岗位职责_企业组织设计岗位设置与工作岗位分析课件

第二讲 江汉油田组织干部培训班人力资源课程 企业组织设计 岗位设置与工作岗位分析 开讲寄语 组织是企业人与事的结合体 是企业实现宗旨和达成目标的工具设计组织 首先要从整体组织结构出发 然后设计层次和部门 再到具体岗位设置 最后完成每个岗位的工作分析 本讲要点 企业组织设计岗位设置工作岗位分析 第一部分 企业组织设计 主题引入 一个人必须要有骨架 才能够站立和行走 一个企业也必须要有 骨架 才能够生存和发展 企业的这个 骨架 就是组织结构 我们必须设计好这个 骨架 让企业走得更快又稳 一 企业组织设计 什么是组织设计组织结构设计组织设计的趋势 一 什么是组织设计 1 基本概念组织 有确定目标的 拥有精心设计的结构和协调的活动性系统 并且是与外界相联系的 一个社会实体组织设计 为了达到组织预期的目标 对组织的类型 层次 部门以及职务职权等方面 进行构思和创造的过程 一 什么是组织设计 2 主要原则任务目标原则精干高效原则分工协作原则指挥统一原则有效幅度原则责权利相一致的原则集权分权原则稳定适应原则决策执行监督分离原则 责权利的三角定理 职责 权力 利益为三个相等边 能力为其高 略小于职责 使工作富有挑战性 但不能小得太多 否则担不起职责 权力 利益 职责 能力 责权利的三角定理 一 什么是组织设计 3 影响因素外部环境组织战略生产技术组织规模组织文化 二 组织结构设计 先看几个组织结构实例 思考组织结构设计要做些什么 实例1 实例2 实例3 二 组织结构设计 1 组织结构的整体设计三项内容 工作活动 有价值的任务报告关系 纵向命令链部门组合方法 职能组合 事业部组合 区域性组合和多重组合 二 组织结构设计 2 组织结构的基本类型直线型组织结构直线 职能型组织结构事业部制组织结构矩阵式结构 江汉油田组织机构职能处室直属机构驻外机构直属单位链接 你目前所在的企业是属于什么类型的组织结构呢 思考讨论 二 组织结构设计 3 组织层次划分主要是解决组织的纵向结构问题指组织在纵向结构设计中需要确定的层级数目组织层次产生的原因 组织的规模增大 管理者的能力 精力与时间的有限性 二 组织结构设计 3 组织层次划分组织管理层次数目 f 组织任务量 组织规模大小 一般管理层次分为上 中 下三层 每个层次都应有明确的分工确定层次应考虑的因素 管理层次与管理宽度成反比 扁平结构和金字塔结构 二 组织结构设计 3 组织层次划分管理宽度 管理幅度 指主管人员有效地监督 管理其直接下属的人数 两个关系 管理幅度一定 管理层次与组织规模成正比 组织规模一定 管理层次与管理幅度成反比影响管理宽度的主要因素 主管人员与其下属双方的能力 面对问题的种类 组织沟通的类型及方法 工作授权 工作内容与性质 工作环境 工作条件 二 组织结构设计 4 组织部门划分主要是解决组织的横向结构问题按职能 任务活动的相似性和关系紧密性集合划分部门部门的含义 指组织中主管人员为完成规定的任务有权管辖的一个特殊的领域 部门划分的方法 按职能划分 按产品或服务划分 按地区划分 按服务对象划分 二 组织结构设计 5 组织职权划分主要解决组织结构的职权问题职权的含义 经由一定的正式程序赋予某一职位的一种权力 支配权 强制权 奖赏权等组织内的三种职权 直线职权 参谋职权 职能职权 三 组织设计的趋势 组织结构的扁平化 减少层次组织结构的柔性化 适应变化组织界限的模糊化 彼此渗透组织管理的知识化 科学理论组织运营的信息化 电脑网络 思考与讨论 你设计过组织结构吗 当初是怎样设计的 与今天讲的设计思路相同吗 第二部分 岗位设置 主题引入 岗位是组织和部门的基本组成单位 也是组织中每个人占据的位置 一个企业应该设置哪些岗位 又应该设置多少岗位呢 二 岗位设置 岗位的概念与职位的区别岗位的分类岗位的设置原则企业的定员定编岗位设置表的编制 一 岗位的概念与职位的区别 1 岗位的定义在特定的组织中在一定的时间和空间内由一名职工承担若干项任务并具有一定的职务 责任和权限时就构成一个岗位岗位是职工职务 工作任务和责任 权限的统一 一 岗位的概念与职位的区别 2 岗位和职位的区别岗位与职位在实际意义上没有太大的区别细微差别 通常对于一些知识密集型企业或管理方面的岗位 叫做职位更恰当一点 对于劳动密集型企业或劳动密集型的岗位叫做岗位比较合适岗位的含义更广泛 高层 低层都可以称为岗位职位一般只用于高层而不用于低层 二 岗位的分类 企业岗位类型 生产岗位执行岗位专业岗位监督岗位管理岗位决策岗位 思考与讨论 你处于何种工作岗位 试分析你的工作岗位的特点 三 岗位的设置原则 1 岗位设置的数目应符合最低数量原则使工作集中 减少牵扯减少人工费部门所有岗位分担整个部门所有责任 三 岗位的设置原则 实例 例如人力资源部大概有这样4项工作 一是负责企业员工管理 如人员招聘 录用 调转 解聘等 二是薪酬福利 如制定薪酬政策 做工资表 发放工资等 三是培训 四是考核4项工作就设置4个岗位 三 岗位的设置原则 一般经验 每一基层岗位的主要责任一般是2 5项每一中层岗位职责一般是5 10项每一高层管理岗位责任一般是8 12项 三 岗位的设置原则 2 所有岗位要求实现最有效的配合岗位设置时 区分为主责 部分和支持三类 确定配合关系主责 指某一个人所负的主要责任部分 指只负一部分责任支持 指责任很轻 只协助他人每个人的主责 部分和支持一定要划清楚 三 岗位的设置原则 3 保证每个岗位在企业组织中发挥最积极的作用每一个岗位都要有相应的主责 然后有部分或者支持性工作例如基层工作人员要有两项到五项的主责4 保证每个岗位与其他岗位的关系协调先看一则案例岗位之间的责任不交叉 没有空白某一项工作 谁负主责 谁来配合 谁来支持 岗位配合好 一则案例的启示 一名机床操作工不小心将大量液体洒在了机床周围的地板上 车间主任叫他将液体清扫干净 操作工拒绝执行 理由是岗位说明书中没有包括清扫的条文 车间主任顾不上查看岗位说明书原文 便找来一名服务工来清扫 但服务工同样拒绝 理由也和操作工一样 车间主任威胁要将其解雇 服务工勉强同意 但干完活之后却向公司进行了投诉 一则案例的启示 有关人员看完了投诉之后 审阅了三类人员的岗位说明书 机床操作工 服务工 勤杂工 操作工的岗位说明书上明确规定 操作工有责任保持车床的清洁 使之处于可操作状态 但未提及清扫地板 服务工的岗位说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如果领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但没有包括清扫工作 勤杂工的岗位说明书中确实包含了各种清扫内容 但他的工作时间是从正常的下班后开始 清扫工作究竟应由谁来做 返回 三 岗位的设置原则 5 岗位设置要符合经济 科学和系统化的原则经济 岗位设置尽可能少科学 任务分量适中 彼此既联系又相对独立系统 向上要和组织结构设计 职能分解吻合 向下要为岗位描述 岗位评价 薪酬福利体系设计提供支持 思考与讨论 你是否遇到过职责不明而造成纠纷的情况 结合你自身的体会 谈谈你是如何处理的 四 企业的定员定编 1 什么是企业的定员定编企业规范化管理 企业的定员定编 企业宗旨使命 企业发展战略 企业组织结构设计 职能的分解 设置岗位 企业编制 工作人员企业定员定编使各个部门事事有人做 人人有事做 岗位不重复 工作无遗漏 达到规范化 合理化和科学化 四 企业的定员定编 2 岗位与人员的关系及区别岗位和人员是两个不同的概念一个岗位可能是几个人例如财务部会计师的岗位 可能是两个人 也可能是三个人一个人可以同时负责好几个岗位例如一家小公司的人力资源部尽管有好几项工作 但是完全可以只使用三个员工 一名经理下设两个员工 一个负责员工管理和兼管培训部门 另一个负责薪酬和考核管理关键看岗位任务总任务量大小 种类多少以及复杂程度 五 岗位设置表的编制 岗位设置表 岗位设置工作的最后成果 企业规范化管理文件岗位设置表 部门职位设置表 公司岗位设置总表 五 岗位设置表的编制 1 部门职位设置表按照各个部门 各个单位的职位分别做的表介绍部门内有几个岗位 工作职责等每个部门一张表公司高层分工也要有一张岗位设置表企业下属单位也同样设置岗位设置表跟岗位说明书不一样岗位说明书是把岗位的主要职责 部分责任 支持责任全部写清楚岗位设置表只写主要职责 某公司企业管理部岗位设置表 五 岗位设置表的编制 2 公司岗位设置总表把全公司的岗位统一排成一张大表总表包括三个栏目 岗位编号规范化管理中 便于实现计算机化 信息化管理岗位设置 部门编码 01 岗位编码 04 岗位部门企业 部门 岗位 岗位名称确定称呼方法 总裁 总经理 部长 经理 主管 专员 主任科员 员工管理员 培训员把公司的所有岗位的名称统一起来 列在岗位设置表里 某集团公司岗位设置总表一 某集团公司岗位设置总表二 某集团公司岗位设置总表三 某集团公司岗位设置总表四 某集团公司岗位设置总表五 第三部分 工作岗位分析 主题引入 组织的岗位设置好了之后 我们面临的问题是 这些岗位具体承担什么样的任务和职责 岗位对员工的素质能力有何要求 为此 我们还要进一步进行工作岗位分析 三 工作岗位分析 工作岗位分析概念工作岗位分析的对象和内容工作岗位分析在人力资源管理中的作用工作岗位分析的原则与方法工作岗位分析的程序工作岗位描述与工作规范 一 工作岗位分析的概念 1 工作岗位分析的定义以企业单位中各类劳动者的工作岗位为对象采用科学的方法 经过系统的岗位调查 收集有关工作岗位的信息及科学的岗位分析 评定撰写出工作岗位说明与工作规范等各种人力资源管理文件为员工的招聘 调配 考核 培训 升降 奖罚以及劳动报酬等提供客观依据 环境 一 工作岗位分析的概念 2 工作岗位分析的相关研究术语 任务 为了达到某一特定目标或者完成领导交待的工作而进行的一项活动 职务 指对职工所应承担事务的规定 它与职位的不同点在于强调所承担的任务内容 而不是指任务的地点 责任 指份内应做的事 即职工在职务规定的范围内应尽责尽职 保质保量地完成任务 职责 职务和责任的统一 专指须有一名职工担负的各项任务组成的工作活动 二 工作岗位分析的对象和内容 1 研究对象工作岗位分析的对象是企业中需要由人来承担的劳动岗位 首先要有岗位这个岗位要由某员工来承担岗位研究的中心任务是要为企业人力资源管理提供科学依据 实现 人事相宜 人称其职 人尽其才 二 工作岗位分析的对象和内容 2 研究内容 工作分析和研究工作内容的研究 工作方法 操作方法 工作的标准及工作时间等定额研究 定额就是在一定的时间内完成的工作量 岗位调查岗位到底设置得合适不合适 工作量饱满不饱满 需要什么样的认知条件 将来如何考核等等岗位调查为岗位分析 岗位评价提供依据 二 工作岗位分析的对象和内容 2 研究内容 岗位分析岗位分析也叫职位分析或叫职位描述岗位分析最核心的内容是编制岗位说明书 即现代人力资源管理中所用的档案 岗位评价岗位评价也叫做职位的评价 职位评估或者岗位评估 在岗位说明书的基础上 对某一个岗位进行整体的 综合性的评价 确定在企业中的重要程度及如何确定薪酬 三 工作岗位分析在人力资源管理中的作用 1 有助于企业的定员定编2 有助于员工招聘 甄选和录用3 有助于确定劳动定额和提高生产力4 有助于设计与管理薪酬5 能有效地对员工实施目标管理与绩效评估6 有助于开发人力资源和组织职务培训7 更好地调动员工的工作积极性 四 工作岗位分析的原则与方法 A 基本原则1 系统原则 系统是由若干既有区别又有依存的要素所组成的 处于一定环境条件中 并具有特定结构和功能的有机整体 每个系统可以成为一个更大规模系统中的一个组成部分 整个规范化管理体系是一个大的系统 从发展战略 组织设计 职能分解 岗位设置一直到工作分析与岗位研究 都要服从前面研究的结果 根据战略来进行组织结构设计 根据组织结构设计来进行职能分解 根据职能分解来做岗位设置 根据岗位设置来做工作分析和岗位研究 任何一个完善的组织 单位都是一个相互独立的系统 在岗位研究中 应从系统论出发 将每个岗位放在组织系统中 从总体上和相互联系上进行系统性分析研究 四 工作岗位分析的原则与方法 2 能级原则一个岗位在组织结构中处于什么样的等级 起什么样的功能 也就是岗位在管理中所具有的能量等级在规范化体系里面 每一个岗位在企业里所发挥的作用不一样每个人在企业里发挥的作用或者所具有的能量不一样 例如技术部经理与行政部经理发挥的能量是不一样的通过对每一个岗位的功能分析 最后确定其在企业里的能量等级 四 工作岗位分析的原则与方法 3 标准化原则通过分析以后 要制定统一的标准 例如任职条件 有一个统一标准 凡是部门经理级的一定要有大本以上文化程度 凡是担任技术总监的一定要有高级职称等不是确定某一个岗位具体的任职条件 而是确定某一个范围内的统一标准4 最优化原则通过对岗位的分析和研究 最后使岗位设置 岗位职责的分配最优化 达到企业所有资源整合的最优状态 例如 某一个部门设置三个人还是四个人或者五个人合适 通过对岗位的分析和研究 认为三个人太忙 一忙可能会有失误 五个人偏多 四个人最优 四 工作岗位分析的原则与方法 B 主要方法1 调查研究的方法运用科学的方法 有步骤地去考察某一现象总体 收集必要的数据资料 进行分析 研究各种因素及相互关系 以掌握现象的性质 特征 事情以及运动规律性岗位分析的很多内容都需要有第一手资料 而第一手资料的来源就是直接到岗位上进行调查 研究和分析包括问卷调查 访谈和亲身工作实践等 四 工作岗位分析的原则与方法 2 数量分析的方法数量分析就是运用现代数学 统计学等数量方法 对经济进行量的分析 从而判定事物过程和各种因素属性的数值关系的一种方法通过调查研究 取得基础性资料 通过对基础性资料进行数量化分析 得出结论例如工作负荷问题 到底工作负荷重不重 就要通过动作计时来检查 四 工作岗位分析的原则与方法 举例 某机械厂车工车间的正常工作时间为每天8小时 通过实际调查发现 一个工人平均一天的工作量为车100个零件 而车完1个零件大概需要4分钟 每个工人喝水 上厕所时间按半小时计通过这些数量的分析 显然可以看出这个车间的工人工作负荷不足 相当多的时间是浪费掉的 应该对其每天的工作量进行调整 四 工作岗位分析的原则与方法 3 心理学的方法运用心理学知识分析员工的思想状况如某些岗位工作量并不一定大 可能员工思想负担很重 有些岗位虽然工作量较大 但是思想负担比较轻 如果需要 就可以采用心理学测试方法进行测试 如技术部的心理负担可能比较重 因为如果在某个技术环节上出现失误 可能会造成很大经济损失 甚至可能发生安全事故 四 工作岗位分析的原则与方法 4 其他的科学方法在现代经济科学研究中 新的观察 分析比较和控制的方法 手段 工具正大量涌现在岗位研究中 应当注意学习 吸收和应用当代科学中出现的一系列新方法 从而提高岗位研究成果的精确性 可靠性和可行性 五 工作岗位分析程序 编制工作说明书 工作信息分析 工作调查 工作分析设计 工作分析准备 获得管理的核准取得员工的认同确认工作分析目的建立工作小组 选择有代表性 典型性的工作 职位 以保证分析结果的质量确定工作分析项目和工作调查的方法制定工作分析规范选择工作分析人员 选择有代表性 典型性的工作 职位 以保证分析结果的质量确定工作分析项目和工作调查的方法制定工作分析规范选择工作分析人员 准备工作调查工具准备工作调查方法收集有关工作的牲 以及所需的各种信息数据收集任职人员必需的特征信息数据同时对各种工作特征和任职人员特征的发生频率作出排列或等级评估工作调查要点 审核收到的各种工作信息分析 发现有关工作和任职人的关键成分归纳 总结出工作分析的必要材料 将工作分析结果 以文件的形式表达出来 形成工作说明书公司中固定的经常性的职位均应有工作说明书按照统一的规格和要求进行编制 六 工作岗位描述与工作规范 工作岗位描述 指用书面形式对组织中各种岗位的工作性质 工作任务 工作职责与工作环境所作的统一要求岗位名称岗位任务岗位职责岗位关系劳动强度工作时间工作环境 六 工作岗位描述与工作规范 工作岗位要求 指任职者要胜任该项工作必须具备的资格与条件知识要求技能要求经验要求证书要求体力要求素质要求 工作岗位描述与工作规范举例 2 人力资源规划 拟订公司的人力资源计划并监控其执行 以确保公司对人员编制的控制和公司经营发展对人力资源的需求 全部 计划的及时性计划的合理性 3 招聘 部分 4 绩效管理 部分 五 工作权限 职位范围 直接下属人数 X其中 管理人员X专业人员X其它X间接下属人数 X控制的预算额 工资预算 培训预算 招聘预算 部门预算 工作环境 其它 六 任职基本素质要求 知识技能经验 能力 态度品质价值观 学历 大学本科学历 人力资源管理或相关专业计算机操作 熟练使用msoffice IE及HR应用软件外语水平 听 写 读 说熟练经验 从事人力资源管理X年以上 任管理职位X年以上专门知识 技能 熟悉各项人力资源操作技术 分析概括能力领导能力影响能力 诚信毅力团队精神 思考与讨论 请你对你自己的工作岗位进行简单的描述 工作岗位分析 今日时尚的助理店长 李莉最近提升为今日时尚 一家在全国拥有50家分店的专业服饰连锁店的地区销售经理 她负责今日时尚最大的市场 华南地区市场 在她管理之下 有9个分店 每一个分店都有一个店长向她直接报告 每一个分店按照经营的类别 有3到5个助理店长 每一个助理店长负责一个专门的分类部门 这些部门在规模和下属店员数量上相差很大 连锁店的成功在于适应当地顾客的品味和购买习惯 所以在李莉旗下的每一个分店都具有不同的货物和不同的部门结合方式 这些部门包括休闲服 正装 鞋 化妆品和首饰 在被任命为地区销售经理之前 李莉做过店长和休闲服部门的助理店长 在担任助理店长时 李莉经常