档案管理_纸质档案管理教材

第四章纸质档案管理 任务一办公文书档案管理 任务二企业档案工作 任务三科技档案管理 任务四会计档案管理 任务一办公文书档案管理 1 文书档案管理程序 1 收集 2 整理 3 保管 4 统计 任务一机关文书档案管理 1 档案收集 档案的收集工作 是指在档案人员的监督 指导下 按照法律 法规的规定将在工作活动过程中形成的 分散保存在各部门和个人手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作 档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础 是档案室积累和丰富本单位信息资源的主要手段 因而是一项极其重要的档案业务工作 一 档案收集工作的意义 1 是档案业务工作的起点 2 是实现档案集中统一管理的根本途径 3 是积累历史文化财富的重要渠道 2 操作流程 任务一机关文书档案管理 1 档案收集 二 档案收集工作的要求根据 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 要求 结合本单位职能部门和各部门工作实际 编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表 并报经同级档案管理部门审查同意后执行 1 确保档案的齐全与完整 2 符合档案业务规范和标准 3 注意收集和掌握重大活动信息 2 操作流程 任务一机关文书档案管理 2 档案整理 档案整理即根据收集来的文件之间内在联系 以方便保管和利用为目的对文件进行价值鉴定 分类 组合 排列 编目 装订装盒 入库上架等一系列条理化的工作 2 操作流程 任务一机关文书档案管理 3 档案保管 1 概念 档案保管工作是采用专门的技术手段和科学的管理措施 维护档案的完整与安全 最大限度地延长档案寿命的一项专业性工作 2 内容 档案装具的管理 档案的库房管理 档案的流动管理 档案辅助设施的管理3 基本原则 预防为主 防治结合 加强重点 照顾一般 立足长远 保证当前 2 操作流程 任务一机关文书档案管理 4 档案统计 1 概念 档案统计就是以表册 数字的形式 反映和揭示档案与档案工作情况的一种管理方法 2 内容 包括对档案室档案及其管理现状的登记和上报各级档案行政管理部门的档案统计年报工作 2 操作流程 任务一机关文书档案管理 5 档案利用 1 概念 档案利用工作 也叫 档案利用服务 是档案部门通过一定的方式与方法提供档案 为利用者服务的一项业务工作 2 档案提供利用的方式 开设阅览室 档案外借 函查和电话查询 出具档案证明 提供咨询服务 网上查询 举办陈列展览 2 操作流程 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 1 档案收集工作 按照档案管理相关业务规范和标准收集 收集的重点是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的档案 各种门类和载体的 具有查考价值的原始记录全部收集归档 收集之前 应确定机关应保存档案的质量 范围 种类 内容 数量 整理情况等 做到心中有数 同时应注意指导收集重大活动档案 在档案种类方面 既要收集反映行政单位活动的普通档案 还要注意收集科技档案 基建档案等专门档案 在文件载体方面 既应包括纸质文件 也应包括各种特殊载体的材料 要注意收集原稿原件 注意零散文件的收集 注意对撤销机构档案的接收 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 2 归档文件材料的范围凡是本单位工作活动中形成的 反映主要职能活动和历史真实面貌的文件材料 均属于档案室的收集范围 此外 还应收集与本单位的档案有关的资料和证据 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 归档文件材料的范围凡是反映本单位工作活动 具有查考利用价值的文件材料 均属归档范围 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 不归档文件材料的范围 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 3 单位之间分工归档的范围 上级业务主管单位发来的文件 由隶属下级归档 党委 政府办公室和非隶属单位一般不归档 但对一些需要执行的政策性 法规性文件应归档 上级业务主管单位召开的专业会议文件 由各隶属下级归档 党委 政府办公室一般不归档 联合签发的文件 由主办单位归档 会签 联办单位归档与否视自身需要来确定 联合召开的会议文件 由主办单位归档 联办单位归档与否视情况而定 联合派出调查组 检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料 由主办单位归档 联办单位归档与否视情况而定 本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料 由兼职单位负责归档 临时机构形成的文件 由临时机构负责归档 工作结束后将档案收集移交主管部门或同级档案室 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 清点核对 填写档案交接文据 完成实体移交 接收 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 清点核对 档案员对移交 接收 的档案及有关材料逐件进行清点 对照有关移交文件进行核对 双方共同确认无误 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 填写档案交接文据 单位 部门 名称栏 领导人栏 经办人栏 交接性质栏 档案所属年度栏 档案类别栏 档案的数量 检索及参考工具种类栏 移出说明栏 接收意见栏 二 档案收集工作及其内容 1992 12国家技术监督局发布 档案交接文据格式 GB T13968 1992 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 填写档案交接文据 单位名称栏应 填写全称或规范化通用简称 领导人栏 由部门现任负责人签名 经办人栏 应由对档案交接负有直接责任的人员签名 交接性质栏 交接性质栏由交接双方共同填写 交接性质分为移交 寄存 征购或收购 捐赠四种 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 填写档案交接文据 交接性质栏a 移交 机关 团体 企事业单位和其它组织与档案馆之间 档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交 b 寄存 集体所有和个人所有的档案交档案馆 室 保管 保管期间其所有权仍归移交者属寄存 c 征购或收购 国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案 交接后其档案为国家所有 d 捐赠 无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案 交接后其档案为国家所有 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 填写档案交接文据 档案所属年度栏 由档案移出单位填写 应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间 档案类别栏 按档案的不同门类 不同载体及档案与资料区分类别 档案的数量 以卷或伯为计量单位 声像档案可用张 盘为计量单位 检索及参考工具种类栏 填入按规定随档案一同移交的有关材料 一般应随档案移交案卷目录 资料目录 全宗指南和著录卡片等材料 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 填写档案交接文据 移出说明栏 填入有关档案交接或需要说明的事项 a 档案有无损坏 虫蛀鼠咬 纸张变质 字迹模糊等情况 b 档案内容中有无涉及国家机密 在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围 内容 c 有无在档案交接中产生的其它文件 d 其它需要说明的事项 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 填写档案交接文据 接收意见栏接收意见栏应由收进单位填写 a 交接过程中有无需要记录的事项 b 由移出方填写的各栏是否属实 c 依据 档案法 及档案行政管理机关的有关规定 对所接档案做出评价 以上各栏应由交 接双方分别填写 属个人所有档案的 拥有者应在移出单位栏内签名 移出和收进日期应当相同 有些栏目由移出单位填写 接收单位核实 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 一 档案收集工作 4 归档规程 完成实体移交 接收 档案交接文据填写完毕后 及时进行档案及有关材料褓的交接 双方再次核对无误并在档案交接文据相关栏内签字 应加盖双方单位印章后 即可进行档案实体交接 档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存备查 二 档案收集工作及其内容 任务一机关文书档案管理 各单位综合部门或业务部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统整理编目后 才算完成了文件处理工作 经过系统整理的归档文件移交到档案室后 文件便由发挥现行效用转入备查参考 从现行文件运转阶段转入档案管理阶段 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 一 档案整理的方法 1 业务部门的兼职人员在立卷工作中对文件进行整理归档 2 规模比较小的单位档案室对档案进行整理 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 1 改革后的文件级整理方法 以 件 为单位整理 2 传统的案卷级整理方法 以 卷 为单位整理 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 1 改革后的文件级整理方法 以 件 为单位整理 对 件 的确定 修整 装订 分类排列 编制归档号 编制文件目录 装盒 入库排架 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 1 改革后的文件级整理方法 以 件 为单位整理 对 件 的确定一般以一份文件为一件 文件正本与定稿为一件正文与附件为一件原件与复印件为一件转发文与被转发文为一件报表 名册 图表 介绍信存根 会议记录本等一本为一件成套的会议材料拆分 以单份材料为一件重要文件正本与历次修改稿各为一件计算机形成无定稿的文件 发文稿纸与正本为一件来文与复文 请示与批复 报告与批示 函与复函 可为一件 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 1 改革后的文件级整理方法 以 件 为单位整理 修整去除易生锈的金属物 对大纸进行折叠以方便存放 装订方法 A左上角装订一只不锈钢钉B在文件左侧装订2只不锈钢钉C较厚文件采用 三孔一线 的装订方式排列方式 正本在前定稿在后 正文在前附件在后 原件在前复制件在后 转发文在前被转发文在后 无定稿的正本在前发文稿在后 文件处理单在前 正文在后 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 1 改革后的文件级整理方法 以 件 为单位整理 分类排列A区分文件保管期限 永久 30年 10年 B在分类方案的最低一级类目内 按照 年度 机构 问题 保管期限 保管 进行分类排列 规模较小 归档文件数量不多的单位 也可采用 年度 保管期限 或 保管期限 年度 中的一种方法分类 C相同事由中文件按文件形成先后顺序排列 不同事由按办结时间先后顺序排列 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 1 改革后的文件级整理方法 以 件 为单位整理 编制归档号文件分类 排列成序后 应在文件正上方空白处加盖红色归档章 并逐件编制归档号 编制文件目录先对有图文的纸张编写页号 再将每份文件的形式特征及编号进行登记 建立档案的文件级目录 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 1 改革后的文件级整理方法 以 件 为单位整理 装盒区分不同保管年度 将归档文件按照档案室室编件号的顺序 依次装入档案盒 再填写档案盒封面 盒脊和备考表 入库排架整理完毕的档案 按照本单位分类方案排列上架 三 文书档案整理方法 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 2 传统的案卷级整理方法 以 卷 为单位整理 三 文书档案整理方法 整理的步骤 1 案卷归类 2 案卷排列 3 按照案卷的排列次序 逐卷分配案卷号 4 编制 案卷目录 5 贴标签 并填写标签及案卷封面的其他项目 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 2 传统的案卷级整理方法 以 卷 为单位整理 三 文书档案整理方法 1 案卷归类 一是将不同载体的档案归类二是将所有当年归档的案卷按照不同保管期限划分为永久 定期 30年 10年 分别归类三是按照立卷分类标准 将具有相同保管期限的案卷 按照机构或问题进行下一层次的分类 把相同机构 或相近问题 的案卷集中在一起 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 2 传统的案卷级整理方法 以 卷 为单位整理 三 文书档案整理方法 2 案卷排列 将经过归类集中的案卷 按照一定的顺序排列起来 按单位机构归类的 遵循从综合部门到专门部门 从主要部门到次要部门 从行政管理部门到业务部门的次序排列 按问题进行归类的 从重大问题到一般问题 从主要问题到次要问题的次序排列 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 2 传统的案卷级整理方法 以 卷 为单位整理 三 文书档案整理方法 3 按照案卷的排列次序 逐卷分配案卷号 根据案卷的排列顺序 对不同保管期限的案卷分别编写案卷号 通常采用一个年度编一个流水号 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 2 传统的案卷级整理方法 以 卷 为单位整理 三 文书档案整理方法 4 编制 案卷目录 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 2 传统的案卷级整理方法 以 卷 为单位整理 三 文书档案整理方法 4 编制 案卷目录 编制方法 对不同载体的档案分开编目 对不同保管期限的档案分别编目 一本案卷目录内 案卷数一般不超过1000卷 同一门类或载体 同一保管期限的案卷可混年度编入一本案卷目录内 同一门类或载体 同一保管期限 同一年度的案卷应按案卷排列的顺序编在一起 案卷目录末页应附案卷目录备考表 写明案卷数量 移交单位和移交人 接收单位和接收人 接收日期等 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 2 传统的案卷级整理方法 以 卷 为单位整理 三 文书档案整理方法 5 贴标签 并填写标签及案卷封面的其他项目 在案卷目录的卷脊上粘贴标签 标签项目包括全宗号 全宗名称 目录号等 单位档案室一般只填写目录号 任务一机关文书档案管理 二 归档文件整理的方法 三 文书档案整理方法 整理标准 1 组卷文件齐全完整 2 分类科学 3 排列合理 4 标题确切 任务一机关文书档案管理 档案整理 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 1 档案保管工作 档案保管工作就是采用专门的技术手段和科学的管理措施 维护档案的完整与安全 最大限度地延长档案寿命的一项业务工作 任何档案都包含两个部分 一是原始信息 二是物质载体 档案载体的物质性决定了档案寿命的有限性 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 2 档案保管任务 1 掌握档案保管状况 2 分析档案损坏的原因 3 采取专门的技术手段和科学的管理措施 加强防范工作 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 档案柜架的摆放一是通风二是档案存取和方便搬运三是防潮四是便于查找 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 库房温度湿度管理库房内的温 湿度是直接影响档案寿命的环境因素 温湿度控制不当 会对档案安全造成直接危害 影响档案的永久保存 调节库房温湿度方法 密封 通风 降温和除湿 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 档案库房的 八防 防火 防水 防潮 防霉 防虫 防光 防尘 防盗 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 档案库房的 八防 防火措施 一 配备效果良好 数量充足的消防器材 经济条件较好的单位可安装烟雾报警器和自动灭火装置 二 建立严格的防火制度和消防器材的使用管理制度 库房内严禁吸烟和使用明火 制定火灾预案 定期对库房进行消防检查 消灭一切火灾隐患 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 档案库房的 八防 防温防潮措施 控制和调节档案库房的温湿度 主要应从两个方面入手 一 减少库房门窗 设置两道门和过渡间 密闭窗户等措施 防止和控制库外的高温 高湿度影响库内 二 配备温湿度监测和控制调节设备 加强温湿度的监测 及时降低库内的高温 高湿 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 档案库房的 八防 防虫措施 严格控制好档案库的温湿度 保持清洁 在库房及档案柜架内放置适量的防虫剂 使害虫无藏身之地 对即将入库但有虫蛀的档案要先消毒 否则不得入库 对已经入库的档案要经常检查 一旦发现虫害应及时治理 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 档案库房的 八防 防光措施 库房的窗子要少 东西方向不宜设窗 适当减少窗户的面积 改进窗户的结构 减少档案利用过程中的光的辐射强度与作用时间 如减少复印次数 避免档案原件损伤严重 使用柜 箱 袋等保存档案 均能在一定程度上起避光作用 当库内不需采光时 要关闭门窗 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 档案库房的 八防 防有害气体与灰尘措施 正确选择档案库房的地址 档案库房要密封 绿化植被对空气有净化与过滤的积极作用 翻阅档案时 应戴上白色手套 避免人体与档案材料的直接接触沾上汗渍 做好库房的清洁卫生工作 人员进入库房要换工作服和拖鞋 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 1 档案的库房管理 档案的进出库管理一 必须对进出库的人员及其进出的方式 时间 要求等进行必要的限制并作出规定 二 要加强档案在搬动和提供利用等流动状态中的防护 三 加强对库房的定期检查与清点 并作为库房管理工作的一项制度化措施 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 2 档案装具管理 档案密集架一 特点 结构简单 档案存贮率高 经济实用分类 封闭式移动密集架开放式移动密集架 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 2 档案装具管理 档案箱一种通常由5个尺寸规格相同的箱子叠放而成的档案用具 优点 便于运输和转移缺点 结构复杂 加工成本高 使用时需要逐个打开 容量小 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 2 档案装具管理 档案橱一般为双开门 中间多层隔板 优点 使用较为方便 整齐美观缺点 不便远距离移动 容量小 库房空间浪费较大 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 2 档案装具管理 底图柜按照底图不能折叠 弯卷 竖放 只能平放和规格不同的特点专门设计制作的 用于存放底图的专用档案装具 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 2 档案装具管理 防磁柜根据磁性载体档案的特点 选用对磁场具有屏蔽作用的软磁物质专门设计制作的 用于存放磁性载体的专用档案装具 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 2 档案装具管理 实物柜专门用于存放实物 奖章 奖旗 印章 艺术品 文物等 的专用装具 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 3 档案包装档案的外部包装是档案安全的第一道防线 外包装可以防止光线 灰尘及有害气体对档案的危害 减少对档案的直接磨损 常用的包装材料有无酸卷皮与卷盒 是由防酸材料制作的 对档案纸张有较好的保护作用 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 3 档案包装含酸性材料制成的卷皮与卷盒的特点 优点 成本低 价格便宜缺点 对包装的档案纸张造成环境污染 不利于档案的永久保存 会造成库房酸性成分增加 对档案工作者的健康不利 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 3 档案包装 硬卷皮指使用硬度和厚度较大的牛皮纸制作的卷皮 硬卷皮的案卷尺寸为300 220MM280 210MM厚度有 10MM 15MM 20MM三种 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 3 档案包装 软卷皮指使用一般的牛皮纸或其他韧性较好的纸张制作的卷皮 软卷皮必须装入卷盒 软卷皮的规格为297 210MM A4 260 185MM 16开 任务一机关文书档案管理 四 档案保管工作 任务及方法 3 档案保管工作内容 3 档案包装 卷盒指专门用于装软卷皮档案案卷 或集中存放文件归档文件的档案包装材料 一般使用20G以上的牛皮纸制作 卷盒的外形尺寸为300 220MM有30MM 40MM 50MM的规格 任务一机关文书档案管理 五 档案统计工作 档案统计就是以表册 数字的形式 反映和揭示档案与档案工作情况的一种管理方法 一 档案统计工作的作用 为国家档案事业的发展与决策积累数据 为档案馆科学管理提供依据 为档案管理科学研究提供参考 档案统计工作的意义 是加强档案事业宏观管理的一项重要手段 是对档案室工作实行监督管理的必然途径 是适应档案学研究日益注重定量分析发展趋势的重要措施 任务一机关文书档案管理 五 档案统计工作 二 档案统计工作基本任务及主要内容 档案统计工作的基本任务 为本单位档案的科学管理奠定基础 为上级主管部门进行统计调查和统计分析 实现统计监督提供统计资料 档案统计工作的内容 建立档案统计工作