办公室职责.docx

办公室工作职责一、后勤1. 接听、转接电话；接待来访人员.2. 负责文件打印、复印及传真件的收发.3. 负责公司公文、信件、报刊杂志的分送4. 根据领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作.5. 负责日常订餐、车票预定工作6. 负责办公用品的采购、登记、发放7. 负责往来单位人员的食宿安排.8. 负责办公室内环境卫生9. 负责办公室设备管理及维修10. 负责公司年度集体活动11. 负责安排相关人员做好车辆的日常保养及年检等事宜12. 组织员工年度体检工作13. 负责日常考勤工作并统计出勤明细交财务.责任人：1、电话接转流程人员及部门 步骤 相关的文件前台接听总机来电来电记录询问来电事宜公司联系录查看公司联系录转拨分机号码结束通话、挂机备注：1、来电记录主要是对于重要来电且电话要找人员不在公司的情况。2、电话接转：在话机上按“5”键接听 电话转接：按“挂断”键后直接拨分机号 电话拨出：在号码前加拨“9”键2、接待来访人员流程人员及部门 步骤 相关的文件起身接待客户前台询问客户访问人员通知相关公司人员忙碌空闲请访客在前台等待带领访客到会客地点沏茶并予以抱歉沏茶后离开访客离开后清理会客地点 3、信函、快递管理流程1快递寄出人员及部门 步骤 相关的文件快递商联系表收集、整理快递商家的信息前台打电话快递文件前台结束保存存根签字确认取件2接收信件人员及部门 步骤 相关的文件核实信息签字确认前台发放信件结束备注：1、每个星期要定期去彩虹大厦公司信箱收取信件。2、快递运输注意事项：票务(发票)邮件用EMS加急邮件用顺丰普通邮件用汇通通4、文件的起草流程人员及部门 步骤 相关的文件文件要求下达工作任务总经理、部门经理 前台查找资料，起草文件 文件初稿初步定稿 修改意见总经理、部门经理审核 前台修改文件定稿、存档定稿打印文件、上交领导5、订票流程人员及部门 步骤 相关的文件订票点联系表收集、整理订票渠道的信息前台时间，地点订票要求出差人员 电话咨询订票电话：6297541前台 核实需求人员咨询情况 确认火车票或飞机票前台员 核实接收已订的票出差人员结束备注：1、 定期收集订票渠道信息，汇总成文件。2、 出差人员根据出差情况确认票务信息、地点、日期及种类。3、 合作订票点联系录：嘉华：62963865 62963869蓝旗营航空：机票62760808 火车62760885鹏程航空：机票82926881/62968707世纪蓝天：机票516589406、订餐管理流程人员及部门 步骤 相关的文件合格供餐名单考察供餐商前台前台考勤登记表确认订餐数量（周一到周五早上9：30）合格供餐商名单电话订餐有关人员调整订餐份数前台接收并核实 接收订餐单结账（每月月底结账）备注：1、 合格的供餐名单一般选取3个商家。2、 每个月的订餐商家可以改变，一般一个月一换。 7、办公用品管理人员及部门 步骤 相关的文件OA表格查看库存情况前台合同、名单、电话采购前台物品明细表入库办公用品需求物资需求单各部门及员工物品领用物品借用公司员工使用人申请领用登记表公司员工使用人申请OA用品领用前台领用查询确认确认前台发放借用归还时间归还结束备注：一类办公用品是指不需要退还物品（易耗品）复印纸、签字笔、笔记本、拉杆、自封袋、扣袋、笔芯、红色水笔、记号笔、订书针、白手套、光盘盒、胶棒、铅笔、面巾纸、财务章、垃圾袋、文件架、资料册、入库单、出库单、支票夹、创可贴。二类办公用品是指需要归还公司的物品（耐用品）刻录机、投影仪、光盘、鼠标、移动硬盘等。8、安排往来单位人员食宿流程人员及部门 步骤 相关的文件酒店联系表收集、整理合作酒店的信息前台来访人员登记表总经理，部门经理下达安排来往人员食宿指示询问需食宿人员的要求及相关信息并登记前台记录酒店信息联系酒店，安排食宿告知需食宿人员或有关领导注：1、合作酒店的名单及电话：上佳宾馆62984887金辉酒店62978089快捷假日酒店61345524 速8酒店82874488 如家快捷酒店62975775 9、办公室内环境卫生1、保洁人员人员及部门 步骤 相关的文件 劳动协议确定保洁人员并签订协议反馈问题上班时检查保洁工作前台清扫保洁前台 备注：1、保洁人员的工作职责详见保洁人员劳动协议2、员工个人人员及部门 步骤 相关的文件 每日清理个人桌面所有员工前台 每月固定时间检查个人办公区每月部门互评个人办公区卫生情况各部门代表统计互评结果（按部门排名）登记结果前台实施发放奖励卫生评比表汇总每周及每月情况10、设备管理及维修流程人员及部门 步骤 相关的文件设备出现故障前台拨打相应设备服务电话询问上门检查、维修收取维修单维修完毕未发生费用发生费用报销单据申请报销保存维修单报销流程备注：1、主要负责公司公共使用的设备。2、常用设备维修电话：打印机维修电话：82873406208 刘先生 复印机维修电话960969886035 罗毅 饮水机维修电话：61216733张学斌 传真机维修电话： 服务器维修电话：11、公司年度集体活动流程人员及部门 步骤 相关的文件出游初始方案查看资料，制定出游方案前台 筛选地点、联系旅行社 出游地点根据报价、选择旅行社 总经理审核 确定旅行社制定详细行程安排与旅行社联系前台 发布出游安排通知 出游登记表统计参加出游人数核实并通知出游最终时间及相关事宜结账12、员工年度体检流程人员及部门 步骤 相关的文件 体检前台前台时间，地点所有员工通知所有员工体检安排审核总经理与体检中心联系前台 体检项目表体检结果去体检中心领取员工报告发放个人备注：1、公司每两年组织员工体检一次 2、体检项目根据每次体检情况而定。13、考勤管理流程人员及部门 步骤 相关的文件在OA上打卡登记所有部门员工 考勤管理下的“打卡查询”表前台查看出勤记录 校验OA打卡记录情况确认考勤管理下的“打卡查询”表前台查看出勤记录 员工出勤情况表前台出纳按月统计考勤情况 前台出纳上交财务统