电子(网络)发票应用系统用户指南.doc

电子(网络)发票应用系统用户指南软件版本：V1.0发行日期：2016年5月1日目录1系统安装1.1运行环境31.2系统安装32系统初始化82.1登录82.2首页93基础信息103.1领购信息103.2付款方信息113.3开票项目说明133.4用户设置163.5开票点设置174发票开具194.1发票开具194.2红字发票开具214.3发票作废244.4调整打印参数255发票查询265.1发票开具情况查询265.2提交验旧286数据应用286.1记账清单生成286.2记账清单查询作废317库存分配327.1库存分配327.2发票接收347.3发票退回357.4发票收回371. 系统安装1.1 运行环境安装之前，必须准备好软件与硬件环境，本节介绍的内容会帮助您提供必要的操作环境，请仔细阅读。软件配置:操作系统：Win2000/XP/Vista/Win7/Win8/Win10系统日期：必须设置成当天日期日期格式：YYYY-MM-DD(本项在“开始菜单设置控制面板区域选项日期标签页”中设置。)硬件配置CPU：Pentium3 742 及以上内存：最小 256 MB 内存硬盘：200 MB 的可用空间网络配置直接连接互联网（拨号、DDN、宽带等）通过局域网连接互联网1.2 系统安装1.2.1.启动计算机1.2.2.从网站下载安装包1.2.3.运行安装文件,详细如下：（1）下载下来的安装包是压缩格式的，如图（2）先将该程序进行解压，解压后文件如下图，（3）双击install.exe进行安装，会出现如图界面，可选择快速安装或者自定义安装，自定义安装界面如下： 注：路径可以根据需要自行选择，建议：改路径只修改盘符后面的路径为默认即可。安装过程如图：（4）安装完成后会出现以下提示： （5）点击立即体验，首先进入打印测试界面，如图：（6）输入税号或者社会信用代码和企业名称，点击下一步打印：（7）观察打印出的发票是否正常，根据打印测试情况选择相应的结果。注：如果打印不太顺利，则会弹出选择原因的界面，如图：选择相应的原因，点击完成测试。 2. 系统初始化2.1 登录安装完毕后，桌面上自动建立本系统的快捷方式，双击该图标启动系统。提醒：电脑上安装的杀毒软件防火墙有可能对本系统拦截，当跳出拦截提示时，请点击允许操作。用原来的广东省国税网上办税大厅登录的用户名和密码。在登录窗口中点击【登录】即可打开本软件。提醒：本系统支持多企业操作，在登录界面直接输入需要登录的企业的用户名和密码就可以。登录后，系统会自动下载基本信息和核定信息。2.2 首页正式登录后您看到的系统首页，如下图所示。（注意：下图仅供参考，请以实际系统为准。）界面左边是常用菜单栏，右上角和左下角有显示当前企业名称和账号（税号或者社会信用代码）。同时，右上角有首页、修改密码、使用帮助、注销登录等功能。注意：管理员密码取自网上办税服务厅，不可以修改。除此，首页上还列出了发票名称、开票类型、单张限额、核定数量、剩余数量等信息，点击操作下的开具可直接进入开票界面。建议：登录系统先点击刷新按钮，更新一下发票的库存信息。提醒：开具发票的时候，左下角会显示开票人姓名，如果想更改，可以选择基础信息里的用户设置修改登录账号的姓名，或者在开具界面开票人地方双击可直接更改。3. 基础信息3.1 领购信息业务说明:通过本功能可下载领购信息，并可查询历史领购信息。操作说明:1、选择“领购信息”，查询条件默认展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。如图：2、选择“下载领购信息”，出现日期选择，按领购时间段获取。如下图 领购信息下载成功后会出现结果提示，如下图：3.2 付款方信息业务说明:通过本功能设置企业往来客户的信息，在开票时可快速选择常用的付款方信息，无需反复录入。操作说明:1、选择“基础信息付款方信息”，查询条件默认为展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。如图：2、增加：点击【增加】，如下图。输入付款方编码、付款方名称等信息点击确定。3、修改：点击【修改】，如下图。可修改已经存在的付款方信息。 4、删除：点击【删除】，会跳出确认信息的提示窗口， 如下图。点击确定，可以删除选中的付款方信息。5、导出：点击【导出】，如下图。可将选中的付款方信息导出成excel格式的表。6、导入：点击【导入】，如下图。可以将设置好的excel格式的付款方信息导入到软件中。3.3 开票项目说明业务说明: 录入企业常用开票项目信息，通过本功能设置，在开票时可快速选择票面需要打印的开票项目说明，无需反复录入。 操作说明 : 1、 选择“基础信息开票项目说明”，查询条件默认为展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。 2、增加：点击【增加】，如下图。输入开票项目编码、开票项目名称等信息点击确定。3、修改：点击【修改】，如下图。可修改已经存在的开票项目。4、删除：点击【删除】，会跳出确认信息的提示窗口，如下图。点击确定，可以删除选中的开票项目。5、导出，如下图：可将选中的开票项目说明导出成Excel格式的表。6、导入：点击【导入】，如下图。可以将设置好的excel格式的开票项目导入到软件中。3.4 用户设置 业务说明:通过此功能可以添加修改删除操作员，本功能只有管理员可操作。操作说明:1、增加：点击【增加】，如下图。用户编码为税号或社会信用代码加001、002、003等依次类推。提醒：开具发票的时候，左下角会显示开票人姓名，如果想更改，可以选择这个界面所添加的操作员登录，或者在开具界面开票人地方双击可直接更改。2、修改：点击【修改】，如下图。注意：只可修改管理员账号的姓名和说明，其他账号除了用户名都可修改。 3、删除：点击【删除】，可直接删除某操作员。如图。 3.5 开票点设置业务说明:通过本功能设置开票网点。提醒：分网点没有该功能。操作说明:1、增加，通过本模块输入开票点编码，开票点名称，增加所需的开票点，如图：2、修改，增加过的开票点可以通过本模块进行修改，如图：3、删除，点击删除跳出确认信息，如下图，点击是可以删除某开票点。 4发票开具4.1 发票开具业务说明：通过本功能进行发票开具。本系统支持在线和离线两种开票方式,建议开票时，保持网络畅通。操作说明：1、选择“发票开具发票开具”，如下图。先选择需要开具的发票种类以及开票项目，不同的发票种类和开票项目对应的发票票样不一致，检查好票面无误后，将发票信息录入完整点击开具。 提醒：如果为离线开票，在本图“重置”按钮的右边有“网络异常，离线开票”的字样。2、开票：下面以开具“通用机打平推式发票”为例。1)依次录入各项发票信息。付款方名称和开票项目说明您可以直接输入，也可以通过点击下图框中标示的这种按钮进行选择。提醒：开票时录入过得付款方名称以及开票项目说明，会自动维护在基础信息模块里的付款方信息以及开票项目说明当中，下次开票可以直接选择，无需重复录入。下面以选择开票项目为例，点击图框中标示的按钮，选择需要的开票项目后点击【确定】。以上信息录入完整后点击开具，会跳出确认信息窗口，如下图，点击确定，会弹出另一提示信息窗口，如下图，在打印机里放入对应的纸质发票，方可开票。点击确定自动跳转打印预览界面，如下图，点击左上角打印。提醒：在本界面也可以调整打印参数，打印按钮右边的小齿轮图标，是页面设置，点此可在最下方调整打印参数。 提醒：登录后，默认用户名称为管理员；如需要修改，可直接双击开票界面的开票人处，将弹出用户修改界面；输入真实的开票员姓名后，系统将默认该姓名为开票员。4.2 红字发票开具业务说明：发票开具成功并且已经验旧（验旧时间一般为48小时），被对方要求退回或者发票信息开具错误，可通过本功能进行红字发票开具。操作说明： 1、选择“发票开具红字发票开具”，查询条件默认为展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。如下图：2、红票：发票的冲红需要全额冲红，选择需要冲红的蓝字发票，点击【红冲】。如下图所示。然后输入红冲原因，点击【红冲】，如下图：点击确定，会弹出另一提示信息窗口，如下图，在打印机里放入对应的纸质发票，方可开红票。点击确定自动跳转打印预览界面，如下图，点击左上角打印。注意：离线开具的发票不能冲红；未验旧的发票也不能冲红。4.3 发票作废业务说明：发票在未验旧情况下，被对方要求退回或者发票信息开具错误，可在本功能中进行作废。注意：（1）目前软件已实现自动验旧功能，正常情况下无需用户手工导出验旧。（2）验旧成功的发票不能进行作废，只能进行冲红。（3）已经生成过记账清单的发票不能作废。（4）离线状况下不能作废在线开具的发票。操作说明：1、选择“发票开具发票作废”，查询条件默认为展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。如图：2、作废，查询出需要作废的发票，点击该发票左边作废按钮，。如图：然后在下图中输入需要作废的发票的代码号码以及作废原因，点击作废。作废成功后，跳出结果提示如下图，证明作废成功。发票作废后，双击打开该发票查看时，会有发票作废的红色标志，将需要作废的该张发票放入打印机，点击打印作废标志，如图。将在发票上打印作废标记4.4 调整打印参数业务说明：发票打印出来，如果有偏移，可以在此模块进行调整。操作说明：先选择发票种类，根据偏移位置调整上下左右的距离， 调整好点击保存按钮，进行打印测试。如下图。注意：单位为毫米mm。5. 发票查询 5.1 发票开具情况查询业务说明：通过本功能可以查询已经开出的发票，以及发票的验旧情况。操作说明：1、选择“发票查询发票开具情况查询”，查询条件默认为展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。根据需要设置查询条件，点击查询。如下图： 2、已开发票报送，断网情况下可以离线开票，当网络连通时，需要在本模块中查询出离线开具的发票，手工点击已开发票报送，将离线开具的发票报送到服务端。发票报送成功后，上传标志显示为上传成功。如下图。3、开票信息下载，例如软件重新安装或者换电脑系统安装，之前开过的发票信息可以通过本功能进行下载查询。如下图。注意：选择的开票日期时间段不能大于3个月。4、单张发票下载，通过本功能可以下载到之前开具的某张发票的信息，需要输入该张发票的代码号码。如下图。5、导出excel，如果需要导出电子版的发票信息，可以通过本功能查询并且导出成excel格式。如图6、提交验旧。当发票库存数比较小时（一般是不超过该票种核定的最大持票数的20%），那么可以手工提交验旧，验旧成功后，纳税人才可以到税局领购新的发票。注意：（1）目前软件已实现自动验旧功能。（2）当发票库存数没有超过核定的警戒值，不能手工提交验旧，点击提交验旧是会有提示信息如下： 7、附列清单打印。开出的发票带附列清单的，可通过本模块选中发票点击附列清单打印，或者在下面的界面直接双击打开带清单的发票，如图，直接点击打印清单。 下图为清单打印的界面。8、发票补打。开过的发票如果想重新打印，可以通过本模块点击发票补打，或者在下面的界面直接双击打开需要打印的发票，如图，直接点击发票补打。6. 数据应用6.1 记账清单生成业务说明根据发票开具情况，按照一定时间段将开具过的发票生成一份记账清单，包含记账清单汇总数据以及记账清单明细数据。本模块设置主要是因为有些发票是单联的，没有记账联，那么可以通过本模块生成记账清单，以便纳税人后期记账。操作说明 1、选择“记账清单生成”，如下图所示。查询条件默认为展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。查询类型可分为开票方和受票方两种进行查询。注意：（1）查询条件开票日期选择不能跨月；（2）记账清单当月可多次生成；（3）开具的发票如果付款方证件号码没有录入，那么发票种类选择受票方的时候是查询不到这张发票的。2、查询出需要生成清单的发票数据后，点击【生成清单】按钮，则会出现记账清单汇总数据以及记账清单明细数据。如图。 点击保存正式生成记账清单,里面有打印汇总和打印明细。如图。注意：已经生成过记账清单的发票，在本模块中再次点查询就不能查询到了。打印汇总，如下图。打印明细，如下图。6.2 记账清单查询作废业务说明本模块可以查看或作废之前生成的记账清单。操作说明选择“记账清单查询作废”，如下图所示。查询条件默认为展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。可通过操作下的查看和作废按钮对生成的记账清单进行操作。注意：只能作废当月的记账清单。7. 库存分配7.1 库存分配业务说明主分机构的企业，是由主机构领购发票，通过本模块可将领购的发票分配到各个分网点。注意：本模块只有主机构有显示，分网点没有本功能。操作说明1、选择“分配库存”，查询条件默认展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。如图：2、预分配，主机构领购了发票，可以通过这个模块先进行预分配给分支机构，如图，选择要分配的网点，录入分配数量，点击确定。 提示发票分配录入成功，如图。发票状态为预分配。3、撤销。已经预分配给网点的发票，如果有问题或者想重新分配，可以通过本功能进行撤销。选中该行记录点击撤销，撤销成功会弹出提示如下图。4、分配，把需要分配的发票先进行预分配处理，确定没问题后可以通过本功能进行分配。点击分配后如下图。 选择导出的路径，点击保存，则导出xml格式的文件，将此文件交付给分网点。注意：预分配的发票可以撤销，已经分配成功的发票不能撤销。7.2 发票接收业务说明主机构将发票分配给分网点，通过本模块导入到软件中进行开票。注意：本模块只有分网点有显示，主机构没有本功能。操作说明1、选择“发票接收”，查询条件默认展开，需要隐藏时，点击【隐藏查询】即可隐藏查询条件。如图：2、收回。分网点将收到的xml格式文件，点击接收，如