办公文秘_高效企业秘书及助理训练

高效企业秘书及助理训练 广州柏明顿管理咨询有限公司讲师 盛代宏2008年5月17 18日 实战讲师盛代宏 柏明顿高级培训讲师 人力资源管理硕士 先后于大型国营 民营企业历任董事长秘书 总经理助理 总裁办主任 人力资源总监 营运总监 副总经理等职务 是实干型的行政 人力资源管理人员 他坚持实践加理论的工作方式 以最新的经验总结传授给他人 他授课风格注重以实际案例结合现场互动形式 剖析授课知识点 能够深入浅出 感染力强 实效显著 主讲课程有 赢在中层 高级秘书及助理训练 现代企业公文写作技能 旅游景区营运力管理 职业经理口才训练 旅游企业人力资源实战运用 等 接受过其培训的学员 给以他最高的评价 将最创新的 实战的 具执行力的知识授给大家 教大家活学活用 他的公开课程与企业内训课程强调 边学 边做 边成就 使得学员能够很快掌握实践性的工作技能与技巧 学会认识 每个小组成员相互认识 要求将自己的左手掌拓写在大白纸上将自己的名字写在掌心将现服务的企业主营项目写在大拇指上将服务的企业性质 如合资 写在食指上将服务的部门名称写在中指上将自己岗位写在无名指上将自己的兴趣写在小指上观察本组的其他组员 有相似的用红笔連线 观察本组中连线是否是本班最多的 课程大纲 第一章 企业秘书与助理的工作第二章 如何提高工作效率与提升工作技能第三章 如何成为上司得力助手第四章 企业秘书与助理的形象第五章 企业秘书与助理礼仪常识第六章 秘书与助理的职业发展 第一章企业秘书与助理工作 企业秘书与助理的角色定位上司眼里的秘书与助理不同性质企业秘书的工作介绍企业秘书与助理的工作特征 一 企业秘书与助理的角色定位与功能发挥 1 秘书是什么 常识 辞海 中 秘书有五种涵义 一指职务名称之一 是领导的助手 二是指官名 中国自秦汉以来 历代封建王朝曾设有尚书 秘书监 秘书令 秘书丞 秘书郎等官职 三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员 分一等秘书 二等秘书和三等秘书 四指宫禁里的藏书 五指衬伟图录 汉代流行的宗教迷信 我们现代的秘书的涵义 是指人 即秘书人员 确切地说 秘书是领导 专家 管理人员履行其职务时的辅助人员 是为政府机关 企事业单位 团体或个人提供辅助管理 综合服务的人员 2 秘书的差别秘书职务是通性的定义 但在实际工作中 秘书人员是有区别的 那么如何区分呢 主要用生物学中的属与种类的方式进行 属 我们称秘书为工作人员 而种则有一定的区分 比如因单位的性质不同而有所区分 行政事业单位与企业 人个等皆不同 因而存在着一定的差异 不过 秘书或秘书班子 都从属于一定的机构或个人 同时 秘书或秘书班子以阐明和贯彻领导意图为已任 具有执行性 大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员 不久 李兰受到了总经理的青睐 一再被提升 很快就做了部门经理 可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做文员 终于有一天王芳忍无可忍 向总经理提出辞呈 并痛斥总经理用人不公 总经理耐心地听着 若有所思 忽然他说 年轻人 别忙着辞职 先帮我到今天的集市上看看 有什么可卖的 王芳很快从集市回来说 只有一个农民拉了一车土豆在卖 一车大约有多少袋 多少斤 总经理问 王芳又跑回去 回来说有10袋 价格是多少 总经理又问 王芳欲再次跑回集市 总经理望着气喘吁吁的王芳说 请休息一会儿吧 你可以看看李兰是怎么做的 说完 叫来李兰对她说 请你马上到集市上去看看 今天有什么可卖的 李兰很快从集市上回来了 汇报说到现在为止 只有一个农民在卖土豆 有10代 价格适中 质量很好 她带回来几个让总经理看看 这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市 据李兰看价格还公道 这种价格的西红柿总经理可能会要 所以 她不仅带回了几个西红柿做样品 还把那个农民也带过来了 他现在正在外面等着回话呢 面对着一切 王芳忽然明白了 李兰比她多想了几步 于是她在工作上总会取得成功 案例 两个秘书不同结果 问题 王芳和李兰的差距在哪里 上司眼里的秘书与助理是怎样的 1 修养 职业道德与能力 1 修养 要有一定的工作立场 不存在大是大非 同时具有较高的理论基础 2 职业道德 敬业爱岗 甘于平凡 不辞劳苦 少计得失 自尊自重 克已奉公 谦虚谨慎 平等待人 严守机密 提高警觉 3 能力要求 A 办事能力 是由多种能力综合而成的 包括 理解和领会能力 分析能力 主次缓急 难易远近 应变能力 二 上司眼里的秘书与助理 B 交际能力 秘书善于交际 使人容易接近 也容易让人信赖 C 表达能力 口头表达能力与书面表达能力 能说会写是秘书的 看家本领 说话一要清楚明白 二要注意分寸 三要生动活泼 而写作能力主要指应用文的写作能力 这种能力要求秘书平时勤学苦练 练就 出手成章 的硬功夫 D 操作能力 秘书是种需要多种技能的综合性的职业种类 秘书人员在使用工具方面须与社会的发展保持一致 比如电脑 通讯器材 照相机 远程通讯 英语等软件工具须通晓 1 准确 办事讲究质量 2 迅速 执行讲究效率 凡是应该办的事 要迅速办理 能在当天完成的 绝不拖到明天 能在1小时内办完的 绝不延到1小时后 3 保密 2 上司对秘书与助理工作的要求 3 上司需要什么样的秘书 1 了解你的老板个性与处事风格男老板与女老板有别不能改变情势 不能改别人 只好改变自己2 成为一个得力的秘书自动自发像一个尽职的管家婆注意细节可以24小时全天候待命任劳任怨 学中做 做中学管理自己 管理老板 3 办公室的游戏规则认清自己的处境及地位评估自己的能力和潜力基本的生存工具小心别卷入政治斗争4 成功来自信心对事不对人恐惧只是借口而不是理由宽阔自己的人生道路享受工作的乐趣 1 国营企业2 民营企业3 中外合资4 外资企业 台资 日资 美资 欧资 东南亚地区 三 不同性质企业秘书的工作介绍 领导的助手 秘书工作之所以重要 是因为它直接为领导服务 领导参谋 秘书须做好大量的数据库建立工作 保证领导及时所需 上下沟通 左右协调的枢纽 做好承上启下 上达下达的工作 秘书部门是来自上下左右和各种情况 资料 函件 信息的集散地 是领导工作指挥 联络系统的开关 是协调上下 沟通左右联系的桥梁 领导的耳目作用 掌握的信息面要广 量要大 但反映给领导的则要少 要精 企业及企业领导的门面作用 四 企业秘书与助理的工作特征 第二章如何提高工作效率与提升工作技能 1 助手与背后工作者的心态2 成为 边学 边做 边成就 的秘书3 高效率的文件管理技巧4 会议管理技巧5 企业常用文书写作6 秘书与助理口才训练7 企业秘书督办 查办工作技巧8 企业秘书与助理保密工作要领 面对逆境 泥土或星星 有一個美國年輕軍官接到調動命令 人事令上將他調派到一處接近沙漠邊緣的基地 新婚的妻子跟著他離開都會生活前往 該地夏天酷熱難耐 風沙多且早晚溫差變化大 更糟的是部落中的印地安人都不懂英語 連日常的溝通交流都有問題 過了幾個月 妻子實在是無法忍受這樣的生活 於是寫了封信給她的母親 除了訴說生活的艱苦難熬外 信末還說她準備回去繁華的都市生活 她的母親回了封信跟她說 有兩個囚犯 他們住同一間牢房 往同一個窗外看 一個看到的是泥巴 另一個則看到星星 從此後她改變了生活態度 積極的走進印地安人的生活裡 學習他們的編織和燒陶 並迷上了印地安文化 她還認真的研讀許多關於星象天文的書籍 幾年後出版了幾本關於星星的研究書籍 成了星象天文方面的專家 一 永远的助手与背后工作者的心态 良好的心态是成功秘书与助理的先决条件 有目标 有气魄 热心 细心 用心 忠心 虚心 责任心 决心 爱心 信心 诚心 进取心果断勇敢主动宽容努力乐观不折不挠人格魅力不怕失败 口才远见能力强计划性人际关系 运气环境天赋漂亮背景 态度 技巧 其他 80 13 7 分析 关于态度既然决定成功的要素有80 都来源于态度 似乎我们已经可以得出一个结论 成功是因为态度 然而 你也许会认为这一结论似乎有些牵强 因为还有20 非态度因素 或许它们才是起决定性作用的关键要素 关于技巧研究分析所有的 技巧 因素 都会得出同样的结论 态度与技巧其实是因果关系 所有今天的技巧都根源于昨天的练习技巧的态度 换句话说 今天的技巧有问题 是因为昨天的态度不够好 而明天的技巧吉果不好 那一定是因为今天的态度出了问题 关于客观因素客观因素肯定是成功的重要要素之一 但是 真正决定今天的 客观因素 强何在个人身上起作用的 一定不是 客观 的本身 而他昨天练就的把握 客观因素 的能力 技巧 是前天他对待 客观因素 的态度 即使是 客观因素 成功者的字典里同样属于态度 失败也是因为态度 一般的人 如果你问他为什么没有成功或为什么失败的时候 他会毫不犹豫的说 当然是因为没有机会 学历太低 年纪太大 或太年轻等等 这种人往往把失败的原因归究于他人与环境 为失败找借口 而不是改变自己的态度 去为成功找方法 其实 你有什么样的态度 就有什么样的世界 你有什么样的态度 就决定你有什么样的人生 成功是因为态度 失败也是因为态度 态度 其他 技巧 心态树 态度的划分有两种 积极的心态和消极的心态 任何事情都可以从不同的角度去看它 关键看你是积极的 还是消极的 种下 积极心态 收获34种积极的硕果 种下 消极心态 滋生34种消极的苦果 34种积极硕果热情拼搏虚心宽容心勇气真诚信心幽默成就感坚强信任老板心决心贡献自律理解豁达沉着创新企图心乐观荣誉感务实无私开朗合群责任感爱心激励恒心平常心果断雄心进取心 34种消极苦果急燥抱怨贪小推委怯懦被动虚荣索取狭隘忌妒自悲气馁懒惰拖沓虚伪怕苦冷漠忧虑无聊自大愤恨易怒放纵自私找借口混日子绝望犹豫宿命空谈自满脆弱侥幸自闭 塑造良好心态的四个要诀第一 选好你的工作目标 即弄清楚自己到底需要达成什么样的结果 秘书是向目标发展的良好阶梯 第二 选择好能帮助目标达成的信念 第三 选择好你的意焦 即凡事积极思考 将注意的焦点完全集中在你要的结果上 千万别放在你不想要的地方 第四 模仿身边成功者的态度 你看什么书 跟什么人在一起 决定若干年后你成为什么样的人 与成功都交朋友 系统模仿成功者的态度 信念 习惯 策略 就是快速成功的最佳策略 二 成为 边学 边做 边成就 的秘书与助理 边学 实实在在做人边做 踏踏实实做事边成就 让上司满意你 让周围接受你学与悟 勤学 苦练 成就未来 的秘书企业形象大使 塑造由内而外的职业形象 秘书与助理的素质内容 1 专业的知识与技能2 工作经验3 人际关系的技巧4 资质5 健康 三 高效率的文件管理 高效名片管理 大大提升上司的业务能力如何运用信息科技拉近客户距离客户关系管理高效助理与秘书必备之文书管理技巧如何扮演上司的超级特助如何成为全方位信息整合工作者 1 一目了然 简约文档管理 按性质内容分类按名字分类以顺序排列以颜色分类以编号分档以地理位置分文件 2 档案管理的原则 正确 分类与存放要正确 忌紊乱 简明 简单明了 放置位置与使用方法 让公司里的有关人员清楚明了 使上司或其它同事也随时可取用参考 经济 档案管理员 档案占用位置 保存年限的考虑等富有弹性 分类可视公司的规模而定 3 档案的重要性 处理业务的参考作为法令的依据可作为了解公司的历史可作为研究时的参考 4 档案管理应注意的细节 待处理事项之文件在未归档前应如何整理 待办事项文件今天未来特定日子不特定日子 5 传统所谓档案之外一些特殊的档案 待归档 紧急与不紧急 待读档工作流程文件参考档 依据 工作内容 兴趣名片档剪报档 6 档案的延伸 如何追踪被调阅的文件如何管理储存在计算机内的档案 7 文档流程与运作实操 一家大型企业的收发文件管理流程共同学习 分析结合自己的工作现状 谈如何借鉴 发文处理程序 交拟 签发 拟文 撰拟 审核 缮校 用印 印发 立卷归档 文件处理程序 收文 签收 催办 登记 拟办与批办 承办 注办 立卷归档 四 如何为上司和自己管理时间 1 如何提高效率例行性工作与执行性工作处理程序拆阅信件的程序向上司报告的方法交件呈送上司的方法如何善用他人的时间一心二用PERT 工作进度评估术 提高工作效率的办公室文具 2 一些建议 每日列出 应做事项 及排列优先级每星期做全周工作计划设定预计工作完成时间在工作空档 计划全日尚未过完时间 弹性 如发现自己在拖延 问自己逃避何事 将大计划分数个小工作 个个击破减少无生产力的活动 如闲聊等保持座位整齐 有秩序每件物品及文件均有定位 可立即找到使用学习拒绝的技巧保持每日最有生产力的时间作创意性的工作询问专家意见以减少时间的消耗学习说 不 一日之计在于晨 3 时间浪费到哪里去了 突然来访的客人没有目标或临时召开的会议杂乱无章过分投入办公室的琐碎事务不合作的人 包括自己 拖拖拉拉看太多电视赖床 而你该起床时 完美主义担忧 唠叨 犹豫不决 不必要的愧疚感 瞎忙 广告邮件胡思乱想 为没作的事懊恼 抗拒改变 计算机游戏看不必要的刊物或杂志 回避难题 事必躬亲而不委托别人不必要的电话 4 面对改变 分析自己如何花费时间时 不妨自问 我的生活均衡我是否让不必要的干扰占据我大量的时间呢我必须接的电话有几个 必须打的电话有几个 我可以不去参加哪些活动 为自己省时间我是否将事情分派给别人做 如或不然 我该怎么作才能节省时间 我是不是看太多报章杂志我是不是依照事情的重要性去做事 还是我常听任自己分心 不去做真正重要的事我可以如何改变 好为自己每天都节省更多的时间 5 订定目标 目标应与你的抱负 梦想及个人的人生任务相关可以实现的目标包括下列三要素这目标必须切合实际这目标必须可以达成你必须愿意做必要的牺牲写下目标如何实现目标目标与你亲近的人一致下定决心每个目标都有期限各个击破 注意路障 犹豫不决 拖延怠惰 将目标放在第一位要有热忱与别人分享你的目标近程与远程目标兼备坚决 肯定想象成功的画面要有充裕的时间去达成目标要物以类聚 6 你如何处理下列文件 顾客寄来的一封欲订购产品的信件下周三公司经理会议通知一本公司订阅的杂志 内有两篇文章 你想详细阅读 但目前没空读购买文具后所取得之发票某研究机构寄来有关人事方面之意问卷表上司交下一份下月份开会之资料一封要立即回复的信 但你有更急的事要先办收到新书出版广告 你想订购几本 但目前尚无法决定一张结婚喜帖 下周六宴客 外贸协会寄来之调查表 你必须从其它几个部门获取足够数据 才能填写 7 基本思考过程 任何事情 必需做吗 需亲自做吗 应立刻动手吗 如何做 马上做 时间管理的四限图 紧急的事情本企业管理者的停电 停水 部门失控亲友去世行业大检查 重要的接待任务明天要拿出一个大稿子 投诉产品出了问题 企业严重矛盾不重要的事情重要的事情员工的思想工作 专题会 锻炼身体朋友找聊天 逛街 培训 人才储备 人力资源朋友办公司找你咨询各种规章制度的建立家庭 爱人 孩子的安排关系不紧急的事情 时间管理小结 严拒部署的反授权 巴列特定律 80 20原理 把二成最重要的事情做好 收到八成之效果 每天均有 请误打扰 的时间段 不要拖迟和适当拖迟 每次只做一件事清理办公桌 知道在哪儿找的到你的东西学会授权 不要求十全十美 确立每日工作目标与计划 五 会议管理技巧 每一位秘书都应该成为安排会议与活动的专家了解会议 活动的宗旨与目的 设计流程 控制人 事 时 地 物 执行与协调检讨与跟催 会议对从事管理工作的中层干部是必须的 分析管理工作的时间分配 不难发现管理人员要花1 2以上的时间来参加各种会议 其中 80 是定期会议 20 是临时会议 一般部门主管每周花在开正式会议的时间是5 6小时 几乎没有人承认喜欢开会 但每个人又不断地在开会 这就是不可解决的矛盾 1 为什么要开会 会议 是指3个或3个以上的人 其中一人为主持人 为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通 会议的作用 提高群体判断素质 资料沟通 印象深刻 人物观察 灵感激发 构想预试 人情培养 声势运用 决策分配任务 会议的目的 会议本身不是目的 会后的行动才是最终目的 让公司成员彻底了解经营目的 使计划顺利进行 解决问题及障碍 获得新的启示 提高员工工作意愿及素质 2 会议的概念 作用 目的和类型 3 会议的种类 以性质分定期 不定期 例会 公司内部会议 会员会议以功能分解决问题 讨论会 教育训练 准备信息 收集信息 动脑会议 沟通会以人数分5 10人小型会议50 100人中型会议100 500人大型会议500人以上超大型会议以地域分等等 1 做好心理准备准备充分的会议可防止失控和低效率 负效率 管理者预先须考虑会议参加者彼此间的反应及 羊群心理 顺大流走 的影响 4 如何准备会议 2 会议准备重要的5W2H WHY 何故 会议的目标与目的 以1 2个目的为佳 可以克服困难WHAT 何内容 清楚表明各议题间的联系及所需时间WHERE 何处 会议场地确定及布置 教室式 圆形 正 长 方形 U形会场 WHEN 何时 时间充足 起止时间 尤其每次要记录迟到者名字 WHO 何人 与会者及座位安排 注意分散同一部门的人及让性格内向者在明视范围内 HOWTODO 如何做 方法 工具 设备 步骤 困难HOWMUCH MANY 花费 1 充分运用会议主持者的权力你的权力可帮助你指挥整个会议秩序 当众表示 会议很重要 与会者不可或缺 时间花得值得 会议获得成果 用你的态度给会议定基调 2 主持会议的能力与条件有领导能力 公正 有理性 有责任感 能解决问题 交流能力 协调冲突 判断力 3 陈述技巧 见解明了 与听众保持视线接触 善用停顿 适当改变音量 语气 克服令听众分心的举止 善用幽默性话语 4 发问技巧 发问的目的在于启开话匣子 以利沟通 借发问达成以下目的 搜集资料 透视对话者的态度与动机 提供资料 鼓励意见的参与 确定自己对对话者的话语及感受的理解程度 鼓励对话者对某一问题进行思考 测定意见是否趋于一致 言归正传 5 如何主持会议 开会的技巧 1 会议结束重申会议目标 总结会议成果 让与会者确认结论与分工 限定任务与时间 感谢合作与支持 2 会议记录对会议启示进行整理 作为备忘录 收入内部资料保存 3 会议效果评估是否达到目标 下一次如何提高效率 本次会议该如何做得更好 如果不开本次会议以其他方式能达到目标吗 4 管理会议可用 会议检查表 来进行 5 会议主持人会后的工作评估刚结束的会议 作为今后改进之参考 责成有关人员整理会议记录 将会议结果报千上司 跟踪会议执行情况 6 如何结束会议与会议管理 开会的技巧 会议的目标是否明确会议领导是否得力会议进行是否被干扰主持人是否独占太多发言时间某些议题是否在讨论后仍无结果会议是否达到预期目的 7 如何做会议效果的评估 会议组织情景实操训练 请学员做研讨如何计划与组织年终工作总结会议计划书写的注意事项会前 会中 会后的工作 8 会议组织工作要具备的实操内容 时间进度表 职责分配表工作检索明细会议名称 定期会议 议程会议记录会议记录的用途与意义会前的确认流程管理 组织工作细案 开会的技巧 1 问自己 有没有任何明确且重要的目标 需要开一个会来解决吗 2 检查你的会议具备哪些会议目的 如 分享经验 提供信息培训员工解决问题达成决议贯彻决议 检查执行情况3 然后 问问自己 目标中哪一项最重要 会议的组织 开会的技巧 主持会议对于会议本身 你可以检查以下各项 解释此次会议的目标 准时开会 不要纵容迟到者控制讨论过程作出会议决议参加会议确认你是否真的需要参加确认你参加会议的目的是否准时抵达会场是否在会议上发挥了积极作用 参加会议的技巧 不要只顾谈话和傾听 要说一些东西 这是参与者的基本原则 会前准备1 回避那些必定失败或无效的会议 2 有备赴会 谁召集 如何召集 主题的背景 你的立场 你的观点能否被接受 是否涉及既得利益 你的希望 3 会前疏通以减少抗拒 4 慎选座位 参与技巧 守时 尊重主席 不要固执己见 听取少数人或相反者的意见 不要讨厌质疑 尊重结论 不带进本位主义色彩 多讲事实 保持积极态度 留心听取意见 充分表达个人意见 先讲结论 答辩技巧 听完问题再答 答辩时不要有遗漏 最好记录下别人的观点 不回答不清楚的问题 就事论事 不贬低提问者 有礼貌 有分寸地绕开一些难回答的问题 以及与其狡辩 不如认错 能扮黑白脸 许多会议和谈判的场合可能需要你适当的出现 配合领导完成工作 所以你的沟通协调能力是相当重要的 参加会议的技巧 钟秘书的委屈 恒威集团办公室宋主任进入公司时间长 经验丰富 但文化水平一般 没有经过正规的秘书专业培训 宋主任接受领导的指示 吩咐钟秘书就本集团与恒昌公司人事纠纷一事的处理向上级写一份 请示报告 钟秘书刚从学校毕业 他清楚地知道 请示 和 报告 是两种不同的文种 根据领导交代的内容 他判定应选择用 请示 文稿写好后 交给了宋主任 主任一看标题 随手就在 请示 的后面加上 报告 两字 钟秘书刚进公司 主任又是他的顶头上司 便没有加以解释 几天以后 钟秘书向宋主任推荐了一篇文章 请示和报告不能混淆 主任草草看了一遍 不以为然地说 一家之言 不足为据 公文处理办法 中把报告 请示列为一类 我们现在既是 反映情况 又是请示批准 为什么不能用 请示报告 而且别人 上级也常常在用呢 钟秘书深感委屈 心里暗想 明明学校里教的是 请示和报告是两种文种 规定 报告 中不得夹带请示事项 他觉得要把课堂上学的真正用于实践中去真不容易 案例 钟秘书的想法对不对 钟秘书应该怎样做才能说服宋主任 假如你是恒威集团上级的秘书 你对送上的 请示报告 应该怎样做 思考题 六 企业常用文书范例讲解 通知报告请示总结计划规章制度 1 通知 通知的概念企业通知适用范围较广 一般为上级向下级发布指示 要求 规章制度 或批转下级文件 转发主管上级机关 如旅游局 和不相隶属机关的公文 传达要求下属公司或部门办理和需要周知或者共同执行的事项 任免或聘用管理人员 通知大多属下行公文 部门内部行文也可用通知 通知的不同的写作方法 一 印发 批转 转发性通知的写法 标题由发文机构 被印发 批转 转发的公文标题和文种组成 也可省去发文机构名称 正文须把握三点 对印发 批转 转发的文件提出意见 表明态度 如 同意 原则同意 要认真贯彻执行 望遵照执行 参照执行 等 写明所印发 批转 转发文件的目的和意义 提出希望和要求 最后写明发文日期 二 批示性通知的写法 标题由发文机构 事由和文种组成 也可省去发文机构名称 正文由缘由 内容包括要求等部分组成 缘由要简洁明了 说理充分 内容要具体明确 条理清楚 详略得当 充分体现指示性通知的政策性 权威性 原则性 要求要切实可行 便于受文单位具体操作 三 知照性通知的写法 这种通知使用广泛 体式多样 主要是根据通知的内容 交代清楚知照事项 四 事务性通知的写法 企业常用 通常由发文缘由 具体任务 执行要求等组成 会议通知也属事务性通知的一种 但写法又与一般事务性通知有所不同 会议通知的内容一般应写明召开会议的原因 目的 名称 通知对象 会议的时间 地点 需准备的材料等 五 任免 聘用通知的写法 一般只写决定任免 聘用的机构 依据 以及任免 聘用人员的具体职务即可 也可具体注明该职务工作肉容 通知案例分析 请学员现场写作通知 自选内容 5分钟 点评与分析 2 报告 我们常常会向上司 报告 很讨厌 有人会打 小报告 为什么我们打的报告还没批呢 等等 回答问题 报告有无层级 报告有无时效 为什么 报告写作时应注意哪些方面 报告的概念 报告适用于向上级机构汇报工作 反映情况 提出意见或者建议 答复上级机构的询问 报告属上行文 一般产生于事后和事情过程中 报告分综合性报告 专题性报告 回复报告三种 报告的写作格式 一 综合性报告的写法标题事由加文种 如 2005年XX部门上半年工作情况的报告 报告单位 事由加文种 如 长隆集团关于2005年度工作情况的报告 正文把握三点 1 开头 概括说明全文主旨 开门见山 起名立意 将一定时间内各方面工作的总情况 如依据 目的 对整个工作的估计 评价等作概述 以点明主旨 2 主体 内容要丰富充实 作为正文的核心 将工作的主要情况 主要做法 取得的经验 效果等 分段加以表述 要以数据和材料说话 内容力求既翔实又概括 3 结尾 要具体切实 写工作上存在的问题 提出下步工作具体意见 最后可写 请审阅 或 特此报告 等语作结 二 专题报告的写法 标题由事由 文种组成 如 关于近期营运创收的报告 有的报告标题也可标明发文机构 标题要明显反映报告专题事由 突出其专一性 正文可采用 三段式 结构法 以反映情况为主的专题工作报告主要写情况 存在的问题 今后的打算和意见 以总结经验为主的专题工作报告主要写情况 经验 有的还可略写不足之处和改进措施 因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实 产生错误的主客观原因 造成错误的责任 处理意见及改进措施等 结尾通常以 请审核 请审示 等语作结 三 回复报告的写法 标题与前两种报告大体相同正文根据上级机构或领导的查询 提问 有针对性作出报告 要突出专一性 时效性 报告的写作要求 一 写综合报告应注意抓住重点 突出主要矛盾和矛盾的主要方面 在此基础上列出若干观点 分层次阐述 说明观点的材料要详略得当 以观点统领材料 二 专题报告 要一事一报 体现其专一性 切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题 三 切忌将报告提出的建议或意见当作请示 要求上级指示或批准 办文应做到 六注意 做好办文工作 提高办文质量 应做到以下六个注意 一 注意是否确需行文二 注意是否符合办文的程序和手续三 注意是否符合党和国家的有关方针 政策四 注意措施是否切实可行五 注意文字表达是否准确 简炼文件的行文一定要平实 要注意语体 文字把关中 一是文字修改一定要尊重原文 可小改的就不大改 可改可不改的就不改 二是要达意 文件的政策性 操作性很强 因此文字把关的选择道德要考虑达意 然后再考虑修辞 后者要服从前者 不能以文害意 三是要尽可能保留文件原来的风格 六 注意文件是否工整和完整正式送领导同志审批的文件 字迹必须工整 格式必须正确 纸面也要力求清晰 对不合要求的文稿 要按规定抄写清楚后再送审 同时还要检查把关文件的附件是否齐全 如附表 附转文件等 再就是同审核文件有关的附件是否具备 煮熟的鸭子为什么飞了 皇朝贸易公司总经理办公室的秘书李丽聪明能干 在公司深受重用 她经常与罗浪斯公司的总经理秘书陈珍妮在一起游玩 两家用都进行皮革进出口贸易 虽然两人的性格完全不一样 李丽热情开朗 乐于助人 陈珍妮温柔沉静 内向含蓄 两个人几乎是无话不谈的好朋友 有一次闲聊时 陈珍妮说最近的心情不太好 因为公司生意一直不佳 总经理急得茶饭不思 并且常常把气出在她的身上 李丽说 你也不要太在意 我们做秘书的要自己调节心情 我们公司的成绩倒不错 我们经理在今天上午就签订了一个合作意向书 有上千万元 如果这笔生意做成 可以赚进一百多万元 我没法告诉你详细情况 但这次谈判确实非常顺利 李丽一边说 一边沉浸在谈判成功的喜悦之中 过了几天 李丽跟随总经理去白天鹅宾馆与德国某贸易代表团签订正式合同时 过了约定时间 还不见代表团的影子 后来德国某公司长驻中国的代表打来电话说 代表团已于昨天回国 就在昨天上午与贵市的罗浪斯公司签订了购货合同 价格低于贵公司百分之十 皇朝贸易公司上下都非常沮丧 李丽更是懊恼无比 她懊悔没有提醒总经理及时采取快速行动 也责怪自己没有时时注意德国代表团的动向 令她百思不得期解的是 罗浪斯公司是怎样获取德国代表团的情报的 他们是如何抢走生意的 案例 罗浪斯公司是怎样获得德国代表团的购货合同的 秘书与亲朋好友谈话或闲聊时 是否可以不分场合 不分对象畅所欲言 企业的机密有哪些 秘书在日常工作应该怎样做好保密工作 七 企业保密工作要领 企业秘密分为三种 公司机密人事机密商业机密 企业秘密的密级分类 1 绝密 企业最主要的秘密 一旦泄露会使企业权益遭受特别严重的损害 2 机密 企业的重要的秘密 一旦泄露会使企业权益遭受严重损害3 秘密 企业的一般秘密 一旦泄露会使企业权益遭受损害 密级资料的使用措施 1 在指定权限中专人专责2 未经企业主管批准 不得复制 摘抄 使用3 收发 传递或携带外出 由指定专人负责 并采取必要的安全措施4 保存在设备完善的保险装置中5 严禁在私人交往和通讯中泄露企业秘密 严禁在公共场所谈论企业秘密 严禁在未通过企业授权情况下采用任何方式传递企业秘密 游戏 闭目折白纸并撕纸角 一位外企高级秘书的日记 节选 案例抛陈与分析 后台朋友二月某日今天下午 孟姐开始把她手头的工作向我移交 下班之前 她提议我陪她到接待室坐坐 喝杯咖啡 也许是在离别之际有太多的话要说 我俩反而不知从何说起 所以 只有墙上的壁钟 在嘀嗒嘀嗒地响着 好像是在代替我俩互相祝福 孟姐 我有些紧张 我说 我怕自己的经验不够 不能像你那样协助姜总的工作 辜负了姜总对我的期望 小于 不用紧张 孟姐笑笑 一是你给孙总已当了一年的专职秘书 有了一定的经验 二是你平时也经常跟姜总接触 相互都挺熟悉的 再说 大多数领导跟你我这些普通人一样 思维方式一样 处理问题的方法一样 他们也有自己的喜怒哀乐 在决策过程中 他们也会受各种情绪的影响 在他们取得成绩的时候 他们也需要有人欣赏 在他们承受过重的工作压力的时候 他们也需要有人听他们倾诉 因此 如果秘书真正了解了领导内心真实的思想和情感 给他们当好助手也不是一件很困难的事 但是 要完全真正了解自己领导内心的真实想法 谈何容易 孟姐似乎看透了我的心思 仍只是笑笑 的确 有许多时候 连领导自己都不知道自己在想些什么 当然就不可能告诉你他到底在想什么 事实上在一般情况下 领导也不会向秘书作 思想汇报 孟姐喝了口咖啡 停了一会儿 说 所以 你自己必须细心地观察领导 说着 孟姐指着墙上的壁钟问我 小于 你听出这钟的声音有什么特别的地方吗 我摇了摇头 这是一个工作很正常的壁钟 我没听出钟声有什么异样 你再仔细听听 嘀嗒嘀嗒 我凝神听了一会 发现了那秒钟发出的声音 在不同的时间的确发出不同的声音 强弱不一 原来 从0到30秒时 秒针在走下坡路时 似乎不太费劲 特别是到了第20秒的时候 似乎能感觉到秒针在加速 它的脚步特别地轻快 而从30秒到60秒的时候 它的脚步又仿佛变得特别吃力 所以它发出的声音也慢慢地变得微弱 我兴奋地说出了我的感觉 当秘书就得用这种细心和敏感 观察和了解领导 孟姐说 要了解领导 就得细心观察领导的日常工作 如他每天见了哪些人 打了哪些电话 批了哪些文件 又如在约见客人时 先后顺序的安排 谈话时间的长短 说话的口气 关注的问题 通过这种仔细的观察 你就能慢慢地了解领导 知道他内心真正在想些什么 比方他目前最关心哪些问题 哪些问题最让他头痛 他有哪些事想急于实现 他正在筹划什么项目或行动 孟姐不愧是孟姐 当你了解了领导内心这些真正的想法后 你的秘书工作就轻松了许多 你的许多工作就可以提前准备 不至老处于被动状态 在他想要他需要的材料的时候 你已经准备好了 在他想见要什么的人的时候 你已经把对方的电话号码找了出来 在他想要杯咖啡的时候 你也已经冲好了咖啡 总之 只有细心 才能做到周到 能做到这一点 是不是就可以叫作善解人意的秘书了 我问 因为 在我心中 善解人意的秘书 是做秘书的最高境界 仅仅是细心周到还不能算作是善解人意 善解人意的秘书 是一种境界更高的秘书 她不仅懂得要为领导做些什么 更懂得对于领导来说 哪些事情不能做 哪些话不能说 不知你留心过没有 领导大多在工作上或情感上都有自己的 禁区 这些禁区似乎就是天生的 没有什么理由 别人碰不得 一碰他就暴跳如雷 为什么会有这种 雷区 很多时候他自己也说不清 所以外人觉得他老是发无名火 如果能成为这样一个善解人意的秘书 领导会更加信任你 你与领导之间的交流就会更多 你就是名副其实的助手 一个善解人意的秘书 可以说是领导的 后台朋友 后台朋友 我第一次听到这个说法 不明白它的真正含义 后台朋友是什么意思 你不觉得领导指挥经营企业 很多时候像是在演戏吗 他们要按事先设计好的情节 费尽心思 化好妆 穿好衣服 准备好台词 端好架势 一步步走到前台 使出浑身解数去表演 以赢得满堂喝彩 当他们表演完毕 回到后台 脱下戏服 卸了彩妆 他们往往很疲倦 在这个时候 他们非常需要有位朋友 上前去跟他说一句辛苦了 哪怕是默默地交换一个眼色 表示对他的理解 这一句问候或者一个眼神 远比前台的喝彩更让他们感到温暖 因为在这位朋友面前 他可以不必作表情 可以说真心话 他可以表现出一个本来的他 领导需要的就是这种后台朋友 一个人如果一天到晚都像是在演戏似的 时间长了 他肯定受不了 我觉得自己对于姜总的了解 还远没达到这种程度 成为领导的 后台朋友 对于许多秘书来说 也许永远只能是一种境界 或者说是一种理想 要想成为一个称职的职业秘书 就已经非常不容易了 小于 我觉得你已具备了成为一个优秀秘书的潜质 再经过几年的历练 你肯定能成功 孟姐把手伸给了我 仿佛是要把她肩上的担子交给我 又似乎是想把她的经验和智慧亲手传授给我 讨论 1 什么样的秘书与助理可以帮助领导2 如何成为上司得力的助手 第三章如何成为上司得力的助手 秘书与助理办事的三个 度 如何左右逢缘 如何与上司 同事相处 如何协助上司 主动的协助是责任 被动的应付是失职 如何管理上司 协助上司需要默契 管理上司需要分寸 如何为上司 为自己管理时间协助上司的工作与行程安排沟通与协调是成为得力秘书的重要法宝如何了解上司的潜则正确处理领导班子之间的关系 一 如何与上司相处 1 正确的工作心态 上司也是人 不要过份关切私事 如何称呼上司 和上司出外吃饭 愉快的性情 不要泄露秘密 传播重要讯息 互相尊重 调整自己的个性以配合上司不以自己的私人问题影响工作乐于接受额外的差遣你是替上司工作而非上司替你工作团队工作忠心你一定要喜欢你的上司 2 了解上司 胜过自己 了解上司 他 她的目标 他 她的压力 他 她的优点及弱点他 她喜欢的工作态度促进助理与上司间关系的十点策略找出问题点取得上司的认同针对问题讨论解决方案 以对上司有利为主定期讨论设定时间设定优先级讨论欲达到的目标要有创新的态度 找出完成任务的新技巧主动向上司争取充分授权 在做决定时扮演主动的角色 提议对上司有贡献的工作与上司共同参加会议 3 与上司相处要记的事项 亲切对同事态度要亲切 不要妄自尊大 趾高气扬 公司里因有妳的存在而一团和气 气氛融洽 妳自然而然会得到上司的信任和喜欢 不要一味奉承上司要由衷地尊敬上司 而不要唯唯诺诺地奉承上司 必要时能提出自己的意见 以供上司参考 一位正直英明的上司 是不喜欢事事奉承的秘书的 4 如何与不同类型的上司相处的原则 1 专心为自己直属上司服务 帮其树立形象 解决问题2 不参与上司之间的是非纠纷 不与其他上司的助手议论是非 3 认真做好各类文字记录 加强上司之间的信息和感情交流 避免因沟通不畅造成的误会4 当上司之间产生矛盾或冲突时 巧妙地劝导自己的上司 转移其注意力 充当和事佬 化解矛盾 二 如何与同事相处 维持良好友善的友谊乐于助人不要嫉妒不要贪小便宜正确传达讯息不要表露自己的好恶诚实时间的安排谨记自己的身份对待同事要公平 公正 客观批评要有技巧 批评别人时 不要只指出他的错误 应该提供如何解决问题及将事作得更好的方法公开赞美 私下批评一个有建设性的批评像三明治似地被夹在两个赞美之间 被人批评时 尽量要消除防卫心理 并保持冷静相信自己对公司是有贡献的 并将批评当成是能让你更满足老板需求的讯息 三 严谨高效的工作作风塑造 秘书与助理如何才能赢得上司的信任和器重 上司授权给秘书与助理的范围 决定于秘书与助理本身的能力 秘书与助理往往期望上司能给予最大的自由 让自己独立处理各项事务 然而本身的能力和素养 是上司考虑的最大因素 根据事实显示 愈受老板器重的秘书与助理 所做自由裁决的事愈多 对你的工作具有信心妳要别人对妳有信心 先要对自己有信心 要忠实地衡量自己的能力 充实女助理的各项素养 把妳的素养毫不保留地应用在工作中 正确的判断力 前事不忘 后事之师 要不断从经验中吸取教训 作为判断力的基础 具有良好 正确的判断力 对妳的工作才能胜任愉快 要有勇气妳要毫不畏惧地把工作承接过来 一显身手 发挥妳行政管理方面的才能 面临新的挑战不要害怕 妳要付出心力 绞尽脑汁 全力以赴 不要对上司存有害怕或畏惧的心理 男人在办公室或别的地方 都喜欢看见迷人和仪态安祥的女人 上司交给你的工作 应立即办理妳的工作要敏捷 迅速 而且做得很好 才能表现妳为人处事的能力 如果交给妳的工作不立即去做 上司就会认为妳怠慢 无意去做 或甚至于对妳的热诚与工作能力 产生怀疑 私事 公事要分明在办公室里要专心处理公务 不要做私人的事 不要把家中未完成的家事 带到办公室做 如打毛线等 办公室中私人的电话令人讨厌 要想办法婉谢 依赖心不可太强 特别是女孩子 一般说来 女孩子的依赖心比较重 不敢独立处理事务 当起秘书之后 凡是你能力上所能解决的业务 要自己来解决来处理 不要一件小事也要麻烦上司 要注意仪表秘书虽然不是花瓶只供欣赏之用 但是秘书的仪表相当重要的 要不断地研究 改进对自己负责的工作 平时要不断研究 改进 以便能多向上司提出具体意见 要了解上司和同事的情绪从上司那里得到工作的指示或命令 而尽全力去完成工作 这是理所当然的 但是要了解上司的情绪 而不受上司情绪的影响 你的工作态度始终要一样的热忱 对待同事不象 二领导 不要阳奉阴违表面上服从而暗地里却违反指示 命令或公司的宗旨 这种女助理或女职员 不但得不到上司的喜欢 而且会招致上司的讨厌 甚而被开革 共同参与 3分钟 请列举高效工作作风需要哪些能力 如果断力 反应力等 四 行程安排技巧 1 行程的安排1 事前准备了解旅行社的特质日期 时间交通工具 路线住宿安排抵达目的地行事表出国证件携带用品 资料 公司的信封 信纸 名片各地联络电话 电报 2 出发当日车辆安排检查有无遗漏的东西送行人3 出发后与上司代理人配合来往信件处理办公室例行的工作4 回来后出差报告出差费用核报 2 为上司做行程的安排 1 资料的搜集2 旅游中必备用品 参考用 飞机票 火车票 旅馆订房确认 行程表 费用 旅行支票 信用卡 号码明细 费用填报表 名片 旅游证件 办公室数据 档案 副本 办公室文具 商业旅游中客户资料 阅读资料 其它 3 即将走前 通知要在你的上司离开前必须见他的人弄清楚谁是上司的代理人上司离开期间会议 活动的安排上司私人信件 事务的交待请转达的特殊信件将上司带走的档案做一记录 4 离开期间 回例行的文件 信件无法先回的文件 信件 先通知对方已收到文件 信件 等待上司回来再做答复电话留言记录安排上司回来后的约会来往信件分类 记录 5 上司回来后 继续的工作 处理上司带回来的数据 档案电话 信件分类交与上司填报费用旅游报告回信件行李清关 秘书需要注意的十点 有些事要想到领导前边虽然你要听领导布置工作 但有些事情 秘书要想在领导前边 当好领导参谋 这样做 领导才会感到你是一个好秘书 领导布置的工作要提前交卷如写材料 搞调查等 一定争取按领导要求提前一点完成 对于按照要求完不成的任务 要提前向领导打招呼 使领导早有安排 免得被动 注意保密工作秘书和在领导身边工作的职员 知道好多机密事情 有的事要比其他群众早一些时候知道 一定注意保密 不能为了显示自己的优越 随意乱说 泄密的秘书是不称职的 而且会给领导添麻烦的 负责做领导与他人的沟通工作当领导与另外领导或其他人发生矛盾时 做秘书工作的不能在领导面前火上加油 而要做领导的思想工作 使其消气 并为领导向他人沟通 使矛盾尽快消除 别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的 平时多给领导提供资料领导比较忙 有一些材料顾不上看 秘书就要将有关资料及时提供给领导 这会对他的决策有参考价值 秘书需要注意的十点 善于听取领导意见对领导的批评或要求 要认真听取 不要因小事而同领导翻脸 有不同意见 可慢慢与领导沟通 不要轻易在领导面前告别人的状轻易告别人的状 影响领导对他人的看法 如果看错了人 领导会从内心埋怨秘书 最好 只同领导谈某些工作 不做那种议论是非的事 不向领导提过高的有利于自己的要求多到员工一线队伍中去要关心领导的生活经常在领导身旁工作 对领导的饮食 作息时间 身体健康多进行关怀照顾 既体现了关心领导 又反映了同事之情 案例分析 历史上最牛的秘书事件回放与分析从秘书事件中我们学到了什么 秘书与助理的区别是什么 工作中有规则 但除了规则之外的是什么 第四章职业秘书的礼仪与应对技巧 1 企业秘书与助理的形象如何塑造2 合宜的装扮技巧3 合宜的姿态举止 一 秘书的职业形象塑造清单 1 优雅的举止2 得体的着装3 整洁的仪表4 礼貌的谈吐5 不同场合的礼仪规范仪表的重要内涵 她们给你的感觉有什么不同 拾东西 职业便装 职业礼服 注重仪表整洁仪表中最重要的是清洁感 肩上的头屑 衬衣领子和袖口的污渍自不用说 鞋子的污渍也要注意 因为鞋子往往容易引人注目 此外 手指也很醒目 递交名片的手 如果指甲是黑黑的话 光这个细节就足以坏了对方的心情 女性涂指甲油 以粉红等透明且不张扬为宜 一般着装商业人士仪表的要点在于西装 根据职业和公司的不同 穿着西装也不一样 所以建议请教上司或同事 皱巴巴的西装 不系衬衣领口的穿法 都会让你显得邋遢 要给对方以精神清爽的印象 就必须注意着装 此外 夏天穿西装很热 在对方面前脱上衣的时候 切记先说一声 对不起 短袖衬衣让人觉得简慢 所以还是长袖合适 2 仪表 制服有些公司有制服 会借给员工 虽说不是自己的 可也不能轻视 要经常检查是否有扣子掉了 有没有破了的地方 还要认真洗涤 或送洗衣店洗 鞋和袜鞋子是决定一个人第一印象的重要因素之一 皮鞋的保养绝不能怠慢 因为坐下来商谈时它是特别引人注意的意部分 皮鞋色彩以黑色或深棕色为宜 尽可能避免其他的颜色 而且 袜子以与下装同色系列为最佳 女性的丝袜应选择适合鞋及服装的颜色 要注意鞋袜的气味 准备好除臭剂和替换的袜子 首饰工作时最好不佩戴首饰 如果要戴 太大的会影响工作 摇晃出声的首饰会招惹周围的目光 此外 还需注意佩戴和首饰不要比客人的还要华丽 保持口腔卫生经常与人打交道的人 特别要注意口腔卫生 要养成午饭后刷牙或漱口的习惯 以免口气异味使对方感到不快 发型头发对一个人的整洁度也有很大的影响 脏得油油的 或者满是头屑当然不行 也有因为发型使对方不快的 因此要避免不符合工作目的的发型 此外 蓬乱的头发也是不合格的 定期去理发店或美容院 保持关发的清洁感 会给人留下良好的印象 日常仪表自检在仪表方面 别人往往很难直言相告 让我们自随时注意检查吧 日常仪表自检在仪表方面 别人往往很难直言相告 让我们自随时注意检查吧 男士女士每天剃胡须吗 发型整洁吗 鼻毛遢长没有 长发整理好了吗 头发上是否有头屑或污渍 化妆是否太浓 指甲脏了吗 指甲油夸不夸张 衬衣衣领和袖口干净吗 指甲长长没有 领带松了没有 戴的饰物是否太华丽 鞋脏了没有 香水味是否太浓 下装有没有熨烫 3 姿态举止 无论站着还是坐着的时候 一定要脊梁伸直 不能因为疲劳就摆出散漫的姿势 如果你的工作与客人接触的机会多 就更应注意 要切记你的一言一行公司的同事 上司 也随时在看着你 站姿 1 膝盖并拢 脚尖打开 女性20度 男性40度 2 脖子伸直 挺胸收腹 3 双肩放松 双手贴着大腿自然下垂 或者轻轻