公司会议召开制度.doc

公司会议召开制度文件号XZ-07-63003版 本1修正状态0级 别限制生效时间页 数共 页第 页编 制审 核审 批1目的本制度是为了使公司制定的发展目标、方针、政策以及相关的规章制度得到有效的贯彻、落实和对贯彻、落实的情况进行有效的监督，并对各级会议进行规范，同时有针对性地对公司存在或是潜在的问题进行及时与有效的总结、分析、处理和解决,减少各种问题发生的概率，避免由各种小问题的累积而转化成大问题。达到有效地控制公司的整体发展，提高产品质量的稳定性以及全体人员的个人素质和技术水平。2适用范围适用于公司的各级会议，包括：各类管理会议、各类品质会议、各类技术会议以及各级领导组织的临时会议。3定义使公司各类会议得到规范，统一会议的实施和会议记录的格式。4说明4.1管理会议:包括公司制定的发展目标、方针、政策以及相关的规章制度的讨论，在贯彻、落实过程中出现的问题的总结、汇报和讨论，公司各级人员的任免、降升、调动和奖惩的讨论，以及市场部对国内市场产品情况的走向，顾客使用产品后对产品质量情况的反馈等。4.2品质会议：包括在公司生产现场或者是质检部门发现的有关产品质量的问题的讨论，以及公司新品的研发。4.3技术会议：包括公司各部门人员的技能培训以及相关问题的讨论与解决。4.4临时会议：在公司出现了重大的或者是各领导层认为有必要及时进行处理的问题，临时决定要召开的会议，是在公司定期召开的会议之外的。5会议的实施5.1管理会议：由总经理或者技术总监负责决定会议召开的时间、会议的主题内容和会议的主持人，管理者代表负责按会议主题的内容收集相关的资料，并且要对所收集的资料进行总结分析，按会议记录的内容编制会议纲要和会议主持人的发言稿。由总经理或者技术总监审核批准后，行政部进行打印和按要求发出会议通知书，并指定一名文员对会议过程中的内容进行记录。由管理者代表对会议记录进行审核，总经理或技术总监批准后，行政部发出会议通告。5.1.1管理会议的分类：一般分为行政管理会议、现场管理会议和市场分析会议三大类。1.行政管理会议：是指与公司发展有关的一些重大决策、方针政策、管理制度的制定和国家相关法律法规或者是通告通知的学习和讨论，以及公司各层人员的任免、降升、调动和奖惩的讨论。由各部门主管参加。2.现场管理会议：是指由于生产现场出现了过多或者是重大的异常情况,对产品的质量构成威胁或者是公司的相关政策规章没有得到贯彻落实时，由各部门主管或组长负责组织下属成员召开相应的会议，对存在或潜在的问题进行讨论和处理。3.现场管理会议的分类：一般分为：部门主管会议和部门小组会议两大类部门主管会议:是指由部门主管负责提出或主持召开的会议,参加人员为各小组的组长。部门小组会议：由组长负责提出或主持召开的会议，参加人员为各小组的成员。4.市场分析会议：是指由业务部对国内市场的调查了解与公司产品有关的市场走向，以及对顾客使用产品质量的意见反馈，进行相应的收集。由市场部经理负责组织下属的业务员召开相应的会议，对所收集到的信息进行总结、分析，并对顾客使用产品的满意率进行统计。 5.1.2管理会议的实施1、行政管理会议由总经理或技术总监负责主持召开，各部门的主管参加，在会议召开前应先准备好要在会议上发言的内容和所要提出的问题，由管理者代表负责收集整理。各部门主管负责对所提出的问题准备好相应的资料和论述的内容摘要。2、现场管理会议：包括部门主管主持召开的组长会议和由组长主持的小组成员会议。组长会议由部门主管主持，根据现场管理的实际情况提出会议的主题,收集相关的会议内容，由行政部指定文员进行会议的记录,并对会议记录进行整理后上报管理者代表审核，总经理或技术总监批准后，行政部发出会议通告。部门小组会议由组长主持，由主管指定文员对会议内容进行记录并整理后提交主管审核，总经理批准后转到行政部存档，可作为部门主管会议或行政管理会议召开的重要依据。3市场分析会议:由市场部经理负责主持和组织业务员进行会议的召开，针对公司业务的拓展和产品流入市场后的质量跟踪以及顾客对产品质量的一些反馈收集相关的资料或信息，由管理者代表进行整理、分析，编制会议纲要，由总经理审核批准后，市场部经理实施会议召开。行政部指定文员对会议过程中的内容进行记录，由管理者代表审核，总经理或技术总监批准后行政部入档。市场分析会议可作为公司整体发展目标的制定以及现场管理会议的重要依据。5.2品质会议：由生产部主管与质管部主管主持召开，根据公司生产的实际情况决定会议的主题和内容，由质检部主管负责收集相关内容的资料，并且进行分析总结。编制会议纲要由总经理审核批准后转交行政部打印并按要求发出会议通知书，由行政部指定文员对会议内容进行记录，管理者代表审核，经总经理批准后，行政部存档并发出会议通告，参加人员为生产部、质检部的主管和组长。会议记录可作为主管会议和行政管理会议的重要依据。5.3技术会议:由技术总监主持召开，根据公司生产线上员工的技术水平和个人素质等方面的要求，针对一些在实际生产过程中遇到的常见问题进行统一的讲解和培训。参加人员由各部门主管负责安排，并提出相关的会议内容和要求。由行政部决定会议的时间和指定文员对会议进行记录，总经理对会议记录进行审核批准后，行政部存档。5.4临时会议：行政管理会议由总经理负责提出，现场管理会议由各部门主管负责提出。品质会议由技术总监负责提出。小组会议和技术会议一般不允许有临时会议。6.会议的周期6.1行政管理会议：一个月不能少于两次.具体时间由行政部负责安排。6.2现场管理会议:一个月不能少于三次，具体时间由部门主管负责提出，行政部负责安排。6.3市场分析会议：一个月不能少于一次，具体时间由行政部负责安排。6.3品质会议：每周至少一次，具体时间由行政部负责安排.6.4技术会议：由各部门主管针对下属成员的技术水平现状，向行政部提出会议申请，总经理或技术总监批准后，具体时间由行政部统一安排.7会议纪律7.1任何形式的会议，都必须明确会议的主题,根据主题内容进行讨论，一次会议无法对问题达成统一的认识或得到有效的处理方法，经总经理或技术总监审核批准后可召开二次会议。7.2对行政管理会议上提出的决策性的规定或制度，在讨论过程中出现意见分歧时根据少数服从多数的原则可通过举手表决。7.3任何会议都应该遵循公司制定的会议记录内容进行，在会议过程中每个人都应该拥有发言权，当出现意见分歧时，应该有不会把自己的观点强加给别人的理念，充分尊重别人的观点，一切要从公司的整体利益出发，不许有任何个人主观因素。7.4不能把会议上的争执带到实际工作当中，破坏公司和谐的气氛。7.5行政部应在规定召开的会议时间前两天内发出会议通知书（除临时会议外），会议规定的参加人员必须到会，有特殊情况不能到会的需由总经理或技术总监批准。7.6会议的参加人员都应该积极地发表意见或建议，发言时应能做到语言简短扼要,言能达意.7.7在会议上通过讨论决定的问题处理方法应该明确实施责任人、跟踪验证负责人以及处理方法预定的完成时间等