3.采购控制程序.doc

版本：B程 序 文 件采 购 控 制 程 序文件编号：受控标识：发放编号： 2009.10.01 发布 2009.10.10 实施xxxxxxxx 有 限 公 司 文件修改履历表文件编号：XG/SP-03-2009版次/修改码修改原因编写/修改审 核批 准实施日期B/0换版采 购 控 制 程 序1 目的为确保采购产品和物资满足质量、环境和职业健康安全的要求，特制定本管理程序。2 适用范围本程序适用于影响公司产品质量、环境、安全的采购产品计划、验收、储存、发放等控制。3 引用文件3.1产品的监视和测量控制程序3.3不合格品控制程序4 术语和定义本程序采用GB/T190002008质量管理体系 要求标准中的术语和定义。4.1指定供方：是指指定的有限公司或集团内部下属厂（矿）提供某些采购产品的供方。例如xx石灰石矿是为炼钢总厂提供小块石灰石的指定供方；炼铁总厂是为炼钢总厂提供铁水的指定供方。4.2合格外包方：经本公司调查、评价和选择，具有向本公司提供满意产品、服务能力的外包方。5 职责5.1 物资采购公司负责煤、焦炭、铁合金等大宗原材料及劳保用品、机电、油品、化学品等物资的采购。5.2 设备工程部负责设备、备品备件的采购。5.3 金属料公司负责矿粉、废钢铁、生铁等产品的采购。5.4 仓储供应处负责编制采购计划，采购产品的验证、储存、供货。5.5 质量检验处负责采购产品的检验。5.6 保卫处负责消防器材的采购。5.7 技术中心负责提供原燃料技术标准。5.8 企划部负责采购产品价格的审批。5.9 运输处负责提出铁路运输车辆需求计划。5.10 各单位负责采购产品需求计划。6 工作程序6.1采购产品范围6.1.1采购产品实行重点控制和一般控制，以下实施重点控制采购产品的范围：重点控制的采购产品类别品名金属料铁合金、废钢铁冶金辅具结晶器铜管、轧辊、导卫耐火材料与辅助材料中间包快速更换水口、透气砖测量仪器游标卡尺、化学分析仪器、煤气报警仪、衡器消防器材灭火器、灭火剂、水枪、水带、拉梯等易燃易爆品、危险化学品各类压力气瓶、有毒化学品安全与劳动保护用品安全帽、工作服、绝缘鞋、手套、防护镜、防护面罩等6.1.2对产品质量、环境、安全影响程度较小的其它采购产品实施一般控制。6.2 采购计划6.2.1各单位每月向仓储供应处提出采购产品需求计划，需求计划的内容包括采购产品的类别、品名、技术条件、执行标准、规格型号、数量及到货期的要求。6.2.2由仓储供应处按采购产品的类别及库存情况编制采购计划（包括临时计划），采购计划及时传递给采购部门。6.2.3采购计划的内容包括采购产品的类别、品名、技术条件、执行标准、规格型号、数量及到货期的要求。6.2.4采购计划由仓储供应处处长审批。6.2.5特种设备需求计划由生产单位提出，报生产安环部审核后，公司分管副总经理批准后进行购置。6.2.6运输车辆需求计划由运输处或仓储供应处提出，报生产安环部审核后，公司分管副总经理批准后进行购置。6.2.7监视和测量设备需求计划由计控处汇总，核定测量范围和测量精度，报技术中心审核后，由仓储供应处编制采购计划。6.2.8剧毒化学品的需求计划，需报政府公安部门批准。6.2.9消防器材的需求计划由各单位提出，报保卫处审核汇总。6.3 供方的评价6.3.1对供方的评价及再评价准则见附件。6.3.2由采购部门组织对供方进行评价，对合格供方的评价每年进行一次，重新确定合格供方。6.3.3采购部门建立供方评价记录，供方评价记录主要应包括以下内容：供方名称、采购产品名称、执行的标准等。参加评价的单位包括采购部门、使用单位，参加评价人员签名。供方评价记录由采购部门保存。6.3.4通过评价的供方经采购部门领导批准后，形成合格供方清单。6.3.5由采购部门建立合格供方档案，内容包括：1）供方营业执照、生产许可证复印件；2）供方、质量、环境和安全认证证书复印件；3）对供方的评价记录；6.3.6对废钢铁的供方评价可采用合作历史记录和进厂验收记录进行评价。6.3.7对指定供方的评价1）指定并提供产品质量标准；2）质量检验处负责对产品的质量进行检验，并形成记录。6.3.8 对合格供方实行动态控制，出现以下情况之一时，即取消其合格供方资格：1）企业产品质量差，受到技术监督部门的公开曝光；2）一年内对产品进行复验出现严重不合格；3）使用时，发生重大环境、安全事故；4）多次不能履行合同；5）定期评价时，所提供的资料不能满足要求；6）价格与同类产品相比有大幅度提高。6.4 采购合同6.4.1 采购计划员（合同员）需要每年经过公司主管领导授权。6.4.2由计划员依据采购计划、合格供方清单、技术标准、规范、图纸以及相关法律、法规签订合同。6.4.3采购合同中需明确采购产品的质量要求、交货期、验收方式、产品包装要求等。6.4.4采购合同经采购部门领导审查、批准后执行。6.4.5采购合同由企划部进行产品价格审核、批准后执行。6.5 采购产品的验证6.5.1采购产品验证由仓储供应处进行，必要时采购部门参与。6.5.2验证依据包括：采购计划、采购合同、技术标准、图纸等。验证内容应包括产品的合格证、数量、规格型号、外观质量、检验数据、环境和安全要求等。6.5.3废钢铁由金属料公司和炼钢总厂负责进厂质量验证，具体执行相关作业文件。6.5.4大宗原材料由质量检验处负责进厂检验，按产品的监视和测量控制程序实施。6.5.5其它采购产品由仓储供应处依据合同、供方提供的质量证明进行验证；直供产品使用单位参加验证。6.5.6仓储供应处应形成并保持采购产品验证的记录。6.5.7危险化学品的验证需要有合格证、使用说明书。6.5.8消防器材的验收需要有合格证、使用说明书。6.5.9特种设备验证，必须附有如下技术资料：a）制造许可证；b）制造合格证；c）各类检验报告书；d）图纸资料；e）使用说明书等。6.5.10生产安环部参加劳动防护用品的验证。6.6 不合格采购产品6.6.1在验收中发现的不合格品，要进行退货或让步接收处理，同时由采购部门向供方提出改进意见，并关注供方的改进效果。6.6.2仓储供应处验收过程中的原料不合格品，按不合格品控制程序实施。6.7 采购产品的防护6.7.1原料采购产品的防护，由仓储供应处提供，包括标识、搬运、包装、贮存和保护，形成相关作业文件并实施与保持。6.7.2剧毒化学品的防护由质量检验处依据国家相关法律法规，形成作业文件并实施。6.8 外包过程控制6.8.1外包方的评价和选择1）外包方定期评价原则上每年应至少进行一次的整体评价；外包方的评价除执行附件的评价准则外，还需要评价外包方的设备能力、人员资格。2）由采购部门组织外包方的评价，使用单位、技术、设备等相关职能部门参与，采购部门和使用单位共同保存记录。3）评价后的外包方，经公司分管副总经理批准后，由采购部门形成合格外包方档案并保存，外包方档案包括：外包方营业执照、质量保证体系证书、环境和安全认证证书、外包方的人员资格、设备能力、对外包方的评价记录等。6.8.2外包合同由采购部门负责与外包方签订。6.8.3外包加工过程控制1）采购部门组织技术、设备等部门对外包方首次加工进行样件确认，以确保加工过程质量符合合同或协议的要求。2）外包加工过程由使用单位进行控制。技术中心负责监督管理。3）外包加工过程所需的技术文件，如产品标准、技术要求、作业指导书可以由外包方提供，但需要由公司技术、设备等职能部门确认。4）外包方应能提供符合质量保证体系要求的证据，必要时不定期到外包方现场进行检查，以确认外包过程是在合同或协议规定的条件下进行。6.8.4外包加工过程验证，由使用单位组织采购部门、技术、设备等部门进行。7 记录管理本程序形成的记录按记录控制程序进行管理。附件：供方评价及再评价准则和评价方式产品分类评价及再评价准则评价方式重点控制1 采购产品实物质量符合技术标准要求，能提供产品质量证明文件。2 有良好的供货业绩。3具有较好的质量保证能力，并能提供相关证据。4 具有履行合同能力，按期交货，服务较好、价格适宜、商业信誉良好。5 有生产许可证或制造安全许可证。6 供方的质量、环境和安全管理体系认证证书。7 采购产品的环境安全性能。8 生产、经营厂家的各种资质。1 现场走访调查或发供方评价调查函。2以往供货业绩或其他组织供货业绩。3首次选择时跟踪使用情况。4 会议评价。一般控制1 采购产品实物质量