岗位分析_职务分析与职务设计讲义

职务分析和设计 人力资源管理与开发系列讲座 刘洪博士后 教授南京大学商学院 为什么要进行职务分析和设计 如果企业产生职位空缺或需要新的岗位 那么 人力资源管理者需要回答系列问题 该职位的职责 权限是什么 具备何种素质 能力的人才能胜任这一工作 招聘书如何描述该职位信息 这个工作的相对重要性如何 薪酬标准如何确定 如何评定工作人员的工作绩效 该职位的员工需要培训吗 主要内容 职务分析职务分析的概念职务分析的作用职务分析的程序职务分析的内容职务设计职务设计的概念职务设计的理论职务设计的方法 第一部分 职务分析 什么是职务 简单来说 就是对一定性质工作的简称职务的定义包括3方面内容 职务的内容 责任 任务 行为 功能 义务完成职务的资格要求 技能 能力 经历 教育完成职务的报酬和奖励 工资 晋升 内在满足什么是职务分析 也称工作分析 就是对组织中某项工作的内容和职务规范进行描述和研究的过程 内容包括 关于职务方面的 分析职务性质 职务内容 职务所规定的责任 完成该职务的工作所需要的知识水平和技术能力 以及工作条件和环境 关于雇员方面的 对雇员的素质 技术水平 独立完成工作的能力 雇员在工作中的自主权程度等说明 职务分析要回答的问题 职务分析要解决的问题 Dowhat 工作的内容或者任务Whotodo 谁承担Wheretodo 岗位关系Whentodo 时间与计划Whytodo 目的所在Howisdone 工作方法 条件 手段 措施ForWhom 服务或负责的对象 隶属关系 职务分析的结果 1职务描述 对特定的职位列举出其责任 义务 上下级关系 工作环境 工作条件的分析过程 2职务说明书 对特定的职位列举出胜任这一职务的人应该满足的要求 包括教育水平 技能 个性等等 3执行标准 职务规范 明确必备的任职资格和理想的任职资格 4报酬因素 职务技能 教育水平 安全隐患 责任大小5工作簇 工作分类 职务分析的作用 职务分析是人力资源管理工作的核心和基础 职务分析的作用 职务分析 职务描述与职位说明书 职务设计用途 人力资源管理用途 组织用途 组织设计组织变动计划 就业计划招聘筛选录用员工关系劳动关系薪酬绩效评估 职务设计方法和设备改进 职务分析的作用 明确整个组织的职责和工作范围招聘 选拔使用所需的人员制定员工培训 发展规划设计出合理的工资 奖励 福利政策的制度制定考核标准 正确开展绩效评估工作设计 制定企业的组织结构制定企业的人力资源规划 职务分析结果的具体应用 1职务设计 职务设计 保证所有责任都被分配落实 安全与健康 辨识安全生产的主要因素 采取措施 减低危险2人力资源规划 人力资源需求与供给的预测 确定人力资源库 执行人力资源计划3甄选录用 人与工作的匹配 帮助企业确定需要什么样的人 帮助应聘者确定自己是否适合这一工作 测验效度 是否招聘了企业所需要的人 职业生涯发展 职务分析结果的具体应用 4业绩评价 业绩评价的准则和标准 明确每个人的具体任务 业绩指导工作5报酬管理 工作评价 职务价值评价的依据 确定报酬因素 职务技能 教育水平 安全安隐患 责任大小 工作分类 确定工资类别等级 工作的比较价值 便于员工工作实际与目标的比较6培训开发 培训需求分析 明确各个职位对技能 知识的要求 分析员工不足 培训内容确定 培训方案 计划的确定依据 职业生涯发展评价和指南 职务分析结果的具体应用 7公平管理 工作关系和职业资格 有助于工作划分和劳动分配 工作的可比价值 员工对不同工作的环境 条件 资格 能力的了解 有助于分工 劳动关系改善 确定内容流动路线 便于员工了解职业信息8劳动关系处理 劳动关系处理和劳动纠纷调解的依据 职位分析的步骤 确定信息将用于的目的 从而确定需要收集的资料类型和收集方法 对已有的相关资料进行收集 积累和分析 这些资料包括 组织结构图 操作流程图 过去的职务描述资料等 选择将要被分析的职位中有代表性的职位进行分析 目的是节省时间 对选定的职务进行实际分析 收集信息 对任职者和有关人员进行访问 讨论 并对职务分析进行修正 认同 进行职位描述和职位说明的最后工作 职位分析的准备工作 在明确职位分析的目标 任务和对企业现状分析的基础上 设计调查方案 明确调查目的 从而确定调查的范围 对象和内容 规定调查的方式 方法 清楚应当收集的资料和收集方式 方法 规定调查的对象和单位 注意代表性 典型性确定调查的项目 工作的任务 性质 内容 程序 完成任务所需的时间 工作责任承担职务员工的年龄 技术等级 工作级别 使用的机器设备 工具工作环境和工作条件宣传 动员 营造良好的职务分析氛围组织有关人员学习掌握职务调查 分析的具体实施步骤和方法 职务分析的内容 1职务分析设计2职务分析信息的收集3职务分析结果的表达 职务描述 职务规范4职务分析结果的应用5职务分析结果的控制 职务分析的内容 职务分析设计 选择信息来源工作执行者管理监督者顾客职务分析人员选择职务分析人员 具有一定经验与学历 能够独立从事分析活动的人 选择收集信息的方法和系统 职务分析的内容 信息收集 收集信息的内容工作内容方面的信息工作背景方面的信息工作的必要条件 工作内容方面信息 广泛层次上 职能 职责 比如 教授的职责是教学 科研 社会服务中间层次上 任务 就是完成某项职能的具体活动 比如 教授的任务是讲课 答疑等具体层次上 子任务 完成一项任务所必须执行的步骤 比如 教授讲课包括 备课 案例准备 讲授 主持讨论等 关键事件 区别有效工作和无效工作的具体活动 比如 教授使用例子来解释困难的问题 工作背景方面信息 完成工作的条件和该工作对人的要求 如 报告关系 该工作处于组织的那个环节所受的监督 接受谁 单位 的监督判断 工作的自由度有多大职权 在雇用 解雇 惩罚 预算和支出等方面的权限人员接触 工作中所要接触的人类型 性质工作的条件 导致不舒适 危险的因素生理要求 比如对于奔跑 攀登 长久站立 伸手 提举 长久使用视力等 个人要求 工作导致的压力需要员工承受 比如 竞争性 经常打断 难以对付的顾客 单调性 模糊的职责 超时工作等 工作的必要条件 有效的工作绩效所需要的知识 技能 个人特点和证书 知识 完成工作所必需的信息 资料和关系网络技能 完成机械性任务所需的能力 比如操作机器 文字处理能力 完成非机械性任务所需的能力 如沟通能力 推理能力 解决问题的能力个人特点 适应工作环境的意愿与能力 比如 忍受单调乏味的能力 加班的意愿 友善待人的特质 证书 拥有某个方面能力的证明 比如 毕业证 证明信 执照 职务分析应该收集的典型资料 信息收集的方法 信息收集者 HRM专业人员 借助专业技术人员 经理人员解释和收集信息 信息收集方法1访谈2观察3问卷 信息收集的方法 访谈 访谈 就工作分析的内容和相关信息 与专家进行沟通谈话 优点 可以收集所有工作分析所需的信息缺点 1 被访谈者会试图夸大工作的重要性或意义 以保留职位 提高薪酬 2 一次访谈获得一次工作分析的信息 表面的 3 花费时间多 职务分析面谈法问题清单 摘自 成功的选聘 作者 R 勒德洛 F 潘顿 沈志莉译 中信出版社 PRENTICEHALL出公司 1999年2月第一版 1 岗位的目标是什么 这项岗位最终要取得怎样的结果 从公司角度来看 这项岗位具有哪些重要意义 为何设置这一岗位 为这项工作投入经费会有何收益 2 工作的意义何在 计算用于这项岗位的一年经费 比如 经营预算 销售额 用于员工本身的开销 此岗位主管能否为部门或机构节省大笔开支 且能否年年如此 岗位主管能否为公司创造不菲的收益 且能否保持业绩 3 岗位在机构中的位置如何 他直接为谁效力 哪些职位与他同属一个部门 他最频繁的对内对外联系有哪些 他在哪个委员会供职 他出差吗 去何处 因何故 4 他一般有哪些助手 他主管哪些工作 简要说明每位下属的工作范畴 规模 范围 及存在原因 他的下属是何种类型的员工 是否称职 是否经验丰富 等等 他如何管理下属 使用何种信息管理系统 经常与哪些下属直接接触 他是否需具备和下属同样丰富的专业或技术知识 因何如此 职务分析面谈法问题清单 续1 5 需具备何种技术 管理 及人际关系的协调能力 岗位的基本要求是什么 岗位主管 他 的工作环境在技术 专业 以及经济方面的状况如何 需要哪些专业技术 按重要程度列出 按事件发生的先后顺序 请他举出工作中的实例来说明 如何掌握技术知识 脱产培训还是在职培训 公司是否有其他渠道提供类似的技术知识 他能否有机会接触这些知识 他对下属工作士气的影响如何 下属是否拥护他的管理和指导 是否需要他的配合 他在说服别人 级别相同亦或更高的人 接受他对本领域或其他领域的意见时 是否要颇费口舌 他与下属的工作程度如何 他可向谁寻求帮助 他的自主权限有多大 他向哪级主管负责 他大部分时间在做什么 日常工作中 与技术知识相比 处理人际关系的技巧重要程度如何 6 管理工作中需解决的关键问题是什么 涉及哪些方面 他认为工作中最大的挑战是什么 最满意和最不满意的地方是什么 工作中最关切或最谨慎的问题是什么 在处理这些棘手或重要问题时 以什么为依据 其上司以何种方式进行指导 他是否经常请求上司的帮助 或者上司是否经常检查或指导他的工作 他对哪类问题有自主权 职务分析面谈法问题清单 续2 哪类问题他需要提交上级处理 解决问题时 他如何依据政策或先例 问题是否各不相同 具体有哪些不同 问题的结果在多大程度上是可预测的 处理问题时有无指导或先例可参照 以先例为依据和对先例进行分析解释 是不是解决问题的唯一途径 他能否有机会采取全新的方法解决问题 他是否能解决交给他的问题 或者说他是否知道该如何解决这些问题 着手解决问题之前需对问题做的分析工作是由他本人还是他的上司来完成 要求他举例说明问题是谁 以何种方式解决的 7 他的行为或决策受何种控制 他依据怎样的原则 规章制度 先例和人士制度办事 他是否经常会见上司 他与上司讨论什么问题 他是否改变自己部门的结构 要求他举例说明曾做出的重大决定或举措 在以下几方面他有何种权力 A 雇用和解雇员工B 动用资金C 决定近期开支D 确定价格E 改变方法F 改变岗位设计 政策和薪金 8 管理工作最终要取得什么重要成果 除能圆满解决问题之外 他还直接负责什么工作 他是具体负责处理某事还是负责监督别人来处理此事 用何种标准衡量事情的结果 是由他来确定任务还是由他来组织完成任务 他对事情的成败是否有决定性作用 信息收集的方法 观察 观察 观看任职者工作 优点 1 获得实际数据 而不是估计数据 2 相对客观 避免偏见 3 不同的观察者的结果可以通过笔记进行比较 达到一致性 缺点 工作复杂 不连续时 难以通过观察获得全面信息不是所有的工作都能被观察的 比如 决策过程 信息收集的方法 问卷 问卷 对所要调查的工作信息 罗列一个清单 由不同的人来填写 参见下页表格 优点 适用于对多人信息的收集 比如 对工作组信息的收集缺点 一些不能客观描述的信息 不适宜用 职务分析的内容 分析结果表达 用书面文件的形式表达出工作分析的结果 职务描述 任职者说明 或者称职务规范 通常包括如下内容 辨别职位的文字说明 职位名称 任者职者数量 职位类别 职位位置 职位代码 定义职位的文字说明 说明职位的目的 职务存在的目的 如何完成任务 与其他职位的关系 与企业目标的关系 描述职位的文字说明 任职者的责任 特殊工作 接受监督或管理的程度 自主性 需要的经历和培训 职务分析的内容 分析结果表达 职务分析信息表达的主要方法 工作描述 JD JobDescription 职能性的工作分析 FJA FunctionalJobAnalysis 能力要求的方法 ARA AbilityRequirementsApproach 岗位分析问卷 PAQ PositionAnalysisQuestionnaire 关键事变技术 CIT CriticalIncidentTechnique 多方面的工作分析 VERJAS 参考 劳伦斯 S 克雷曼 人力资源管理 获取竞争优势的工具 机械工业出版社 1999 职务描述的方法 工作描述 工作描述 就是对工作分析发现做出简短的书面摘要 通常包括如下内容 工作识别 名称 部门 来源 分析人与日期等工作摘要 工作任务 目标 上下关系基本职能 承担哪些任务工作要求 需要技能和知识资格要求 学历 证书 经历 经验具体规定 知识 心理 生理优点 HRM的基本工具 可用于多种目的 比如招聘 宣传缺点 缺乏细节 像培训开发方案所需的子任务信息 绩效评估的业绩标准 薪酬计划所需的工作背景信息等不详尽 职务描述的方法 职能性的工作分析法 FJA集中于对工作内容信息的描述 内容通常包括 任务陈述 工人做什么 怎样做 结果或产物是什么 与该任务有联系的绩效标准 描述性 数字性培训目标 智能性培训需要 具体的培训需要7项评定量表 资料 人员 事情 推理 数学 语言 遵守指令的水平01234567资料 综合协调分析编辑计算复制比较人员 辅导谈判指导监督娱乐说服说话发信号教育帮助事情 设定精密制作操作控制驱动操作操纵照料馈给卸载处理优点 描述比较细致 对培训 业绩评估及其有用缺点 花费时间 精力 而许多实际应用并不需要那么多信息 工作背景信息缺乏 4项能力量表并不代表工人必须的所有条件 职务描述的方法 能力要求法 ARA假定完成一项工作所需要的技能可以按照更为基本的能力来加以描述 所有已知能力的ARA清单 心理能力 口头理解 书面理解 口头表达 书面表达 观念流畅 记忆 问题敏感性 数学推理 数字快捷 演艺推理 信息整理和范式灵活性知觉能力 闭合速度 闭合灵活性 空间定向 形象化和知觉速度心理动力能力 控制精确 多肢协调 反应定向 速度控制 反应时间 臂手稳定性 手工灵巧 手指敏捷 腕指速度 腿臂运动速度 选择性注意和时间分享生理能力 静止能力 爆发能力 动态力量 躯干力量 伸展灵活性 动态灵活性 总的身体协调 总的身体平衡和耐力感官能力 近视力 远视力 视觉色彩辨别 夜视力 周边视力 深度知决 眩目敏感度 一般听力 听注意力 声音定位 语言听力和语言清晰性优点 用于挑选员工 尤其入门技术的员工的基本能力测试 借助能力要求量表 比如 通过给被测试者不同类型的文字资料 测试他 她的书面理解能力高低 缺点 关于任务 工作背景的信息没有 不能描述一项工作需要的具体知识和技能 职务描述的方法 岗位分析问卷 PAQ 认为工作行为是可以通过一些列行为特征来描述的 因此 通过设计问卷表 有有关人员打分 获得该项工作的要求及其重点 比如 所有工作可以从10个指标上描述 那么 具有共同高分值指标 如 决策能力 的人属于一类人员 优点 用于工作的合并 分类缺点 表面上的类似 实际上并不相同 比如 家庭主妇要求应急能力强 警察也要求同样高分值该指标 但两者看成一类 职务描述的方法 关键事件法 CIT 从关键事件上对某个人的行为要求来说明该职位 侧重点是找出关健事件 指出相应的正确行为 优点 用于挑选标准 培训方案 业绩评估指标缺点 无法描述工作的职责 工作任务 工作背景 最低资格要求等 关键事件 有时难以收集齐全 职务描述的方法 多方面的工作分析 VERJAS 就是将工作的职能 职责 任务 工作背景和工人的必要条件 基本的和专门的能力 相关的信息全部收集起来 给出说明 它是所有上述职务描述方法结果的汇总 一般说来 FJA比较有用 PAQ比较实际 职务分析的内容 分析结果应用 将职务分析的结果应用起来 通过下列途径 制定各种应用文件 比如 考核标准 培训内容等 培训职务分析的使用者 使得职务分析的结果能够在前面所述的各个方面得到应用 增强人力资源管理活动的科学性和规范性 职务分析的内容 分析结果控制 一些工作消失 一些工作产生 一些工作变动 所以 要对工作分析的结果根据应用情况 不断反馈 修正 一个简单例子 职务分析选自 小企业译丛 人力资源管理 人民大学出版社 1999年出版 某电脑公司 最近 销售部经理和当地一所大学签订了一项利润丰厚的合同 这所大学同意从该公司购进其个人电脑所需要的所有软硬件 作为交换 派格苏斯公司将给该大学的学生 教职工 学院所使用的产品提供7折 8折的优惠 销售部经理认为 目前的销售人员足以应付这一新增长的销售需要 但服务部经理认为 在这种情况下如果公司还想保持以往的服务质量 就需要补充一位技术服务人员 而与大学签订的合同也足以担负得起新人员的费用 该公司中原有3名技术服务人员 由服务部经理负责 他们都接受过培训 并为公司销售的每一件产品提供技术支持服务 公司老总让服务部经理准备一份工作说明书和一则职务启示 以便开始招聘工作 该经理认识到目前技术服务人员的工作岗位确实没有工作说明书 他们的工作是随着时间的发展自然而然形成的 她决定在起草职务启示之前 先明确该项工作的具体内容以及对员工的具体要求 她首先与服务小组的成员们进行交谈 她相信和他们一起对这项工作进行分析 能够完成聘用过程的第一步 工作分析 一个简单例子 工作分析 服务经理和服务小组一起分析了作为一名技术服务人员到底要做哪些工作 以下是分析的情况 工作名称 电脑公司技术服务人员直接上级 服务部经理直接下属 无占总工作时间的百分比频率主要责任 1建立计算机硬件系统50 具体任务 组装 测试 修正 送货 拆箱 安装日常主要责任 2现场演示基本系统10 具体任务 解释硬件 演示软件 提供培训信息日常主要责任 3维修系统35 具体任务 现场诊断 维修 安装临时替代系统日常主要责任 4不断更新技术5 具体任务 参加技术培训 阅读手册 其他人咨询不定期该岗位需要使用哪些特殊的设备或工具 软件 计算机维修的专门工具该岗位和公司中其他岗位有何联系 销售代理 其他技术人员 客户该岗位的工作条件描述 一般工作时间 三个星期为 一 五 8 00 17 00另外一个星期 二 六 8 00 17 00加班要求 周末和晚上 紧急维修随叫随到出差要求 只在本地工作该岗位的特殊条件或要求 手指灵活 能负重32公斤 视力好 有驾驶执照 一个简单例子 职务描述 建立以结果为导向的工作说明书工作名称 电脑公司技术服务人员直接上级 服务部经理工作概述 技术服务人员在现场或在公司为企业或个人电脑用户组装 维修设备 并提供计算机硬件系统的安装主要职责和责任绩效期望建立计算机硬件系统确保在规定时间内按照客户提出的具体要求安装所有系统1 根据具体要求组装零部件2 调试 纠正偏差3 拆卸机器 送货上门 并在现场安装现场进行计算机系统演示确保每一个新客户得到相应的客户手册 对系统有初步了解 为他们提供培训信息1 为客户介绍计算机系统 并回答他们提出的问题2 演示软件如何安装3 为客户提供研讨会和培训课程方面的信息维修硬件 系统 以令人满意的方式及时处理所有客户的问题 只要可能 为客户提供现场帮助1 现场诊断故障所在2 在公司或在现场维修硬件3 根据需要提供临时的替代设备跟上当前技术的发展对设备有充分的了解 与其他技术服务人员交流经验 与服务小组成员密切合作 为客户提供满意1 参加技术培训课程2 阅读手册 训练设备维修和组装的技术3 如果需要 向其他的技术服务人员咨询分配的其他责任直接下属 无 这是最基层的岗位工作务条件 技术服务人员虽然属于派格苏斯服务中心 但他们经常在公司和个人电脑用户那里提供现场安装和维修服务 工作时间 为星期一 星期五 上午8点 下午5点 服务小组轮流值班负责周六工作和紧急呼叫服务 特殊要求或其他相关信息 技术服务人员必须持有效的驾驶执照 一个简单例子 职务说明 规范 编制工作规范工作名称 派格苏斯电脑公司技术服务人员教育水平 必备资格条件 高中毕业证书理想资格条件 计算机方面的一些技术培训工作经验 必备资格条件 无 将接受公司的培训理想资格条件 有组装 维修计算机硬件的工作经验 有阅读技术手册并根据手册进行操作的工作经验特殊技能和能力 必备资格条件 独自一人和作为团队成员解决问题的效沟通和清晰表达思想的能力 学习技术技能并将所学知识应用于实际的能力和愿望理想资格条件 一定的计算机技能 对使用计算机感兴趣个性品质 必备资格条件 诚实正直 有上进心 愿意学习 愿意为高质量的客户服务做出奉献 开朗友好 灵活 愿意从事一些晚间或周末的工作理想资格条件 有组织纪律性 对计算机有浓厚兴趣 精力充沛体格要求 能负重32公斤 视力好 手指灵活 会驾驶并持有效驾驶执照 第二部分 职务设计 职务设计 就是为了实现组织的目标和满足个人的需要 对工作内容 工作职能 工作关系的设计 职务设计的内容 1 工作内容 任务范围 2 工作职能 做哪些事情 3 工作关系 信息流程 4 工作结果 工作绩效 KPI 5 工作结果的反馈 对象 内容 预期结果 职务设计的原则 1 保证每一件工作都能得到落实 2 所有职务所构成的体系 能保证组织总目标的实现 3 职务的设计有利于发挥人的能力 提高组织效率 4 每个职务规定的任务 受资源条件约束 并适时修正 职务设计时考虑的因素 1 组织因素 专业化 工作流程连续 工作习惯 2 环境因素 人力资源特点 社会期望 需求 3 行为因素 自主权 考虑员工的决策权利 参与权力 多样性 工作需要不同技巧 减少疲劳 任务一体化 工作的完整性 增强责任感 任务意义 使得员工产生满意感 反馈 建立反馈机制 激励和引导员工不同因素的要求不是完全一致的 有时相互矛盾 所以 要协调 职务设计的理论与方法 职务设计的理论科学管理 分工 简化 程序化 监督行为科学理论 人的重要性系统理论 整体性 相关性 动态性 目的性等职务设计的方法工作简化工作轮换工作扩大化工作丰富化工作特征再设计接下页 职务设计的方法 工作简化 工作简化 就是将职位分解为更小的工序 单元 然后 把分解了的工作分配给工人 所以 也称工作专业化 职务设计的方法 工作轮换 工作轮换 员工定期从一种岗位轮换到另一种岗位 但保证工作流程不受损失 它不改变职务设计本身 而是员工定期地进行工作轮换 职务设计的方法 工作扩大化 工作扩大化 增强员工的工作内容 要求更多的知识和技能 从而提高员工的兴趣 扩大员工掌握技术的种类和工种的数目 横向扩大 职务设计的方法 工作丰富化 工作丰富化 纵向扩大工作范围 增强员工完成相对完整工作流程的自主性 从而激励员工 减少流失 工作丰富化的条件 工作承担者的责任心 有责任完整一件完整的工作 决策的自主权 在工作中具有权威性和自主性 反馈性 工作的结果能够得到及时的反馈 避免失误 得到考核 知晓完成目标情况 获得奖励和报酬 必要的培训 员工获得培训 掌握知识和多技能 成就 通过工作 能获得成就感 工作丰富化诊断问卷调查表 一 基本信息姓名 填写日期 年月日职务名称 职务编号 所属部门 部门经理姓名 二 工作内容调查1 请准确 简洁地列举你的主