企业培训_某公司监理部综合办培训学习教材

团结拼搏创新求实 江苏科兴项目管理有限公司 监理部综合办培训学习 监理部综合办一般都承担着文字处理 文件资料收发及归档 印章管理 监理部采购保管 财务后勤管理及工程计量支付审核 报表的填写与上报 督促及审查施工单位资料整理归档情况等多项工作 是向项目总监及其他监理人员 公司 业主或施工单位等传递信息 落实各种指示 进行多方协调沟通的窗口 工作琐碎繁杂不易出成绩 但容易出错 但是做好了就会感觉特别有成就感 所以就要求项目办公室工作人员不但综合素质高 责任心强 而且能吃苦耐劳 以下是我在这些年工作中的一些经验总结 希望能给大家在工作中带来一些帮助 讲的不对的地方还请大家批评指正 谢谢 目录 第一部分资料管理 一 要熟练掌握文件资料管理的相关制度1 文件资料要集中存放 并指定专人总负责 2 设立内业资料目录总台帐 分目录台账 3 任何人查阅资料须经专门负责人同意 并且要有记录 4 内业资料的填写与归档符合以下要求及相应规范和管理制度 1 真实 所有内业资料必须是真实可靠的 严禁假资料入档 2 准确 各类资料填报人员必须以科学的态度进行数据的记录 采集 处理等工作 保证数据准确无误 3 及时 各类资料应及时填写 及时上报 及时收集 及时归档 有些资料能在现场做好的 尽量在现场就把资料做好 避免资料的拖欠和后补 资料形成后2日内归档 4 完整 每张表格主要内容 签字 日期 印章等要完整统一 每份资料的附件要完整统一 5 清晰 资料的内容在填写过程中 应无涂改和模糊不清的现象 保证资料清晰易认 6 整洁 用笔要符合要求 不得用圆珠笔 铅笔填写 纸张应符合竣工文件编制办法的要求 5 监理在做好自身资料规范化管理的同时 要指导督促施工单位的内业资料管理工作 尤其是在资料的填写和归档要求方面 不允许出现假资料以及资料模糊 不完整等现象 6 监理对施工单位资料的审核 应由监理员 专业负责人 副总监逐级审查 审查合格后由总监审批 7 下面我重点跟大家讲解一下文件的收 发和处理 1 收文及处理程序 2 发文及处理程序 二 建立文件收发文登记表 1 文件收文登记表 项目部来文 2 文件收文登记表 业主来文 3 文件收文登记表 公司及其他来文 4 文件发文登记表 发给项目部 5 文件发文登记表 报送业主 公司及其他 6 文件收 发文封面 三 建立文件处理表 1 文件处理流程单 2 文件传阅单 3 文件资料借阅登记表 四 建立资料常用表文件夹资料常用表 如果业主或公司管理用表中有就首先参照业主或公司的 如果没有就根据需要进行设置 1 指挥部发资料管理用表 以水运工程管理用表2013为例 2 除管理用表之外的日常用表1 设计计变更登记表2 施工方案登记表3 开工报告登记表4 履约考核登记表5 优质优价 优监优酬登记表6 上级部分检查通报登记表7 首件认可登记表8 施工记录台账9 需完成事宜责任制一栏表10 影像资料登记表 11 监理部质量 安全检查情况的通报12 各参建单位工程质量责任人汇总表13 专家活动登记表14 项目专业分包审批登记表15 监理部主要文件数量登记表 锡澄运河三级航道整治工程TJ1标工程首件认可登记表标段 锡澄运河航道整治工程XCYH TJ1标工程名称 锡澄运河航道整治工程新夏港船闸工程TJ1标 时间 2014年3月23日地点 HD7标右岸K34 508 K34 548人物 背景 尺寸变更 现场量测无误后拍照事由 D2型压顶模板施工摄影者 陈冲照片号 锡澄运河三级航道整治工程JL1标内各参建单位工程质量责任人汇总表 锡澄运河三级航道整治工程专家审查活动记载标段 锡澄运河航道整治工程XCYH TJ1标施工单位 中建筑港集团有限公司监理单位 江苏科兴工程建设监理有限公司 锡澄运河三级航道整治工程JL1标内项目专业分包审批记载 五 案例1 资料编号容易错乱 尤其变更文件 施工方案等审批不及时或反复修改完善的文件 应如何避免 申报文件的序号首先用铅笔编写 记录好文件的申报时间及该工程部位的施工开始和结束时间 最后根据申报时间和该工程部位的施工时间求交集 然后按施工的先后顺序排列先后 修改编号 监理部发文编号由办公室人员统一编号 借此跟大家讲一下编号的编写 如项目有特殊要求 需按项目要求 1 工程管理用表的编号格式为 发文单位代号 表号 流水编号 同一种表式采用一个大流水编号 例如 TJ1 施A01 1 其中TJ1表示项目部代号 施A01表示表号 1表示流水编号 如果有二级表的 二级表号与一级表号之间用 连接 例如 TJ1 施A20 1 1 表号后有 a的表示同类表格有另外增加内容 2 对监理机构发送用表 采用如下编号格式 发文单位代号 表号 收文单位代号 流水编号 同一个收文单位采用一个流水号 例如 JL1 监A05 TJ1 1 其中JL1表示发文单位代号 监A05表示表号 TJ1表示收文单位代号 1表示流水编号 如同时向多家单位发文时 将 收文单位代号 用 Q 替代 其余编号格式不变 例如 JL1 监A01 Q 1 其中JL1表示发文单位代号 监A01表示表号 Q表示收文单位为多家 1表示流水编号 3 承包人和监理单位统一使用合同段号作为各单位的代号 代号中不允许出现 符号 承包人代号 TJ1ZFMQBJFJLHHD6HD7监理单位代号 JL14 其中以下用表的序号编写方法 1 混凝土 砂浆 浇筑申请单 隐蔽 分项工程报验单 及 分项工程质量检验评定表 序号编写方法 以分项工程为单位 填写流水号 2 工程检验认可书 序号编写方法 以分部工程为单位 填写流水号 3 建议以上四表的序号先用铅笔填写 待最终资料验收时再予更改 2 对于不能及时进行书面整改回复的通知 指令 如何跟踪处理 我个人认为最好的办法是 谁发谁跟踪整改落实和书面回复情况 对不能及时回复的要安排整改计划进行阶段性的回复 监理部要制定考核和奖罚制度 不能及时跟踪的要惩罚或扣分 综合办公室人员要及时提醒发通知的负责人 对跟踪情况可以作为个人考核依据 第二部分办公室后勤管理 办公室事情细碎 所以必须处事用心 谨慎 即使不能在项目开工之初作出整体规划 但也要在每个阶段之初作出阶段规划 否则 做事将被动或者致使丢三落四 上下不连贯 而且要随时待命去做一些临时被安排的事情 不能因为事情多就推脱 下面我就以我的经历总结一下我们监理工作方面的一个整体工作情况 希望能给大家做参考 一 项目开工之初 1 项目驻地建设阶段 1 根据公司规定及项目需求经项目总监认可后 向公司申请备用金 2 配合总监及其他监理人员做好驻地建设的选址 驻地建设及办公室规划 3 根据需要填写项目进场计划申报表 4 配合总监安排监理人员进场入住工作 5 制定办公室各类日常用表 首先采用业主或公司所有的表格 并根据需要及时调整 更新或更换 以下是在日常工作中根据需要设计出的表格 大家可以作为参考 6 配合总监宣贯监理部及业主 公司相关管理制度 7 配合总监制定项目监理部总体工作计划 年度工作计划 季度工作计划 月度工作计划及周工作计划 8 制定综合办公室工作计划 二 项目过程中 1 做好日常各项纪录 1 项目大事记 2 会议记录 3 学习记录 4 监理交底记录 5 人员请假记录 6 项目检查记录 7 现金日记账 8 物品发放登记表 9 汇总本日工作开展情况 监理部各部门及项目部计划完成情况 遇到的问题 次日工作计划 为监理日志收集材料 10 做好监理费及项目部进度款计量及支付等相关记录 11 监理设备及维护台账 并定期自查 12 记录好缴纳房租 电费 水费 电视费等的时间 防止拖延而致使缴纳滞纳金 13 保证日常生活的正常运行及物资的储备 14 其他领导安排的事情 2 以大局为重 做事不但要细 而且要主次分明 过程中需做好具体安排 1 计量支付 监理月报一般赶在25日左右报 工地例会也基本定在月底 所以这几天的日常事务就有可能导致拖延 但不能拖延的就必须做好相应记录 即使是需要加班 2 每月10日左右报销 在保证日常记录比较完善的情况下 可能也需要一天的时间 做账时需要安静 所以做好安排在周末 事情比较少的时候 后勤账目工作并不难 只要日常做好物品购置及发放登记 2 登记好每日伙食支出就好了 注意的是要确保 物品购置数量与发放数量一致 消费额与财务余额的合计等于备用金总数 伙食支出控制在可支出范围 3 安排好个人的休假时间 办公室人员不比现场监理人员 休假能有人顶替 办公室人员即使有人临时顶替 但不能完全能顶的了 所以办公室人员休假 不但要做好工作交接工作 而且要保证电话通常 三 项目结束1 配合总监做好人员调配工作 2 做好设备转场登记工作 3 做好调离人员的工作交接及公共物品归还工作 4 做好竣工资料整理工作 5 做好竣工决算工作及其他 四 案例1 休假期间的工作的处理 如果办公室只有一个人 在办公室人员休假期间要对代岗人员做好交接工作 休假完再上岗时一定将休假期间的工作认真接手 尤其要对期间收到的文件或者期间发生的大事件要熟知 代岗人员没有义务为办公室记录这些事情 办公室人员也不能以休假作为不知道这些事情的理由 如果办公室有两个人 要做好分工 如果在休假期间 另一人做了你分内的事情 你就要对期间发生的事情进行了解并进行记录 一样不能以休假作为不知道这些事情的理由 第三部分计量支付申请审核 建设项目投资控制的好与坏 直接关系到建设项目的质量 建设项目的进度 建设项目的成功与否 通常一个工程项目的投资主要是由项目的决策阶段和设计阶段所决定 施工阶段对工程项目投资的影响相对较小 但是施工阶段是建筑产品形成的阶段 是投资支出最多的阶段 也是矛盾 问题频发的阶段 如果控制不好 会严重影响项目建设的整个过程 且很容易会使得起初的投资目标不能顺利实现 且对质量和进度控制会产生不利影响 我们目前的监理模式主要是控制施工阶段的投资控制 以下就施工阶段投资控制谈一些个人体会 我所做的项目主要包括公路桥涵工程计量 市政公用工程的计量及水运工程的计量审核 下面我就以公司目前做的比较多的项目 水运工程项目的计量支付监理审核为例来举例说明 一 做好工程预算在开始施工前 应先熟悉图纸 做好预算工作 通过预算可对工程的投资控制做到心中有数 并且通过预算工作 可以详细了解图纸 发现一些审图时发现不了的问题 可以提前解决 这样可以更准确的掌握投资额 只有踏踏实实地做一遍工程预算 才能真正发现设计图纸中存在的问题 以便在图纸会审中加以更正 做到早发现 早改进 我的做法通常是 在项目开工之初根据合同文件要求 给施工单位发一份通知 对施工单位提一些要求 例 要求施工单位对图纸工程量进行详细的复核 以工程量清单及实物工程量的形式报给我们监理 我们进行逐一复核 如果是做第一个项目 这个过程最好自己亲自做一下 然后与施工单位所报进行核对差异 这样更能暴露问题 审核过程还可以请其他监理工程师参与共同完成 但这项工作的负责人应该是计量监理工程师 如果你经历多了 知道那个地方容易出现问题 就可以直接审核项目部申报的复核表 审核完毕后 出审核意见报总监审查 二 要求项目部合理地安排工程的开工和竣工的时间工程施工时应尽可能避开冬 雨季 这样可以节约不少成本 一个工程如果在冬雨季施工就要提高成本约8 左右 可见选择最佳季节施工 可有效的控制成本 这项工作属于进度控制了 在总体进度控制中都会考虑这些问题的 总体进度计划 虽然不是以计量监理工程师为主 但计量工程师必须参与对总体进度计划的审核 熟悉总体进度计划的安排 计量监理工程师关键是在施工过程中对阶段性的进度计划的审核 对阶段性计划的审核重点是阶段性进度计划是否符合总体计划安排 是否足够详细 季度计划 月计划 周计划 日计划 应一项比一项更加详细 不能简单的认为月计划完成500万 实际完成520万 就是超额完成计划 而要看是否安排的分项工作都完成了 往往施工单位不能完成计划的分项工作 而多做了一些容易做的其他分项工作 保证了完成产值计划 这样 第四 对于因施工技术的要求或由施工单位提出的变更要求 监理工程师应考虑是否科学 合理 监理工程师审查后认为工期滞后是由施工方原因造成 虽然同意采用赶工技术措施 但由此产生的费用增加应由施工方承担 总之 变更是对工程造价影响较大的一部分 必须对工程变更进行有效地控制 变更一旦确定 计量监理工程师就需严格认真的审核变更增 减金额 尤其变更增加费用的 要特别重视 就变更审核过程的一些表格我在这里贴给大家看下 对变更项目 计量监理工程师还需做的工作是 1 在图纸中标出变更后的样子 需要显示出变更前后的不同对比 2 此变更牵涉到那些清单细目的工程量变化 变化是多少 总变更增减额是多少 3 变更增减额占原清单额的比例 就可能会导致计划避开冬雨季的分项工程没有避开冬雨季节施工 增加成本 对于阶段性的计划的审核 就某分项工程的安排是否合理可以请现场监理工程师审核 但计划的实物工程量是否完成 产值计算是否正确是需要计量监理工程师审核的 三 严格控制工程变更在施工过程中 严格按图施工 不能随意提出变更 但是随着施工的不断进行 由于客观上遇到不能预见的情况 环境等造成的工程变更 监理工程师要及时处理并确认变更的合理性 首先 在施工图会审时应及时发现问题 避免由于设计错误或不当而造成的浪费 第二 对业主提出的变更 如果因此而使变更后投资加大 需要从实际出发 提醒业主慎重考虑 第三 监理工程师应根据施工现场情况的变化 针对设计中暴露出来的不合理的地方及时提出合理的建议 以减少工程投资 四 控制工程量计量对工程计量实行隐蔽工序报验 事先把变更工程量算清楚 不能留有余地 监理工程师在收到变更工程价款报告后应及时予以详细认真的审核 对施工单位自身造成的因素而增加的工程量 监理工程师坚决不予认可 对工程进度款的拔付 通过监理工程师逐一审核复查 以避免工程款超付现象 此项工作需要在工作过程中 做好对隐蔽工程的验收 并做好对施工台账的审核 对于施工台账 可要求施工单位按照监理要求 施工单位可补充完善 登记详细 现场监理工程师认真审核 计量监理工程师定期审查 确保无误 有了准确的完成工程量就不难控制过程计量支付 五 严把材料关材料在建安工程中是很重要的一部分 一般能占到整个建安工程费的60 70 把好材料关可以说是控制造价最有效的方法 材料的控制可以说是比较琐碎的 一是材料种类多 二是价格变化较大 这就使造价在一定程度上变的有弹性 这就要求做好认价工作 给日后结算工作打好基础 这项工作是为控制施工质量的 现场监理工程师及试验监理工程师需配合做好其审查工作 确保施工单位不偷工减料 确保施工质量符合规范要求 计量监理工程师应不定期的 或者针对关键部位 关键工序进行现场审查 六 合理处理工程索赔索赔主要发生在施工阶段 作为监理工程师必须注意资料的收集和积累 并争取到所涉及的当事方代表的签字 做到处理索赔时有据可依 有案可查 在实际工程中发包人向承包人的索赔应遵循以下原则 1 工程索赔的处理必须有依据合同 施工方与业主双方的来往信件 各种会谈纪要 各种报告及原始凭证作为索赔的依据 是处理索赔案中的关键 必须全力做好 切实维护各自的权益 2 发生索赔事件必须及时合理的处理 如果不及时处理会给双方都带来不利影响 处理索赔事件还必须坚持合理性 既要考虑规章制度 又要考虑施工过程中发生的实际情况 3 加强合同管理尽量避免工程索赔在施工过程中 加强控制 作好管理工作 把一切可避免的索赔事件全部避免 不可避免的也尽量让时间最短或费用最低 这样才能达到节约工程投资 有效控制造价的目的 在实际工作过程中 索赔都给变相话了 基本归入变更中进行处理 但如果真实发生且需要监理工程师处理 就必须按照上述程序做好相关记录和资料的调查和整理 确保合理处理索赔 七 做好工程竣工结算工作竣工结算是根据工程建设的全过程所收集的资料 是对工程投资情况的汇总 涉及设备费 建安费 财务费 管理费 其它费用等为工程投入的一切费用 是全面反映项目实际造价和投资效果的文件 是在建工程转固定资产的财务依据 通过竣工结算才能对项目全过程进行总结 对比投资 概算 施工图预算 招标合同价 结算价 财务结算的差异及可控程度 分析投资控制偏差或失控的原因 竣工结算必须以竣工图纸 签证变更 索赔报告 认价 认价通知书等为依据 逐项审查 对于套用定额的结算来说 一是要核对数量 看看数量是否准确 二是要核对项目情况 看看项目是否有重复或套用的定额是否合理 对于采用清单结算的来说 就要完全履行合同 按照合同规定的办法来计算 审核工程量的增减 项目的变更 审查决算的过程既要求造价人员有高度的责任心 又要求有过硬的业务素质 这样才能保证工程造价的合理性 过程做好了 工程竣工决算就会相对简单 就按照变更后的图纸进行重新计算复核就行了 总之 施工阶段有效的投资控制可以为建设单位节约资金 也可以使施工单位提高自身管理水平 且有利于监理的质量 进度 安全及环保的过程控制 是 双赢 的事情 所以监理工程师必须严格做好施工阶段的投资控制工作 重点举例说明 1 计量支付审核的程序及其注意事项 1 工程费用控制总流程图 2 计量支付程序图 3 计量方法工程的计量应以合同文件为依据 应以净值为准 工程量清单中各个子目的具体计量方法按合同文件技术标准与要求中的规定执行 承包人完成工程量清单中每个子目的工程量后 监理工程师要求承包人派员共同对每个子目的图纸数量及每次变更数量进行汇总 以核实最终结算工程量 承包人未按监理工程师要求派员参加的 监理工程师最终核实的工程量视为承包人完成该子目的准确工程量 监理工程师对承包人填报的工程量有异议时 应会同承包人对工程量进行核实 总监理工程师应对核实的工程量进行签认 并通知承包人 4 部分项目计量的规定凡涉及强度 龄期的工程项目可分阶段进行计量 承包人在按规定的施工工艺完成相关实体工作后 检测报告完成之前 监理工程师认可相关工作的情况下 可按规定的比例申报计量 待全部检测报告完成后 可进行剩余部分的计量申报 具体计量比例如下 1 现浇混凝土项目实体工作完成后 可按实际完成工程量的70 进行计量 如有钢筋支付细目的可对这一细目进行100 计量 待混凝土强度达到设计要求 经评定合格后可计量剩余的30 2 墙前一般土方开挖项目在断面验收合格前 可按监理工程师认可的实际完成工程量的70 进行计量 5 工程预付款1 承包人在提交了履约担保 签订了合同协议书并提交了工程预付款担保后 承包人可以填写 预付款申请表 申请工程预付款 总监办在接到申请的14天内应按合同协议书规定的工程预付款金额及付款条件要求 签认开工预付款申请表 报业主审批 2 承包人不得将工程预付款用于本工程无关的支出 3 工程预付款将从业主向承包人支付的工程进度款中扣回 期中支付证书累计金额达到合同价的30 的当月开始扣回工程预付款 从开始扣回月份起 按工程进度的固定比例 即每完成合同价的1 扣回工程 预付款的2 分期从各月的中期支付凭证中扣回 全部金额在中期支付证书的累计金额达到合同价的80 时扣完 6 质量保证金1 承包人的质量保证金 由总监办按每期工程月支付证书金额 本月完成的或应结算的工程价款 本月应支付的暂定金额价款等 的10 从工程计量支付的第一个月起扣留 直至扣留累计数额达到变更后合同总价的5 为止 2 在整个合同工程缺陷责任期满 并在下发缺陷责任终止证书后14日内 总监办签认质量保证金支付证书 报业主审核 7 农民工工资保障金1 根据合同约定 在合同执行期间 每月扣留工程计量款的1 作为农民工工资保障金 2 每年1月份和7月份 视承包人对农民工工资支付情况 据实结算返还剩余的保障金 8 优质优价考核基金由承包人承担的基金 按承包人月度完成