办公文秘_行政秘书培训教材概述

2001年12月 行政秘书培训 目标 掌握标准的秘书接待方式提高电话接听技能学会使用交流与沟通技巧上司心目中理想之秘书与上司相处之道 秘书的工作范围实不可轻而视之 其负责的职责也关系重大 外表与礼仪小贴士 佩戴胸卡着装得体真诚微笑礼貌耐心交谈时应站立交谈时注视对方交谈时不双手抱于胸前 乐于助人用手指示方向不在办公室化妆不在办公室吃东西不在办公时间看书报给予访客及时 热情的关注与保安保持良好的工作关系 秘书不再只是同事之间人际关系的润滑剂 更不是花瓶 已是企业重要位置的资讯中枢地位 电话接听标准要求 电话铃响三声内接起热情问候表明自己的身份说话时保持微笑礼貌地称呼对方调整好音量和语速表示兴趣和关注 保持冷静与礼貌将留言记录在留言簿重复对方的话及时转达留言请求对方等候先询问告知对方要等多久掌握简单的英语会话 秘书必须具有明晰的头脑 敏于应变 冷静 谦虚 有气度 办事能力强 效率高等能力 待客小贴士 预先登记即将来访的客人的基本信息清楚了解办公室同事的职责范围公司有重大活动须事先知道了解同事当天的外出情况永远礼貌待人永远不嫌 对不起 谢谢您 说得太多 在职的秘书认为帮助工作忙碌的上司 不是等指示下来才去做 而是率先处理安排 积极加以辅助 接待应约而来的客户 您好 请问您找哪位 我与你们总经理有约 接待应约而来的客户 请问您的公司 您贵姓 以便我通知老板 我是奥美广告公司的南茜 接待应约而来的客户 谢谢 请稍等 请这边坐 您需要咖啡还是茶 茶 谢谢 接待应约而来的客户 请南茜女士进来 谢谢 对不起 总经理先生 奥美广告公司的南茜已经来了 是不是请她进来 接待应约而来的客户 起立并热情招呼客人询问他是否有约询问他与哪位老板有约询问他及其公司的姓名请他坐等茶水或咖啡 递上报纸或公司简介 通知与客人约好的上司 没有人天生就精通秘书十八般武艺 但一位称职的秘书人员必须怀抱一份上进的决心 工作职责 负责处理中外方经理的一些个人及日常行政事务负责制定和控制全公司办公用品的预算建立和实施有效的全公司办公用品的领用制度配合财务部作好月末清点工作负责全公司办公设备的管理与维护负责处理公司日常行政事务收发邮件收发传真酒店订房订购机票订购火车票 抱定相关专业知识都想学习的毅力 以提升自我工作之等级 订购鲜花预订用车预订会议室付款写告示 秘书应具备的条件 秉性与能力 耐心 努力 热诚 积极 礼貌 冷静 社交 观察 语言 电脑操作 相关专业知识 截人之长 补己之短 上司心目中理想之秘书 自动化反应能力效率 精确努力工作 有敬业精神分享上司之秘密 不要揭穿老板之秘密完成杂务专案 倒咖啡 茶水 整理 清洁 控制事务之能力 过滤访客 偶尔要打小报告上司永远是对的 秘书人员是一份助力 而非阻力 与上司相处之道 替上司保守秘密要作适当之进退及表现做错事要知道错的原因了解上司的喜好 客户的喜好将相关资讯提供上司 适时给予建议了解上司及自己人际风格 然后加以配合体谅上司之压力 作适度交谈之关心 化解知道上司的目标 按照此方向努力协助