岗位分析_某公司部门职责权限梳理暨岗位分析讲解

二00七年七月 部门职责权限梳理暨岗位分析讲解 主讲人 郭春满 1 一 部门职责权限梳理 一 现有的部门职责存在的问题分析 二 什么是部门职责与权限 三 部门职责权限梳理的价值与目的 四 部门职责权限梳理的方法二 岗位分析及岗位说明书的编写 2 部门职责权限梳理 现有的部门职存在的问题分析 举例1 商务渠道部 负责商务渠道的建设 管理及商务1 宣传 贯彻 执行国家及本地区有关政府采购的法律 法规和方针 政策等 负责公司采购有关规则和制度的拟定工作 2 根据省公司授权 做好本地区通信设备 器材 终端 软件 服务等的采购工作 公司业务和采购并行 3 按照相关规定和程序 负责实施招标 谈判 询价等采购活动和合同签订事宜 4 按照合同要求督促供货商按时到货 做好到货检查和签收工作 5 负责 公司采购供应商库 的建立和管理 6 负责 公司采购市场信息库 的建立和利用 7 负责公司采购工作资料的整理 归档工作 8 负责公司采购业务统计 整理 分析 编报 9 负责本部门员工二级绩效考核 10 完成领导交办的其他工作 1 职责是要明确该部门所做的事情 是区别于其他部门的界线 而不是口号或纯粹的要求 2 明确了采购职能 但是关于商品代理 渠道开发部分没有明确 职责有遗漏 3 没有明确各部门的权利 有责无权 无法开展工作 有权无责 就会乱用权利 3 举例2 地市支撑中心 负责对各本地网集成分部的管理及本地网渠道拓展和支持 协助本地网分公司完成公司下达的销售目标 职责1 认真履行部门职责 完成分公司下达的各项经济指标 包括销售收入 主营收入 上交毛利 成本预算等 接受分公司制定的相关考核办法 2 做好分公司及集团ICT产品及综合解决方案的推广宣传工作并积极在各地市中推广 3 配合各地市分公司做好集成业务产品 技术 行业解决方案等的产品推广 价格体系建立 渠道建设 4 全面管理分公司在各地市成立的分部工作 通过对分部的管理与操作 提高分公司在各地市的影响力及项目策划能力 5 严格管控本部门各项成本的支出 其支出状况与本中心经营业绩 收入进度充分挂钩 同比支出 6 在以分公司名义进行经营活动时 必须严格按照企业服务标准和质量要求为客户提供服务 维护企业形象和利益 7 负责本部门及分部员工的二级绩效考核 8 上级交办的其他事项 权利1 根据工作实际 在核定的成本范围之内 自主选聘或退出部门员工 2 1 该部门职责中 只有第2 3 5条比较明确 过于粗糙 指导意义不强 2 六个部门当中 只有该部门提到了权利划分 但是局限于行政权限 没有明确业务权限 4 一 部门职责权限梳理 一 现有的部门职责存在的问题分析 二 什么是部门职责与权限 三 部门职责权限梳理的价值与目的 四 部门职责权限梳理的方法二 岗位分析及岗位说明书的编写 5 部门职责 是指企业赋予部门的特定职能 是部门主要的工作任务 活动与目的 要求 部门职责权限梳理 什么是部门职责与权限 部门负责人业务权限 是指部门负责人处理业务相关的权限 6 一 部门职责权限梳理 一 现有的部门职责存在的问题分析 二 什么是部门职责与权限 三 部门职责权限梳理的价值与目的 四 部门职责权限梳理的方法二 岗位分析及岗位说明书的编写 7 部门职责权限梳理 部门职责权限梳理的价值与目的 部门职责梳理 岗位级KRA KPI 绩效管理 岗位分析 薪酬管理体系 外部市场分析 组织架构设计 公司级KRA KPI 部门级KRA KPI 岗位价值评估 8 一 部门职责权限梳理 一 现有的部门职责存在的问题分析 二 什么是部门职责与权限 三 部门职责权限梳理的价值与目的 四 部门职责权限梳理的方法二 岗位分析及岗位说明书的编写 9 3 1部门职责说明书填写方法 岗位设置 综合管理部职责说明书 写到组 部门职责权限梳理 部门职责权限梳理的价值与目的 限定词 名词 的写法 目前对岗位的理解有误 将岗位与能力等级混淆比如将一级项目经理与二级项目经理当作两个岗位 10 术语 定义 任职者 担任该岗位的员工 岗位 岗位是组织机构的基本单位 岗位存在的目的是因为他们是落实组织使命的具体承担者 并为人与工作之间架设了桥梁 职称 反映任职者某一具体方面技术 技能水平的等级标准 岗位系列 一组基本特征相同 但知识与技能水平要求 工作的复杂性有所不同的岗位集合 职务承担某种工作的人被赋予的头衔 岗位是对工作任务而言 职务是对人而言的 岗位的概念及相关术语的概念 11 设置岗位时需要考虑的主要方面 主要工作和工作量 平常这个岗位做哪些基本工作 在各个具体工作之间如何分配时间的 这个岗位需要处理多大的工作量 精干高效原则能力要求 做该岗位工作的人员应具备何种条件 专业分工原则汇报关系 该岗位向谁汇报 该岗位的同级是谁 下级是谁 与其他同事的业务权利和责任的划分 管理明确和责权利对等原则管理幅度 如果是管理岗位 需要考虑管理幅度 一般来说 高层管理岗位管理幅度在5 7人 中层管理岗位管理幅度在6 8人 基层管理岗位管理幅度在8 10人 有效管理幅度原则 12 3 2部门职责说明书填写方法 部门使命 部门使命 用一句话概要描述该部门设置的目的描述方法 动词 内容 目的举例 产品拓展部 负责新产品研发与推广 为公司销售目标的达成与可持续发展提供支持 13 3 3部门职责说明书填写方法 职责描述 工作领域 按工作性质 将部门负责的工作划分为几大部分 如产品预研 产品研发 产品拓展 技术维护等 有个别职责不能归为已划分的几大领域 可归为 其他 内 划分方法 按重要性或工作先后顺序划分 一般用四个字或六个字短语表达 要做到 望文生义 相对唯一 如设备管理 人力资源管理 项目实施 举例 产品拓展部工作领域 14 主要工作职责 描述部门负责的主要工作内容 一般20 30条 最多不超过40条具体要求 1 采取动词 内容 目的表达 动词体现如何做 内容体现做什么 目的体现为什么做 如果目的不明确或不好表达 可用对此项工作的要求代替 2 每条只写一项工作职责 3 按重要性或工作流程排序 15 行为动词 举例 制定指导建立控制计划准备 政策制定目标设定 工作的执行 较低的任务 16 目的 举例 正向目标 反向目标 支持目标 确保 保证 促进 提升 完善 防止 避免 防范 致使 作为 供 提供 利于 帮助 实现 控制 17 职责描述案例分析 营销中心 1 负责公司本部业务发展 维护客户关系 挖掘客户需求 拓展行业客户 完成公司销售目标 对公司直接负有损益责任 2 参与制订公司的年度经营计划 根据公司下达的业务发展任务 制订业务发展销售策略 并计划实施 3 负责管理企业客户部和政府行业客户部 职责分解到部门 负责市场细分工作 建立各行业客户数据库 4 负责建立项目运作流程 制订切实可行的销售管理办法 充分调动团队积极性 推动业务发展 5 负责完成领导交办的其他工作 分析 第一 职责有遗漏 比如组织收集市场信息 挖掘潜在客户 组织编写标书 为投标做准备 参与投标 力争获取业务 第二 将多条职责合成一条 比如第2条 第三 表达不是很准确 比如第3条 负责管理企业客户部和政府行业客户部 职责分解到部门 不能作为中心的职责 首先要明确营销中心有哪些职责 然后才能分解到这两个部门 18 3 4部门职责说明书填写方法 部门负责人业务权限 详细描述部门负责人在工作 任务活动过程中的业务权限 业务权限包括 拟制 执行 初审 审议 复审 批准 签发 例如 工作事项拟制 执行初审复审 审议批准 签发用人需求用人部分管副总综合管理部主任总经理门总监分管综合部的副总 付款申请 采购员 商务渠道部总监 商务渠道部总监 财务副主任财务总监 总经理 新产品设计方案确认 产品研发工程师 产品拓展部总监 分管副总 总经理 一定是动作 动词在后 有多个岗位审核 按审核的先后顺序排 用 明确 19 一 部门职责权限梳理二 岗位分析及岗位说明书的编写 一 现有岗位说明书存在的问题分析 二 岗位分析与岗位说明书的区别 三 岗位分析与岗位说明书的价值 四 岗位分析及岗位说明书编写的方法 20 你怎么老与我过不去 我为你招聘的人员哪一个不合适 你提供的人好象都无法胜任呀 这个人怎么办 找点工作给他干一干 我来公司几个星期了 还没弄清楚该做什么 岗位分析及岗位说明书编写 现有岗位说明书存在的问题分析 21 岗位设置的目的 管理幅度 工作权限 工作依据都不清楚 指导性不强 22 一 部门职责权限梳理二 岗位分析及岗位说明书的编写 一 现有岗位说明书存在的问题分析 二 岗位分析与岗位说明书的区别 三 岗位分析与岗位说明书的价值 四 岗位分析及岗位说明书编写的方法 23 岗位说明书 整理岗位分析结果的工作描述的书面文件 包括 岗位基本信息 岗位设置目的 工作领域 工作职责与目的 工作依据等 以及任职要求 基本素质与业务能力 岗位分析及岗位说明书编写 岗位分析与岗位说明书的区别 24 一 部门职责权限梳理二 岗位分析及岗位说明书的编写 一 现有岗位说明书存在的问题分析 二 岗位分析与岗位说明书的区别 三 岗位分析与岗位说明书的价值 四 岗位分析及岗位说明书编写的方法 25 岗位分析与岗位说明书的意义 奠定人力资源管理体系的基础 是建立其他各人力资源子系统的平台 只有把这项工作做扎实 其他各项工作才有依据 岗位分析 招聘选拔 员工培训 绩效管理 薪酬福利 任职资格 长期激励 岗位评估 人力资源战略 岗位分析及岗位说明书编写 岗位分析与岗位说明书的价值 26 一 部门职责权限梳理二 岗位分析及岗位说明书的编写 一 现有岗位说明书存在的问题分析 二 岗位分析与岗位说明书的区别 三 岗位分析与岗位说明书的价值 四 岗位分析及岗位说明书编写的方法 27 编写岗位的岗位说明书 部门负责人组织内部研讨 咨询顾问组织修改与完善 岗位说明书确认与定稿 收集资料 岗位分析及岗位说明书编写步骤 岗位分析及岗位说明书编写 岗位分析与说明书编写的方法 28 岗位说明书的内容 29 限定词 名词如 客户经理综合部主任项目经理 怎样填写岗位基本信息 岗位名称 岗位基本信息 岗位概要 岗位目的 岗位关系 管理范围 30 有两种常用的编号规则规则一 部门代号 顺序号 顺序号 岗位系列 部门代号 例如 MT A 001 营销中心总监 规则二 例如 MT 001 营销中心总监 岗位编号 怎样填写岗位基本信息 岗位基本信息 岗位概要 岗位目的 岗位关系 管理范围 31 岗位系列 怎样填写岗位基本信息 管理 部门总监 副总监级 含 以上人员研发 产品研发工程师技术 售前工程师 售后工程师 项目经理 项目工程师 产品技术工程师营销 客户经理 产品经理职能 会计 出纳 招聘培训专员 绩效薪酬专员 采购员 助理 文员 岗位基本信息 岗位概要 岗位目的 岗位关系 管理范围 32 版本号 标记岗位说明书内容新旧程度的序号 例如 2 1一般用 数字 表示 数字越大 说明内容越新 例如 2 2比2 1的内容更新 怎样填写岗位基本信息 指本岗位隶属的最小级别部门 例如 政府客户部指本岗位所在部门的直接领导部门 例如 政府客户部主任直接领导部门为营销中心 指工作所在的行政区域 例如 南昌 所在部门 直接上级部门 工作地点 制定者 审核者 指定的责任人 如制定者 张三 任职者 岗位基本信息 岗位概要 岗位目的 岗位关系 管理范围 33 明确岗位设置的目的 为什么要设这个岗位 不设这个岗位真的不行吗 一句话 负责 工作 达到什么目的 即 动词 内容 目的 岗位 岗位目的 组织新产品开发与老产品升级 并组织市场推广 确保完成产品线销售任务 为企业持续发展提供产品保障 产品拓展部总监 岗位的目的描述 怎样填写岗位基本信息 岗位基本信息 岗位概要 岗位目的 岗位关系 管理范围 34 同级岗位 指与本岗位同一个级别 隶属同一个上司的岗位名称 直接下属 指直接隶属本岗位直接管理的下级岗位 通过组织关系的描述 明确该岗位的上司 同僚 直接下属和工作中紧密联系的其他岗位 副总经理 同级岗位 综合管理部主任 直属上司 本岗位 商务渠道部主任 财务副主任绩效薪酬专员招聘培训专员法律专员 例 营销中心 总监 产品拓展部 总监 联系紧密的部门 岗位 联系紧密的部门 岗位 公司内部 公司外部 人才市场 职业介绍所省公司 人力资源部主任 岗位关系 怎样填写岗位基本信息 岗位基本信息 岗位概要 岗位目的 岗位关系 管理范围 直接下属 35 直接下属指在组织关系中直接向该岗位报告的下属人数间接下属指在组织关系中间接向该岗位汇报的下属人数 管理范围 怎样填写岗位基本信息 岗位基本信息 岗位概要 岗位目的 岗位关系 管理范围 36 素质要求 能区分在特定的企业环境中 在具体的工作岗位上 做出优秀业绩所需要的行为特征 岗位任职要求填写方法 技能知识 价值观自我定位需求人格特质 会做 能做什么知道为什么这样做 我应该做什么我正在做什么我喜欢做什么我适合做什么 行为 基本素质 业务素质 江山易改 本性难移 难以培养与改变的素质 容易培养与改变的素质 素质名称及分层定义 岗位说明书 岗位基本信息 任职要求 工作领域 职责及目的 工作权限与依据 37 怎样填写任职要求 例 综合部主任 素质名称 任职要求 基本素质 知识 技能 38 学历 专业 经历 经验 和知识技能要求 知识 指胜任本岗位应具有的与专业相关的理论知识技能 指胜任本岗位应具有的业务技能知识和技能可采用精通 通晓 掌握 具有 熟悉 了解6级表示法来进行评定 怎样填写任职要求 例 综合管理部主任 任职要求 基本素质 知识 技能 39 案例分析 任职要求 基本素质 知识 技能 高级售前工程师能力要求1 精通网络 视频 小型机 存储 建筑智能化及弱电应用系统等领域中至少一个领域的相关技术 2 熟悉公开招标流程 有丰富的大型项目投标经验 3 具备很强的团队管理能力和独立工作能力以及压力承受能力 4 有较强的交流沟通能力和文字组织能力 5 有较强的敬业精神 吃苦耐劳 压力承受能力和交流沟通能力属于基本素质 40 是岗位说明书的核心内容描述的格式 动词 内容 目的 动词内容目的如何做 什么 以 使 确保 审核各部门人力资源需求保证各部门人力资源的合理配置 工作领域 按工作性质将本岗位工作划分为几大块内容 怎样填写工作领域 职责及目的 工作职责描述及目的 岗位说明书 岗位基本信息 任职要求 工作领域 职责及目的 工作权限与依据 财务副主任 财务预算 会计核算 财务管理 资金管理 41 岗位名称 工作领域1 工作领域2 工作领域3 工作领域4 工作领域5 工作领域6 工作职责1 工作职责2 工作职责3 工作职责4 工作职责编写方法一 直接分解法 42 招聘培训专员 人力资源规划 招聘管理 培训管理 劳动人事管理 组织对人力资源现状的统计分析 为人力资源的优化提供决策支持 审核各部门人力资源需求计划 保证各部门人力资源的合理配置 组织招聘 保证及时完成招聘任务 满足用人需求 分析招聘效果 为招聘改进提供依据 组织收集培训需求 为培训实施提供信息 审核外派培训申请 确保外派培训内容与工作实际需要相吻合 负责监督公司员工调配 晋升及职称评定或推荐工作的开展 保证人力配置符合公司需求 负责审核劳动合同文本并组织劳动合同的签订 续签 变更 保证劳动关系的建立符合劳动法规 方法一 直接分解法 续 43 1 负责部门和岗位职责的划分 审核各岗位任职标准 保证部门 岗位职责明确 2 组织对人力资源现状的统计分析 为人力资源的优化提供决策支持 3 组织制定公司的薪酬体系并实施监控 保证薪酬工作的顺利进行 4 组织制定和推行绩效管理体系 以达到激励员工 提高效益的目的 5 组织制定和推行绩效管理体系 以达到激励员工 提高效益的目的 6 负责监督公司员工调配 晋升及职称评定或推荐工作的开展 保证人力配置符合公司需求 7 组织制定本部门规章制度和工作流程 完善内部管理 8 审核各部门人力资源需求计划 保证各部门人力资