档案管理_地质环境项目档案立卷归档与管理教材

江西省国土资源档案馆余军0971 86717312 地质环境项目档案立卷归档与管理 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 国家档案局2004年10月20日实施 DA T28 2002 建设工程文件归档整理规范 GB T50328 2001 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 江西省地质环境项目管理暂行办法 第三十三条 项目承担单位应按照有关规定做好资料立卷 归档和汇交工作 一 地质环境项目档案的概念 1 地质环境项目档案地质环境项目实施过程中 承担单位 施工单位 监理单位 勘查单位 设计单位 监测单位等各个单位从申请立项到竣工验收过程中 直接形成并具有保存价值的各种文字 图表 电子文档 多媒体文件等不同形式载体的历史记录 2 目标 针对地质环境项目档案的特点 统一项目档案的收集内容 归档范围与分类 统一项目档案的立卷归档标准和要求 加强项目档案监督 检查 验收 移交管理工作 3 项目档案保管江西省国土资源档案馆国土 矿管 部门项目承担单位 4 项目承担单位档案管理职责项目承担单位应指定专人负责项目档案的收集 监督 检查 指导 验收 移交等管理工作 在工程招标中向参建各单位明确档案管理要求及档案管理责任 整理档案质量 套数 移交时间等纳入工程合同或协议中 组织 监督和检查勘查 设计 施工 监理 监测等单位的工程文件的形成 积累 整理和立卷归档工作 收集 整理和汇总工程规划阶段 设计阶段 施工阶段 竣工验收阶段形成的文件及成果资料 并进行整理立卷归档 收集 汇总和整理勘查 设计 施工 监理 监测等单位立卷归档后的工程档案 二 地质环境项目档案归档范围与要求 1 归档范围承担 勘查 设计 施工 监理 监测等单位 在工程实施过程中直接形成具有保存价值的文字 图表 记录 电子文件 多媒体文件等均属收集内容 2 归档要求工程档案的承担 勘查 设计 施工 监理 监测等单位 从申请立项到竣工验收各阶段形成的文件 会议纪要 实施过程中有关重要活动的现场记录 具有保存价值的各种纸质文件 均应收集齐全 分类清楚 系统完整 经整理后立卷归档 工程档案的承担 勘查 设计 施工 监理 监测等单位在工作中形成的电子文件 多媒体文件一并收集 在项目验收批复下达后的3个月内 将项目归档资料汇交至省国土资源厅 三 地质环境项目档案的组卷 案卷 由互有联系的若干文件组合而成档案保管单位 立卷 将若干互有联系的单份文件或图纸组合成一个案卷 1 组卷原则立卷应遵循工程文件自然形成规律和成套性的特点 保持卷内文件有机联系 便于档案管理和利用 2 组卷要求案卷厚度为一般为40毫米 超过40毫米厚度应分开组卷 案卷内不同载体的文件应分别组卷 单位工程档案不能有重复文件 文件分类不能出现前后交叉 内容混淆组卷 3 组卷方法可按项目实施程序 档案类型 划分为项目管理资料 施工资料 监理资料 勘查设计资料 监测资料 财务资料 电子文档七大类分别组卷 四 案卷和案卷内科技文件的排列 工程档案卷内文件排列 文件排列顺序参照分类表排列顺序 可根据实际内容适当调整 可增减条目 1 文字材料按事项 专业顺序排列 同一事项的请示与批复 同一文件的印本与定稿 主件与附件不能分开 并按批复在前 请示在后 印本在前 定稿在后 主件在前 附件在后的顺序排列 2 图纸按专业排列 同专业图纸按图号顺序排列 3 既有文字材料又有图纸的案卷 文字材料排前 图纸排后 五 案卷的编目 编制页码 避免档案的缺失 方面检索查找 编制案卷封面 显示该卷档案的基本信息 排列在卷内文件目录之前 填写卷内文件目录 登录案卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格 排列在卷内文件之前 简称卷内目录 填写卷内备考表 卷内文件状况的记录单 排列在卷内文件之后 1 卷内文件页号编写 1 案卷内文件以页为单位编写页号 以有效内容的页面为一页 2 已有页号的文件可不再重新编写页号 3 卷内目录 卷内备考表不编写页号 2 卷内目录编制 卷内文件目录案卷级档号 卷内文件目录应排列在卷内文件首页之前 序号 应依次标注卷内文件排列顺序 文件编号 应填写文件文号或型号或图号或代字 代号等 责任者 应填写文件形成者或第一责任者 文件题名 应填写文件全称 文件没有题名的 应由立卷人根据文件内容拟写题名 日期 应填写文件形成的时间 年 月 日 页号 填写文件在卷内所排列的起始页号 最后一份文件填写起止页号 备注 可根据实际填写需注明的情况 档号 填写本卷的档号 幅面 210mm 297mmA4 3 案卷封面的编制 案卷封面的编制应符合附录的要求 内容包括 编制单位 例如 江西省国土资源厅 案卷题名 填写区县名 单位工程项目名称 该案卷内文件材料的主要内容 档案时间 档案形成的时间跨度 卷内情况说明 本卷共多少件多少页保管期限 均为永久 一项工程建设的单位工程档案 不宜划分不同的保管期限 不利于档案保管利用 都为永久保管 档号 全宗好 分类号 年度 保管期限 案卷号 全宗号 需向省厅档案馆移交的档案 全宗号为 X164 分类号 需向省厅档案馆移交的档案 分类号为 09 01 年度 项目竣工验收年度保管期限 永久 代号 Y 案卷号 应填写工程档案按一定顺序排列后的流水号 需向省厅档案馆移交的档案 其案卷号由各承担单位用铅笔临时编号 最终由档案保管单位统一编制案卷号 4 卷内备考表的编制 卷内备考表 归档文件情况说明 填写归档文件的齐全程度等其他相关情况说明 立卷人 负责整理归档文件的人员签名 立卷日期 由立卷人填写文件归档日期 检查人 负责检查文件归档质量的人员签名 备考表排列在卷内文件的尾页之后 幅面 210mm 297mm 六 案卷的装订 1 案卷可采用装订与不装订两种形式 文字资料必须装订 既有文字资料又有图纸资料的案卷应装订 图纸较多可不装订 编上图序号 折叠成A4幅面装盒 2 装订应采用线绳三孔一线左侧装订 装订前必须要剔除金属物 装订要整齐 牢固 七 档案装具 1 装具一般采用无酸纸制作的卷盒 档案盒厚度常用的是3cm 4cm 5cm三种规格 2 卷盒脊背卷盒脊背的内容包括档案号 案卷题名 八 档案检查与移交 1 工程档案检查检查档案内容是否准确 真实 组卷是否系统 内容是否齐全 分类是否准确清楚 检查工程档案文件的立卷 装订 卷内目录 是否符合要求 案卷封面 案卷脊背书写内容是否简洁明了 文件或图纸是否有单位或个人签章 工程竣工图绘制方法及规格等是否符合专业技术要求 图面是否清晰整洁 是否盖有竣工图章 工程档案文件材料的字迹及图形要清楚 文字书写或签名字迹容易辩认 着墨牢固 检查电子文档中的电子文件与纸质载体文件内容相一致 能正常打开浏览 图形文件显示完整 光盘质量 光盘标签应符合要求 2 工程档案移交承担单位向区县国土 矿管 部门移交工程档案区县国土 矿管 部门向省厅移交工程档案 九 案卷的质量要求 1 实体档案的质量要求 1 工程文件的内容 必须符合国家有关档案管理规范 规程和标准 2 工程文件的内容及其深度 必须符合国家有关工程勘查 设计 施工 监理 监测等方面的技术规范 规程和标准 3 工程文件应采用耐久性强的书写材料 打印 不得使用红墨水 圆珠笔 铅笔 等容易褪色的书写材料 4 工程文件应字迹清楚工整 图样图表整洁清晰 签字盖章手续完备 5 工程所有纸质载体文件材料 统一采用A4幅面 297mm 210mm 纸张 图纸采用国家标准图幅 6 工程档案文件的纸张 应采用能够永久保存 韧力强的纸张 不得使用传真纸 复写纸文件材料或超薄易碎纸张 7 所有竣工图件均应加盖竣工图章 竣工图章的基本内容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监理 竣工图章 应使用不易腿色的红印泥 加盖在图签栏上方空白处 8 利用施工图改绘制的竣工图 必须标明变更修改依据 凡施工图结构 工艺 平面布置等有重大改变 或变更部分超过图面1 3的 应当重新绘制竣工图 9 不同幅面的工程图纸 应统一折叠成手风琴式A4 297mm 210mm 幅面 图签朝外 2 电子文件的质量要求 1 电子文件能通过指定的设备和软件完整 清晰再现 2 电子文件内容真实完整准确 与修改完善的竣工图纸内容和版本一致 电子图签栏的人员姓名应输入齐全 各种管线测量点和技术要素数据必须注记完整 与竣工图纸及技术要素表的各种技术要素数据完全一致电子印章和电子签名齐全 3 同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时 电子文件应在内容 相关说明及描述上与其保持一致 4 纸质文件的扫描电子文件通用格式为JPEG TIFF PDF三种 彩色扫描 200dpi的分辨率 视频和多媒体电子文件以MPEG为通用格式 音频电子文件以WAV MP3为通用格式 5 应编制相应的电子文件归档目录 电子文件归档目录可采用Word或Excel编制 6 文字型电子文件归档的其它要求参照国家标准GB T18894 2002执行 竣工图CAD电子文件归档的其它要求参照国家标准GB T17678 1 1999及GB T17678 2 1999执行 十 档案号的编制 1 档号 以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 2 编制原则 唯一性 合理性 稳定性 扩充性 简单性 2 档案号的结构 案卷级 省厅 全宗号 分类号 年度 保管期限 案卷号例 X164 09 01 2010 Y 001 X164 省档案局分配给国土厅的全宗号 分类号