企业培训_公文写作管理课件

公文写作管理 2015 4 17 目录 公司常用公文种类及写作要求 行文规则 公文概述 图片 图片 一 公文概述 公文的重要性 是一个单位 一个部门的文件和文稿 是综合水平 综合素质的反映 出口 意识 关口 意识 规范 严谨 准确 精练是公文质量所在 必须严格要求 不断提高 一 公文概述 公文处理工作的依据 党政机关公文处理工作条例 中办发 2012 14号 党政机关公文格式 GB T9704 2012 目标和基本原则工作目标 实现规范化 制度化 科学化基本原则 实事求是 精简高效 集中统一基本要求 及时 准确 安全 规范 行文原则 行文权限 行文要求 二 行文规则 一 行文应遵循的基本原则 确有必要注重效用 不得越级可以联合行文 请示 一文一事 一个主送单位 报告 不得夹带请示事项 公文不得直接报送领导个人 上行文 下行文 平行文 二 行文规则 二 行文方向 请示报告函 决定意见通知批复通报会议纪要 函 神福罗源湾港电公司可以以下属单位名义向神华福建能源公司行文 不得向神华福建能源公司部门行文 神福罗源湾港电公司不得直接向神华集团公司及中国神华股份公司领导个人行文 神福罗源湾港电公司不得直接向神华集团公司和中国神华股份公司行文 二 行文规则 三 神福罗源湾港电公司行文的规定 神福罗源湾港电公司不得直接向市级及以上机关单位行文 若关于前期文件 可向神华福建能源公司职能部门沟通报备后 才可直接行文 三 公司常用公文种类及写作要求 1 公文的格式要求 1 2 3 公文的写作要求 公文的语言要求 公文的文种要求 4 公文的注意事项 4 5 公文的写作格式要求 三 公司常用公文种类及写作要求 公文一般由秘密等级 保密期限 紧急程度 发文单位标识 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 印章 成文日期 联系人 抄送单位 印发单位和印发日期等部分组成 标题二号小标宋简体固定值28磅 正文三号仿宋 空一行 TimeNewRoman 日期用阿拉伯数字 空两行 20XX 仿宋四号 页码 四号白体 奇偶页不同 附件之后空两行才落款 常见的几个格式问题 1 发文字号不规范如 发文字号为 神福罗办 2015 01号 应该为 神福罗办 2015 1号 2 公文附件不规范如 正文中标有附件而未附 附件名称与正文说明所标注的不统一 附件不全等 3 出现 空白印章 隐患如 印章直接盖在空白处 未盖在成文日期上 也未加盖在落款单位名称上 再如右图 三 公司常用公文种类及写作要求 公文的写作要求 三 公司常用公文种类及写作要求 1 行文必须有针对性 2 文种的使用根据行文目的和行文关系确定 3 公文内容要全面 客观 真实的反映实际情况 4 行文要重点突出 主旨鲜明 条理清楚 层次分明 做到文字简练 通畅 标题符号使用正确 恰当 5 涉及其他单位或部门的事项 应征求有关单位或部门的意见 并履行会签手续 必要时应联合发文 公文的语言要求 三 公司常用公文种类及写作要求 一 表述明确 即用词概念准确清楚 合乎语言规范 二 表意准确 根据不同语言环境 正确使用精准词语 如 同意 不同意 不得 等 或模糊词语 如 近期 大多数 原则同意 使表达恰当准确 三 语言平实 即说明要浅显 言之有物 言之有理 通俗易懂 四 用词庄重 即语言要端庄 严肃 认真 不带任何个人情绪和感情色彩 五 表明时间要完整 尽量避免使用 上年 明年 去年 本月 上月 等时间代词 相关单位全称 简称 缩略称谓 发文字号要求 三 公司常用公文种类及写作要求 三 公司常用公文种类及写作要求 项目称谓 项目全称 神华福建罗源湾港储中转发电一体化项目项目简称 神华福建罗源湾港储电一体化项目公司简称 神福罗源湾港电公司 三 公司常用公文种类及写作要求 公司部门简称 1 工程部神福罗工2 综合管理部 前期工作办公室 神福罗办3 财务部神福罗财4 人力资源部神福罗人5 计划部神福罗计6 物资部神福罗物7 生产准备部神福罗生 公文的结构要求 三 公司常用公文种类及写作要求 一般公文结构层次为 一 一 l 1 第一层用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层用仿宋体字标注 规章 制度 办法或规定的结构层次为 第一章 第一条 一 1 1 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 通知 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 1 2 3 4 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 8种常用种类 三 公司常用公文种类及写作要求 公文的文种要求 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 批复 适用于答复下级机关请示事项 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 5 6 7 8 适用于向上级机关请求指示 批准事项 8种常用种类 三 公司常用公文种类及写作要求 公文的文种要求 请示与报告的区别 行文功能不同 报告主要是汇报情况 反映问题等 请示则主要是请求批准 指示和解决问题等 处理方式不同 报告属阅件 可不回复 请示则属办件 需要办理 批复 时间要求不同 请示应在事前行文 即所谓 事前请示 报告一般是报告办理结果或有关情况 即所谓 事后报告 三 公司常用公文种类及写作要求 请示 适用范围 用于向上级单位请求指示或批准 主要种类 请求批准的请示 请求解决问题的请示 请求批转性的请示和请求指示性请示 拟写时应注意的问题 1 注意行文规则 如 一文一事 不得越级请示 不得多头主送 不报领导个人 不抄送下级单位等 2 陈述请示原因和理由时 一是理由要充分 二是应尽可能地联系全局来说明请示事项的迫切性 重要性和必要性 三 公司常用公文种类及写作要求 请示 拟写时应注意的问题 3 请示事项要具体明确 同时还要提出本单位的处理意见 表明本单位对请示事项的倾向性 为上级单位批复时做参考 4 注意行文语气 要言简意赅 语气委婉 言辞恳切 讲理由要开门见山 讲需求要明确具体 5 请示件应给上级单位留出研究决策的时间 特别紧急的事项 除突发事件及法律 法规另有规定或上级领导另有交代的以外 应在请示中说明紧急原因 三 公司常用公文种类及写作要求 请示 一般写法 请示一般由请示缘由 请示事项 结束语三部分组成 请示缘由 请示事项的原因 背景 理由和依据 特别要写清楚请示事项的重要性 必要性 以引起上级单位的重视 请示事项 写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项 事项一定要明确 以便上级单位作出准确的判断和答复 结束语 常用 妥否 请示 以上当否 妥否 请审批 批复 或 特此请示 请批复 等作结束语 三 公司常用公文种类及写作要求 请求批准的请示参考模板 三 公司常用公文种类及写作要求 XXXX 单位 关于XXXX 事由 的请示XXXX 主送单位 为了XXXX 目的 根据XXXX 依据 我单位拟XXXX 意图主旨 现将有关情况和我单位的意见报告如下 一 XXXX 基本情况 二 XXXX 请示事项的必要性和可行性及其意见 三 XXXX 具体方案和请示事项 妥否 请示 XXX公司XXXX年X月X日 联系人及电话 XXXXXXXXXXX 请求解决问题的请示参考模板 三 公司常用公文种类及写作要求 XXXX 单位 关于请求协调解决XXXX问题的请示XXXX 主送单位 目前 我公司XXXX 遇到的问题或困难 为了XXXX 目的 根据XXXX 依据 现就XXXX 意图主旨 请示如下 一 XXXX 问题的由来 二 XXXX 问题的不利影响 三 XXXX 解决问题的积极意义 四 XXXX 请示内容 即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议 妥否 请示 XXX公司XXXX年X月X日 联系人及电话 XXXXXXXXXXX 报告 适用范围 用于向上级单位汇报工作 反映情况 回复上级单位询问或交办事项 上报有关材料等 主要种类 工作报告 情况报告 答复报告 报送文件或材料的报告等 三 公司常用公文种类及写作要求 报告 拟制时应注意的问题 1 报告主要是向上级单位汇报工作 反映情况 介绍经验 因此 文风要平实 内容要实事求是 观点表达要精练清晰 文字简明 庄重 不可浮华 冗长 拖沓 2 报告要重点突出 中心明确 主次分明 详略得当 并要注意表达的条理性和逻辑性 3 报告中不得夹带请示事项 报告中若涉及需上级单位解决问题或批准的事项 应另行文请示 三 公司常用公文种类及写作要求 汇报工作的报告参考模板 三 公司常用公文种类及写作要求 XXXX 单位 关于XXXX工作情况的报告XXXX 主送单位 根据XXXX要求 或XXXX以来 我们XXXX 概述工作背景或基本情况 对XXXX工作进行了认真总结 现将有关情况报告如下 一 XXXX 工作基本情况 二 XXXX 主要做法和成绩 包括采取的办法 措施和产生的效果的 三 XXXX 存在的问题 以及拟采取的对策措施 四 XXXX 下一步工作安排和思路 特此报告 XXX公司XXXX年X月X日 答复上级询问和交办事项的报告参考模板 三 公司常用公文种类及写作要求 XXXX 单位 关于XXXX有关情况的报告XXXX 主送单位 根据XXXX要求 或根据XXXX批示精神 或根据转来的 XXXX 要求 我们对XXXX情况进行了认真研究 或我们对XXXX问题进行了调查核实 现将有关情况报告如下 一 XXXX 事件的过程 原因等 二 XXXX 经调查核实的情况或处理的依据 结果等 三 XXXX 下一步拟采取的措施 特此报告 XXX公司XXXX年X月X日 函的写作要求 函分为征求意见函 答复意见函 请求批准函拟写函应注意的问题1 函用于商洽办理事项时 一般应写明办理时限 复函时则应迅速 及时 2 征求意见函的起承语一般为 现函告如下 结束语为 请予支持 或 请予审批 答复意见函的起承语一般为 现函复如下 结束语为 以上意见 请予考虑 三 公司常用公文种类及写作要求 1 征询意见函参考模板 三 公司常用公文种类及写作要求 XXXX 单位 关于征求XXXX意见的函XXXX 主送单位 为了XXXX 目的 根据XXXX 依据 我们拟XXXX 或我们研究制订了 XXXX 现就XXXX有关问题征求你们意见 或现在将 XXXX 转去 请研究提出修改意见 于XXXX年XXXX月XXXX日前函告XXXX联系人 XXXX电话 XXXXXXX公司XXXX年X月X日 2 答复意见函参考模板 三 公司常用公文种类及写作要求 XXXX 单位 关于XXXX有关意见的复函XXXX 主送单位 你单位 关于征求XXXX意见的函 文号 收悉 经研究 现将有关意见函复如下 一 原则同意XXXX 二 XXXX 具体意见 XXX公司XXXX年X月X日 3 请求批准复函参考模板 三 公司常用公文种类及写作要求 XXXX 单位 关于申请XXXX的复函XXXX 主送单位 为了XXXX 目的 根据XXXX 依据 我们申请XXXX 现将有关情况和我们的意见函告如下 一 XXXX 基本情况 二 XXXX 必要性和可行性及其意见 三 XXXX 我们的意见 现将有关材料报送你单位 请予审批 XXX公司XXXX年X月X日 公文写作常见问题 三 公司常用公文种类及写作要求 1 文种使用不当2 主旨不明3 层次不明4 逻辑混乱5 语言文字欠推敲6 标点符号使用不规范 公文的注意事项 三 公司常用公文种类及写作要求 1 标题标题中一般不适用标点符号 除非特殊情况 如 表节日的数字 5 1 出现法规 规章名称关于印发 XXX管理规定 的通知 出现两个及以上单位并列时 可用顿号 也可在单位之间空格以区别 遇到 草案 试行 等说明性词语如关于转发 XXX办法 试行 的通知 只有在题为说明时使用 如 关于转发 XXX