杨庄矿内部控制操作细则.doc

淮北矿业股份有限公司杨庄煤矿淮北矿业股份有限公司杨庄煤矿 内部控制操作细则内部控制操作细则 2010 年版年版 1 目目 录录 内部控制操作细则编写说明内部控制操作细则编写说明 2 2 内部控制操作细则内部控制操作细则 财务管理财务管理 4 4 内部控制操作细则内部控制操作细则 人力资源人力资源 29 29 内部控制操作细则内部控制操作细则 研究与开发研究与开发 59 59 内部控制操作细则内部控制操作细则 固定资产固定资产 70 70 内部控制操作细则内部控制操作细则 生产管理生产管理 96 96 内部控制操作细则内部控制操作细则 采购与存货采购与存货 107 107 内部控制操作细则内部控制操作细则 合同管理合同管理 120 120 内部控制操作细则内部控制操作细则 工程项目工程项目 129 129 2 内部控制操作细则编写说明内部控制操作细则编写说明 内部控制操作细则是对煤矿有效执行内部控制规范做出的具体规定和详细 说明 操作细则按照业务流程将杨庄煤矿内部控制划分为以下具体内容 财务 管理 人力资源 研究与开发 固定资产 生产管理 采购及存货 合同管理 工程项目管理等 8 个控制流程 销售 担保 业务外包等未包括的控制流程遵照淮北矿业股份有限公司相 关业务流程内部控制指南执行 公司层面内部控制遵照淮北矿业股份有限公司 公司层面内部控制手册执行 内部控制操作细则定位在内部风险和控制范畴内 主要以业务流程为线索 体现各业务部门的接口和职责划分 每一项具体内容即为一个业务流程 通过 对每一项具体业务的分析 识别该业务中存在的风险点 找出或设计应对风险 的控制点 以完善内部控制建设 内部控制操作细则每项具体内容包含四个部分 即引言 内部控制基本要 求 业务内控体系 控制流程图与风险控制矩阵 1 引言引言 引言部分阐述了编写该部分内容的目的 范围 相关规章制度以及职权划 分等 2 内部控制基本要求 控制基本要求部分 根据财政部 证监会 审计署 银监会 保监会联合 发布的 企业内部控制基本规范 及 内部控制应用指引 和其他相关规章制 度和规定 阐述了内部控制对业务提出的基本要求 3 业务内控体系 业务内控体系部分 以表格的方式描述出该控制流程所包含的子流程 每 3 个子流程对应的责任部门及控制目标数量与关键控制点数量 4 内控流程图与风险控制矩阵内控流程图与风险控制矩阵 以控制流程图及风险控制矩阵的方式描述每个子流程的关键控制点及关键 控制活动 5 内部控制修改记录表内部控制修改记录表 5 1 标题部分标题部分 标题 内部控制修改记录表 字体仿宋 GB2312 18 号 加粗 居中 5 2 修改记录表表格部分修改记录表表格部分 5 2 1 修改方式的选择以 表示 不能使用英文 V 5 2 2 修改日期 最终修改日期 格式 yyyy mm dd 例如 2010 12 30 5 2 3 修改人签名 由实际修改人签名 内部控制修改记录表内部控制修改记录表 修改方式 序 号 修改原因 修改处 页 码 修改处 条款号 划改换页 修改日 期 修改人 签 名 备 注 4 淮北矿业杨庄煤矿内部控制操作细则淮北矿业杨庄煤矿内部控制操作细则 财务管理财务管理 1 引言引言 1 1 目的目的 为了准确 及时反映杨庄煤矿的财务状况与经营成果 提高资金使用效益 保证资金安全 根据国家有关法律法规和 企业内部控制应用指引 制定本操 作细则 1 2 范围范围 本操作细则所描述内部控制体系覆盖并适用于杨庄矿财务科 矿属各部门 所有与会计核算 资金管理相关业务 1 3 财务管理业务相关的规章制度财务管理业务相关的规章制度 杨庄煤矿财务管理制度 杨庄煤矿资金管理办法 杨庄煤矿票据管理制度 杨庄煤矿财产清查制度 淮北矿业股份有限公司财务管理与会计核算办法 淮北矿业股份有限公司资金管理办法 淮北矿业股份有限公司全面预算管理制度 1 4 淮北矿业股份公司与杨庄煤矿财务管理权限划分淮北矿业股份公司与杨庄煤矿财务管理权限划分 股份公司资金管理处设立烈山业务部 负责杨庄煤矿与股份公司 外部单位所有资金往来业务的办理 杨庄煤矿财务科没有投资与筹资权限 由股份公司决策与实施 2 控制基本要求控制基本要求 5 2 1 加强对杨庄煤矿资金预算工作的组织领导 明确预算管理体制以及各 预算执行部门的职责权限 授权批准程序和工作协调机制 2 2 加强对预算执行的管理 明确预算指标分解方式 预算执行审批权限 和要求 预算执行情况报告等 落实预算执行责任制 严格执行预算 预算需 要调整的 应履行严格的审批程序 2 3 严格执行会计法律法规和国家统一的会计准则制度 财务科长组织杨 庄矿财务报表的编制工作 并将财务报表及时传递给矿领导和股份公司财务部 2 4 加强资金营运全过程的管理 统筹协调矿属各部门在生产经营过程中 的资金需求 严格按照预算要求组织协调资金调度 确保资金及时收付 切实 做好资金在生产 行政等各方面的综合平衡 全面提升资金营运效率 2 5 在生产经营及其他业务活动中取得的资金收入应当及时入账 不得账 外设账 严禁收款不入账 设立 小金库 2 6 应当明确支出款项的用途 金额 预算 限额 支付方式等内容 办 理资金支付业务 并附原始单据或相关证明 履行严格的授权审批程序后 方 可安排资金支出 2 7 遵守现金和银行存款管理的有关规定 办理资金收付业务 不得由一 人办理货币资金全过程业务 严禁将办理资金支付业务的相关印章和票据集中 一人保管 6 3 财务管理业务内控体系财务管理业务内控体系 二级流程二级流程责任部门责任部门 控制控制 目标目标 关键控制点关键控制点 资金预算编制矿领导 各部门33 资金预算执行矿领导 各部门22 会计核算财务科55 库存现金管理财务科22 票据管理财务科33 付款管理矿领导 各部门22 小计1717 7 4 财务管理业务内控流程图与风险控制矩阵财务管理业务内控流程图与风险控制矩阵 4 1 财务管理业务流程图财务管理业务流程图 资金预算编制 预算编制预算调整 财务科矿领导股份公司财务部各部门 3 审核矿年度资金计 划 预算管理科科长 年度资金计划 2 经营矿长 矿长逐 级审核 矿长 经营矿长 年度资金计划 7 经营矿长 矿长逐 级审批财务收支预算表 矿长 经营矿长 财务收支预算表 8 审核矿财务收支预 算表 预算管理科科长 财务收支预算表 6 财务科长审 核 1 每年底 根据股份 公司为杨庄煤矿下达的 生产经营计划 编制矿 年度资金计划 科长 年度资金计划 5 每月底 汇总各部 门提交的下一月资金计 划 编制月度资金预算 主管会计 财务收支预算表 开始 4 每月底 提出下一 月部门资金计划 负责人 部门资金计划 9 根据实际需要提出 调整预算申请 负责人 部门调整预算申请 10 审批部门提交的调 整预算申请 矿长 经营矿长 分管矿 长 部门调整预算申请 11 汇总各部门经审批 的调整预算申请 形成 矿调整预算报告 提交 股份公司财务部审批 科长 杨庄矿预算调整报告 12 审批矿调整预算报 告 预算管理科科长 杨庄矿预算调整报告 结束 K1 K2 K3 8 资金预算执行 矿领导股份公司财务部 经营管理部财务科 开始 1 根据股份公司下达 的年度资金计划 将资 金计划指标分解到矿属 各部门 科长 目标成本及经营责任考 核办法 2 结合各部门目标成 本 对各部门预算执行 情况进行月度累计考核 科长 预算考核表 3 审核各部门预算执 行月度累计考核 矿长 经营矿长 预算考核表 4 每月初 汇总上一 月份杨庄矿资金预算执 行情况 并与股份公司 资金管理处烈山业务部 对账 出纳 杨庄矿货币资金预算支 付台账 5 审核资金预算支付 台账 并编制生产情况 分析报告 财务成本完 成情况报告 科长 预算执行相关信息 6 审核财务科提交的 预算执行相关信息 矿长 经营矿长 预算执行相关信息 7 审核矿预算执行相 关信息 预算管理科科长 经营 管理部部长 预算执行相关信息 K1 K2 开始 9 会计核算 财务科 开始 1 岗位会计审核各部 门提交的原始单据的合 规性和有效性 岗位会计 主管会计 原始单据 账务调整说明 包括 时间 科目 金额 原因和调整人 签字 不仅与矿内部 部门核对 也 与资金管理处 烈山业务部等 股份公司相关 部门对账 结束 新中大集 团财务管 理软件I6 新中大集 团财务管 理软件I6 2 岗位会计编制记账 凭证 主管会计复核记 账凭证 并盖章确认 岗位会计 主管会计 记账凭证 岗位会计 4 在会计核算出差错 时 填写账务调整说明 表并签字 科长审核 后 附在相关凭证后 账务调整说明 3 复核记账凭证 是 否与原始单据相符 会 计处理方式是否正确 记账凭证 财务科长 主管会计 6 核对无误后 编制 矿的财务报表 财务报表 出纳 会计 5 月末与相关部门进 行账账 账实核对 对账相关表格 8 档案室管理人员对 纸质文档进行管理 系 统管理员对电子文档进 行管理 并密码保护 会计档案室管理人员 信息系统管理员 电子版备份财务报表 纸质财务报表 7 主管会计打印出财 务报表 由其他会计签 字确认后 科长审核 将纸质与电子版财务报 表文档报经经营矿长 矿长审核后 报至股份 公司财务部 科长 会计 财务报表 K1 K2 K3 K4 K5 10 库存现金管理 财务科 开始 1 制定库存现金管理制 度 并明确出纳岗位责 任与定期轮岗要求 科长 库存现金管理制度 出纳岗位不得兼任稽 核 会计档案保管和收 入 费用 支付 债权 债务账目的登记工作 实行岗位分离的原则 2 每天 根据会计在 新中大系统中做的记账 凭证进行现金收付 出纳 现金收付记录 3 每天盘点库存现 金 并将库存现金与新 中大系统中的现金收付 记账凭证进行核对 出纳 4 每月月底 出纳盘 点库存现金 科长指派 主管会计监盘 形成现 金盘点表 出纳和主管 会计在盘点表上签字 科长 主管会计 出纳 现金盘点表 结束 从资金管理处烈山业 务部提取现金 经费 和职教费每次最多各 提取1万元 库存现 金不超过1万元 超 过部分及时送交烈山 业务部 每天下班后 出纳将 库存现金放置矿保卫 科 不允许放在别 处 要求各部门收到 现金 当天无法交财 务的 必须交至矿保 卫科保管 新中大集 团财务管 理软件I6 K1 K2 11 票据管理 财务科 开始 1 出纳保管空白支 票 并根据需要填制现 金支票或转账支票 主 管会计复核 出纳 主管会计 现金支票 转账支票 1 收到并保管股份公 司财务部送达的承兑汇 票 财务部已进行背书 出纳 承兑汇票 矿的销售业务由股份 公司统一办理 客户 的承兑汇票亦由股份 公司代收 收到的所 有承兑票据均对外背 书转让 没有贴现与 到期托收 2 岗位会计根据矿长 下达的转让承兑汇票进 行付款的指示 在新大 中系统录入相关信息 编制记账凭证 主管会 计复核记账凭证 岗位会计 主管会计 记账凭证 3 支付承兑汇票 出纳 承兑汇票已经由股 份公司财务部背 书 故出纳不再对 其背书 4 对于当月未对外转 让的承兑汇票 出纳月 底进行盘点 做票据备 查账 科长指派主管会 计监盘 盘点人和监盘 人在票据备查账签字 科长 主管会计 出纳 票据备查账 2 财务科科长和主管 会计分别在填制的支票 上盖章 科长 主管会计 现金支票 转账支票 财务科长保管个人专 用章 主管会计保管 财务章 明确并执行 印章保管人外出时授 权保管人及移交保管 程序 不允许将多个 印章移交同一人保管 财务科使用的支票是 股份公司内部支票 不对外使用 3 现有空白支票用完 之际 向资金管理处烈 山业务部申领空白支 票 并与该业务部核对 支票的使用情况 出纳 结束 新中大集 团财务管 理软件I6 现金支票 转账支票承兑汇票 K1 K2 K3 12 付款管理 矿领导财务科各部门 开始 1 使用资金的部门或人 员提出用款申请 记录 用途 金额 时间等事 项 部门负责人签字确 认 各部门相关岗位 付款审批单 费用报销 单 借款单等单据及相 关附件 2 矿领导按照规定权 限对付款申请进行审批 党委书记 矿长 经营矿 长 付款审批单 费用报销 单 借款单等单据及相 关附件 根据杨庄煤矿 资金管理办 法 1万元以下 的由经营矿 长 矿长或党 委书记审批 1 万元以上的 原则上由矿长 或党委书记与 经营矿长会签 3 审核相关付款单据 及其附件的真实性 合 规性 有效性 并签字 科长 付款审批单 费用报销 单 借款单等单据及相 关附件 4 岗位会计在新中大 系统录入相关信息 编 制记账凭证 主管会计 复核 岗位会计 主管会计 记账凭证 5 依照会计凭证 对 于非现金付款 开具付 款委托书 交资金管理 中心烈山业务部办理付 款操作 对于现金付 款 支付现金 对已完 成付款的凭证加盖戳记 出纳 付款委托书 记账凭证 结束 新中大集 团财务管 理软件I6 K1 K2 13 4 2 财务管理风险控制矩阵财务管理风险控制矩阵 风险控制矩阵风险控制矩阵 业务流程名称 财务管理 当前子流程名称 资金预算编制 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 年度资金计 划符合杨庄 矿经营发展 的要求 1 每年底 财务科科长根据股份公司为杨庄煤矿下达的生产 经营计划 编制矿年度资金计划 2 经营矿长 矿长逐级审核 3 股份公司财务部预算管理科科长审核矿年度资金计划 矿领导 财务科 人工每年年度资金计划 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 全面预算管理制度 14 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 月度资金预 算符合杨庄 矿运营需要 1 每月底 各部门负责人提出下一月部门资金计划 2 每月底 财务科主管会计汇总各部门提交的下一月资金计 划 编制月度资金预算 形成财务收支预算表 交财务科 长审核 3 经营矿长 矿长逐级审批财务收支预算表 4 股份公司财务部预算管理科科长审核矿财务收支预算表 矿领导 各部门 人工每月 财务收支预算 表 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 全面预算管理制度 K3 预算的调整 经过充分论 证与严格审 批 1 各部门负责人根据实际需要提出调整预算申请 2 分管矿长 经营矿长 矿长审批部门提交的调整预算申请 3 财务科科长汇总各部门经审批的调整预算申请 形成矿预 算调整报告 4 股份公司财务部预算管理科科长审批矿预算调整报告 矿领导 各部门 人工 业务发 生时 预算调整报告 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 全面预算管理制度 15 业务流程名称 财务管理 当前子流程名称 资金预算执行 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 矿属各部门 预算执行情 况经过有效 考核 1 每年初 财务科科长根据股份公司下达的年度资金计划 将资金计划指标分解到矿属各部门 2 财务科科长结合各部门目标成本 对各部门预算执行情况 进行月度累计考核 3 经营矿长 矿长审核各部门预算执行月度累计考核 矿领导 各部门 人工 业务发 生时 每 年 预算考核表 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 全面预算管理制度 16 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 杨庄矿资金 预算月度执 行情况经过 有效考核 1 每月初 出纳汇总上一月份杨庄矿资金预算执行情况 并 与股份公司资金管理处烈山业务部对账 2 财务科长审核资金预算支付台账 并编制生产情况分析报 告 财务成本完成情况报告 3 经营矿长 矿长审核财务科提交的预算执行相关信息 4 股份公司财务部预算管理科科长与经营管理部部长审核矿 预算执行相关信息 矿领导 财务科 人工每月 杨庄矿货币资 金预算支付台 账 生产情况分析 报告 财务成本完成 情况报告 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 全面预算管理制度 17 业务流程名称 财务管理 当前子流程名称 会计核算 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 原始单据真 实 有效 合规 及时 财务科相关岗位会计审核各部门提交的原始单据是否真实有效 符合规定 对不符合要求的原始单据予以退回 财务科人工 业务发 生时 每 月 原始单据 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 财务管理与会计核算办 法 18 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 记账凭证的 编制和录入 完整 准确 及时 会计处理方 法和会计政 策选用适当 1 岗位会计依照原始单据 在新中大系统中编制记账凭证 2 主管会计复核记账凭证 并盖章确认 3 财务科长复核记账凭证 是否与原始单据相符 会计处理 方式是否正确 财务科 人工 自 动 业务发 生时 每 月 记账凭证 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 财务管理与会计核算办 法 19 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K3 会计核算差 错的更正和 账务调整经 有效审批 1 在会计核算出现差错时 岗位会计填写账务调整说明表 说明调整科目 金额和原因并签字 2 主管会计 财务科长审核账务调整说明表 并附在相关凭 证后 3 岗位会计根据经审批的账务调整说明表 重新编制记账凭 证 并经主管会计和财务科长审核 财务科人工 业务发 生时 账务调整说明 表 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 财务管理与会计核算办 法 20 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K4 账账 账实 相符 会计 信息准确 账账核对 包括但不限于 1 每月结账前 相关会计将财务账与实物管理部门物资管理 台账进行核对 2 每月结账前 出纳将资金往来账与资金管理处烈山业务部 进行核对 账实核对 包括但不限于 1 出纳每天核对现金记账与库存现金 2 定期对全部存货 固定资产或其他物资进行盘点 不定期 进行抽盘 对于账账 账实核对不一致的 查明原因 经财务科长 相关 部门负责人 经营矿长 矿长 烈山业务部领导等人员按照职 责和权限审批后 进行处理 财务科人工 业务发 生时 每 月 现金盘点表 固定资产盘点 表 资金往来相关 记录等 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 财务管理与会计核算办 法 杨庄煤矿财产清查制度 21 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K5 财务数据被 定期备份和 归档 1 电子数据 系统管理员负责系统中数据的定期备份 各相 关岗位在系统外的工作电子表格也由系统管理员统一定期 收集进行备份 2 纸质文档 每月 会计从系统中打印的记账凭证和财务报 表 均由相关岗位盖章确认后 交会计档案管理岗集中归 档管理 财务科 人工 自 动 业务发 生时 每 月 电子数据备份 纸质 记账 凭证 财务报表 杨庄煤矿财务管理制度 淮北矿业股份有限公司 财务管理与会计核算办 法 22 业务流程名称 财务管理 当前子流程名称 库存现金管理 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 出纳岗位不 相容职责相 分离 且定 期轮岗 1 财务科制定库存现金管理制度 明确出纳岗位责任与定期 轮岗要求 2 出纳岗位不得兼任稽核 会计档案保管和收入 费用 支 付 债权债务账目的登记工作 实行岗位分离的原则 3 出纳人员每 2 3 年定期轮岗 财务科人工 业务发 生时 资金管理办法 出纳任职记录 杨庄煤矿资金管理办法 淮北矿业股份有限公司 资金管理办法 23 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 库存现金得 到妥善保管 账实相符 1 出纳保管库存现金 白天放置办公室保险箱 晚上放置在 矿保卫科 2 各部门收到现金 当天无法交财务的 必须交至矿保卫科 3 每天盘点库存现金 并将库存现金与新中大系统中的现金 收付记账凭证进行核对 4 出纳将库存现金多于限额的部分及时送交资金管理处烈山 业务部 5 每月月底 出纳盘点库存现金 科长指派主管会计监盘 形成现金盘点表 出纳和主管会计在盘点表上签字 财务科人工 业务发 生时 每 天 每月 现金盘点表 杨庄煤矿资金管理办法 淮北矿业股份有限公司 资金管理办法 24 业务流程名称 财务管理 当前子流程名称 票据管理 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 承兑汇票背 书转让经过 有效审批 恰当入账 1 岗位会计根据矿长下达的转让承兑汇票进行付款的指示 在新大中系统录入相关信息 编制记账凭证 2 主管会计复核记账凭证 3 出纳据此进行票据支付 财务科 人工 自 动 业务发 生时 记账凭证 杨庄煤矿财务管理制度 杨庄煤矿票据管理制度 25 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 承兑汇票得 到妥善保管 账实相符 1 出纳保管股份公司财务部送达的承兑汇票 2 对于当月未对外转让的承兑汇票 出纳月底进行盘点 做 票据备查账 3 财务科科长指派主管会计监盘 盘点人和监盘人在票据备 查账签字 财务科人工 业务发 生时 每 月 票据备查账 杨庄煤矿财务管理制度 杨庄煤矿票据管理制度 26 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K3 支票的填制 与使用经过 有效审核 印章的保管 与使用符合 规范 1 出纳保管空白支票 并根据需要填制现金支票和转账支票 主管会计复核 2 财务科长和主管会计分别在填制的支票上盖章 3 空白支票用完之际 与资金管理处烈山业务部对账关于支 票的使用情况 4 印章保管人外出时 须执行印章移交手续 移交人和被移 交人在印章移交表上签字确认 不允许印章移交至同一人 保管 财务科人工 业务发 生时 票据备查账 印章移交表 杨庄煤矿财务管理制度 杨庄煤矿票据管理制度 27 业务流程名称 财务管理 当前子流程名称 付款管理 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 付款依据真 实 合法 完整 经有 效审核与审 批 1 使用资金的部门或人员提出用款申请 记录用途 金额 时间等事项 部门负责人签字确认 2 矿领导按照规定权限对付款申请进行审批 3 财务科科长审核相关付款单据及其附件的真实性 合规性 有效性 并签字确认 矿领导 各部门 人工 业务发 生时 付款审批单 费用报销单 借款单等单据 相关附件 杨庄煤矿财务管理制度 杨庄煤矿资金管理办法 28 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 款项得到及 时 准确地 支付与记录 1 岗位会计在新中大系统录入相关信息 编制记账凭证 主 管会计复核 2 出纳依据会计凭证 对于非现金付款 开具付款委托书 交资金管理处烈山业务部办理付款操作 对于现金付款 支付现金 3 出纳对已完成付款的凭证加盖戳记 财务科 人工 自 动 业务发 生时 付款委托书 记账凭证 杨庄煤矿财务管理制度 杨庄煤矿资金管理办法 29 淮北矿业杨庄煤矿内部控制操作细则淮北矿业杨庄煤矿内部控制操作细则 人力资源人力资源 1 引言引言 1 1 目的目的 为了促进杨庄煤矿人力资源合理布局 发挥人力资源在矿的发展中的主导 作用 规范并优化杨庄煤矿在人员招聘 培训 薪酬 考核 晋升 退出等方 面的行为 根据国家有关法律法规和 企业内部控制基本规范 企业内部控 制应用指引第 3 号 人力资源 制定本操作细则 1 2 范围范围 本操作细则所描述内部控制体系覆盖并适用于杨庄煤矿工资科 政工部等 所有人力资源业务 1 3 人力资源业务相关的规章制度人力资源业务相关的规章制度 关于印发的通知 关于加强职工劳动纪律管理的通知 淮北矿业股份公司 2010 年职业技能鉴定工作 2010 年人力资源规划实施意见 淮北矿业股份公司职工惩处暂行规定 关于调整解除劳动合同人员档案移交工作程序的通知 1 4 淮北矿业股份公司与杨庄煤矿人力资源工作联系与区分淮北矿业股份公司与杨庄煤矿人力资源工作联系与区分 股份公司指导杨庄煤矿的人力资源工作 杨庄煤矿制定适用于矿的 人力资源规章制度在股份公司设定的规章制度框架内 30 杨庄煤矿人力资源规划编制 用人需求计划与调剂方案 培训计划 与培训费用 员工退出等事项须报经股份公司人事部门审核 招聘 工作由股份公司实施 2 控制基本要求控制基本要求 2 1 根据矿人力资源规划 结合股份公司下达的生产经营实际需要 制定 年度人力资源需求计划 完善人力资源引进制度 规范工作流程 按照计划 制度和程序组织人力资源引进工作 2 2 接收股份公司招聘的拟录用人员 依法签订劳动合同 建立劳动用工 关系 对于在产品技术 市场 管理等方面掌握或涉及关键技术 知识产权 商业秘密或国家机密的工作岗位 应当与该岗位员工签订有关岗位保密协议 明确保密义务 建立选聘人员试用期和岗前培训制度 对试用人员进行严格考 核 考核合格后 方可正式上岗 试用期满考核不合格者 解除劳动关系 2 3 重视人力资源开发工作 建立员工培训长效机制 加强后备人才队伍 建设 促进全体员工的知识 技能持续更新 不断提升员工的服务效能 2 4 制定与业绩考核挂钩的薪酬制度 切实做到薪酬安排与员工贡献相协 调 体现效率优先 兼顾公平 2 5 制定各级管理人员和关键岗位员工定期轮岗制度 明确轮岗范围 轮 岗周期 轮岗方式等 形成相关岗位员工的有序持续流动 全面提升员工素质 2 6 按照有关法律法规规定 结合企业实际 建立健全员工退出 辞退 解除劳动合同 退休 机制 明确退出的条件和程序 确保员工退出机制得到 有效实施 2 7 定期对年度人力资源计划执行情况进行评估 查找人力资源管理中存 在的主要缺陷和不足 采取有效措施 及时加以改进 确保企业整体团队充满 生机和活力 31 3 人力资源业务内控体系人力资源业务内控体系 二级流程二级流程责任部门责任部门 控制控制 目标目标 关键控制点关键控制点 人力资源规划与计划矿领导 工资科22 招聘管理 一般员工矿领导 各部门22 招聘管理 管技类人员矿领导 各部门33 培训管理矿领导 各部门 职工学校33 薪酬管理工资科 财务科22 绩效考核矿领导 矿党委 矿纪委 各部门22 发展与晋升矿领导 政工部 工资科22 员工退出 一般员工矿领导 各部门33 员工退出 管技类人员矿领导 矿党委 矿纪委 各部门33 小计2222 32 4 人力资源业务内控流程图与风险控制矩阵人力资源业务内控流程图与风险控制矩阵 4 1 人力资源业务流程图人力资源业务流程图 人力资源规划与计划 矿领导工资科 开始 1 依科长指示编制矿5 年人力资源规划 定额组组长 人力资源规划 2 科长审核 3 召开矿长办公会审 议人力资源规划 矿长 人力资源规划 5 每年底 编制矿下 一年度人力资源计划 定额组组长 年度人力资源计划 6 科长审核 结束 4 将人力资源规划提 交股份公司人力资源部 审核 科长 人力资源规划 K1 7 经营矿长 矿长逐 级审核年度人力资源计 划 矿长 经营矿长 年度人力资源计划 K2 33 招聘管理 一般员工 股份公司人力资源部矿领导工资科 开始 10 劳动合同约定的试 用期结束 由录用人员 所在部门负责人对其考 核 工资科科长发表考 核意见 考核合格 正 式上岗 不合格 工资 科即刻与其解除劳动关 系 科长 员工转正考核表 结束 1 审核矿属各部门提 交的用人需求表 科长 用人需求表 2 是否可在部 门间调剂 3 分管矿长 矿长逐 级审批员工需求表及调 剂方案 矿长 分管矿长 用人需求表 人员调剂 方案 3 科长提出调 剂方案 否 是 5 将经批准的用人需 求表上报股份公司人力 资源部 科长 用人需求表 6 审核用人需求表 安排招聘 科长 科员 招聘相关记录 7 组织股份公司人力 资源部要求矿上予以接 收的拟录用人员办理入 职手续 员工调配组组长 劳动合同等入职文本 记录 8 协调工资科与职工 学校安排录用人员岗前 培训 科长 培训记录 9 录用人员培训考核 合格 分配其至相应岗 位 员工调配组组长 4 根据经批准的人员 调剂方案 安排人员变 动事宜 科长 K1 K2 34 招聘管理 管技类人员 股份公司组织部矿领导政工部 开始 1 根据管技类人员职 位空缺提出用人需求 审核各部门提交的用人 需求表 部长 用人需求表 2 首先考虑是否可在 矿属部门间调剂 若可 以 提出调剂方案 若 不可以 提出招聘方 案 明确报名条件 任 职资格等内容 部长 调剂方案 招聘方案 用人需求表 调剂方 案 招聘方案 3 党政联席会议审议 调剂方案与招聘方案 矿领导 4 根据经批准的部门 间人员调剂方案 安排 人员变动事宜 部长 人员调动记录 4 组织矿领导及相关 负责人成立公开招聘工 作领导小组和监督小 组 在矿内部发布招聘 信息 部长 招聘信息 4 将用人需求表提交 股份公司组织部 部长 用人需求表 5 审核用人需求表 安排招聘事宜 部长 成员 招聘相关记录 5 组织符合报名条件 的人员参加笔试 面 试 将建议人选报招聘 工作小组和监督小组讨 论 部长 招聘相关记录 6 召开党政联席会议 讨论并确定最终的录用 人员 并指派招聘工作 小组和监督小组将笔 试 面试成绩及招聘结 果在矿内公示 矿领导 会议纪要 否 是 8 协调组织部与职工 学校安排录用人员岗前 培训 考核合格 安排 其至相应岗位 管技类人员转正考核表 会议纪要 部长 10 试用期考 核是否合格 11 分管矿长 矿长 党委书记讨论该考核 表 必要时召开党委会 审议 对于确需解除劳 动关系的 通知政工部 办理解除劳动合同相关 手续 部长 劳动合同等入职文本 7 组织股份公司组织 部要求矿上予以接收的 拟录用管技类人员办理 入职手续 党委书记 矿长 分管 矿长 部长 9 劳动合同约定的试 用期结束 由管技类人 员所在部门负责人及分 管矿长对其考核 政工 部部长发表考核意见 培训记录 人员正式上岗 结束 调剂内部招聘外部招聘 K1 K2 K3 35 培训管理 工资科矿领导职工学校 1 汇总矿属各部门每 年年底提交的下一年度 培训计划 负责人 矿年度培训计划 2 经营矿长 矿长逐 级审批培训人员名单 矿长组织召开矿长办公 会审议矿年度培训计 划 矿长 矿年度培训计划 培训 人员名单 3 提交矿年度培训计 划及培训人员名单至股 份公司人力资源部审 批 并由后者核定培训 费用 由股份公司财务 部划拨至矿 负责人 矿年度培训计划 培训 人员名单 开始 1 根据股份公司下达 的指令培训计划 要求 矿属各部门负责人拟定 参加培训人员名单 负责人 培训人员名单 5 指派科员根据员工 参加培训考勤情况核算 其培训工资 科长审 核 与符合规定标准的 参加培训人员书面约定 培训后的服务期限 科长 培训工资 服务期限约 定书 5 向参加培训人员发 放书面培训效果反馈 表 对反馈结果进行分 析与评价 并存档 负责人 培训效果分析与评价表 6 获得发票等培训相 关费用单据 填制费用 报销单 负责人 培训费用报销单 4 组织相关人员参加 培训 对培训情况进行 记录 包括参加培训人 员的考勤 负责人 培训情况记录 指令培训培训计划 7 分管矿长 矿长逐 级审批培训费用报销单 矿长 分管矿长 培训费用报销单 结束 K3 K2 K1 36 薪酬管理 财务科工资科 开始 1 每季度末 根据安 全 经营 材料耗用等 指标核算季度效益工 资 编制效益工资发放 方案 工资统计分析组组长 效益工资发放方案 1 定额组汇总各部门 送交的绩效考核结果 形成岗绩工资 将岗绩 工资与工薪组提供的固 定工资相加 形成基础 工资 定额组 工薪组组长 基础工资表 月工资季度效益工资 部门工资总额表 部门工资总额表 2 根据定额组送交的 基础工资表 结合各单 位绩效考核结果 按照 工资分配方案 汇总各 部门月度工资总额 定额组组长 4 工薪组按照各单位 工资分配方案 将工资 分配至各部门每个人 然后将工资汇总表及原 始资料一并提交工资统 计分析组复核 将工资 汇总表提交财务科复核 工资汇总表 工薪组 工资统计分析 组组长 经营考核组组长 3 复核工资总额表 并将其发至各部门确认 5 科员复核工资汇总 表 科长签字确认 科长 科员 工资汇总表 付款结算流程 2 科长审核效 益工资发放方 案 3 工薪组按照各单位 工资分配方案 将工资 分配至各部门每个人 然后将工资汇总表及原 始资料一并提交工资统 计分析组复核 将工资 汇总表提交财务科复核 工薪组组长 工资统计 分析组组长 效益工资发放表 K1 K2 37 绩效考核 组织部 纪委 矿办公室 党委等各部门 开始 1 每个工作日 将当 天工作日志交部室及科 领导 员工 工作日志 1 各基层单位党政正 职考核得分由矿精细化 考核办公室考评计算得 出 党政副职考核得分 由党政正职考评 矿 部室及科领导 个人考评表 1 各单位考核得分由 矿分管领导考评 单位 互评 精细化考核办公 室考评综合计算得出 矿 部室及科领导 单位考评表 2 根据员工当天提供 产品或服务的质量和数 量 按照单位内部分配 办法支付市场工资 并 张榜公布 部室及科领导 日工资卡 1 每年初 从矿党 委 纪委 矿办公室 组织部等部门选取部分 人员成立考核工作领导 小组 对科区级领导班 子及在岗管技人员进行 考核 并汇总分析 考核工作领导小组 考核表 2 党委会通报 考核结果 3 对于考核优秀的管 技类人员予以表彰 对 于不胜任现职的管技人 员 组织部和纪委提出 处理意见 报党政联席 会议集体研究决定 并 按规定程序实施 考核组 表彰 处理意见表 对一般员工考核对部室及科领导考核对单位考核对科区级领导班子及在岗管技人员年度考核 3 汇总日工资卡 个 人与单位考评表 据以 进行薪资计算与分配 工资科 日工资卡 个人考评 表 单位考评表 薪酬管理 结束 K1 K2 38 发展与晋升 股份公司矿领导政工部工资科 开始 1 指派科员发布晋升 信息 按照股份公司的 要求明确报名条件 任 职资格等内容 科长 晋升信息 1 提名晋升岗位候选 人或接收各部门 矿领 导提出的晋升岗位候选 人名单 部长 候选人名单 2 接收并审核员工报 名表 整理出符合报名 条件的人员名单 报科 长审核后 科长提交该 名单至股份公司人力资 源部 科员 人员名单 2 讨论并确定拟考核 人员 拟考核人员多于 拟晋升人员 矿党委书记 矿长 拟考核人员名单 3 组织对拟考 核人员进行考 核 4 组织人员参加考 试 对考试合格者进行 综合评价 根据评价结 果确定晋升人员 人力资源部 晋升人员名单 4 预审矿政工部提交 的考核人员名单及考核 结果 组织人事部 考核人员名单 考核结 果 5 党委会审议 考核结果 结束 一般员工职业技能提升管技类人员晋升 K1 K2 6 办理员工 晋升手续 6 办理员工 晋升手续 39 员工退出 一般员工 矿领导各部门工资科 1 拟辞职前一个月填写 辞职申请表 由部门负 责人审核 并核批离职 日期 拟辞职人员 辞职申请表 1 将严重违纪员工的 违纪事实书面报告给工 资科 安监处 纪委等 有检查监督权责的职能 部门 后者核实情况并 呈报矿职工惩处委员会 各部门负责人 严重违纪报告书 开始 1 每年年底 科长指 派科员查阅员工档案 出具下一年度即将退休 人员名单 报股份公司 人力资源部批准 并由 后者报至社保部门 科长 科员 退休人员名单 2 根据公司规定及违 纪的严重程度进行讨 论 符合辞退条件的 提出辞退处理意见 矿职工惩处委员会 辞退处理意见书 3 召开矿长办公会审 议 形成决议 矿长 会议纪要 4 办理工作交接与公 司财物移交手续 相关 部门负责人在离职移交 表签字确认 拟辞职 辞退 退休人 员 离职移交表 5 工资科科长 签字确认 6 开具解除劳动合同 证明书 并约定保守关 键技术 商业秘密与竞 业限制的条款 将退出 员工档案移交地方劳动 行政部门 科长 科员 解除劳动合同证明书 结束 辞退 辞职 退休 K1 K2 K3 40 员工退出 管技类人员 党委会纪委政工部 开始 1 每年年底 部长指 派本部门员工查阅矿管 理技术类人员档案 出 具下一年度即将退休人 员名单 部长 退休人员名单 1 每年年底 部长指 派本部门员工查阅矿管 理技术类人员档案 出 具下一年度即将离岗人 员名单 也可依本人申 请 审核后出具离岗人 员名单 部长 离岗人员名单 1 接收并初步审核管 理技术类人员的辞职申 请表 部长 辞职申请表 1 获知管理技术类人 员严重违纪事实后 组 织调查与核实 符合辞 退条件的 提出辞退处 理意见 负责人 辞退处理意见书 2 召开党政联席会 议 审议退休 离岗人 员名单 辞职申请表 辞退处理意见书 负责人 会议纪要 3 报股份公司社保 科 由其报至省社保部 门 部长 退出人员名单 4 与纪委对退出人员 进行离任审计 相关部 门负责人在离任审计表 上签字确认 部长 离任审计表 结束 5 开具解除劳动合同 证明书 并约定保守关 键技术 商业秘密与竞 业限制的条款 将退出 员工档案移交地方劳动 行政部门 部长 部门成员 解除劳动合同证明书 保密约定条款 离岗 退休辞职 辞退 辞职 辞退 退休 离岗 5 与退休 离岗人员约 定保守关键技术 商业 秘密与竞业限制的条 款 将退出员工档案移 交地方劳动行政部门 部长 部门成员 保密约定条款 退休 离岗辞职 辞退 K1 K2 K3 K3 41 4 2 人力资源业务风险控制矩阵人力资源业务风险控制矩阵 风险控制矩阵风险控制矩阵 业务流程名称 人力资源业务流程名称 人力资源 当前子流程名称 人力资源规划与计划当前子流程名称 人力资源规划与计划 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 人力资源规 划编制合理 符合股份公 司要求与杨 庄煤矿实际 发展需要 1 工资科根据股份公司发展战略与杨庄煤矿经营目标 结合 矿人力资源现状 编制矿五年人力资源规划 提交矿长办 公会审议 2 工资科科长将人力资源规划提交股份公司人力资源部审批 矿领导 工资科 人工每五年人力资源规划 2010 年人力资源规划实施意 见 42 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 人力资源计 划编制合理 符合矿年度 经营目标 1 每年底 工资科根据股份公司下达的下一年度生产经营计 划 结合矿人力资源现状 编制年度人力资源计划 2 经营矿长 矿长逐级审核年度人力资源计划 矿领导 工资科 人工每年 年度人力资源 计划 43 业务流程名称 人力资源业务流程名称 人力资源 当前子流程名称 招聘管理当前子流程名称 招聘管理 一般员工一般员工 编号编号 控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 一般员工用 人需求计划 与人员调剂 方案符合矿 经营发展的 要求 1 矿属各部门负责人根据部门实际需要提出用人需求表 2 工资科科长审核用人需求表 首先考虑是否可以在矿属各 部门间调剂 若可行 提出调剂方案 3 分管矿长 矿长逐级审批调剂方案 4 若工资科长认为不能在各部门间调剂 则将用人需求表提 交分管矿长 矿长逐级审批 5 工资科长将经矿领导审批的用人需求表提交股份公司人力 资源部审批 矿领导 各部门 人工 业务发 生时 用人需求计划 人员调剂方案 44 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 人员录用手 续合法合规 1 工资科员工调配组组长组织股份公司人力资源部要求矿上 予以接收的拟录用人员办理入职手续 包括体检 签订劳 动合同 约定保密条款等 2 劳动合同约定的试用期结束 由录用人员所在部门负责人 对其考核 工资科科长发表考核意见 考核合格 正式上 岗 不合格 工资科即刻与其解除劳动关系 工资科 录用人 员所在 部门 人工 业务发 生时 劳动合同 保密协议 员工转正考核 表 45 业务流程名称 人力资源业务流程名称 人力资源 当前子流程名称 招聘管理当前子流程名称 招聘管理 管技类人员管技类人员 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K1 管技类人员 用人需求计 划与人员调 剂方案符合 矿经营发展 的要求 1 政工部根据管技类人员职位空缺提出用人需求 各部门也 可根据部门实际情况提出管技类人员用人需求 提交政工 部审核 2 政工部部长首先考虑是否可在矿属部门间调剂 若可以 提出调剂方案 3 党政联席会议用人需求表和审议调剂方案 4 若政工部部长认为不能在矿属部门间调剂 提出招聘方案 明确报名条件 任职资格等内容 5 党政联席会议审议用人需求表和招聘方案 6 政工部部长将经审批的需要进行外部招聘的用人需求表提 交股份公司组织部审批 矿领导 各部门 人工 业务发 生时 用人需求计划 人员调剂方案 招聘方案 46 编号编号控制目标控制目标关键控制关键控制 责任责任 部门部门 控制控制 方法方法 控制控制 频率频率 实施证据实施证据制度索引制度索引 K2 内部招聘过 程公平 公 正 1 内部招聘方案经审批后 政工部部长组织矿领导及相关负 责人成立公开招聘工作领导小组和监督小组 在矿内部发 布招聘信息 应能够使矿全体员工都能及时获知招聘信息 2 政工部接受报名 筛选出符合报名条件的人员 组织他们 参加笔试 面试 并将建议人选报招聘工作小组和监督小 组讨论 3 党政联席会议讨论并确定最终的录用人员 并指派招聘工 作小组和监督小组将笔试 面试成绩及招聘结果在矿内公 示 矿领导 政工部 人工 业务发 生时 招聘信息 会议纪要 K3 人员录用手 续合法合规