工作分析_工作分析与岗位说明书撰写

2020年2月18日 工作分析与岗位说明书撰写 1 目录 1 工作分析基础2 如何撰写岗位说明书3 撰写岗位说明书的注意事项 什么是工作分析 工作分析是指对各种工作的性质 责任 相互关系以及任职人员的知识 经验 技能等进行调查和分析 并以科学系统的描述做出规范化记录的过程 2 工作分析所要回答的是两大问题 第一 某一岗位上的人应该做什么 第二 什么样的人来做最适合 什么是工作分析 性质 责任 相互关系 知识 技能 经验 工作分析 工作说明 任职条件 工作分析的意义 作 工 分 析 岗位说明书 岗位再设计 招聘 人员配置 培训 绩效标准 薪酬管理 高绩效团队 基础 结果 应用 承诺 工作分析的意义 工作分析的过程也能推动公司上下级之间加强对岗位内涵的理解 系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会 通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通 将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解 缺乏规范而完善的书面岗位说明 人们对岗位的职责和要求不清楚 虽然有书面的岗位说明 但与实际工作的情况不符 很难遵照它去实施 经常发生推诿扯皮 职责不清或决策困难的现象 如前面的例子 刚刚进行了组织机构和工作流程的变革或调整 当需要招聘某个岗位上的新员工时 发现很难确定用人的标准 当需要对员工的绩效进行考核时 发现没有根据岗位确定考核的标准 当需要建立新的薪酬体系时 无法将各个岗位的价值进行评价 何时需要实施工作分析 工作分析信息收集常用方法 工作分析信息收集方法的选择依据1 根据被分析岗位的性质的特点2 根据工作分析的目的 工作分析的信息收集方法 参与法 工作日写实法 访谈法 问卷法 选择什么方法呢 测时法 工作分析常用方法对比 目录 9 1 工作分析基础2 如何撰写岗位说明书3 撰写岗位说明书的注意事项 岗位说明书 工作分析的结果 岗位说明书是对岗位的基本信息 总体目标 职责范围 权限 工作联系及任职条件等岗位信息作出明确规定的人力资源管理文件 它是所有人力资源管理工作的基础 概念 10 岗位说明书是什么 是 不是 岗位基本情况说明 岗位的全部 工作成果 岗位作业指导书 解决岗位任职条件的文件 权限分配表 岗位工作指南 岗位工作流程 岗位价值评估的依据 决定薪酬高低的唯一 11 岗位说明书编写前需要的准备工作1一 清晰的组织结构 董事会 总裁办 财务管理中心 人力行政中心 总部职能 总裁 预算委员会 审计委员会 光电事业部 业务板块 打火机事业部 番禺五金厂 江西装配厂 广西装配厂 封开装配厂 开发部 技改部 出口部 计划及物流部 品管部 机电部 国内部 礼品部 事业部生产副总经理 外务副总裁 财务副总裁 番禺气阀厂 番禺清洗厂 注塑部 番禺封开江西广西 岗位说明书编写前需要的准备工作2 清晰的部门二级结构图和岗位名称 人力行政中心总监 行政主管 司机 保安 花工 清洁工 档案文员 车队长 前台文员 保安队长 薪酬绩效专员 人事专员 招聘培训专员 清洁工 食堂帮工 食堂大厨 外派人事行政主管 水电工 岗位说明书的基本内容 岗位基本信息岗位总体目标岗位职责任职条件 岗位说明书模板 岗位说明书包含的内容 工作标识 提供了岗位基本信息 包括岗位名称 所在部门 岗位定员 直接上级 直接下级 所辖人数等 主要反映该岗位的岗位性质 考核关系 在组织中的地位及未来可能发展的岗位方向 岗位名称 所属部门 直接上级 职族类别 任职者的岗位名称 限定词 名词 填写具体部门名称 填写行政隶属关系中直接上级主管的所在单位及岗位 岗位层级 岗位层级 该岗位属和职族 暂不填写 16 简单 准确地说明该岗位存在的意义及它对整个组织成功的独特贡献 可通过思考以下问题来概括 1 为什么要设立本岗位 该岗位实现了组织的哪些目的 2 如果不设本岗位公司将无法实现哪些工作目标 如果没有这一岗位的存在 则不能实现哪些组织功能 岗位说明书包含的内容 岗位总体目标 形式 总是始于一个主动词继续说出这一动词起着什么样的作用 要达到什么目的 根据 做 工作 达到或确保 结果 或为了 在 指导下 做 工作 达到或确保 结果 示例 岗位说明书包含的内容 岗位总体目标 根据 做 工作 达到或确保 结果 或为了 在 指导下 做 工作 达到或确保 结果 在公司经营管理委员会的指导下 研究拟定公司人力资源战略规划 建立和完善各项人力资源管理制度和工作流程 并通过与各部门经理的协调与配合有效开展人力资源工作 为公司实现经营目标提供可靠的人力资源保证 某公司人力资源部部长 根据企业发展战略对企业核心能力建设的要求和员工职业发展的需要 建立企业培训体系和员工职业发展体系 实现企业发展与员工职业发展的统一 某公司培训与发展经理 18 岗位说明书包含的内容 岗位总体目标 示例 以下岗位总体目标描述正确吗 总经理 带领全体员工实现董事会批准的战略目标和年度经营目标 保持企业的可持续发展 为员工创造生活 为客户创造价值 为股东创造财富 答案 根据公司战略发展规划和年度经营计划 通过领导 计划 控制全面的公司经营活动 确保公司经营计划的完成 销售部经理 根据公司总体市场及销售策略 全面负责销售部门的队伍建设 销售任务 渠道建设 风险控制工作 同时负责核心渠道销售规律的归纳与总结 答案 根据公司总体市场及销售策略 全面负责销售部门的队伍建设 销售任务 渠道建设 风险控制工作 同时负责核心渠道销售规律的归纳与总结 保证销售部全年各项销售指标的顺利完成 生产计划员 依据公司经营计划 编制生产配套计划 下达并根据实际情况及时 准确的协调指导计划的进行及修正 以保证生产的正常有序 从而保证整个公司目标的实现 答案 依据公司工程机械月度生产计划 编制工程机械生产部月度生产配套计划 并根据实际生产情况及时 准确的对计划进行修正 以保证生产的正常有序 岗位说明书包含的内容 岗位总体目标 是岗位总体目标的逐一分解落实描述了工作的成果而非过程每项职责描述了单独的 不同的结果如果岗位没有改变 职责不会改变 岗位说明书包含的内容 工作职责 1 特征 21 岗位总体目标 工作模块及岗位职责之间的关系 人力资源主管岗位 岗位说明书包含的内容 工作职责 2 工作职责的构成 23 A行为动词 目的 最终结果 B 频度副词 对 进行 行为动词C负责 的 行为动词如 负责事业部内部跨部门人员的调动审核 或审核事业部内部跨部门人员的岗位调动如 对公司生产管理中心的管理状况进行分析 不断向总经理提出改善建议 战略运营总监组织 指导集团公司年度营运计划的编制 审核所属公司的年度经营计划 以确保集团公司发展战略的落实 示例 行为动词 组织 指导 审核 目的 工作本身 集团公司年度营运计划的编制 所属公司的年度经营计划 最终结果 确保集团公司发展战略的落实 岗位说明书包含的内容 工作职责 24 某公司人力资源部培训专员组织实施新员工入职和员工晋升前的培训工作 确保员工尽快进入最佳工作状态 示例 行为动词 组织实施 目的 工作本身 新员工入职和员工晋升前的培训工作 最终结果 确保员工尽快进入最佳工作状态 岗位说明书包含的内容 工作职责 25 岗位说明书包含的内容 工作职责 1 明确列举出欲描述岗位所必须执行的任务 2 分析任务并将相关任务归类成数项不同的工作 3 逐条指出每项工作的执行内容 4 各项工作职责按照该岗位的主要业务流程顺序进行 如工作之间缺乏必要的流程关系 则按工作职责重要性进行排序 5 结合岗位总体目标检查各项岗位职责 确保清楚 准确地归纳反映了该岗位的工作产出 26 3 撰写工作职责的技巧 27 岗位总体目标 工作模块及岗位职责之间的关系 人力资源主管岗位 28 1 对于同一部门但不同层级的职员 要区分其工作职责的范围和程度 如 部门经理对部门负全责 副经理 如有 负责组织制定 实施部门经理的分管业务 专业人员 员工的职责主要在具体执行层面上 2 注意用词的准确性 如 负责 表明员工对所述工作职责有最终决定权 此时才可以考虑使用 负责 部门经理 副经理应多用 领导 指导 监督 组织 等动词 专业人员 员工应多用针对可以完成具体工作的动词 如 开展 执行 收集 填写 保管 保存 办理 等 3 注意避免病句 4 岗位职责的描述坚决避免使用形容词 副词 比如 积极地 努力地 做好 尽快 不断 有效等 岗位说明书包含的内容 工作职责 4 注意事项 针对制度 方案 计划等文件 编制 制订 拟定 起草 审定 审核 审查 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见针对信息 资料 调查 研究 整理 分析 归纳 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理关于某项工作 上级 主持 组织 指导 安排 协调 指示 监督 管理 分配 控制 牵头负责 审批 审定 签发 批准 评估 描述职责的动词分类A 根据宾语不同 岗位说明书包含的内容 工作职责 在填写工作职责的时候 应尽量以动词作为一句话的开端 同时尽量避免使用 做好 搞好 等词 可以参考下列动词 5 规范化用词参考 29 思考行为 研究 分析 评估 建议 倡议 参与 推荐 计划直接行动 组织 实行 执行 指导 带领 控制 监管 采用 生产 参加 阐明 解释 提供 协助上级行为 许可 批准 定义 确定 指导 确立 规划 监督 决定管理行为 达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督专家行为 分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价下级行为 检查 核对 收集 获得 提交 制作 描述职责的动词分类B 岗位说明书包含的内容 工作职责 30 维持 保持 建立 开发 准备 处理 执行 接待 安排 监控 汇报 计划 经营 确认 概念化 合作 协作 主持 获得 核对 检查 联络 设计 带领 指导 评价 评估 测试 建造 修改 执笔 起草 拟定 收集 引导 传递 翻译 组织 控制 操作 保证 预防 解决 推荐 介绍 支付 计算 修订 承担 支持 谈判 商议 面谈 拒绝 否决 监视 预测 比较 删除 运用 其它 岗位说明书包含的内容 工作职责 描述职责的动词分类C 31 所用动词的解释 规划 为实现组织长期发展目标和长期利益 对组织的发展方向 资源配置 实现目标的途径和手段所做的安排 计划 规定组织的目标 制定整体战略以实现这些目标 以及将计划逐层展开 以便协调和将各种活动一体化 起草 将思想转化成书面文件的过程 拟订 提出文件 或制度 的草案 并提交上级领导审议的行为 制定 战略 目标 方案 制度 计划等内容在获得批准之前形成的过程 包括拟定 修改 讨论 审核等环节 组织 通过设计和维持组织内部的结构和相互之间的关系 使人们为实现组织的目标而有效地协调工作的过程 管理 运用组织赋予的权力和资源 同别人一起或通过别人更有效的达成组织目标的过程 贯彻 在组织中层层下达指令 使组织接受并执行某项规章制度 规定 规范等内容 并对执行情况进行监督检查 确保达到预期的效果 岗位说明书包含的内容 工作职责 32 指导 对工作的方法 思路 步骤 规则给予指示 建议 引导 协调 对工作中出现的矛盾进行调解以使能够顺利进行 监督 在执行过程中通过检查发现现状与标准的差距 反馈意见 促使执行者达到标准的过程 检查 将标准与结果对比 检验 运用仪器设备 检查对象特征并与设定的标准对比 判断对象是否合格的过程 考核 对工作过程和结果进行调查 了解 并与标准 计划 目标对比后给予评价 协助 配合开展某项工作 在工作中处于辅助地位 审查 检查以验证正确性或是否符合要求 审核 根据规章制度和原则 对提交来的文件中所包含信息的真实性 准确性 正确性进行检查 否定错误 虚假的信息并提出改正的要求 审批 指审核并签字批准后 制度 方案或计划即可实施 对内容及实施效果负责 注意 一件事情只有一个人进行审批 但可以有几个审核者 分析 将整体解剖 分开以发现其本质 比例 功能 关系等 预测 事先感觉或意识到 预见 岗位说明书包含的内容 工作职责 33 领导 激励一个组织中的人朝着某个方向 目标努力的过程 授权 依照规定授予行使某种权利 担任 以明确形式行使职责 保证 确保 承诺 担保按要求完成工作项目 参与 加入某项活动 处于从属地位 完成所分配的任务并承担相应的责任 跟进 收集任务进展各阶段信息 关注各任务的执行过程 处理 根据原则 规章制度 程序和权限 解决问题的过程 完善 在实践中发现修改不合理的内容 补充原来遗漏的内容 修订 对已有文件中不合理的 过时的 疏漏的内容进行修正 完善和提高 整合 调整后重新组合 解决 运用组织赋予的权力和资源 依照组织内相关的规章制度和权限 决策并采取行动去除矛盾和问题的过程 控制 监控各项活动以保证它们按计划进行 比较实际情况是否符合既定的标准 并纠正各种偏差的过程 提议 依据法定的权利提出主张 批准 正式确认或同意 以言语或行动赞同或认可 签署或授权 岗位说明书包含的内容 工作职责 34 岗位任职条件包含的内容 知识 技能 经验 基本要求 岗位说明书包含的内容 任职条件 岗位说明书包含的内容 任职条件 岗位任职条件之基本要求 36 岗位任职条件之经验 37 岗位任职条件之知识 岗位任职条件之技能 目录 40 1 工作分析基础2 如何撰写岗位说明书3 撰写岗位说明书的注意事项 对事不对人实事求是 客观公正统一和规范各部门的岗位说明书应根据部门职责分解落实完成部门全部岗位说明书后 一方面应该纵向比较该部门岗位描述的综合情况 以确定部门上下级描述的有序性 另一方面应就该部门各层级与已有其他部门同层级岗位描述进行对比 以保证公司内部的完整统一岗位说明书