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物资管理岗前培训讲义 言讲人 孙世芳 二 O 一一年七月十二日 前前 言言 首先衷心地感大家选择了中铁十八局第四工程有限公司 你们的 到来将为公司的发展注入了新的活力 同事们 你们只有尽快的融入 公司这个大家庭 通过亲自实践 才能不断挑战自我 超越自我 才 能做出更大的贡献 实现自我价值 为了使大家更好 更快在投入工 作 适应工作 干好工作 充分发挥自身才能 公司领导委托我给你 们进行物资工作岗前培训 欢迎大家认识听讲 认真做好笔记 第一节第一节 物资管理的意义和任务物资管理的意义和任务 管理物资是企业经营管理的重要内容 对企业的正常生产和长远 发展具有重大意义 现场物资材料成本已经占到整个施工成本的 50 60 因此工程施工中物资材料供应工作的好与坏 直接关系到施工成本 直接关系到生产经营是否能够顺利运行 以及能否为企业的发展 创 新提供优质的物资保证 同时也决定着企业的竞争力高低 物资供应部门在保证物资供应的同时 加强采购的物资的质量把 关 价格的控制 最大程度的节约采购资金 合理储备库存物资 降 低储备资金占用 有效地管理供应商 使供需双方形成互信互惠的战略合作伙伴关 系 必要时共同帮助我们度过资金难关 第二节第二节 物资管理工作的问题物资管理工作的问题 物资管理工作最主要的问题是方法和手段落后 目前的工程施工 物资管理多停留在传统意义上的 粗放式管理阶段 完全不能符合企 业管理现代化的要求 在工程物资的采购 运输 保管 使用等一系 列环节中缺乏科学评价和相应的配套程序 极易导致施工紧张和物资 短缺 拆东墙补西墙 现场物资调配也不能做到机动运用 灵活掌捉 造成资源浪费或效率低下 现代经济学原理告诉我们 工程的建成都 是生产资料价值形态的转移 正是在这种转移中产生了投入与产出的 价值比 合理资源的调配 管理才能使得这种价值形态转移最大化 粗放式的管理现场造成物资消耗定额不准确 缺乏配套管理程序 造成物资管理低效益 长期实践表明施工现场的物资消耗定额脱离实 际 高低没有界线 也有一些物资没有消耗定额 以致造成部分物资 消耗失控 长期以来我们多实行物资供给制 养成了 需用时张口 用到时伸手 的惯性思维 企业管理中缺少物资节约意识 片面追求 产值 忽视工程质量和物化劳动的节约 此外 即使制定了物资消耗 定额 但制度得不到有效执行 贯彻 物资管理上没有明确的奖罚制 度 总之管理上的疏忽或执行力的缺乏导致物资管理中的低效率 高 成本 目前我单位内业资料 物资台帐大部分还停留在手工时代 物资 管理工作经常需要根据收发料单 统计填写各种台帐 报表等 并且 这些台帐 报表很多是交叉统计 对于人工来说 工作量太大 太繁 杂 不仅浪费人力 物力 财力 而且存在许多缺点 1 速度慢 数据不能及时性更新 2 易出错误 数据准确性低 3 查找数据 困难 4 台帐 报表不统一 不规范 不美观 很显然对于计算机 早已经普及的今天来说 是相当落后的 手工帐不能适应现代物资管 理工作的需要 即使个别单位用了电脑记帐 也只是记了个材料流水 帐 汇总帐 远远没有达到物资帐务管理的要求 你们运气比较好 今年我刚编写了一套物资管理软件 解决了不 会做帐的难题 提高了工作效率 规范的物资内业资料 有机会我给 大家讲解物资管理软件 第三节物资管理的目标和措施第三节物资管理的目标和措施 1 促进物资管理人员专业化 提高职工整体素质是深化物资管理 的决定性因素 开展 创建学习型组织 争做知识型职工活动 构建 和谐企业 鼓励学习 技术比武 形成学文化 学技术的浓厚氛围 积极开展技术创新活动 2 企业应该充分认识到企业物资信息化建设是一项系统工程 涉 及面广 不仅要投入大量人力和物力 要实现物资管理流程制度化 规范化 专业化 减少人为因素 提高物资计划 采购 物资领用 物资调拨 配送运输和仓储管理 合同管理 招投标 货款承付 售 后服务 责任追究 索赔等等的程序化和刚性执行 此外还涉及到企 业的组织机构 管理体制 工作方法和工作基础等一系列问题 3 构建以物流 生产 施工 资金为主线 集成供应商 客户等 外部资源 以企业信息门户 工作流程管理为中心 构筑综合信息交 流平台 实现物流 信息流 资金流 责任流的统一 优化企业的集 约化管理 节约生产成本 通过流程再造和制度完善规范物资管理个 人行为 有效防范经营风险和职务犯罪 第四节第四节 物资管理的主要内容物资管理的主要内容 一 物资管理的主要任务 一 物资管理的主要任务 就是要做到物资供应好 周转快 消耗低 费用少 并保证企业 生产经营持续经营进行 取得更好的经济效益 二 物资的定义 二 物资的定义 广义的物资包括生产资料和生活资料 狭义的物资仅指生产过程中所需要的生产工具和原材料 辅助材 料 燃料 产成品等 不包括生活资料 也不包括土地 生产性建筑 道路等生产资料 三 物资的分类 三 物资的分类 1 按生产中的作用分类 主要材料 辅助材料 燃料 动力 配件 工具 产品 钢筋 水泥 砂 石等构成工程主体的材料属于主要材料 土工布 防水板 等属于辅助材料 柴油 汽油等属于燃料 2 按生产中的自然属性分类 金属材料 非金属材料 机电产品 3 按生产中的使用范围分类 基本建设物资 生产经营物资 一般维护物资 开发新产品物资 工艺装备物资 其他用物资 4 按能否回收分类 消耗材料 用于工程施工 施工后不能回收或回收后不能再次利 用的材料 周转材料 用于工程施工 但施工后还可以收回 重复利用的材 料 四 物资管理的定义 四 物资管理的定义 物资管理是指对企业生产经营活动所需各种物资的采购 运输 保管 发放 合理使用和综合利用等一系列计划 组织 控制等管理 工作的总称 五 物资管理分类 五 物资管理分类 物资管理按其职能范围可分为 采购管理 存量控制管理 仓库管理 合同管理 安全管理 托外加工管理 运输管理 搬运管理 编码管理 第五节第五节 物资管理的具体程序物资管理的具体程序 程序化管理是 适应公司经营体制 管理模式转变的需要 是促 进物资管理规范化 标准化 是通过精细化管理 提高物资业务能力 提高物资管理水平 最终达到提高企业经营效益 一 物资管理工作主要精神要点 一 物资管理工作主要精神要点 物资管理工作可总结为一句话 一个原则 两个目标 五个环节 其内容概况如下 1 一个原则是控制材料成本为原则 一个原则是控制材料成本为原则 在施工过程中 严格控制材料采购价格 严格控制材料消耗 坚 决把材料消耗控制到合理损耗范围之内 2 两个目标 两个目标 保证物资正常供应 任何情况下 都要把确保材料正常供应 放到第一位 杜绝停工 待料现象发现 因为停工造成的损失比任何材料价格上涨 运输费用 提高等因素带来的损要大的多 尤其目前每个项目的工程款基本上都 不到位 这种情况给我们物资供应工作带来了很大的挑战 降低材料采购成本 降低材料消耗成本 目前工程成本的 50 60 的 是材料成本 因此可以说材料成本的大小 直接影响到工程项目的经 济效益 3 五个环节 五个环节 第一物资采购计划管理 第二物资采购供应管理 第三物资验收 发放 库存管理 第四物资材料消耗分析管理 第五废旧材料的回收 管理 在物资管理五个重点环节运作过程中 以物资计划工作为龙头 抓住物资采购供应和废旧材料回收这两头 控制好中间 物资验收 发放和消耗 二 物资计划工作要点及方法 二 物资计划工作要点及方法 1 物资计划编制要按分部分项工程编制 物资计划编制要按分部分项工程编制 具体到桩基 承台 墩身 梁 桥面等分步分项工程 施组设 计中的栈桥 平台 围堰等大临设施以及小临设施项目 应无一漏缺 编制计划内容全 如材料品名 规格 牌号 型号 质量要求 数量 需用日期 使用部位等 2 物资计划编制数据要准 物资计划编制数据要准 统计需用量数据准 盘点 统计库存量数据准 下达采购 计划数据准 3 物资计划具有予见性 物资计划具有予见性 掌握市场需求变化 掌握市场价格变化 掌握项目施工进度变化 掌握季度变化 提前做出安排 保证物资供应 4 物资计划编制要具有可靠性 物资计划编制要具有可靠性 严禁粗打冒估 既要保证供应 又要防止超储积压造成浪费 5 根据施工进度分批进货 根据施工进度分批进货 通过物资计划工作使材料供应工作按施工进度分期分批进货 适 时适量供应 使材料供应工作达到 供应好 周转快 费用省 降低 采购成本 保管成本 保证施工需要的目的 6 为做好物资计划工作 达到上述五点要求 建议如下 为做好物资计划工作 达到上述五点要求 建议如下 1 全面收集和掌握施工设计资料 图纸 施组 进度计划 变 更通知单 加工通知单等 2 要熟悉 了解图纸 了解设计意图 知道施工方法 认真统计 图纸物资材料数量 3 掌握材料消耗定额 材料消耗规律 4 深入施工现场 了解施工进度状况 了解材料消耗状况 5 向技术人员学习 向他们请教 以他之长 补已之短 加强沟 通 以获支持和理解 完美完成物资计划工作 6 通过网络或其它方式 掌握市场供需变化状况 价格走势变化 状况 了解国家重大经济政策变化状况 三 物资采购供应工作要点及方法 三 物资采购供应工作要点及方法 1 以保证施工生产不间断进行为前提 以保证施工生产不间断进行为前提 2 坚持比质量 比价格 比运距 比服务 比信誉的采购原 坚持比质量 比价格 比运距 比服务 比信誉的采购原 则 则 3 严格依照物资计划落实采购供应 严格依照物资计划落实采购供应 4 保持与供应厂 商的联系 加强沟通 建立平等 互惠互 保持与供应厂 商的联系 加强沟通 建立平等 互惠互 盈的关系 确保供应 盈的关系 确保供应 5 随时掌握市场资源 价格的变化 随时掌握市场资源 价格的变化 6 为做好物资采购供应工作 达到上述五点要求 建议如下 为做好物资采购供应工作 达到上述五点要求 建议如下 1 物资采购必须加强法纪观念 各级项目部应成立招标采购领导小组 配有兼职物资监察员 随时掌握国家和地方的方针 政策 法规 遵循公开 公平 公正 的原则 在本项目实施物资采购 并把每次物资材料招标情况 上 报公司物资部 法律事务部备案 必要时公司物资部 法律事务部 到现场亲自加参与招标工作 2 全面深入市场调查 因工程施工流动性非常强 不同地域材料价格不同 到新工地必 须进行市场调查 通过调查 了解和掌握市场 通过调查撑握各类物 资的货源渠道 产品质量 数量 价格 供货方式 运输条件和价格 以及供应厂家 供应商家的状况 而且 此调查必须全面 深入 准 确 及时 3 实行主要材料采购价格公布制度 项目部坚持每周张榜公布 对物资采购工作实施全过程 全方位监督 检 查 发现问题 及时处理 使物资采购工作更加公开 公正 透明 防止暗箱操作 以物谋私现象的发生 4 选择合适的供货厂 商 选择依据 市场调查的全面的 详实的 深入的资料 选择条件 比质量 比价格 比运距 比服务 比信誉 注意 做此项工作时 一定要留下书面的依据 目前有的项目进 材料之前也经过打电话进行了询价 但没有留下书面依据 怎么解决 这一问题呢 其实很简单 就是让供应商书面报价 比选方式 通过采购招投标方式比选 方式有 询价 货比三家 竞标 议标 项目部组织各部门进行调查资料比选 项目部组织供应厂 商询价比选 供应商确定好后 及时填写合格供应商台帐 5 签订供货合同 固定供销关系 建立供应渠道 以确保物资供 应来源 签订合同要点 合同条款必须符合 合同法 的规定 采取谈判协商方式解决 矛盾焦点问题 合同条款应平等合理 互惠互盈 避免出现霸王条款 合同内容齐全 不能草率 遗漏 主要包括标的物的名称 规 格型号 单位 数量 单价等 物资质量标准 也就是交货时验收依 据 交货时间 结算条件 付款方式 双方责任和义务 违约责任 及纠纷解决方式等 合同内容确定后 先项目部进行评审 再承报公司评审后 方 可签约执行 合同签订后 要及时填写合同台帐 6 加强采购供应基础管理 认真做好供应台帐 做好材料到货登记台帐 做好材料欠付款台帐 7 及时汇报 加强沟通 求得理解 协作和支持 搞好采购供应 工作 每月将材料供应情况 材料付款情况报送财务部门 核对供应 商欠付款情况以及材料供应情况 每月向项目经理汇报材料供应情况 材料付款情况 当好经理 的参谋 让领导掌握当期材料供应及欠付款情况 有利于领导合同安 排资金 确保物资材料供应工作的正常进行 四 物资验收 发放工作要点及方法四 物资验收 发放工作要点及方法 1 材料验收依据 材料验收依据 必须依据采购计划单和采购合同进行 无计划无合同应拒绝验收 2 数量验收 数量验收 核对到货数量是否与采购计划 采购合同数量 或送货单数量 是否相符 核对物资合格证 产品质量证明书 与到货物资名称 规格等 是否相符 验收方法依国标规定或合同规定 计重过磅 理论换算 计件 3 质量验收 质量验收 材料质量验收是工程质量保证的基础 是第一道关 把好此关必 须坚持按 物资管理程序 规定验收 依国标认真核对验证技术证件中数据是否符合标准 依国标认真检验外观质量 是否有产品质量合格证书 通知实验部门抽样进行试验 合格后才能最终确认为合格 4 填写点验单 登记台帐 填写点验单 登记台帐 当数量 质量验收合格时 方可按 程序 规定标准填写验收凭 证 点验单 登记台帐 5 签字确认 签字确认 验收合格后 由供货方 送货司机 收料员及用料单位收料人 共同签字认可 6 材料的发放 材料的发放 坚持发料要有依据 其依据如下 A 设计理论用量及材料消耗定额 杜绝无计划发放 超定额 超 损耗发放 B 严格按工程项目施工合同中规定发放的材料品种发放 C 严格要主管领导同意后 才能发料 发料时坚持 三查三核对 保证帐物相符 准确无误 填具发料凭证 发料单 办理发料手续 登记台帐 五 核算核销工作要点及方法 五 核算核销工作要点及方法 1 指派业务能力强 有责任心 且认真负责的材料人员承担此项 工作 2 准确统计汇总每月领用材料费用 周转材料租用费等 并与领 用单位进行核对确认 为正确核算材料成本掌握依据 3 核算原始凭证必须项目全 去向明 内容清 数据准 确保正 确反映当期材料成本 4 每月经常进行工地材料进行询查 及时发现材料异常情况 月 底进行彻底盘点一次 准确计算出材料消耗量 材料消耗要分期分批根据 工程进度据实摊销 不得将批量进料一次性列销 5 对材料消耗量与设计量进行分析比较 同时计算出实际损耗量 分析该月材料消耗是否正常 将材料节超分析结果及时向财务 成本 部门 项目领导提供资料 6 收集 编制单项工程材料消耗统计表 掌握各单项工程材料消 耗资料 竣工时编制主体工程材料消耗统计核销表 掌握材料消耗数 量 材料节约 超耗数量 掌握材料消耗率 分析盈亏原因 为修订 材料消耗定额 加强物资管理提供依据和目标 6 施工过程中 认真收集主体工程材料供货发票凭证 并登记编 制台帐 竣工时编制主体工程主要材料价格及价格组成统计表 掌握 材料价格及价格组成情况 以便统计主体工程材料成本 了解价格变 动走势规律 掌握材料价差盈亏状况 为材差索赔提供依据 六 六 大宗物资的存储与管理大宗物资的存储与管理 1 钢材 木材管理 存放场地要设置专区 堆垛要分规格摆放 堆 码要整齐 露天存放应上苫下垫 垛底地面要高于周围 不得积水 做到 先进先发 2 水泥 外加剂管理 水泥存放应设水泥库 分标号堆垛 库内地 面要有防潮垫层 离地面高度在 20厘米以上 垛堆距离墙壁应不小于 50厘 米 露天存储必须上苫下垫 垛底地面要高于周围并干燥 不得积水 确保 水泥不结块不硬化 3 砂石料管理 应按骨料的品种规格分类隔离存放堆放成型 对其 实行有效的监督和控制 4 油料 危险品管理 施工现场应分别设置油库和危险品库 并有专人管理 存储区要安装 避雷设施 配置计量器具和防火器材及防火砂 严格计量验收和发放 存 储区四周要用刺线栅栏或用砖砌筑围墙与外界分开 各类警示 标识牌要 醒目 设施要齐全 工地使用的其它易燃易爆 腐蚀性等危险品要按规定 分隔存放 并遵循相应的安全防护措施 七 工程返还材料的回收和处理工作要点和方法 七 工程返还材料的回收和处理工作要点和方法 1 掌握施组设计中各项大临设施的工程量 所用各类设施中所用 周转材料品种 数量和所用项目 做到心中有数 为竣工返还品种全 数量全 打好基础 2 及时拆除 及时清理分类 鉴别质量状况 堆码规整 属于租 赁的及时退租 3 对于材料的下脚料 如钢筋头 及时回收 公开处理 4 克服本位主义 着眼全局利益 为公司加快资产经营 开展挖 掘物资潜力 修旧利废 合理代用 降低工程成本做贡献 八 内业资料管理八 内业资料管理制制度度 内业资料的好坏 直接反应出物资管理工作的水平 内业资料齐 全完整 物资管理工作水平一定高 1 文件和资料管理 包括企业和项目文件 市场调查情况记录 供应商的相 关资料 采购合同 验收记录 不合格产品索赔资料 产品合格证 质检资料 等 工程项目施工计划安排 采购资金计划 与财务部门的对帐资料 工程技 术和计划部门所提供的有关资料 2 物资业务凭证管 理 包括工程项目物资采购计划 点验单 发料单 业 务台帐 库存盘表 物资消耗统计报表 材料节超分 析表 进场物资 验收记录表 施工队伍领料台帐 以及各类原始票据 的装订 存档都 要认真填写及时记录 附相 应管理业务表格 3 物资采购合同管理 项目部物资部门应对所发生的采购合同进行收集 整理 登记 统计汇总后每季末上报公司物资部 4 物资业务台帐管理 各级项目部物资部门与所属的材料库 料厂 加工 车间 应分别建立业务台帐 做到帐帐相符 帐物一致 每月与财务对帐 保持 物资库存金额和财务帐面金额 相符 盈亏 情况要查明原因 5 物资技术资料归档管理 各单位的主要业务活动均应以书面形式纳入档 案管理 为了全面准确的反映真实情况应按业务程序 如 申请计划 统计报表 点发料单 供货合同 合格供方证明材料 以及不同时期的工作总结等 分类 分项 分册装订 归类汇总妥善保管 以备查验列帐 为编制竣工资料提供依据 6 各级物资部门要建立健全物资管理的规章制度 督促检查实施情况 并 根据施工现场的实际情况不断完善和改进 确保制度的可操作性和约束力 消 除管理死角 7 其它内业资料管理 包括项目部各项规章制度 管理办法 职责措施的 收集 上级对物资部门的检查 反馈和整改记录 物资部门自查自纠记录 物 资业务学习和培训记录等资料 均应纳入管理日程 第六节第六节 物资管理工作纪律 培训制度物资管理工作纪律 培训制度 一 一 物资工作纪律物资工作纪律 一 各级项目部物资部门在建立健全物资管理规章制度的同时 应及时 督促检查 监察实施情况 并根据施工现场的实际不断加以完善和改进 确保 规章制度的可操作性和约束力 二 物资监察检查是公司纪委和上级业务部门对所属企业实行行业管理 的例行检查 其检查的重点是 1 物资工作中违法 违纪和拒不