采购控制程序.doc

德鲁克咨询（济南）有限公司 制度汇编系列资料 文件名称编号发各中心部门/分公司自德鲁克咨询（济南）有限公司文件编号版 次第1版主题环境绩效监测和测量控制程序页 码第- 11 -页共11页修 改第 0 1 2 3 4 次管理制度文件名：采购控制程序密级文件编号版本页数/编 制审 核批 准生效日期济南德鲁克企业管理咨询有限公司发布本文件版权为济南德鲁克企业管理咨询有限公司所有，未经济南德鲁克企业管理咨询有限公司许可，不得复制、转发或引用。修改记录版序变更单号变更日期变更章节变更页码变更内容修改人采购控制程序1 目的对采购过程进行控制，以确保所采购的产品或结果符合规定的要求。2 适用范围本程序适用于公司木材、化工原材料、设备（包括电器、仪表）及其备品备件、劳保防护用品、土建和运输服务的供方评价、选择；适用于木材、原材料、设备（包括电器、仪表）及其备品备件、劳保防护用品及生活用纸包装物的采购管理。3 职责3.1 生产技术部负责组织物资（包括非标件、外协件）供方、设备维修服务供方的评价；负责公司企业原辅材料验收标准汇编的制订。3.2 供应部负责对物质采购过程的控制；负责采购物资自提时运输服务供方的选择、评价。3.3 工程部负责土建服务供方的选择、评价。3.4 营销部负责成品运输服务供方的选择、评价。3.5 研究发展中心负责技改项目服务供方的选择、评价及技改项目所需原辅材料的计划。4 工作程序4.1 物资分类4.1.1 原辅材料分类1) 关键类：原木、木片、主要化工原材料，如液碱、氯酸钠、甲醇、硫酸、消泡剂、助剂、双氧水、重油、煤炭、打包钢丝等。2) 重要类：除1)类外的化工原料、生活用纸用包装物及劳保防护用品等。3) 一般类：除1)、 2)类外的所有原辅材料。4.1.2 设备及备品备件。4.2 供方的评价4.2.1 原木、木片4.2.1.1供应部根据国家对木材经营的要求，向原木供应商索取木材经营许可证、具备木材经营范围的营业执照副本，符合条件的供方即可确定为合格的原木供应商。4.2.1.2木片供方的选择确定1) 木片供应商在具备生产条件的情况下，由供应部有关人员（必要时组织相关部门）到现场对木片的生产场地、设备进行考察，符合我公司的设备要求，并且具备木材经营许可证和具备木材经营范围的营业执照的供方即确定为合格的木片供方。由供应部填写调查表备案。2) 供应部有关人员对木片供应商的木片厂进行不定期的复检，要求每一家木片每年都必须进行一次以上的复检，如发现生产场地和设备出现变化，且不符合我公司的要求，以书面的形式要求供应商限期整改，到期由供应人员对整改进行验证，如到期没有达到整改要求，停止供货资格，直到整改完成。3) 供应商供应的木片质量如在一个月内出现二次合格率低于50%，由供应部以书面提出整改要求，如再次出现，暂停供货，必要时由供应部组织有关部门到现场协助供方查找原因和提出整改措施，直到整改完成方恢复供货。4.2.2 关键类供方和重要类供方的评定4.2.2.1 常规定型的关键类和重要类物资供方由生产技术部组织相关部门进行评定。1）向供方发出供方调查表，调查表的主要内容如下：a) 生产能力、产品质量及质量控制状况；b) 企业管理水平、设备状况、工艺流程、技术力量以及检测手段；c) 企业的商业信誉、售后服务情况；d) 企业的环境状况，主要污染物排放情况。e) 企业是否通过Q、E、S管理体系认证。2) 向供方索取营业执照、生产许可证等材料；特种劳动防护用品的供方还应提供特种劳动防护用品定点经营证书、安全生产许可证、产品安全鉴定证书、产品合格证书等材料；生活用纸用包装物的供方，必须提供生产卫生许可证。3) 依据调查表的内容以及收集的供方资质证明材料，列出备选供方。4) 向备选供方索取样品由质管部进行检验。5）样品检验合格后，供应部可要求供方提供小批量物资，其中，煤炭、重油产品的含硫量指标不得高于3%，由生产技术部组织试用。6）生产技术部组织相关部门按供方评价表的内容对供方进行综合评分，并根据综合评分将供方分为一类供方、二类供方和不合格供方，报公司分管生产领导审核，总经理审批后，列入合格供方名单。4.2.2.2 非常规未定型的关键类和重要类物资供方（如消泡剂、漂白酶、蒸煮助剂等）的评定。1）按照4.2.2.1 1)、2)条款的要求向供方发放调查表并收集供方资质证明材料，列出备选供方。2）由生产技术部/质管部向备选供方索取样品进行小型模拟试验，将试验结果上报公司分管生产领导；由公司分管生产领导决定是否进行在线生产试验。3）如果进行在线生产试验，应成立试验小组，明确职责后进行至少为期1周的生产试验，试验结束后，由生产技术部组织编写生产试验分析报告，并提出推荐意见/建议，并将报告报公司领导。4）公司领导根据生产试验分析报告的结论决定是否将其纳入合格供方名单。4.2.3 一般物资由供应采购人员根据物资价格管理实施细则择优选择供方。4.2.4 设备及备品备件4.2.4.1 设备供方的选择由供应部或生产技术部、研发中心负责对供方调查。调查可通过发调查表，查阅资料，了解实际用户等手段进行。必要时供应部和生产系统人员可到供方或用户进行考察，了解候供设备性能及供方售后服务、实际用户满意度等。对涉及锅容管特类设备供方必须有国家相关安全生产许可证明。最后根据上述调查了解情况择优选择设备供方。4.2.4.2 备品备件的合格供方评定1) 由供应部、生产技术部提供备品备件供方信息，生产技术部组织相关部门参与对供方进行调查并按备品备件类别采用不同方式进行合格供方评定。2) 对涉及锅容管特类备品备件供方必须有国家相关安全生产许可证明，此类供方必须进行合格供方评定（生产厂家品牌评定）；3) 通用类备品备件通过查阅供方资料方式选择供方；4) 对容易造成环境污染的密封材料、备品必须进行生产厂家品牌评定；5) 对专用类备品备件尽可能选择原设备供方；6) 非标件、外协件供方、可通过发调查表、查阅供方资料、对其用户进行调查或试用的方式选择供方。7)维修服务的供方涉及锅容管特类设备维修的需提供国家安全法律监督部门许可的相关证明。4.2.5 土建服务供方4.2.5.1 新项目建设工程部根据项目建设的规模，初步选择建设施工队伍，并重点调查以下内容：1）施工企业的资质等级。2）施工现状，设备状况，技术力量，施工人员。3）历年完成的施工项目质量评价情况。4）企业的履行合同情况，社会信誉状况。5）施工企业是否通过Q、E、S管理体系认证。按上述要求选择3个以上施工企业报上级领导批准后列入合格供方名单。4.2.5.2 维修项目工程部根据项目维修年度计划及月度计划，初步选择建设施工队伍，并对维修队伍提出如下要求：1）在项目保修期内的原项目建设施工队伍。2）能长期对应紧急项目维修和及时调动方便而社会信誉好的施工企业。3）通过历年参加本公司项目建设、维修，并且通过优选出的施工企业。按上述要求选择两个以上施工企业报上级领导审批，列入合格供方名单。4.2.6 运输服务供方营销部要对运输服务供方的营运资格、汽车状况、服务情况进行正面或侧面调查。根据调查情况与公司现有的运输服务供方相比，选择较好的报公司分管领导批准后纳入合格服务供方之列。4.3 供方的管理4.3.1 每年12月相关部门对各类供方就合同执行情况、供货质量、使用情况等对各供方进行复评，对信誉好的原则上保留为合格供方，但需复核其有效证件，列表报相关部门会签、公司分管领导审核、总经理批准后，方可列为下一年度的合格供方。对不符合要求的供方取消合格供方资格。4.3.2供方供给的关键类物资一个月内出现二次不合格现象，由供应部以书面的形式提出整改要求和警告，如一个月内再次出现不合格，由供应部再次发出整改通知和暂停供货通知，直到整改完毕后，由供方向我公司提出整改保证和申请恢复供货要求，经供应部和相关部门确认后恢复供货，供方等级降一级。4.4 采购资料4.4.1 生产技术部负责编写企业原辅材料验收标准汇编，下发给供应部、质管部和储运部。4.4.2 采购计划的制定生产技术部根据公司年度生产计划于第四季度下达下一年度原辅材料年度使用计划。1) 生产技术部根据月度生产计划及原辅材料定额编制月度原辅材料使用计划，经公司分管领导审批后于上月25日前交供应部。供应部根据原材料计划，结合库存情况编制原辅材料采购计划。2) 各部门及分厂每月18日前根据生产需要编制下月材料需用计划，由生产技术部及公司分管领导或总经理审批后交供应部。供应部根据审批情况结合库存情况编制材料采购计划。3) 标准或通用备品配件由生产技术部确定合理的库存定额，储运部根据库存情况对比定额下限指标编制补库采购计划交供应部；设备及其他备品备件、材料需求计划于每月18日前根据需要在ERP生产系统上申请下月需用计划；非标件及外协件计划采购按设备、设施控制程序执行。4) 各部门及分厂每月18日前根据生产需要编制下月劳保防护用品需用计划，一般劳动防护用品由人力资源部根据岗位定额审核，特种劳动防护用品由安全环保部审核、公司分管领导或总经理审批后交供应实施采购。5) 凡是技改所需设备及原辅材料，项目负责部门负责编制的采购计划清单，录入ERP生产计划系统，经研究发展中心审核，报总工程师审定，总经理批准后，供应部根据清单进行采购。6) 在异常情况下，如需实施紧急采购，申请部门应将采购计划报生产技术部，由生产技术部请示分管领导或总经理，得到同意后，由生产技术部以电话或书面形式通知供应部实施紧急采购，但申请部门应在下一个工作日按程序补办手续。4.5 采购的实施4.5.1 供应部按照批准的采购计划实施采购。4.5.1.1 关键类、重要类原材料采购，必须从合格供方中选取，一类供方为优先选择供方。4.5.1.2 供应部根据采购物资的不同情况，根据物资价格管理实施细则有关规定按以下要求签订合同：1）采购金额在一万元内的一般物资，经“货比三家”后由供应部经理确定供方并由供应部直接进行采购。2）采购合同金额在十万元以内的一般物资，则由供应部经理审定后交企划部、财务部、物资价格管理中心、法律顾问审核后，由主管领导审批后签订合同。3）合同金额在十万元以上的，由公司价格招标委组织招标，公司招价格投标委员会评标确定后。按“4.5.1.2 2）”条款审批后签订合同。4.5.1.3 对于生产急需而储运部仓库没有库存的物资，按4.4.2 6)条款执行，由生产技术部经理通知供应部作紧急采购，事后申请需要部门必须在一个工作日内按程序补办手续。4.5.2 采购合同应清楚的包含以下内容：a) 所购物资的名称、规格、型号、数量、质量等级；b) 采用何种验收方法，包括一些特殊质量要求；c) 必要时应注明要求的质量保证能力；d) 运输方式、付款方式、验证方式、验货地点、违约处理等。4.6 采购产品的验证4.6.1 木材（木片）到厂后，木材由储运部根据企业原辅材料验收标准汇编的标准进行检尺，并将检尺的结果报给供应部，由供应负责与供方进行数量核对；木片由储运部和制浆分厂共同取样后，交质管部按照企业原辅材料验收标准汇编的规定进行检验，并将检验结果报供应部，由供应部负责将检验结果报给供方。4.6.2 关键类、重要类物资到货后由质管部按企业原辅材料验收标准汇编进行抽样检验，并将检验结果填写检验单报供应部、储运部等有关部门，合格由储运部按产品监视和测量控制程序及物资验收制度进行验收并办理接收手续，不合格执行不合格品控制程序进行处理。特种劳动防护用品应有相应的生产许可证编号、产品合格证和安全鉴定证，否则储运部可不予以办理验收入库手续。4.6.3设备及设备备品备件由储运部物资供应管理暂行规定的有关规定，组织相关部门进行验收，如不合格，由供应部负责退货处理。4.6.4 一般物资由储运部保管员和供应部的采购人员按