办公文秘_秘书的素养培训讲义

第三章秘书的素养 秘书的素养即秘书资格 是秘书人员从事秘书职业活动的条件和身份 是秘书的德 才 学 识等构成的一个相互联系 相互制约 相互渗透的辩证统一体 第一节秘书的政治修养 一 坚定的政治方向 秘书人员具体的服务对象是不同的 但有一点是共同的 即都是为社会主义现代化建设服务 应做好两方面 1 秘书人员坚定自己的共产主义理想和信念邓小平指出 过去我们党无论怎样弱小 无论遇到什么困难 一直有强大的战斗力 因为我们有马克思主义和共产主义的信念 2 秘书人员应不断提高贯彻执行党的基本路线的自觉性和坚定性 党的十一届三中全会 党的十四大 党的十五大以来 二 强烈的事业心 爱因斯坦说 热爱是最好的老师 1 有了强烈的事业新 才能化被动为主动 2 有了强烈的事业新 就能出于公心 坚持对党和人民负责 三 较高的理论政策水平 秘书工作的政治性特点 要求秘书人员必须具备较高的理论政策水平 1 认真学习马列主义 提高自己的理论素养 2 认真学习党和国家的政策法令 特别要认真学习 深刻领会党的十一届三中全会以来的路线 方针 政策 提高执行党的方针政策的自觉性 四 实事求是的思想作风 改造我们的学习 不怕撤职 精神 不怕开除党籍 不怕老婆离婚 不怕坐牢 不怕杀头 五不怕 毛泽东的 坚持实事求是 就要求秘书人员在工作中 善于把党的路线 方针 政策同本单位 本地区 本部门具体结合起来 要在办文办事 信息调研 督查落实 辅助决策中 尊重客观事实 如反映情况 有喜报喜 有忧报忧 不夸大也不缩小 第二节秘书的智能结构 智能结构是知识和能力的反映 一 秘书的知识结构 古人云 非学无以广才 非学无以明识 非学无以立德 知识 是人们在改造客观世界的实践活动中所获得的认识成果 知识结构 指个人为实现一定的目标 在对人类知识体系进行学习和选择后 在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统 秘书的知识结构包括三个层次 基础知识专业知识相关知识 1 基础知识 主要包括两大类 社会科学基础知识和自然科学基础知识 2 专业知识 专业知识 指秘书在工作范围 工作职责和工作内容内应掌握的知识 包括两方面 一是秘书学科专业知识 二是秘书所在部门的业务知识 3 相关知识 相关学科知识 指与秘书专业相关的一些学科知识 主要有行政管理学 社会学 心理学 公共关系学 新闻学 文书学等 核心 专业知识 基础 基础知识 外围相关知识 层次 二 秘书的能力结构 能力的定义 人们掌握知识并运用这些知识解决问题完成一定活动的本领 1 表达能力 现代秘书的能力结构中 表达能力至关重要 它包括 口头表达能力和文字表达能力 良好的口头表达能力表现为 目的明确 中心突出 语言规范 口齿清晰 语言温和 富有激情 说话得体 符合身份 秘书人员工作中的一个重要任务 就是从事大量的文字工作 几乎天天都要修改或草拟文稿 因此 秘书人员必须具备扎实的文字功底 不仅要精通语法 修辞和逻辑知识 还要掌握一定的写作规律 2 交际能力 社会交往已成为社会各阶层的一项 热门 活动 社交对于秘书人员来说同样重要 首先 社交可以开阔视野 增长知识 在广泛的社交中 可以博采众长 学习各方面的知识以丰富自己 知识出才智 智是谋之本 这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用 其次 社交是办事的辅助 秘书人员办理公务 联系事务 自然是 公事公办 但社交可以帮助选取捷径 克服阻力 提高办事效率 3 办事能力 根据职责的要求 秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动 如果缺乏一些现代的 科学的组织管理能力 就无法把工作搞好 对此 秘书人员一方面要通晓办事的渠道 提高办事的效能 平时多接触一些具体事物 处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的 不断增加自己的阅历和经验 另一方面要用系统的观点 统筹安排工作 4 沟通与协调能力 在办文 办会和办事过程中既要贯彻党和国家的方针政策 又要落实主管部门的相关政策 还要参与组织内部有关政策规定的讨论 拟制 秘书人员介入其中 要通过各种方式 手段 妥善地调节 处理所属系统内各层次 各职能部门 单位之间 本系统所属人员之间及本系统与外系统之间的各种关系 矛盾和纠纷的本领 协调工作是领导者管理职能的延伸 具体表现在 要善于协调内外部关系 要熟悉政策法规及事实依据 通盘考虑 着眼大局 协同各方 处理好局部与整体 长远利益与眼前利益的关系 在大事要事上要坚持原则 在细节 枝节问题上要善于变通 将原则性和灵活性结合起来 要善于分析矛盾的焦点 主要矛盾的主要方面 抓住协调关键 缓解或化解矛盾要善于运用协调方法和协调艺术 充当领导者综合协调的得力助手 5 应变能力 办事的方案 计划 往往与现时不符 需要部分修正或推倒重来 在实际工作中 许多事情若死守条条框框 往往行不通 须把原则性和灵活性相结合 在不违反原则的前提下变通处理 有时会出现一些突发性事件和意外事件 须在较短时间内拿出对策 若一个方案行不通 要立刻更换方案 6 分析能力 秘书每天要办的事情常常是千头万绪 这就需要有一定的分析能力 把各种事情合理归类 加以梳理 分清主次缓急 难易远近 并驾轻就熟的分别办好 第三节秘书的职业道德 道德是一种社会意识形态 是指在一定社会条件下调整人们之间行为规范准则的总和 它是为维护社会秩序的稳定 保证社会生活的和谐与发展而存在的 用以调整社会生活中的各种关系 秘书人员的职业道德市规定秘书人员在职业活动中的行为规范 优良的职业道德是新时期秘书人员从事快节奏 高效率工作的动力 良好的职业道德是新时期秘书人员自我完善的必要条件 秘书人员工作的从属性 服务性 事务性 繁琐性 艰苦性等特点 决定秘书必须具备高尚的人格 恪守职业道德 为人民服务的好党员 好干部 为人民服务 社会主义道德的核心 秘书人员的职业道德市规定秘书人员在职业活动中的行为规范 优良的职业道德是新时期秘书人员从事快节奏 高效率工作的动力 良好的职业道德是新时期秘书人员自我完善的必要条件 秘书人员工作的从属性 服务性 事务性 繁琐性 艰苦性等特点 决定秘书必须具备高尚的人格 恪守职业道德 秘书应当遵守的基本职业道德 1 爱岗敬业 忠于职守 爱业敬业是秘书人员首要的品格 秘书工作任务繁重 责任重大 又需要作出种种牺牲 甘当无名英雄 这就需要充分认识秘书工作的重要性 不断培养秘书职业道德和光荣感 不因工作繁杂而厌烦 不因默默无闻而思迁 树立职业理想 并为例奋斗 尽心尽力做好本职工作 韦氏秘书手册 曾说 对上级和公司的忠诚在你的事务生涯中是十分重要的 2 自尊自重 克己奉公秘书的立身之本 是高尚职业道德在职业活动中的重要体现 是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则 秘书人员在职业活动中要坚持原则 不能利用职务之便 假借领导的名义以权谋取私利 要以国家 人民和集体的利益为重 不为名利所动 以自己的实际行动抵制和反对不正之风 秘书应当严于律己 坚持原则 秉公办事 3 谦虚谨慎 平等待人秘书待人处事应有的风范 在领导者面前谦虚谨慎 凡事不可自作主张 不能因为自己在某些专业知识方面比领导者懂得多一些 或者因为自己对情况了解得比较具体而领导者经常向自己询问 就故意自我炫耀 更不能随意贬低 嘲弄货币是领导者 在同事和群众面前要稳中谦和 平易近人 虚心听取他人的意见 4 严守机密严守机密是秘书具有良好职业习惯的具体表现 秘书人员必须具备严守机