第6章报表.ppt

主要内容6 1初识报表6 2创建报表6 3设计报表6 4创建多列报表和子报表 第6章报表 6 1 1报表的概念和功能 报表 是把数据表中的数据经过格式编排和适当运算后 打印出来的表格 报表和数据表的区别 数据表是数据库的一部分 用于存放基础数据数据源可以是表 查询和SQL语句 是经过处理后的数据表数据的一种特殊显示方式报表与窗体对象的区别 报表只能查看数据窗体不仅能够查看 还可以改变数据源中数据 可以对数据进行增 删 改等操作 6 1 1报表的概念和功能 报表的功能 灵活查看数据打印格式数据控制报表中对象的大小 及显示方式 6 1 2报表的构成 显示报表标题和说明 显示报表的字段名称或对记录的分组名称 显示报表从表或查询中生成的记录 所有记录处理后 纸打印在报表的技术处 在报表底部 显示本页数据的汇总情况 基本结构与窗体一样 只是报表在制作的时候可以添加 组页眉 组页脚 我们将在后续例子中讲述该内容 6 1 3报表的类型 1 纵栏式报表 特点 以垂直的方式显示一条或多条记录 记录数据的字段标题信息与字段记录数据一起被安排在每页的主体节内显示 6 1 3窗体的类型 2 表格式报表 特点 以表格式的结构排列多条记录 其记录数据的字段标题信息不是被安排在每页的主体节内显示 而是安排在页面页眉区内显示 6 1 3窗体的类型 3 图表报表 特点 以图形的方式显示数据内在含义 6 1 3窗体的类型 4 标签报表 特点 类似与电话本 目录等起到索引作用的报表 6 1 4报表的视图 Access2003数据库的报表操作提供了3种视图 设计视图创建 编辑表的结构 完成表的再设计打印预览视图查看报表的页面数据输出形态 不符合要求可以返回 设计视图 中 重新设计版面预览视图查看报表的版面设置 包括报表中部分数据的显示情况 通 打印预览视图 类似 但运行速度较快注意 打印预览视图 和 版面预览视图 不能相互切换 要借助与 设计视图 来完成转换 6 2 1使用 自动创建报表 打开新建窗体对话框 6 2 1使用 自动创建报表 可创建报表的四种样式 报表数据的来源 6 2 1使用 自动创建报表 使用自动创建报表创建的 教师表 纵栏式报表 6 2 2使用 报表向导 选择使用向导创建窗体命令 报表的数据来源 6 2 2使用 报表向导 选择数据源 确定报表中显示字段 6 2 2使用 报表向导 以性别字段分组 没有分组 6 2 2使用 报表向导 确定排序字段 升降序选择 6 2 2使用 报表向导 确定报表布局及排列方向 6 2 2使用 报表向导 确定报表样式 6 2 2使用 报表向导 为报表指定标题 6 2 2使用 报表向导 注意 显示样式可以在设计视图中再作修改 6 2 3使用 图表向导 在窗体或报表中创建图表 使之链接到来自可用的表 查询或其他记录源的数据 图表可以是全局的 包括所有数据 也可以是记录绑定型 图表仅反映来自当前记录的数据 并且随用户在记录之间的移动而更新 6 2 3使用 图表向导 指定图表中显示的字段 6 2 3使用 图表向导 选择图表类型 6 2 3使用 图表向导 图表横坐标显示为 学历 将 教师编号 按钮拖动到纵坐标 用于人数的计数 双击纵坐标的字段可以改变 汇总 类型 6 2 3使用 图表向导 该图统计了 教师结构中 本科与研究生的人数比例 6 2 4使用 标签向导 标签是一种特殊的非常实用的报表 以单记录方式输出数据 形式像信笺一样 6 2 4使用 标签向导 选择标签型号 6 2 4使用 标签向导 为标签内显示的字体设置大小 颜色等信息 6 2 4使用 标签向导 设置标签显示内容 6 2 4使用 标签向导 指定排序字段 可以是多个字段 6 2 4使用 标签向导 指定标签标题 6 2 4使用 标签向导 生成的班级通讯录报表 6 2 5使用 设计视图 设计视图 开始创建一个新报表 可以从无到有地创建报表 而且有自动创建及向导方式不能够完成的功能 打开新建报表的设计视图 6 2 5使用 设计视图 选择数据源 6 2 5使用 设计视图 在页面页眉上添加 标签 控件 给报表添加标题 课程基本信息 从字段列表中将所有字段拖动到主体节中 在页面页脚处插入页码 调整各控件位置 6 3 1报表设计工具 报表的设计视图工具主要包括 工具栏 工具箱 属性窗口 控件的使用方法与窗体控件使用方法一致 6 3 2设置报表格式 自动套用格式Access中提供了6种预定义报表格式 分别为 大胆 正式 浅灰 紧凑 组织 和 随意 使用方法 打开套用格式的报表 选择工具栏上 自动套用格式 按钮 或者通过 格式 菜单选择 6 3 2设置报表格式 2 调整表格外观调整控件位置 在设计视图中 直接拖动即可 向报表中添加文字 修改报表中值的边框线条宽度及样式 6 3 2设置报表格式 调整报表中字段的显示对齐方式直接选择控件 拖动即可完成对齐 或者将鼠标移动到工具栏上的 居中 对齐按钮上 左键单击这个按钮即可添加日期和时间添加页码 6 3 2设置报表格式 添加图像添加报表背景图片添加线条 矩形 6 3 3设置报表属性 1 报表属性 报表选择器 选择 编辑 菜单下的 选择报表 命令 则属性表的内容为整个报表属性项 报表独有的属性 6 3 3设置报表属性 2 节的属性要打开 节属性 需要在节上双击 这样属性窗口的属性项就变成与节对应的属性项内容了 节 属性 对话框内常用的属性为 强制分页 新行或新列 保持同页 可见性 可以扩大 可以缩小等3 页面设置 6 3 4报表的排序与分组 排序与分组在报表中经常用到 这是与窗体最大的区别 使用排序 使得数据有规律的排列 排序方式主要有 升序 和 降序 两种 使用分组 使得数据依据字段特点归类 将同类数据组合到一起 产生组内的综合或者统计等数据 使用方式 将创建的报表在 设计视图 中打开 单击工具栏上的 排序与分组 按钮 或选择 视图 菜单下的 排序与分组 命令 设置了分组 设置分组时 组页眉 页脚要选择 是 并制定分组间隔 6 3 4报表的排序与分组 分组项 排序项 6 3 5计算控件的操作与使用 计算控件的控件源是计算表达式 当表达式发生变化时 相应的值也会发生变化 从而引起报表中计算结果输出的变化 1 主体节内添加计算控件 适用于对单条纪录的计算 对每条记录的若干字段值进行求和或求平均值计算时 只要设置计算控件的控件源为不同字段的计算表达式即可 主体内添加计算控件 6 3 5计算控件的操作与使用 2 组页眉 组页脚节区内或报表页眉 报表页脚区内添加计算字段 报表页脚添加计算控件 适用于多条记录的汇总计算 6 3 5计算控件的操作与使用 2 组页眉 组页脚节区内或报表页眉 报表页脚区内添加计算字段 组页脚添加计算控件 适用于分类的多条记录汇总计算 6 3 6报表的打印 预览及保存 1 预览报表页面的版面通过 版面预览 可以快速核对报表的版面 因为Access只是使用从基础表中或基础查询中得到的足够数据来显示报表版面 2 预览报表中的数据如果要在 设计 视图中预览报表 可以在 设计 视图中单击工具栏中的 打印预览 按钮 或者通过 文件 视图 菜单下的 打印预览命令 3 打印报表报表的所有设计完成以后 就可以将结果输出到打印机 第一次打印报表以前 需要检查页边距 页方向和其他页面设置的选项 1 单击 文件 菜单中的 打印 命令 2 在 打印 对话框中进行设置 在 打印机 选项组 指定打印机的型号 在 打印范围 下 指定打印所有页或者确定打印页的范围 在 份数 下 指定复制的份数和是否需要对其进行分页 3 单击 确定 按钮 如果要在不激活对话框的情况下打印报表 可直接单击工具栏上的 打印 按钮 4 保存报表1 在第一次保存报表时 应按照Access数据库对象命名规则在 另存为 对话框中输入一个合法名称 然后单击 确定 按钮即可 2 非第一次保存 左键单击工具栏上的 保存 按钮即可 6 4 1创建多列报表 多列报表 是报表显示的多种形式之一 是将普通报表加以设置 列数 形成了多列报表 其最常用的是标签报表形式 6 4 2创建子报表 1 已有的报表中创建子报表 以一个已知报表为数据源 在其中添加子报表 要确保主报表与子报表之间已经建立了正确的联系 例如 以 学生 基本信息表为主报表数据源 并在其中添加 课程及成绩信息 作为子报表 在 设计视图 中打开所创建的 学生基本信息 报表 并调整适当位置 在学生基本信息下边为子报表留出适当空间 选择 子窗体 子报表 工具 拖动到主体留出的空间中 按照报表设计步骤进行即可 子报表 6 4 2创建子报表 2 某个已有报表添加到其他已有报表 两个报表都是已知 选择其中一个作为主报表 另一个为子报表即可 例如 将 教师授课 报表添加到 教师基本信息 报表中 形成子报表 本例中将 教师基本信息表 作为主报表 课程信息为子报表 在设计视图中打开 教师基本信息表 按 F11 键切换到数据库窗口 将课程基本信息报表拖动到 教师基本信息表 想要插入的节中 本例将其插入到 页面页脚 中 子报表 6 4 2创建子报表 3 链接主报表和子报表 子报表可以通过 向导 创建 要求两