金陵科技学院学生会档案管理制度修改.doc

金陵科技学院学生会档案管理制度档案工作是校学生会工作连续性，有序性的有力保障。为实现工作的正规化，提高工作效率和工作质量，特制定此项制度：一、总则： （一）人事档案：1、学生会成员信息库，由学生会秘书部定期更新；2、学生会各部门成员（包括未入选者）简历，每学期开学初更新；3、学生会干部竞选演讲稿，干部辞职报告；4、学生会成员档案数据库，记录校学生会各成员基本信息、各项考核成绩及评优结果，及各成员在校期间所获各项荣誉。（二）工作档案：1、学生会各部门各学期及各月工作计划；2、学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份，包括活动申请、活动开展、活动总结，并附活动图片资料。（三）文件档案：1、上级组织发布的工作文件及通知;2、上级组织对工作、活动的批示；3、学生会内部文件及各项管理制度等文献材料；4、兄弟院校的发涵。（四）会议记录：1、学生会全体成员会议记录；2、学生会主席团全体会议记录；3、职能中心会议记录；4、干部级会议记录；5、部长级会议记录；6、干事考核例会记录；7、其他重要会议和座谈会等会议记录。（五）出版物档案：由学生会订阅和编印的各种刊物、资料、论文集等。2、 实施细则： （一）立卷、归档方案 第一条 各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。 第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等），均属立卷归档范围。 第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。 第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。 3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。 4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。 5、保管期限分为永久、长期、短期三种。 （1）永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。 （2）长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。 （3）短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为15年以下。（一）静态管理条例第一条 学生会档案由学生会秘书部进行管理并保存于学生会办公室。第二条 学生会档案属内部资料，不经允许，不得私自交于外界传阅第三条 对于重要文件和有保密性质的文件需做好保密工作，未经主席团许可，不得借阅。第四条 定期检查各项文件，如有遗失或缺少应立即向主席团报告，事故责任人视情节轻重给予处罚。第五条 借阅档案必须经过主席团同意，否则不得借阅，未经批准直接借阅者及当时办公室值班人员视情节轻重给予处罚。借阅时需注册登记：姓名，联系方式，借阅内容，借阅时间及归还日期。第六条 学生会的档案由主席团和管理部门决定其使用和公布，不经上述机构相关负责人同意，任何组织无权使用档案信息。（二）动态管理条例第一条 学生会各部门举办活动需要有相关文字材料备份，包括活动申请、活动开展、活动总结，获奖者名单，活动照片等资料，并及时上交学生会秘书部用于存档。第二条 学生会秘书部应该及时收取并更新校学生会各项档案，包括人事档案、工作档案、文件档案、会议档案、出版物档案并存放于校学生会办公室，整理资料时按照档案的生成年份及文件类别进行分类整理，合理放置，使所有文件系统化，以方便借阅及管理。第三条 由组织部负责记录校学生会成员成长过程，录入校学生会成员各项考核成绩及评优结果，并于定期考核例会上公布；记录各成员在校期间所获各项荣誉，如月之星、优秀干事、优秀干部等，以便制作各成员校学生会工作证明。第四条 由组织部负责记录学生会成员转编制情况，动态记录学生会成员入党进程；三、附则：第一条 各部门应积极配