公司领导签字即可。22、为什么公文要看流程图？通过流程图可以清楚的看到公文的处理过程，了解公文将如何审批，或者现在已经审批到哪个环节。23、什么是催办？总经理办公或一些重大事件需要重点办理时，发放催办通知单，落实办理人，并反馈办理结果。24、什么是会议管理？会议室管理是一周会议安排发布、会议申请等功能。管理员可以维护所有会议室的基本情况，处理提交的会议室申请单，查看所有的会议安排。25、什么是车辆管理？一般用户可以查看、查询车辆信息，申请使用车辆。26、什么是待办事宜？集中显示需由用户办理文件的区域，以提醒用户需办事项。27、什么是动态警示？在待办事宜中通过警示来提高办事效率：红灯表示催办、督办、紧急；黄灯表示超时；蓝灯表示预警；绿灯表示正常。28、什么是个人委托？如果用户因为出差或者其他事情不能对公文流转过程中的事务及时的处理，可以通过个人授权他人进行办理。选择被授权人来拥有授权人的权限，来进行授权人所能做的工作。29、什么是文件追踪？公文起草人可以任何时候查阅审批流程图，看到本人公文提交审批进度，走到哪个环节，时间多少，公文滞留在哪，从而进行跟踪公文，尽快办理。30、发出邮件为什么丢掉附件？邮件过大，超出接收者或自己的邮箱容量。解决方法：删除不必要的邮件；清除发件箱、收件箱、草稿箱内容。31、提示邮箱满了，将其他内容删除，为什么空间还是不够？邮箱的删除程序是在每天晚上执行，第二天才会真正的清空，不会马上做出反映，所以在邮箱快满的时候提前清空没用的邮件。32、如何利用“邮件”？需要信息沟通，而又不必要走程序时，采用邮件方式较好。33、登陆办公自动化系统后，为什么点击浏览器工具栏中的刷新按钮，会刷新整个窗口？因办公自动化系统的办公界面采用帧结构的方式构造，当点击浏览器工具栏中的刷新按钮时，浏览器会重新加载整个帧构。34、当使用办公自动化系统时，导航栏显示姓名位置的右边为什么会出现刷新按钮？这是因为当您在办公的过程中，管理员对导航栏做了调整，您只需点击刷新按钮即可。35、进入个人办公系统，左侧或右侧显示不出来？点击刷新图标即可，多数是邮件服务器和办公服务器不能同步引起的。36、发送邮件时出现错误提示 解决方法是修改下浏览器设置：工具-internet选项-常规-语言，把中文调整到第一个！备注：1、 IE安全站点设置 一、选中IE“工具”中“internet选项”二、选中“安全”中“可信站点”，点击“站点”三、在空白处输入“*.”，点击添加，后点击“确定”四、下图中网站中会出现“*.”2、gocom登录图例 登录 用户名：OA系统用户名（默认姓名汉语拼音）密码： OA系统密码（原始密码password） 网络设置：服务器地址 端口 9902 资源名 gocom 其他的选择项 默认即可。具体配置图如下：2外贸合同和公文中需要下载的INDIDOCX控件加载方法1、 设置安全站点在IE工具Internet选项中-安全-受信任站点-站点，添加和进去。注意：下面的复选框不要选中2、 设置IE的自定义级别IE工具Internet选项中-安全-自定义级别中，把运行ACTIVEX控件和下载ACTIVEX控件的选