库存管理_采购与库存管理--交货管理与质量管理

采购与库存管理7交货管理与质量管理 大连理工大学管理学院创新园1616黄学文 案例 雀巢与家乐福的VMI系统 雀巢公司为世界最大的食品公司 建立于1867年 总部位于瑞士威伟市 行销全球超过81国 200多家子公司 超过500座工厂 员工总数全球约有22万名 主要产品涵盖婴幼儿食品 营养品类 饮料类 冷冻食品及厨房调理食品类 糖果类 宠物食品类等 家乐福公司为世界第二大的连锁零售集团 成立于1959年 全球有9061家店 24万名员工 案例 雀巢与家乐福的VMI系统 雀巢与家乐福公司在全球均为流通业的龙头企业 积极致力于ECR EfficientConsumerResponse 高效消费者响应 方面的推动工作 雀巢在2000年10月积极开始与家乐福公司合作 制定建立供应商管理库存系统 VenderManagementInventory VMI 的计划 目标是要提高商品的供货率 降低家乐福库存持有天数 缩短订货前置期以及降低双方物流作业的成本 案例 雀巢与家乐福的VMI系统 雀巢与家乐福的关系 单纯的买卖关系 家乐福对雀巢来说是一个重要的客户 所以设有专有对应的业务人员 买卖方式是家乐福具有决定权 决定向雀巢订货的产品与数量 在系统方面 双方各自有独立的内部ERP系统 彼此不兼容 在推动VMI计划的同时 以EDI的方式进行信息交换 目标 雀巢对家乐福物流中心产品到货率达90 家乐福物流中心对零售店面产品到货率达95 案例 雀巢与家乐福的VMI系统 成果 建立了一套VMI运作系统与方式 雀巢对家乐福物流中心产品到货率由原来的80 左右提升至95 超越目标值 家乐福物流中心对零售店面产品到货率也由70 左右提升至90 左右 库存天数由原来25天左右下降至目标值以下 在订单修改率方面由60 70 的修改率下降至到10 以下 合作关系上 雀巢过去与家乐福是单向的买卖关系 顾客需求 尽可能的推销产品 忽略了真正的市场需求 卖得好商品缺货 不畅销商品高库存量 经过这次合作让双方更为相互了解 也愿意共同解决问题 并暴露了原来问题的症结点 有利于供应链效率的根本改进 7 1交货管理 交货控制至关重要 交货太早 仓库租用 管理费用增加 损耗增加 挤压资金 交货太迟 停工待料 机器 人工闲置 企业声誉 罚款或赔偿 合同为何不能如期履约 7 1供应商不能如期交货的原因 供应商的原因超过生产能力或制造能力不足 转包不成功 制造过程或品质不良 材料欠缺 报价错误 交货意愿不强 缺乏责任感 7 1供应商不能如期交货的原因 买方的原因紧急订购 低价订购 购运时间不足 规格临时变更 生产计划不正确 未能及时供应材料或模具 委托加工 技术指导不周 催货不积极 7 1供应商不能如期交货的原因 其他因素供应单位缺乏协调配合 采购计划的协调性 单一计划有误 整体计划的延误 采购方法运用欠妥 重视供应来源的评选 即凡不良记录者 应提高警觉 在合约中详加规定交货办法 逾期交货的管制 要求供应商提出生产计划进度 履约督导或监督办法 厂商签约后 必须依照承诺生产交货 否则除合约被取消外 还要承担因延误交货发生的损失 偶发因素 战争 罢工 自然灾害 经济因素 政治因素等 7 1 2交货管理的规划 供应商不能如期交货的原因很多 因此采购人员要有效控制交货期 必须要做好交货管理的事前规划 事中执行与事后考核 其中的交货管理作业要点如下表所示 预防重于治疗 各项要点准则如下一般的监视 采购单位在签订合约时 便应决定应如何监视 采购品并非重要项目 作一般的监视 需注意是否能在规定时间收到验收报表 可用电话查询 但采购品较为重要 可能影响企业的经营 则应考虑另作较周密的监视 预估进度表 包括全部筹备和计划供应作业的进程 计划作业 设计作业 采购作业 工厂能量扩充 工具准备 组件制造 次装配作业 总装配作业 完工试验及装箱交运等全部过程 明确规定供应商必须编制实际进度表 将预估进度表与之对照 并说明延误原因及改进措施 制定合理的购运时间 将请购 采购 卖方准备 运输 检验等各项作业所需的时间予以合理的规划 避免造成供应商无法解决的问题 工厂实地查证 对于重要品目的采购 还应实地前往供应商工厂访问查证 买卖双方信息的沟通 销售 生产及采购单位加强联系 计划不如变化快 生产计划和销售计划都可能调整 但调整必须征求采购部门意见 准备替代来源 未雨绸缪 应急 加重违约罚则 7 1 3交货期管理 交货期定义交货期是指从采购订货日开始至供应商送货日之间的时间 对交货期的控制和管理可从两个方面来考虑 从交货期的组成部分中寻求空间从交货期的执行过程来控制 交货期组成 交货期组成假设你家的厨房需要重新装修 你找到一家承包商 除了估价外 承包商告诉你 向国外厂商订购的厨具大约需要30天才能到货 施工需5个工作日 如果今天就决定购买直到完工 总共需要35天 其中30天是厨具订购的前置时间 而承包商给你的交货期则为35天 交货期是由供应商决定而非客户随意指定 但客户可以通过有效的管理方法来影响整个交货期长短 交货期组成 交货期是由以下6项前置时间所构成的 所有前置时间的总和又称为累计前置时间 行政作业前置时间 行政作业是指采购商与供应商共同为完成采购行为所需进行的文书及准备工作 原料采购前置时间 供应商为了完成客户订单 也需要向他自己的供应商采购必要的原材料 需要花费一定的时间 生产制造前置时间 供应商内部的生产线制造出上所订货物的时间 基本上包括生产线排队时间 准备时间 加工时间 不同工序间等待时间以及物料的搬运时间 交货期组成 运送前置时间 与运输距离 频次和运输方式相关 验收与检验前置时间 卸货 检查 数量与包装 拆箱检验 名实相副 质量 搬运到存放地点 其他零星前置时间 内外部因素的延误 缓冲时间等 执行过程中的交货期管理 订购信息的处理订购信息的范围应包括订单内容 替代品 供应商等级及生产能力等相关资料 基本上 资料的分类可以依照交易对象 能力 产品等加以区分 收货抑制提早交货 提早交货不仅会使库存增多 而且扰乱遵守交货期的规定 因此 必须规定明确的容许范围 严格加以限制 尤其要避免提前付款 提高验收速度 收到货物必须迅速进行验收工作 验收的迟滞 不仅会使供应商的交货期意识降低 而且占用验收场地 有时候还可能由于生锈或腐蚀等而引起品质劣化的情形 因此须明确规定验收作业的程序及时限 交货期管理的有关指标 几种常见的绩效指标 7 2物料接收方法 主要内容物料验收 物料验收的步骤 物料接收的要点 收货报表 单据 物料入库的检验 物料验收 物料验收应做到进出验收 品质第一 物料的验收工作是仓库管理的基础 物料的验收主要包括4个方面 品名 规格 出入库的物料是否与相关单据的品名 规格一致 数量 明确出入库物料的计量单位 物料进出仓前应严格点数或过磅 品质 进库物料 只有接到相关检验书面合格报告 如海关 方可入库 出库物料 也要检验其品质 确保不良品不投入使用或不流向市场 凭据 单据不全不收 手续不齐不办 入库要有人库单据及检验合格证明 出库要有出库单据 收料作业流程 PMC部门 ProductionandMaterialControl生产与物料控制 物料验收入库的步骤 物料验收入库工作涉及仓库 品质 物料控制 财务等诸多部门 其主要步骤如下 确认供应厂商 同物料有多供应商 应确认 确定交运日期与验收完工时间交运日期 交货到货日期 判断是否延误 验收完工日期 付款的起始日期 确定物料名称 品质 清点数量 向有关部门通知验收结果 退回不良物料 入库 记录 物料接收的要点 在接收物料时应注意 确认PO单号 Purchase0rder 订购单 是否与待收贷的PO单号一致 确认供应商 物料名称 物料编号与PO单是否一致 实行了MRP系统的企业是按物料编号而不是物料名称收货 清点物料数量 外包装有无损坏 单据是否齐全 收货报表 单据 进料验收单供应商应在收货单中记录供应商名称 物料名称 物料数量 PO编号 送货单号 送货日期等信息 收货单至少一式三联 收货人员在确认所送物料无误后 在每联上盖上企业的收货章 由供应商保存一联 收货部门保存一联 另一联由收货部门送交财务 会计 部门作为付款的依据之一 交期控制表交期控制表记录某批物料的预定交期 请购日期 物品名称 供应商 价格 验收日期 迟延天数等 是为控制原料的准时交货而设计的单据 如下表所示 物料采购记录表样式如下表所示 来料检验月报表样式如表7 5所示 物料入库的检验 定义检验活动包括核对采购订单与供货商发货单是否相符 开包检查商品有无损坏 商品分类 所购商品的品质与数量比较等 入库验收是对即将入库的物料进行质量和数量的检验 是保证人库物料质量的重要环节 检验方式 全检主要是数量较少的全检 大批量到货一般只进行抽检 抽检比例的确定由于配送中心很多物料属于大批到货 很多情况下不太可能进行全面检验 要确定一个合理的抽检比例 确定抽检比例时 一般根据商品的特点 商品的价值高低 物流环境等因素综合考虑 易碎 易腐蚀 易挥发的商品抽检比例应适当加大 贵重商品抽验比例应高一些 供应商信誉好 产品质量稳定 储运 包装等物流条件较好的物料则可以适当降低抽检比例 检验的方法检验的方法主要有以下几种 质量验收包装验收数量验收计件法 标记法 大批量入库 先做标记 再清点 分批清点 包装相同 批量较小的物料 一层一层堆码 计算总量 定额装载法 批量大 包装整齐的物料 计重法 7 3采购货款的结算 付款是供应商最关心的问题 如果企业在贷款的支付上引起供应商的不满 则会导致双方关系的恶化 会给企业原材料的采购带来诸多困难 企业向供应商的付款时间一般有预付 货到付款 月结30天 或60天 90天 等几种方式 由于激烈的市场竞争 对本地供应商的付款绝大多数都采用月结方式 并且付款期限也越来越长 但一般不宜超过90天 采购货款的结算方式 支票是出票人签发一定的金额 委托银行或其他金融机构见票无条件支付给收款人或持票人的票据 支票的分类按付款方式有无特别保障或限制可分为一般支票 持票人可凭票向银行兑现 也可通过银行代收贷款 保付支票 支票付款人在支票上注明 保付 并签名 由付款人承担全部付款责任 横线支票 在支票左上角加注两条平行线的称普通横线支票 可由任何银行代收转账 在支票左上角加注两条平行线 同时在横线内注明某银行名称的 只能由指定银行签收 按支票是否记名可分为记名支票和不记名 空白 支票 按支票结算范围可分为现金支票和转账支票 采购货款的结算方式 支票的必须记载事项 表明为支票 确定的金额 无条件支付的委托 见票无条件付款 付款人名称 出票日期 出票人签章 未记载上述事项的支票无效 支票的使用支票一般为同城使用 禁止签发空头支票 不得签发与出票人预留本名的签名样式或印章不符的支票 采购货款的结算方式 汇票概念汇票是由出票人签发的 委托付款人在见票时或指定日期无条件支付一定金额给收款人或持票人的票据 汇票是一种支付命令 汇票的当事人一般有出票人 付款人和收款人 汇票对收款人资格不加限制 采购货款的结算方式 汇票的分类按信用性质不同可分为 银行汇票 银行汇票由银行信用作为保证而签发并付款 商业汇票 商业汇票的出票人和付款人是具有法人资格的公司 企业 按付款期限不同可分为 即期汇票 即期汇票指持票人只要在合理时间内提示付款 债务人就应付款的票据 远期汇票 远期汇票指付款人见票后在一定期限或特定日期付款的票据 采购货款的结算方式 按汇票承兑的不同可分为 商业承兑汇票 银行承兑汇票 按有没有附属单据可分为 光票 跟单汇票 附有相关的物料单据等 按记载收款人的不同可分为 记名式汇票 指定收款人 背书后可转让 指示汇票 未指定最终收款人 背书后可转让 无记名式汇票 采购货款的结算方式 票据法 规定 汇票必须记载以下事项 汇票字样 无条件支付的委托 确定的金额 付款人名称 收款人名称 出票日期 出票人签章 汇票上未记载规定事项之一的 汇票无效 汇票上记载付款日期 付款地 出票地等事项时应字迹清楚 付款日期可为见票即付 定日付款 出票后定期付款和见票后定期付款 采购货款的结算方式 汇票的使用银行汇票的使用 根据现行结算办法 单位或个人需要付款时 可将款项交当地银行 由银行签发汇票给收款人在异地办理结算或提取现金 商业汇票的使用 已在银行开立账户的法人之间根据买卖合同进行商品交易 可使用商业汇票 采购货款的结算方式 本票概念本票是出票人签发并承诺自己在见票时无条件支付确定的金额给收款人或持票人的票据 本票的当事人有出票人与收款人 出票人始终是债务人 本票是一种无条件支付的承诺 是自付证券 采购货款的结算方式 本票的分类本票按出票人的不同可分为 银行本票 银行开立的 商业本票 企业或个人开立的 本票的内容本票必须记载的内容有 表明是本票 无条件支付的承诺 确定的票据金额 收款人名称 出票日期 出票人签章 末记载上述事项的本票无效 本票上记载付款地 出票地等事项的 应当清楚明确 采购货款的结算方式 汇兑 汇兑是汇款人委托银行将款项汇给异地收款人的结算方式 种类信汇 邮寄 电汇 电报 网络 特点 汇兑便于汇款人向异地主动付款 适用于单位 个体经济户和个人的各种款项结算 采购货款的结算方式 异地托收承付是指收款人根据购销合同发货后 委托银行向异地付款人收取款项 并由付款人向银行承认付款的结算方式 异地托收承付的有关规定 办理异地托收承付结算的款项 必须是商品交易以及因商品交易而产生的劳务供应的款项 代销 寄销 赊销商品的款项不得办理托收照付结算 收付双方使用托收承付结算必须签有符合 合同法 的购销合同 并在合同上明确使用异地托收承付结算方式 采购货款的结算方式 委托银行收款是收款人向银行提供收款依据 委托银行向付款人收取款项的结算方式 适用范围 同城和异地均可使用 便于单位主动收款 有关规定 委托银行收款不受金额起点限制 分为邮寄和电报划回两种 由收款人选择使用 付款期为3天 付款期满 付款人存款余额不足 按无款支付办理 不予延期 对于拒付的情况 银行不负责审查拒付理由 信用卡是一种由银行及一些旅馆 饭店和其他专门机构发给私人使用的短期消费信贷凭证 种类按发行机构的性质分为商业 旅游 劳务机构发行的旅游交际卡和银行发行的信用卡 按使用地区 范围分为指定使用地区信用卡和国际通用信用卡内容 信用卡的发放通常是以一定量的存款 固定职业或担保人为条件 其外观为硬质金属卡片 卡上印持卡人姓名 签字 账号和每笔赊销金额 持卡人可凭此到指定的商店 交通和旅游机构购买商品 支付劳务费用等 只需在发票或其他单证上签字 而不必支付现金 付款的操作 查询物品入库信息 准备付款申请单 拟制付款申请单 并且附合同 物品检验单据 物品入库单据 发票等 作为付款人员要注意 五份单据 付款申请单 合同 物品检验单 物品入库单 发票 中的合同编号 物品名称 数量 单价 总价 供应商必须一致 付款审批的具体事宜由管理人员或财务部专职人员负责的包括三个方面 单据的匹配性 即上述五份单据在六个方面 合同编号 物品名称 数量 单价 总价 供应商 的一致性及正确性 单据的规范性 特别是发票 付款申请单要求格式标准统一 描述清楚 数据的真实性 包括发票的真假鉴别 检验单 入库单的真假识别等 资金平衡 向供应商付款 7 4采购质量管理 采购质量管理是采购管理工作的重要内容 采购质量管理水平的高低直接影响到物料使用部门能否生产出合格的产品 消费者能否购买企业的产品 企业生死攸关的大问题 采购质量管理的重点是对供应商的质量管理 采购质量管理工作的主要内容包括三个方面 采购部门本身的质量管理 对供应商的评估 认证 以及产品的验收 把关等工作 采购质量管理保证体系的建立与运转 7 4采购质量管理的内容 采购技术规格技术规格描述了产品技术方面的要求 技术规格一般由企业技术部门 产品设计部门确定 它是企业进行生产的依据或标准 技术规格是企业质量检验部门所遵循的标准 在新产品开发过程中 大型制造商通常从以下方面与供应商进行沟通与合作 采购设计 市场信息反馈给设计人员 参与新产品的设计 供应商早期的参与 派驻工程师 在开发新产品时 采购员都起到了侦察员的作用 他们比开发者和工程师与供应商的联系更密切 采购员在开发的早期阶段加入 有助于更好地理解产品的功能和结构 把供应商及早引入 实践证明能够有效地降低成本和改进产品 见下表 采购需求规格规格是描述产品各方面要求的各种形式的结合体 需求规格一般由产品设计部门 使用部门或采购质量专职管理机构共同确定 它是供应商进行生产的依据或标准 也是企业来料检验部门所遵循的标准 采购部门必须保证产品需求规格能在供应商处得到满足 同时必须确保供应商能遵守交货时间 交货质量和价格等其他协议 采购方必须进行全面质量管理 采购需求规格是首先要确定的问题 采购需求规格描述方式 品牌是指产品的牌子 它是销售者给自己的产品规定的商业名称 包括名称 标志 商标 品牌实质上代表着供应商对交付给采购者的产品特征 利益和服务的一贯性的承诺 至少同等规格 招标中 经常会有这样的情况 规定一种品牌或厂商的型号 然后注明 至少同等规格 在这种情况下 采购方把责任留给了投标者 让他们去制定同等或更高的质量标准 工程图样 通过工程图样描述规格 特别适用于购买非通用零部件 是规格描述中最准确的一种 适用于购买那些生产中需要的精密性非常高的产品 市场等级描述样品技术文件 技术文件常用于那些难以用图样表达或难以呈送样品 或样品不易保存 的物料 如工程塑料 国际 国家 行业 标准 包含产品规格的标准化 以及标准产品的型号 尺寸等 规格描述包括 物理或化学特性描述 物料和制造方式描述 性能表现描述 如 GCr15 20mm GB T18254 2000 高温退火状态 高碳铬轴承钢 采购标准化定义标准就是对具有多样性和重复性的事物 在一定范围所作的统一规定 并经过一定的批准程序 以特定的形式颁布的规范和法规 制定标准和贯彻标准的活动过程被称为标准化 分类按标准化的适用范围分为工业标准 指的是为简化产品品种 规格 统一产品规格 质量以及性能而制定的一系列规范 规定 这类标准是行业或全国通用的 分别称之为行业标准 专业标准 国家标准 这是每个企业必须严格执行的 也是采购活动的主要依据和手段 企业标准 是在国家或行业标准的基础上 由采购企业自己制定出的规格 在采购工作中采购部门也可以把企业标准寄给行业的主要的几个供应商 在最终采用前征求他们的意见 采购质量管理的规划 采购部门产质量管理方面的作业要点可分为事前规划 事中执行与事后考核三大部分 每个部分的详细内容如下表所示 事前规划 重点在产品规格的制定 供应商的选择和合约控制等方面 制定产品规格 要同时考虑设计 不更改设计 生产 机器便于操作 商业及行销 消费者接受程度 环保 购买力 四种不同的因素 考虑到商业性采购因素时 采购人员必须进行以下调查 研究品质的需求状况 确定品质需求已经完整且明确地在规格说明中规定了 调查供应商合理与相对的成本 确定品质要求表述成通用的规格 让有潜力的供应商都能参与竞争 决定合适的品质是否可由现有供应商来制造 确定监督与测试的方法 维护良好的品质水准 选择供应商许多公司能够把它们的原料品质问题减至最低 就是因为它们在开始时就选择了有能力而且愿意合作的供应商 企业与供应商之间应通过合约控制来保证产品质量符合要求 具体措施如下表所示 质量管理的执行质量管理不只是生产与品质管理部门的责任 采购部门也必须恪守职守 检查供应商是否按照规范施工 派驻检验员抽查供应商在制品的质量 提供试制品以供质量检测 检测供应商的质量管理措施是否落实 确保采购品的品质没有异常状况 依据文件 质量保证协定 需求规范的描述 对供应商的质量检验作业应包括下列三个阶段 进料检验 对供应商的原材料检验 流程中的质量管理 对供应商的生产过程控制 制成品出货的质量管制 对供应商的最终交货产品的控制 在进货检验中 重点注意 制定抽样检验的标准与程序 作为双方配合的依据 根据检验标准 规格 针对供应商交货的物品进行检验 比对 以决定合格 退回修改或退回废弃 在检验时 发现有不合格的地方 应要求供应商迅速调查原因 并报告处理对策 质量管理的考核采购部门对于供应商品质管理的考核 严格执行验收标准 提供品质异常报告 要求卖方承担保证 设法解决买卖双方有关品质分歧的问题 考核的结果作为淘汰不合格供应商的依据 买卖双方的10项质量管理原则买方和卖方具有相互了解对方的品质管理体制并协力实施品质管理的责任 买方和卖方务必互相尊重对方的自主性 双方对等 相互尊重 买方有责任提供给卖方有关产品的充分信息 买方和卖方于交易开始之际 对于有关质量 价格 交货期 付款条件等事项 须订立合理的契约 卖方有责任保证产品是买方使用上可满足的品质 有责任提供必要的客观资料 买方和卖方在订立契约时 务必制定双方可接受的评价方法 买方和卖方对于双方之间的各种争议解决方法及程序 务必于订约时确定 买方和卖方应相互站在对方的立场 交换双