设计变更、工程指令、现场签证管理办法

3铜仁佳诚置业有限公司设计变更、工程指令、现场签证管理办法编制何 刚日期2013年8月1日审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人25密级：内部 中铜企字 【2013】第25号 签发：设计变更、工程指令、现场签证管理办法目 录第一章 总则4一、目的4二、原则4三、适用范围4第二章 概念4一、设计变更4二、工程(甲方)指令5三、现场签证5第三章 办理原则5第四章 部门职责6一、技术、设计部6二、工程管理部6三、成本合约部7四、分类7五、台帐7第五章 流程及审批注意事项7一、设计变更、工程指令7二、现场签证11第六章 附件14第七章 附则24第一章 总则一、目的为进一步统一规范公司开发建设项目的设计变更及现场签证管理工作，以确保其稳妥、有序、高效运作，特制订本办法。二、原则1、公司合约部负责本办法的制订、修改、解释、指导、监督检查。2、公司所属各公司有关部门及人员负责贯彻执行本管理办法。各公司可根据实际情况编写具体的操作细则，并不得与本管理办法相冲突。各公司编制的实施细则，应报公司合约部备案。 三、适用范围公司下属各分公司设计技术部、工程部、成本合约部。第二章 概念一、设计变更1.1概念设计变更是指建设单位发起，由设计技术部主办，完成公司内部审批程序后，经工程部交由承建商施工的涉及结构功能、建筑功能、材料变动等内容的技术经济文件。1.2主要内容1.2.1经设计院修正的原施工图出现错、漏、碰、缺等情况，导致做法变动、材料代换或其他变更事项；1.2.2由于建设单位经设计院同意改变建设标准、结构功能、使用功能、增减工程内容，而导致做法变动、材料代换或其他变更事项；1.2.3由于工程部采用新工艺、新材料或其他技术措施，或由于营销部、营销客户服务中心应客户要求提出变更，导致做法变动、材料代换或其他变更事项。二、工程(甲方)指令2.1概念工程（甲方）指令是指建设单位发起，由工程部主办，完成公司内部审批程序，并交由承建商施工的非设计变更类的技术经济文件。按施工紧急程度分为一般工程（甲方）指令与特急工程（甲方）指令，特急工程（甲方）指令指在项目实施过程中，经公司分管副总经理书面或口头同意，可不采用事前审批而提前下发的紧急性工程（甲方）指令。按正常发起、预估、审批和下发的流程实施的工程（甲方）指令为一般工程（甲方）指令。2.2主要内容2.2.1已施工的部位需要拆除；2.2.2在施工过程中，由于施工条件变化，如地下状况（土质、地下水、构筑物及管线等）变化，导致工程量增减或其他变更事项；2.2.2经双方协商一致，导致合同范围内工程量减少的事项；2.2.4合同之外的零星用工事项。2.3工程联系单：特指由施工方发起，以书面形式申请或磋商合同事宜的外来文函，它由工程部统一负责接收、登记及回文，并牵头组织相关职能部门会签处理意见（格式见附件）。三、现场签证3.1概念是指监理单位、建设单位对承建商申报的设计变更和工程（甲方）指令工作完成情况或工程量进行确认的书面资料，是工程结算的依据之一；按来源分为因设计变更类签证、因工程（甲方）指令类签证。第三章 办理原则1、权力限制原则：公司对设计变更及工程（甲方）指令的下发、审批、签证结算实行严格的权限审批，超过权限范围的签字一律无效； 2、 事前审批原则：要求设计变更（除结构类变更外）及工程（甲方）指令（除特急工程（甲方）指令）均需事前经过估价与审批程序方可实施，实施过程中附声像资料，禁止事后补办手续。3、 一单一算原则：一份签证办理一份结算且对应一份合同。4、 完工确认原则：设计变更及工程（甲方）指令完工后，承建商、监理部、工程部、成本合约部在签证单上必须完成签字盖章确认；隐蔽工程，必须在其覆盖之前完成签字盖章确认(附：简图说明、声像资料)。5、统一标准表格原则：所有的设计变更及现场签证单都必须使用规定的统一标准表格。6、原件结算原则：设计变更及现场签证的结算必须要有齐备的、有效的原件作为结算的依据。7、时间限制原则：发包单位对设计变更及现场签证及其结算实行严格的时间限制，禁止事后补办。第四章 部门职责一、技术、设计部1、负责在工程施工过程中发起有助于优化工程设计的设计变更，包括建筑、结构、安装、景观，装饰等专业变更，是设计变更发起的唯一主办部门，对设计变更发起的及时性、内容的准确性负责，严禁事中事后补单；2、负责与设计院对接，盖章签发变更图纸，并负责变更图纸的审核；3、负责接收、汇总、审核工程部、工程管理部、销售管理部的变更要求；4、应有保证图纸质量的管理方法，最大限度减少设计图纸错、漏、碰、缺等情况引发的设计变更发生。二、工程管理部1、负责工程（甲方）指令的发起，并对发起的及时性、内容的准确性负责，严禁事中事后补单；2、负责设计变更的发放，并对发放的及时性负责；3、对设计变更施工的合理性、可行性及对工期质量的影响综合评判，审核设计变更的发放；4、负责办理承建商报送的签证，并对签证办理的及时性、内容准确性负责；5、负责设计变更、工程（甲方）指令、签证的收集整理、连续编号盖章(签证结算文件由成本部另行编号，并尽可能保持与成本系统ERP中的申报编号一致)、归档下发，并对各种资料完整性、真实性负责，是与承建商进行资料对接的唯一出口；6、应有专人负责对给类工程资料进行分类、装订、存档、保管，建立水电费台账、奖励与违约金台账、甲供和三方供货材料的领用台账，并配合成本合约部对签证的结算工作；7、负责在工程施工过程中协助进行结构专业、安装专业的设计优化和变更的审核。三、成本合约部1、负责设计变更及工程（甲方）指令下发审批过程中的成本预估，确保预估及时准确，并将预估数据在成本管理软件的及时准确反映；2、对签证结算的准确性、及时性负责，进行数据综合分析，并提出相应管理建议；3、应建立专门的登记台帐，按产生因素及责任归属划分，每月定期统计各类设计变更、工程指令、现场签证费用，并在公司经营月报中反馈通报。四、分类1、I类设计内容错漏碰缺，非外因的设计考虑不周造成的调整，二次深化设计；2、II类现场条件变化，施工错误，施工困难，进度要求，质量问题；III类成本优化，品质提升，客户要求，不可抗力，营销要求，策划修改，领导要求，政府要求，规范调整。五、台帐设计、工程及成本部门应分别建立对设计变更、工程指令及现场签证的分类及收发存登记台账，应做好定期核对。第五章 流程及审批注意事项一、设计变更、工程指令1、流程1.1、流程说明：各公司应根据以上工程（甲方）指令及设计变更的下发流程，结合本公司实际情况制定审批细则;各流程审核或审批人最长处理时间为2工作日。1.2、流程图设计变更下发流程设计院及建设单位各相关部门提出变更设计管理部发起设计变更审批，并初判是否影响销售承诺与政府规定NY营销管理部、工程部、判定是否影响销售承诺与政府规定业主项目负责人说明现场情况，明确变更可行性除必须执行结构类设计变更以外的所有设计变更必须执行的结构类设计变更成本合约部进行费用预估并发表意见按公司规定的审核流程执行审核最终审批人为负责生产经营的副总经理或公司总经理N变更终止工程部秘书编号并下发一式四份（监理、承包方、工程部、成本部）工程师通知监理、承包方实施Y成本合约部预估备注：必须执行的结构类设计变更是指：由设计院下发的涉及结构构建布置、标识、尺寸、配筋、强度等变化的结构类设计变更。工程（甲方）指令下发流程工程部经理发起工程指令审批（非设计变更类）一般指令特急指令成本合约部进行费用预估，并发表意见N公司副总经理同意采用特急程序按公司规定的审核流程执行审核Y最终审批人为负责生产经营的项目副总经理或公司总经理YN指令终止成本预估工程部秘书编号并下发一式四份（监理、承包方、工程部、成本部）工程师通知监理、承包方实施2、审批注意事项2.1、设计变更及工程（甲方）指令的下发流程，分别详见流程图1及流程图2。各公司应根据以上工程（甲方）指令及设计变更的下发流程，结合本公司实际情况制定审批细则;各流程审核或审批人最长处理时间为2工作日。2.2、设计变更及工程（甲方）指令审批注意事项2.3、各公司应使用设计变更及工程（甲方）指令的网上审批系统，以提高工作效率和保证资料的可追溯性；网上审批流程完成并通过审批后，由工程部打印并下发相关单位并存档；2.4、技术、设计部、工程部在发起设计变更单、工程（甲方）指令单时，若因本专业变更导致其它专业需要一同变更的（如因墙体位置改变导致水电管线移位），应知会相关部门，共同拟定工作内容。2.5、技术、设计部、工程部在填写设计变更单、工程（甲方）指令单时应无歧义完整表述，以便于成本合约部费用估算、公司决策以及承建商实施。2.6、无特殊情况，成本合约部的费用估算应有计算过程；成本人员在对变更及指令费用进行估算时，对措词不清，结算时易引起分歧、纠纷的变更或指令单有权退回经办人重新填写，以避免引起歧义。2.7、对于预估造价调减或存在责任扣款的设计变更与工程（甲方）指令，项目工程师应及时跟踪、落实、核定减少的具体数额，工程部、成本合约部应建立专门扣款台帐并共享，以便签证结算时扣减。2.8、设计变更或工程（甲方）指令内容涉及责任扣款时，必须在文件中注明责任单位，并抄送责任扣款单位。2.9、所有设计变更单及工程（甲方）指令单都必须使用公司规定的标准表格（见附件F1/2/3），并明确以下内容：编号、工程名称、发生时间、发生部位或范围、变更（甲方）指令的内容、做法及原因说明、相关图纸说明、下发单位、抄送单位（特别是存在责任扣款时）等。2.10、设计变更单下发时，必须对原设计在现场的实施情况给予注明。2.11、设计院直接下发的设计变更单应以工程通知单或设计处理卡经由会签审批后方可下发。二、现场签证1、流程现场签证下发流程签证办理流程施工单位监理部工程部成本部项目负责人下发设计变更、工程指令单施工完成完成后立即现场测量、记录、拍照完成后5个工作日内填报签证单一式四份及结算申请造价书两份。资料要求：1、申请费用造价书两份原件；2、签证单四份原件；3、现场测量记录一份原件，三份复印件；4、工程量计算书一式四份；5、照片及其他，一份原件，三份复印件；6、设计变更/工程指令单（一份原件，三份复印件）经办工程师，3个工作日内审核完成3个工作日内完成签证工程量或被动局面情况审核项目资料员1个作日盖章，编号、下发，签证单一式四份签证单一份，所有内容均为原件签证单一份签证单一份签证单一份经办造价工程师，5个工作日内审核完成2、办理的要求2.1、工程部应将签证办理的流程知会各承建商；同时在起草合同时，应将关于设计变更、工程（甲方）指令及签证的协议纳入，作为合同补充协议执行；2.2、对签证内容项的规定限制：予以签证工程量只体现返工及图纸无法表达的零星工程、用工等，上述调整所涉及的其余内容均应依据设计变更及图纸办理结算，杜绝签证内容与设计变更及图纸之间存在重复计量。2.3、监理部和工程部工程师的签署要求为：清晰、明了，在不需要补充其他资料的前提下，可以准确的计算出该签证单的造价费用及责任单位；在有准确图纸可以计算工程量时，监理和项目工程师可以不必确认工程量，但必须确认施工图纸的准确范围，并在图纸上签名确认。 2.4、办理的时间要求：2.4.1、承建商完工后5个工作日内报送签证，监理单位收到报送资料后3个工作日内审核，工程部在监理完成审核后3个工作日，成本部审核期限为5个工作日，分管副总经理在3个工作日内完成确认工作，并在后1个工作日完成下发手续。2.4.2、工程部对监理部的完成时间负责，具体措施可在合同中规定对承建商和监理部的奖罚措施。2.4.3、甲方成本部一般在每月25日前完成截止上月25日已办理的签证的乙方所报签证结算申请造价书审核并双方签字盖章确认生效。3、签证确认注意事项3.1、任何现场签证文件都不得在该事项实施前预先办理（属拆除、土方或事后无法计算工程量的情形除外），承建商申报的签证所包含的工作内容、工程量或完成情况等必须由承建商、监理单位、工程部在完工后共同现场计量办理签名确认手续。3.2、隐蔽工程和事后无法计算工程量的签证，必须在覆盖或拆除前确认，必要时应使用拍照等技术手段作为依据；土方工程的签证，必须提供土方施工前后由三方签字盖章确认土方方格网图。3.3、设计变更的内容完全按文件要求施工完毕时，只需要确认完成的事实；设计变更文件只部分完成时，应注明完成的内容与范围；当无法根据设计变更文件直接计算出工程量，应直接在签证单中确认相应的工程量。3.4、监理部和工程部工程师在对承建商报送的签证中的工作内容、发生工作量进行确认时，必须签署明确意见，并确保无歧义，禁止使用“情况属实”等模糊词语；禁止签署有关单价或总价。3.5、各一线公司视情况应派驻项目成本人员进行现场办公，以做到现场签证办理的三方共同见证、同步会签；同时并应逐步完善对重点部位（包括但不限于：土石方、换填、拆除、隐蔽及现场措施等）的现场签证监控措施，对以上部位的签证确认应附齐能反映现场实施前后对比变化的实时照片。3.6、对承建商报送的签证文件须附齐与基础资料，应由设计、工程、成本部门的预先会签，统一对签证的处理意见后再行正式签署确认，避免签证文件上出现甲方各专业不同的处理意见。3.7、工程部对签证的必要性及数量负责，并具备可复查性；成本部对签证的金额及属性负责，并具备可复查性。3.8、工程联系单、指令、通知、知会、会议纪要、会审记录、技术措施方案等过程文件不能单独作为有效的计量依据，其现场实施情况及发生的实际工程量须经发包人、承包人、监理方共同核实，按约定的要求办理现场签证后方为有效。4、签证结算注意事项4.1工程部应认真审核承建商申报的各种工程计价资料，禁止未经审核就将承建商资料移交成本部，项目部须对审核移交资料的及时性、真实性、严谨性、完整性负责。4.1.1及时性要求完工验收后1个月内，工程管理部须完成对工程资料的审核并移交成本部。4.1.2真实性要求所有资料应为原件（合同经济条款除外）。4.1.3严谨性要求不能作为结算依据的工程资料，不得纳入移交的结算资料范畴。4.1.4完整性要求工程管理部应严格审核资料完整性，并着重审核承建商报送的资料中是否完整地包含了涉及违约金、罚款、工程内容减少、负签证等文件。4.2成本部接收资料后应复核资料的完备性、严谨性，发现问题应及时反馈项目工程师，项目工程师应及时整改。严禁成本部未履行资料复核程序，直接接受资料进行结算计价工作。4.3签证结算金额确定后，对于存在第三方责任扣款的，成本合约部应将该费用知会给工程部相关工程师，相关工程师收到信息2个工作日内发违约索赔通知单给相关责任单位。4.4具体负签证的处理方式，正式的扣款通知单由项目部发起经办后交由成本签收、存档、登记并负责扣回，预扣款可不经由成本人员会签，由项目部视情况确定取消或转换为正式的扣款通知单。扣款应考虑在进度款中执行，以加大对违约方的处理直接感受，但应避免在结算中重扣。4.3 签证结算文件的编号由成本合约部负责编制和归档，编号规则为“合同号流水号”，并建立电子文档台帐；原件返还承建商，以便合同结算申报报送原件。第六章 附件一、附件一 甲方提出设计变更单项目名称及主题内容：原设计单位及图纸编号：编号：变更原因： A、优化设计 B、完善设计C、因后续分项设计需要所做的变更 D、因施工或安装需要进行的变更 E、因营销或市场变化而进行的变更 F、因各专业错漏碰缺而进行的变更变更时间： 施工前（ ） 施工后费用责任单位： 单位名称有无附图及附图编号 无 附图编号：成本影响： A、造成成本增加（ ） B、不造成成本增加（ ） C、有利成本减少（ ）变更内容：只做定性描述，不列具体金额。主办人：专业负责人：部门经理：成本部工程部建筑：结构：环境： 装修：设备：电气：说明：1、编号方法：专业代号+处理卡顺序号。2、专业代号：建筑A；结构C；暖通空调H；给水排水W；电气E；通信信息I；园林环境L。二、附件二 设计变更审批单项目名称变更主题工程变更依据（后附） 监理公司、承包商、供应商来文：变更联系单； 工程部自行提出并草拟的工程联系单或工程（甲方）指令单； 顾客要求变更； 其他（请注明）：工程变更原因简述： 补充、完善工程设计要求； 现场情况发生变化，需修改原工程设计； 其他（请注明）：工程变更内容描述： 无附图 附图为电子文件，请阅附件 附图为纸质文件必须分析项目结论项目现状阶段 土方 基础 主体 砌体抹灰 外装修 室内精装修 园建环境 其他：变更性质增加 减少/取消 替换核对销售承诺是 否设计各专业协调是 否有无返工是 否核对政府规定是 否有无负签证是 否如涉及合同附图变更或销售资料已下发，请增加销售经理和客服审核，与各专业工程师一并会签。 日期：工程量的简易说明或计算式（若属拆除重装工程须明确材料利用率和返工工程量）设计主办工程师： 日期：现场工程师意见（签名、日期）： 成本测算结果： 费用增加 费用减少 费用无变化 其他预估金额： 费用=2万 费用=5万 费用=10万 费用=50万 费用50万 成本工程师： 日期：工程部经理意见： 日期：测算结果大于二万元增加以下审批成本部经理意见： 日期：（设计技术）经理意见： 日期：测算结果大于五万元增加以下审批分管副总经理批准： 日期：填写说明：1、有选择内容栏可直接在内划勾确认即可； 2、所有栏目如审核、批准人直接签字即表示同意认可。三、附件三 工程（甲方）指令单（一般）指令单号：项目名称日期事项名称主送单位抄送单位费用责任单位卓越 单位名称：指令类别设计变更类 非设计变更类指令性质增加减少/取消替换有无返工是 否有无负签证是 否主办工程师： 工程部盖章四、附件四 特急工程指令单（口头备忘）项目： 期工程 日期： 年 月 日联系单位事项：口述指令内容： 主办工程师： 项目经理：公章：抄送：五、附件五 工程指令审批单（非设计变更类）序号：项目名称监理单位工程承包商成本变化增加 减少 不变指令提出部门是否涉及销售承诺 是 否指令提出原因(可附邮件)审批经办部门意见：工程部经理确认： 日期：设计部意见：工程部经理确认： 日期：成本测算结果： 费用增加 费用减少 费用无变化 其他预估金额： 费用=2万 费用=5万 费用=10万 费用10万 项目成本工程师： ： 日期：副总经理（工程）（=5万元以上决策）：成本部经理（2万元5万元决策）：总经理（10万元决策）：备注注：工程指令提出原因可由工程部填写，应附提出部门的相关邮件。六、附件六 现场计量实时记录表施工方填报合同名称：施工单位：计量原因或依据（设计变更或甲方指令单编号）：计量部位：计量日期分项工作内容起止范围及位置计算式（长宽高增减项）图形示意会签栏施工单位监理单位建设单位项目工程师成本工程师重要提示：1、 表中所列内容仅限于作为对现场原始数据进行记录的备案，签证事项能否成立及计量结果的确定应按工程施工合同的有关约定执行。2、 此表作为对现场原始数据进行记录的统一有效格式，应由三方在现场共同确认，其原件留存于建设单位，其余单位各执复印件留底。七、附件七 工程现场签证单施工单位填写工程名称：签证编号（由建设单位统一填写）：合同名称：合同编号：附件资料： 变更依据 申报费用造价书 照片（可选） 其他(请注明)：施工单位填写监理单位填写建设单位填写签证原因：位置及范围：增加工作内容及工程量计算明细：审核工程量及内容项目工程师成本意见不予签证，意见：同意签证，签证内容审核：不予签证，意见：同意签证，确认工程量：不予签证，意见： 同意签证，计价处理意见：施工单位监理单位建设单位经办人：项目经理：公章：监理工程师：总监：公章：工程部：成本部：副总经理工程：公章：1、 签证申报流程及期限（所有签署人签名时均需注明日期）：不确定结算金额2、 签证内容涉及隐蔽工程的，施工单位应通知监理和建设单位现场确认隐蔽部分工程量，否则不予签证。3、 施工单位报送签证时须提供签证依据（包括但不限于设计变更单、工程（甲方）指令单、变更前后照片等）。4、 本表一式肆份，建设单位贰份，施工单位、监理单位各一份。八、附件八 文件会签处理意见审批表文件名称文件编号报送单位填单日期主要内容工程部意见设计部意见成本部意见工程总监（主管）意见总经理意见注：1、该表适用于施工单位的来函（如工程联系单、现场签证单、零星报价单等）审批。2、施工单位的以上所有来函由工程部负责接收并填写此内部审批表。3、内部审批表完成会签意见后，由工程部发出或填写回复意见。九、附件九 关于设计变更、工程（甲方）指令及签证的协议甲方：乙方：甲、乙双方经协商于 年 月 日签订了 合同，为规范与该合同有关的设计变更、工程（甲方）指令（以下分别简称“变更”、“（甲方）指令”）的管理工作，分清责任，提高结算效率，保护甲乙双方的利益，特签订以下协议：（一）、关于设计变更、工程（甲方）指令的执行及签证结算费用的支付 乙方应及时、完整地的执行甲方发出的变更、（甲方）指令，并保证工程的质量和进度；甲方应按照签证结算审定的金额，根据合同相关条款支付乙方费用。（二）、关于设计变更、工程（甲方）指令办理的约定 1、甲方发出的设计变更单、工程（甲方）指令单，应加盖合同规定的甲方印章，否则乙方可以不接受；乙方完工后申报的签证单及结算书，应加盖合同规定的乙方印章，否则甲方将不予结算费用。2、甲、乙双方指定的有效印章式样如下： （甲方工程部印章式样） （乙方或乙方项目部印章式样）3、合同履约中，甲、乙双方填制的变更通知单都应使用本协议后附的标准表格，否则甲方