档案管理_档案检索利用与编研基础知识

第九章档案检索 利用与编研 第一节档案检索第二节档案利用第三节档案编研 第一节档案检索 一 档案检索的内容二 档案检索语言的作用 分类三 档案著录与标引的含义 内容四 标引档案五 常用的档案检索工具介绍六 检索档案 档案检索的概念 档案检索是对档案信息进行系统存贮和根据需要进行查找的工作 它具有狭义和广义两种含义 狭义的档案检索只限于查找所需档案信息的具体过程 广义的档案检索工作包括档案存贮和档案查找两个具体过程 检索语言也称为标引语言 是在文献标引和检索过程中所使用的一种人工语言 它是根据检索的需要而创立的一种专门语言 检索语言是档案标引和检索的工具 是将档案主题概念转换为检索标识的依据 检索语言概况 档案检索语言的作用 一 对文献内容及某些外表特征给予准确标引 二 能集中和揭示内容相同及相关的文献信息 三 对大量文献信息加以系统化或组织化 四 沟通信息存贮和检出的两个过程 档案检索语言的分类 分类语言 其特点是以字母 数字等分类号来表达各种概念 将各种概念按学科性质进行分类和系统排列 主题词语言 其特点是直接以代表文献内容特征和科学概念作为检索标识 并按其外部形式 字顺 组织起来的一种检索语言 代码语言 其特点是就事物某一方面特征 用某种代码系统来加以标引和排列 档案检索语言的特性 单义性 简洁性 规范性 专门性 档案著录与标引的含义 档案著录是档案馆 室 编制检索工具时对档案的内容和外部特征进行分析 选择和记录的过程 档案标引是对文件或案卷进行主题分析 把自然语言转换成规范化检索语言的过程 即对主题分析的结果给予检索标识的过程 档案著录与标引的作用 著录与标引是建立档案检索系统的基础和前提 档案经过著录标引才能形成条目和组织检索工具 把具有检索意义的档案信息存贮起来 为建立档案检索系统奠定基础 其次 任何检索工具要有效地发挥存贮和查找功能 都必须依赖于著录项目的完备和标引的准确与深度 档案著录标引的质量对档案检索工具的质量和效率有着决定性影响 档案著录规则主要内容 1 著录项目2 标识符号3 著录格式4 著录级别5 著录用文字和著录信息来源 1 主题分析2 概念转换3 标引结果审核 标引档案的步骤 档案检索工具是记录 报道 查找档案材料的工具 记录是指登录档案的外形和内容特征 报道是指介绍本馆 室 保存有什么样的档案材料能供利用者选择和使用 查找是指根据著录项目提供的检索途径 把利用者所需的档案材料迅速 准确地提供出来 档案检索工具含义 档案检索工具的种类 1 按编制方法分为目录 索引 指南2 按载体形式分为卡片式检索工具 书本式检索工具 缩微式检索工具 机读式检索工具3 按功能分为馆藏性检索工具 查找性检索工具 报道性检索工具 归档文件目录 归档文件目录是以件为单位 系统登录归档文件的题名及其他特征并固定其排列顺序的检索工具 归档文件目录登录的内容一般包括 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注等项目 案卷目录 案卷目录是在档案实体整理过程中 对案卷进行排列与编号以后 将案卷号 案卷题名及其他特征进行系统登记的检索工具 其中 案卷目录表是案卷目录的主体 案卷目录表的基本项目包括 案卷号 案卷标题 案卷起止日期 页数 保管期限和备注等 全引目录 全引目录也称 卷内文件目录汇编 集 它是将全宗或全宗内的某一部分案卷目录和卷内文件目录合二而一 汇编而成的一种目录 它是一种文件级检索工具 它是完全利用原案卷目录和卷内文件目录 前面为案卷目录 后面为该案卷目录所包含的卷内文件目录 在案卷目录的备注栏内 列出其卷内文件目录的所在页号 在卷内文件目录的备注栏内填上案卷号 主题目录 主题目录是以若干能表达案卷或文件中心内容的主题词作为检索标识 将档案著录成卡片条目 按主题词的字顺序排列组织而成 主题词是经过优选和规范化处理 能表达各种概念的词或词组 分类目录 分类目录打破全宗及其原有整理系统 按照档案内容性质 采用等级体系的分类法组织而成 通常依据统一制定的检索分类大纲进行分类排列 专题目录 专题目录是指超越年度 全宗的界限 按照一定题目 将涉及同一专题的档案著录成卡片条目 集中组合而成的检索工具 其针对性强 便于迅速查找专门需求的档案材料 编制程序大致为 选题 选材 制卡 按问题 部门 时间 地域或其他特征设置类别体系 各类和类内再依照一定顺序系统排列 文号目录 文号目录是按年 按作者 按文号编制的检索工具 它按文号查找文件 只要利用者提出文号 就可以迅速检索文件 文号目录的编制方法比较简单 是比较适用的一种检索工具 文号目录的著录项目有 作者 文号 文件形成时间 文件标题 档号等 全宗指南 全宗指南是对一个全宗的档案的形成历史 内容范围 成分 数量等各个方面以叙述方式所作的全面介绍 全宗指南由立档单位和全宗历史概况 全宗内档案内容和成分介绍 辅助工具三部分组成 档案馆指南 档案馆指南是对一个档案馆的概况及其全部馆藏以叙述方式所作的概略介绍 它是档案馆对其收藏和服务情况进行宣传和报道的重要工具 详细的档案馆指南包括序言 档案馆概况 馆藏档案情况介绍 馆藏资料介绍 索引 附录等组成部分 检索档案的步骤与方法 1 分析利用需求 明确检索范围 2 确定检索途径 选择检索工具 3 把握检索方法 提供档案材料 第二节档案利用 一 档案利用工作的含义与作用二 档案利用者对档案信息的需求的含义与类型三 档案利用的方式和途径四 开放档案的含义及进行档案开放的意义五 对档案利用者提供档案利用 档案利用的含义 档案利用就是以馆 室藏档案信息资源为基础 通过一定方式 方法直接提供档案为利用者服务的一项档案业务工作 档案利用工作的基本内容 就是介绍 报道馆 室藏档案的内容和成分 通过各种方式 方法为利用者提供档案信息 进行咨询服务 对档案利用工作的作用 档案利用是档案工作的中心任务 是实现档案工作为社会服务的直接手段 开展档案利用工作对档案工作的发展具有重大乃至决定性影响 档案利用工作兼承着档案工作的内外关系 在档案工作中占有突出地位 档案利用者对档案信息需求的含义 档案利用者对档案信息需求就是档案利用者对档案信息内容 数量 质量和形式的需要和具体要求 档案信息需求的类型 1 按利用者所需档案信息的内容 性质不同 档案信息对利用者所起的作用也不同 利用者的档案信息需求可分为查证性需求 资料性需求和情报性需求 2 按利用者所需档案信息的目的不同 利用者的档案信息需求可划分为现实需求 学术需求和文化需求 3 按利用者需求对档案信息的依赖程度 利用者的档案信息需求可划分为硬性需求和弹性需求 4 按利用者所需档案信息的隐显程度不同 利用者的档案信息需求可分为实际的需求 认识到的需求和表达出的需求 5 按利用者所需档案信息持续时间的长短不同 利用者的档案信息需求可划分为长期需求 短期需求和瞬时需求 档案利用者对档案材料利用的形式 1 以档案原件的形式提供利用2 以档案复制品 件 的形式提供利用3 以综合档案内容编写书面材料的形式提供利用 档案利用者对档案信息利用的方式 1 阅览室阅览2 外借3 制发复制本4 档案展览5 制发档案证明6 档案咨询 开放档案含义 开放档案 就是将一般可以公开的和保密期满的档案解除 封闭 向社会开放 只要履行一定的手续即可通过一定方式进行利用 开放档案的意义 第一 开放档案有利于 开发信息资源 服务现代化建设 是加快我国政治民主化进程的一个重要步骤 第二 开放档案是实现档案馆由封闭型 半封闭型向开放型战略转移的重大措施 第三 开放档案对档案馆工作的发展将产生巨大而深远的影响 第四 开放档案对促进历史研究及维护历史真实面貌将发挥重大作用 开放档案的要求与措施 第一 要继续解放思想 正确认识和处理开放与保密的关系 第二 建立 健全必要的开放档案的规章制度 第三 要积极扎实地做好基础工作 为开放档案创造条件 第四 加强档案的编研工作 方便广大利用者 对档案利用者提供档案利用的步骤 一 明确档案利用者的档案信息需求二 确定档案利用者对档案材料利用的形式与方式三 提供所需档案资料四 进行档案利用情况登记 第三节档案编研 一 档案编研工作的内容与作用二 档案编研工作的原则三 常见档案参考资料的种类及编写四 档案参考资料的编写步骤 档案编研工作的主要内容 第一 公布档案 编纂档案史料和汇编现行机关档案文集 第二 编写各种档案参考资料 第三 以馆藏档案为基础 参加历史研究和编史修志 撰写专门文章和著作 档案编研工作的作用 第一 档案编研工作是较高层次和具有较高效能的档案提供利用方式 第二 开展档案编研工作是提高档案馆 室工作水平的重要途径 第三 开展档案编研工作是保护档案原件和长远流传档案史料的有力借施 档案编研工作的原则 1 存真性原则2 实用性原则3 可行性原则 大事记的编写 第一 观点正确 用材真实 第二 大事突出 要事不漏 小事不要 第三 系统条理 简明扼要 组织沿革的编写 组织沿革是系统地记载一个机关 地区或专业系统的体制 组织机构和人员编制变革情况的档案参考资料 组织沿革主要包括如下内容 地区 专业系统或机关的历史概况 行政区划 建制变更情况 机关成立 合并 撤销的时间 原因 机关名称的变更 办公地点的迁移 机关的性质 任务 职权范围 隶属关系以及领导人的任免情况 机关内部组织机构的设置及变化情况 职权范围 机构负责人的姓名 任职情况 机关及内部组织机构的人员编制的扩大或缩小情况 统计数字汇集的编写 编写统计数字汇集 最重要的是