excel 公司业绩统计表.ppt

第4章公司业绩统计表 4 1公司业绩统计表分析4 2创建业绩统计表4 3汇总业绩数据4 4筛选业绩数据4 5重点回顾4 6本章习题 4 1公司业绩统计表分析 4 1 1应用概述现代社会的商业竞争日趋激烈 要在充满风浪的商海中顺利航行 必须有明确的发展目标和正确的发展方向 这除了需要智慧和经验 完善的信息也是必不可少的 特别是在讲求科学管理的今天 详实可靠的分析数据比单纯的按经验办事更加有效 因此管理人员有必要对一定时期内的公司业绩进行统计分析 这不仅可以了解公司在前一段时间的运营状况 而且可以综合分析结果调整发展策略 整理出公司今后发展的主脉络 作为公司一定时段内的总结和决定今后发展方向的重要依据 公司每个年度的业绩统计表应该包括各地区各部门每个季度业绩统计 同时为了便于人员管理以及从多方面了解业绩的好坏 业绩统计表应该能够对数据进行排序和分类汇总 以及对业绩数据进行筛选 为了让读者更好地了解和制作公司业绩统计表 以下提供几点实用的建议和注意事项 以作参考 公司业绩统计表可以选择的统计分类有多种 例如可以按部门业绩 地区业绩 系列产品的销售业绩 员工业绩等分类进行统计 用户应该根据实际情况选择合适的分类 统计业绩时 可供选择的统计方式也有多种 例如可以计算年度总利润 以及计算业绩平均值等 用户可以根据需要选择合适的统计方式 为了更好地分析业绩数据 用户可以对业绩数据进行排序 以及进行分类汇总 而添加自动筛选功能则可以有效地筛选所需数据 由于分类汇总后的表格范围会因为插入汇总数据而扩大 因此如果要添加边框和底纹美化表格 建议在分类汇总全部完成后再添加 为了保护业绩表格中的数据不被非法用户查看和篡改 可以利用Excel2003的保护工作表功能 为工作表设置访问权限 以及设置工作表中元素的访问权限 4 1公司业绩统计表分析 4 1 2模拟案例曾雯是某公司的总经理助理 每年的年末 她都需要制作一份公司业绩统计表 对过去一年公司业绩进行统计分析 由于公司规模在近年不断扩大 不但在多个地区开办了分公司 而且部门数量了有所增加 因此制作的业绩统计表要求包括各地区各部门的业绩数据 以及地区和公司的总业绩 同时 她也希望业绩统计表能够方便地查看和分析数据 提高管理人员的工作效率 以及具有较好的安全性 能够有效防止资料泄密 问题描述因为公司业绩统计表主要用于统计和分析公司业绩 所以其必须包括详尽的公司业绩数据 而为了便于了解各地区业绩的好坏 还必须对业绩数据进行排序 由于数据较多 表格也需要能够按用户的要求只显示所需的数据 同时 良好的安全性也是制作表格时必须考虑的因素之一 因此 制作一个满足上述要求的公司业绩统计表 需要满足以下几方面 包含各地区各部门的业绩数据 同时也必须包含地区的总业绩和公司的总业绩 允许用户对业绩数据进行排序 能够对地区业绩和公司总业绩进行统计 允许用户只查看所需的数据 而屏蔽其他多余数据 具备良好的安全性 能够有效阻止非授权用户查看和篡改统计表的资料 对于某些权限不足的用户 只允许其查看资料 而无法进行修改 4 1公司业绩统计表分析 4 1 3技术分析公司业绩统计表是一个用于保存和统计公司业绩的电子表格 它可以很方便地为用户提供业绩排序 分类汇总以及数据筛选等功能 该统计表的设计思路如图所示 4 1公司业绩统计表分析 4 1 4成果展示本章设计的公司业绩统计表对公司各地区各部门的业绩数据进行了排序 并且应用了分类汇总和自动筛选功能 结果如图所示 4 2创建业绩统计表 在统计公司业绩之前 必须先绘制明细表格 然后将业绩数据录入表格中 并且初步计算各部门的业绩 同时为了规范表格格式 也需要对表格格式进行设置 因此 本节将介绍绘制明细表格 输入明细数据以及设置表格格式的操作方法 为后续的统计业绩操作做好准备 设计目标如下 绘制明细表格 合并单元格 设置合适的列宽 并且重命名工作表 输入明细数据 使用SUM函数生成业绩数据 并且为数据设置货币格式 设置表格格式 设置表格中的文本格式 并且为表格添加底纹 4 2创建业绩统计表 4 2 1绘制明细表格本例将介绍绘制明细表格的操作 首先合并所需单元格 然后设置合适列宽使数据能够完整显示 接着为表格重命名一个有意义的名称 绘制明细表格的结果如图所示 4 2创建业绩统计表 4 2 1绘制明细表格请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 2 1 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 拖动鼠标选择A1 G1单元格之间的单元格区域 然后单击 格式 工具栏中的 合并单元格 按钮 2 拖动鼠标选择C2 G2单元格之间的单元格区域 然后在菜单栏选择 格式 列 最适合的列宽 命令 3 双击工作表标签 待其呈可输入状态时 输入工作表的新名称 公司业绩统计表 输入完成后按下Enter键即可 4 按下Ctrl S快捷键 保存修改后的工作表 4 2创建业绩统计表 4 2 2输入明细数据绘制明细表格后 接下来就需要在表格中输入业绩数据 为了方便读者 部门的季度业绩数据已经提前输入完成 因此本例将介绍的是使用SUM函数生成业绩数据 并且为数据设置货币格式的操作 操作完成后的表格如图所示 4 2创建业绩统计表 4 2 2输入明细数据请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 2 2 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 选择G3单元格 然后在编辑栏右侧的 编辑内容 文本框中输入 2 此时编辑栏左侧的 名称 下拉列表框中将自动列出某些常用函数 在其中选择 SUM 函数 3 打开 函数参数 对话框后 在 Number1 文本框中输入 C3 F3 最后单击 确定 按钮即可 4 将光标移至G3单元格右下角 待其变成 号形状时 按住左键拖动至G14单元格 然后松开左键 即可自动填充其余单元格 5 拖动鼠标选择C3 G14单元格之间的单元格区域 然后在单元格区域任意位置单击右键 并在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 6 打开 单元格格式 对话框后 选择 数字 选项卡 然后在 分类 列表框中选择 货币 分类 接着选择合适的小数位数和货币符号 最后单击 确定 按钮即可 7 按下Ctrl S快捷键 保存修改后的工作表 4 2创建业绩统计表 4 2 3设置表格格式输入业绩数据后 接下来就需要设置表格格式 对表格进行一定程度的美化 设置表格格式包括设置表格中的文本格式 在表格中添加底纹等操作 由于后续介绍的分类汇总操作会影响表格的布局 因此本例暂不在表格中添加边框 设置格式后的表格如图所示 4 2创建业绩统计表 4 2 3设置表格格式请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 2 3 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 双击A1单元格 当其处于可输入状态时 选择 公司业绩统计表 文字 然后在 格式 工具栏的 字号 下拉列表框中选择 18 2 选择 单位 万元 文本 然后在 格式 工具栏的 字号 下拉列表框中选择 10 3 选择整个A1单元格中的内容 然后在 格式 工具栏中设置字体为 楷体 接着单击 加粗 和 居中 按钮 跟着再选择 褐色 填充颜色和 白色 字体颜色 4 选择A2 G2单元格之间的单元格区域 然后在 格式 工具栏中设置字体为 新宋体 设置字号为 10 接着单击 加粗 按钮和 居中 按钮 跟着再选择 浅黄色 填充颜色和 褐色 字体颜色 5 选择A3 G14单元格之间的单元格区域 然后在 格式 工具栏中设置字号为 10 6 选择A3 A14单元格之间的单元格区域 然后在 格式 工具栏中单击 居中 按钮 接着再选择 茶色 填充颜色 7 选择C3 G14单元格之间的单元格区域 然后在 格式 工具栏中单击 左对齐 按钮 接着再单击 增加缩进量 按钮 8 选择G3 G14单元格之间的单元格区域 然后在 格式 工具栏中选择 茶色 填充颜色 9 按下Ctrl S快捷键 保存修改后的工作表 4 3汇总业绩数据 为了便于统计各地区部门业绩的好坏 用户可以对业绩数据进行排序 而为了进一步了解各地区的业绩情况 则可以选择按地区分类 再对排序后的业绩数据进行汇总 用户还可以为汇总后的表格添加边框 从而进一步美化表格 设计目标如下 排序业绩数据 按照 降序 方式对各地区的部门业绩数据进行排序 分类汇总业绩数据 按地区分类对排序后的业绩数据进行汇总 美化汇总后的表格 为汇总后的表格添加边框 4 3汇总业绩数据 4 3 1排序业绩数据本例将对各地区的部门业绩数据进行排序 也就是以 地区 为主要关键字 业绩总计 为次要关键字进行排序 为了突出业绩较好的部门 排序时将采用由高至低的 降序 方式 排序业绩数据的结果如图所示 4 3汇总业绩数据 4 3 1排序业绩数据请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 3 1 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 选择数据区域中任意单元格 然后在菜单栏选择 数据 排序 命令 2 打开 排序 对话框后 单击右下角的 选项 按钮 打开 排序选项 对话框 3 在 排序选项 对话框的 方向 选项组中选择 按列排序 选项 然后单击 确定 按钮 4 返回 排序 对话框后 在 我的数据区域 选项中选择 有标题行 然后在 主要关键字 下拉列表框中选择 地区 选项 并且选择右侧的 降序 选项 接着在 次要关键字 下拉列表框中选择 业绩总计 选项 并且选择右侧的 降序 选项 最后单击 确定 按钮即可 5 按下Ctrl S快捷键 保存修改后的工作表 4 3汇总业绩数据 4 3 2汇总业绩数据本例将对排序后的业绩数据进行分类汇总 也就是以 地区 作为分类依据 对 业绩总计 列进行汇总 汇总方式为对指定数据进行 求和 操作 并将计算结果显示在表格中 分类汇总业绩数据的结果如图所示 4 3汇总业绩数据 4 3 2汇总业绩数据请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 3 2 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 选择数据区域中任意单元格 然后在菜单栏选择 数据 分类汇总 命令 2 打开 分类汇总 对话框后 在 分类字段 下拉列表框中选择 地区 然后在 汇总方式 下拉列表框中选择 求和 接着并在 选定汇总项 列表框中选择 业绩总计 选项 最后单击 确定 按钮即可 3 按下Ctrl S快捷键 保存修改后的工作表 4 3汇总业绩数据 4 3 3美化汇总表格对表格进行分类汇总后 为了使数据条目更加分明 易于查看 用户可以在表格中添加边框 添加边框后的表格如图所示 4 3汇总业绩数据 4 3 3美化汇总表格请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 3 3 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 选择A2 G19单元格之间的单元格区域 然后在菜单栏选择 格式 单元格 命令 2 此时将打开 单元格格式 对话框 选择 边框 选项卡 然后在 样式 列表框中选择虚线样式 接着在 颜色 下拉列表框中选择 褐色 单击 内部 按钮 最后单击 确定 按钮即可 3 选择A1 G19单元格之间的单元格区域 然后按下Ctrl 1快捷键 打开 单元格格式 对话框 4 在 边框 选项卡的 样式 列表框中选择粗线条 然后在 颜色 下拉列表框中选择 褐色 单击 外边框 按钮 最后单击 确定 按钮即可 5 按下Ctrl S快捷键 保存修改后的工作表 4 4筛选业绩数据 某些情况下 用户可能需要查看特定的数据 例如业绩量等于某个数值的部门信息 当表格中的数据量较大时 要通过人手查找所需数据就显得较为麻烦 此时就可以使用Excel2003的自动筛选功能 通过设置筛选条件 即可将无用的数据屏蔽 从而只显示符合条件的数据 设计目标如下 自动筛选业绩 使用自动筛选功能对业绩数据进行筛选 设置多重筛选 使用多个筛选条件筛选业绩数据 保护工作表 保护工作表中的数据 防止未授权用户查看和篡改资料 4 4筛选业绩数据 4 4 1自动筛选业绩本例将在表格中增加自动筛选功能 并且对业绩数据进行筛选 选择出第一季度业绩量排名前10名的部门 筛选结果如图所示 4 4筛选业绩数据 4 4 1自动筛选业绩请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 4 1 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 拖动鼠标选择A2 G2单元格之间的单元格区域 然后在菜单栏选择 数据 筛选 自动筛选 命令 2 单击 第一季度业绩 列标签右侧的按钮 然后在打开的下拉列表中选择 前10个 选项 3 打开 自动筛选前10个 对话框后 保留默认设置不用改动 接着单击 确定 按钮即可 4 按下Ctrl S快捷键 保存修改后的工作表 4 4筛选业绩数据 4 4 2设置多重筛选本例将在上一小节筛选结果的基础上 再次设置筛选条件 筛选出第二季度业绩量前7名的部门 然后并在此基础上筛选出业绩总量大于600的部门 多重筛选的结果如图所示 4 4筛选业绩数据 4 4 2设置多重筛选请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 4 2 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 单击 第二季度业绩 列标签右侧的按钮 然后在打开的下拉列表中选择 前10个 选项 2 打开 自动筛选前10个 对话框后 设置中间的微调框中的数值为 7 接着单击 确定 按钮 3 单击 业绩总计 列标签右侧的按钮 然后在打开的下拉列表中选择 自定义 选项 4 打开 自定义自动筛选方式 对话框后 在左上角的 业绩总计 下拉列表框中选择 大于或等于 选项 然后在右侧的组合框中输入数值 600 最后单击 确定 按钮即可 5 按下Ctrl S快捷键 保存修改后的工作表 4 4筛选业绩数据 4 4 3设置工作簿保护由于公司业绩数据在一定程度上属于商业机密范畴 在完成业绩的统计工作后 为了保护资料的安全性 防止未授权用户查看和篡改资料 用户可以为工作簿设置密码 并且还可以设置对工作表及工作表中数据的保护 通过层层安全设置来确保业绩数据的安全性 请先打开光盘中的 Practice Ch04 4 4 3 xls 文件 然后依照以下步骤操作 1 打开文件后 在菜单栏选择 工具 选项 命令 2 在对话框中选择 安全性 选项卡 然后在 打开权限密码 文本框中输入打开工作簿时使用的密码 此处输入 123 最后单击 确定 按钮 3 打开 确认密码 对话框 在文本框中重新输入密码 123 最后单击 确定 按钮即可 4 在菜单栏选择 工具 保护 保护工作簿 命令 5 分别在对话框中选择 结构 和 窗口 选项 然后在 密码 文本框中输入密码 123 最后单击 确定 按钮即可 6 打开 确认密码 对话框 在文本框中重新输入密码 123 最后单击 确定 按钮即可 7 在菜单栏选择 工具 保护 保护工作表 命令 如图4 53所示 8 在对话框上方的文本框中输入保护密码 123 然后在 允许此工作表的所有用户进行 列表框中取消选择 选定锁定单元格 和 选定未锁定的单元格 选项 最后单击 确定 按钮即可 9 打开 确认密码 对话框 在文本框中重新输入密码 123 最后单击 确定 按钮即可 4 5重点回顾 在统计公司业绩之前 必须先绘制明细表格 然后将业绩数据录入表格中 并且初步计算各部门的业绩 排序业绩时 可以选择 主要关键字 和 次要关键字 作为排序依据 并且可以采用 升序 或 降序 的排序方式 分类汇总时 必须选择某一项数据作为分类字段 并且选择对某一项或多项数据进行汇总 此外 汇总方式也可以有多种选择 使用自动筛选功能可以帮助用户筛选出符合条件的数据 用户可以使用预置的筛选条件 也可以自定义筛选条件 通过设置多个筛选条件 可以对数据进行多重筛选 通过对工作簿设置打开权限密码 可以防止非授权用户查看工作簿中的资料 而使用 保护工作簿 和 保护工作表 功能 则可以保护工作簿中的数据不被篡改 4 6本章习题 1 选择题 1 以下关于排序数据的说法中 正确的是哪一项 A 表格中的数据先依照主要关键字进行排序 接着再依照次要关键字排序B 表格中的数据先依照次要关键字进行排序 接着再依照主要关键字排序C 表格中的数据同时依照主要关键字和次要关键字排序D 数据的排序与次要关键字无关 2 以下关于分类汇总的说法中 正确的是哪一项 A 分类汇总数据时 只能选择一种汇总方式B 分类汇总的结果不会显示在表格中C 求和 是汇总方式中的一种D 打开 分类汇总 对话框的快捷键为Ctrl 1 3 应用自动筛选功能的命令是哪一项 A 数据 自动筛选 B 数据 筛选 自动筛选 C 筛选 自动筛选 D 工具 筛选 自动筛选 4 以下关于自定义自动筛选方式的说法中 错误的是哪一项 A 用户最多可以设置两个筛选条件B 用户只能设置两个筛选条件C 两个筛选条件可以同时成立D 两个筛选条件可以只成立其一 5 通过对 保护工作表 对话框的设置 可以达到以下哪个保护目的 A 保护工作簿的结构B 防止工作表的窗口被移动 缩放C 防止移动 删除 隐藏 取消隐藏 重命名或插入工作表D 防止选定未锁定的单元格 4 6本章习题 2 操作题本章操作题以光盘中的 Pra