岗位职责_职位说明书的撰写培训教材

职位说明书的撰写 陈涛 为什么进行工作分析 企业战略中的工作分析 工作分析为什么产生 泰勒 科学管理 福特 流水线大生产 美国 劳动保护法规 组织扩大化分工精细化管理复杂化法律约束 随着科学技术的发展和社会的进步 机械化大生产方式的出现 直至福特的流水线生产方式的革命 生产效率大幅度提高 流通 于是 人们受到了生产领域的流水线生产方式的启发 在流通领域应用了机械化大生产的方式 产生了真正的工作分析 提炼出类似流水线的操作流程和岗位操作说明书 组织结构 业务流程 人员特性 职位在组织体系中的位置上下级关系职位编制 职位在流程体系中的位置工作使命与职责工作产出与工作标准 职位对任职人员的要求知识 技能教育 经验 工作分析的主要内容 访谈小组座谈工作日志问卷调查现场观察与访问 工作分析的主要方法 企业对工作分析的疑问 工作分析就是撰写职位说明书吗 企业常常拿着职位说明书 问 如何使用这些厚厚的 纸 除了招聘 还能够用它干什么 我们的职位设置马上就要调整了 做这个职位的职位说明书有什么意义 我们怎么才能知道职位设置是否合理 有些企业连招聘都不用它永煤快速的发展职位变动很大怎么办 企业为什么困惑 传统的工作分析的局限性 呈现的是点状的职位说明书 缺乏整体性 系统性战略与平衡不能有效体现出重要的观念 客户导向 目标导向 以流程为中心等方法论不够系统 缺少实用性和灵活性 怎么办 总体结构示意图 建立以目标为导向的责权分工体系 这样的职位说明书才有用 基本技术思路 职位说明书的撰写职位说明书为企业带来什么 为实现企业编制定员提供了科学依据为企业聘用和考核职工提供了客观标准为确定员工的工资待遇和进行培训提供了客观基础有利于员工明确努力方向 改善企业内部人际关系 为日常工作规避误区 指明方向职 责 权 利清晰 对工作更好的把控 程度 反映工作价值 从而获得相应的薪酬有针对性的进行培训和再教育 拓展职业空间突出个人专长 有利于个人与企业达成双赢 为我们带来什么 工作中常常出现的问题 1 基本信息的撰写 样例 职位名称必须要以公司下达的正规文件为依据来填写 直接主管是你直接向其汇报工作的主管直接下属是直接向你汇报工作的下属 基本信息的撰写 说明 应与最近一次定编时的名称保持一致 以公司的正式文件为准 工作内容必须一人或一人以上时才能设岗 指岗位按照公司机构和岗位编制规定在行政上所隶属的部门 2004年03月 依据实际情况如实填写 直接上级主管 即直接向其汇报工作的人所在的岗位 下属的岗位名称 即直接向你汇报工作的人所在的岗位 基本信息撰写的注意事项 一个职位有一种以上称呼的 要选择公司认可的职务名称直接下属或上级项目的书写 要标明具体的岗位名称而不是 部门所有的 全部的模块成员等 2 工作目的的撰写 说明 1 用一句话 简要概括该岗位的工作的目标 限制条件和存在价值 2 标准格式为 为了 在 下 做 例 营销总监工作目的 行政总监工作目的 工作职责的撰写 职责怎么写 步骤一 澄清职位主要责任步骤二 沟通职位的工作重点分几方面步骤三 设定职位重点项目的工作标准步骤四 用简明的语言 对该职位所承担的职能和主要工作项目进行全面分解 描述 罗列步骤五 筛选组合 主要职责控制在4 8项步骤六 与主管领导达成一致 沟通 职位任职者 起草或提供工作信息直接上级 修订 反馈人力资源部 组织 指导 备案 沟通 工作职责的撰写 职责书写的程序 须高层领导本人参与 工作职责的撰写 说明 为实现公司及部门的宗旨 该岗位应当承担的工作责任和工作项目 评价 衡量各项任务完成情况的标准 通常分为三种 全部 部分和协助在后两种情况下 会存在其他岗位也承担此项工作职责 完成该工作量的时间占岗位任职者有效工作时间的比例 1 职责 为了实现工作目的而必须承担哪几方面的工作责任 职责之间应独立 2 任务 为了履行该职责的而从事的一系列活动 不能是做安全管理工作 做质量管理工作 职责 任务与动作的区分 职责 为了实现目标 需要进行了工作 是一系列任务的集合 任务 为保证职责的顺利开展 必须进行的具体动作的集合 活动 对于操作性的工作任务 具体的任务可以进一步分解成为更为简单的动作 如何区分职责和任务 针对 围绕 承担责任 分为全部 部分和协助 依据具体情况填写 审核 绩效指标 评价或衡量此项工作完成情况的标准 如 员工满意度 内部客户满意度 完成工作的及时性 产品的质量合格率 数据的准确率等方面去衡量 时间限期到市场时间 数量利润产量收入 质量准确性可靠性 成本单元的成本与预算的对比 满意度投诉称赞反馈 绩效指标 行政总监工作职责 职责一 负责绩效管理考核体系的规划 推行职责二 负责薪酬体系的规划 推行职责三 制定公司人力资源规划 负责人力资源工作的全面展开职责四 制定公司战略发展规划及相关制度 并负责在企业内部落实 推行 职责五 督导ISO9001质量管理体系正常运行职责六 负责公司企业文化体系的规划与建立 保证企业文化工作开展的实际效果 行政总监工作职责 行政总监工作职责 行政总监工作职责 描述职责的动词 针对制度 方案 计划等文件 编制 制订 拟定 起草 审定 审核 审查 转呈 转交 提交 呈报 下达 备案 存档 提出意见针对信息 资料 调查 研究 整理 分析 归纳 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理关于某项工作 上级 主持 组织 指导 安排 协调 指示 监督 管理 分配 控制 牵头负责 审批 审定 签发 批准 评估 描述职责的动词 思考行为 研究 分析 评估 发展 建议 倡议 参与 推荐 计划直接行动 组织 实行 执行 指导 带领 控制 监管 采用 生产 参加 阐明 解释 提供 协助上级行为 许可 批准 定义 确定 指导 确立 规划 监督 决定管理行为 达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督专家行为 分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价下级行为 检查 核对 收集 获得 提交 制作 描述职责的动词 其它 维持 保持 建立 开发 准备 处理 执行 接待 安排 监控 汇报 计划 经营 确认 概念化 合作 协作 主持 获得 核对 检查 联络 设计 带领 指导 评价 评估 测试 建造 修改 执笔 起草 拟定 收集 引导 传递 翻译 组织 控制 操作 保证 预防 解决 推荐 介绍 支付 计算 修订 承担 支持 谈判 商议 面谈 拒绝 否决 监视 预测 比较 删除 运用 工作职责撰写注意事项 每一项工作职责用完整一句话来表达岗位职责中不应包含模糊不确定的内容依据岗位的要求来写 是针对具体的岗位而不是岗位的任职者各岗位职责的汇总构成模块主管的职责 各模块主管的职责提炼构成部门的职责 各部门的职责提炼成分管总经理的职责依据各级员工的职责 检查岗位职责是否全面 岗位间的职责是否有重复 工作权限1 人事权限2 财务权限3 业务权限 工作权限的撰写 说明 本职工作的顺利开展所需要的基本权限 视具体工作岗位的不同而有所区别 包括 1 部门管理费用使用的审批 决定权 部门主管及以上人员 2 与本职工作相关的其它财务权限 为了充分达成岗位职责 岗位所应享有的权限范围要求与职责逐条对照检查 不出现权责不对等的情况 包括 1 人员的任用 绩效考核及薪资分配的权利 2 假务的批准决定权 通常以上两项只针对部门主管及以上人员 工作权限撰写注意事项 工作权限是有一定范围的 即在什么范围内享有该权利要求与职责逐条对照检查 不出现权责不对等的情况 人事权限和财务权限强调行政职责 而业务权限强调为完成本岗位工作必须具备的 例 建议权 不是泛指建议 而是指保证岗位完成必须提出的 有关部门必须研究和考虑的一种建议 调查权 了解一定范围 一定业务内容的权利知情权 完成工作业务内容 必须了解的信息决策权 对岗位职责范围的工作最终审批 裁决的权利 重要工作联系的撰写 包括 上级部门的指导 内部客户工作上的需求 包括 1 工作产出 该岗位工作产出的结果 一般与内部客户需求相对应 2 反馈 对上级部门的指导 工作要求的反馈 组织内部 组织外部 信息 信息 重要工作联系 组织内部 组织外部 信息 信息 包括 政府机构 上级主管机关以及有业务往来的企事业单位 直接主管 汇报关系 直接下属 指导关系 组织内部上级主管部门 有业务往来的相关部门 在流程上属于上下道工序 协同工作的部门 例如 铁运处经营副处长重要工作联系 仓储公司经理的重要工作联系 工作规范的撰写 说明 任职者素质要求1 知识技能2 教育背景3 专业证书4 工作经验及相关培训5 身体素质 指为正确完成本岗位职责所应必须具备的专业知识或者技能 从两个方面描述 1 知识技能的范围 即需要什么样的知识技能 2 知识技能要有等级或者水平的描述 岗位任职者至少应受过何等层次的教育 包括所学专业及学历 指任职者因工作的需要必须拥有的相关证书 包括不同职位的上岗证和各种资格证书 工作经验 担任此职务工作所必须的相关工作经验 相关培训 任职者因工作的需要必须受过的训练课程的类别和名称 通常为 无特殊要求 特殊岗位需要详细注明 素质要求的撰写注意事项 是对任职者从事此项工作所需素质标准的基本要求而不是绩优限要明确 适当 不是越多越好 7 其它 职责与目标的区别 其它 职位说明书撰写注意事项 首先确定主管领导的职责职位说明书针对的是 职位 不是 人 每个职位只需撰写一份职位说明书 如果工作职责70 以上发生重叠 我们认同是同一职位对于 同一职位不同级别 的情况 分别撰写职位说明书职责有大 有小 以岗位中主要的 重大的为主 不要涉及细节 其它 职位说明书撰写注意事项 职责必须直接与职位价值相关 非过程性任务 是最终价值 语言简练职位说明书是目前