Word样式应用.doc

实验一 Word样式应用实验目的 1. 了解使用Word编辑合同文档的一般方法。 2. 掌握Word样式的使用方法。包括使用内建样式、创建新样式、修改样式等操作。 3. 初步掌握Word模板的使用方法。 4. 掌握公司文件中水印文字的制作方法 5. 了解Word文档权限密码的设置方法。 6. 了解分隔符的使用方法。实验内容 合同的种类很多，随着商品经济的发展，还会越来越多。我们以常用的劳动合同和技术转让协议为例，介绍如何在Word中快速格式化合同文本。 一、制作劳动合同 1. 了解样式和格式。 样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一组格式。当应用样式时，系统会自动完成该样式中所包含的所有格式的设置工作，可以大大提高排版的工作效率。 样式通常有字符样式、段落样式、表格样式和列表样式等类型。 Word允许用户自定义上述类型的样式。同时还提供了多种内建样式，如标题1标题3、正文等样式。 以下我们打开文档“劳动合同(草稿).doc”，对该文档进行格式化操作。 2. 套用内建样式。 (1)单击【格式】【样式和格式】命令，打开如图1-1所示的【样式和格式】任务窗格。在“请选择要应用的格式”列表中列出了标题1标题3等内建样式。 图1-1“样式和格式”任务窗格 图1-2 选中文中的一级标题 (2)按住键盘上的Ctrl键，依次选中文中的一级标题（即以一、二十一等大写编号的段落），如图1-2所示。 (3)单击“格式”工具栏左端的“样式”下拉列表框或“样式和格式”任务窗格中的“请选择要应用的格式”列表框中选择“标题2”。这样所有选中的内容应用了内建样式“标题2”。如图1-3所示。图1-3 应用了内建样式“标题2”的效果2. 新建样式 (1)单击如图1-1所示的【新样式】按钮，打开如图1-4所示的“新建样式”对话框。图1-4 “新建样式”对话框 (2)输入样式名称，如“#文件标题”。在“样式类型”中选择“段落”；“样式基于”和“后续段落样式”均设置为“正文”。 (3)单击图1-4中所示的“格式”按钮，选择下拉列表中的“字体”。打开如图1-5所示的“字体”对话框。图1-5 “字体”对话框 (4)在“字体”选项卡中设置中文字体为“黑体”，字形为“加粗”，字号为“初号”。切换至“字符间距”选项卡，从“间距”列表中选择“加宽”，设置磅值为“5磅”。单击“确定”按钮返回“新建样式”窗口。 (5)单击图1-4中所示的“格式”按钮，选择下拉列表中的“段落”。在打开的“段落”对话框中设置“对齐方式”为“居中对齐”。单击“确定”按钮返回“新建样式”窗口。 (6)单击“新建样式”窗口的“确定”按钮。此时“格式”工具栏左端的“样式”下拉列表框或“样式和格式”任务窗格中的“请选择要应用的格式”列表框中新增加了一项“#文件标题”，如图1-6所示。图1-6新建的“#文件标题”样式 (7)选中“劳动合同”段落，单击样式和格式列表中的“#文件标题”，该段被设置为该样式中定义的格式。如图1-7所示。图1-7 应用“#文件标题”样式的效果 (8)用同样的方法和步骤，定义样式“#条款编号”。其格式如下： 样式类型：字符； 样式基于：默认段落字体； 格式：加粗，阳文。 (9)依次选中正文中的条款编号（即：第一条、第二条），应用单击样式和格式列表中的“#条款编号”样式。设置结果如图1-8所示。图1-8 应用了“#条款编号”样式的效果 (10)依次选中“编号：”和“签订日期 年 月 日”，设置为“右对齐”。 (11)将“市区劳动和社会保障局监制”一行设置为字体“黑体”、字号“小三”，居中对齐。 至此，合同上的文字格式，我们就设置完成了。 3. 使用分页符 将光标移至在“签订日期 年 月 日”后面或下一行，单击【插入】【分隔符】，从“分隔符类型”中选择“分页符”。这样，合同的封页就可以单独显示在第一页了。如图1-9所示。图1-9 设置完成的合同封页 二、技术转让协议 本例中，我们练习如何修改样式；如何将其它文档中的样式应用到当前文档；如何为文档添加文字水印；如何设置文档打开和修改密码等操作。 我们打开文件“技术转让协议(草稿).doc”，对该文件进行编辑。 1. 应用其它文档中的样式 (1)单击【格式】【样式和格式】命令，打开【样式和格式】任务窗格。在“显示”列表框中选择“自定义”，从打开的“格式设置”对话框中单击【样式】命令按钮，然后再“样式”对话框中单击【管理器】命令按钮，打开如图1-10所示的“管理器”对话框。图1-10 “管理器”对话框 (2)单击“管理器”窗口右侧的【关闭文件】按钮，可关闭Normal模板，并且【关闭文件】按钮变为【打开文件】按钮。 (3)单击【打开文件】按钮， 在出现的“打开”对话框中选择文件类型为“Word文档(.doc)”，打开上例中编辑好的文档“劳动合同.doc”。如图1-11所示，“劳动合同”文档中的样式显示在“管理器”对话框右侧的列表中。图1-11 在“管理器”对话框中打开文档 (4)从“劳动合同”的样式列表中选择我们在上例中定义的样式“#条款编号”，单击【复制】按钮，将样式“#条款编号”复制到左侧的“技术转让协议(草稿)”的样式列表框中。如图1-12所示。 图1-12 在“管理器”对话框中复制样式 (5)单击【关闭】按钮，退出“管理器”对话框。 (6)在“样式和格式”任务窗格中，已经增加了样式“#条款编号”。单击样式“#条款编号”右侧的下拉箭头，选择【修改】命令，打开与“新建样式”类似的“修改样式”对话框。 (7)在“修改样式”对话框中，将样式“#条款编号”中的字体改为“黑体”，字号改为“小三”。 (8)单击【确定】按钮,关闭“修改样式”对话框。“样式和格式”任务窗格中的样式“#条款编号”格式已经改变。 (9)依次选中文中的条款编号（第一条、第二条），然后单击样式“#条款编号”，即可将格条款编号设为样式中定义的格式。如图1-13所示。图1-13 应用样式前后的条款编号格式比较 2. 为文档添加文字水印 在实际工作中，有时需要在某些文件上显示“公司绝密”、“内部资料”、“请勿带出”等水印文字。一下操作能够实现水印文字的制作。 (1)单击【格式】【背景】【水印】命令，打开如图1-14所示的“水印”对话框。图1-14 “水印”对话框 (2)选择“文字水印”，在“文字”下拉列表框中选择“公司绝密”；并设置“字体”、“尺寸”、“颜色”和“版式”。(3)设置完毕后，单击“确定”按钮。添加文字水印后的效果如图1-15所示。图1-15 添加了文字水印后的显示效果 3. 设置权限操作密码 对于重要的公司文件，应当为文档设置权限密码。 (1)单击【工具】【选项】命令，在“选项”对话框中，单击“安全性”选项卡。如图1-16所示。图1-16 “选项”对话框的“安全性”选项卡 (2)在“打开文件时的密码”文本框中键入打开密码，它会以“*”显示在屏幕上。单击“高级”按钮可以设置加密类型及密钥长度。 (3)在“修改文件时的密码”文本框中输入修改密码，为安全起见，最好不要与打开密码相同。同时可以选择“建议以只读方式打开文档”复选框。下载本实验中用到的文件：劳动合同(草稿).doc 技术转让协议(草稿).doc思考与练习 1. 什么是样式？怎样使用已有样式？怎样自定义样式？怎样使用其它文档中的样式？ 2. 怎样设置文档的安全性？实验二1.“开始时间”可能是微软中国翻译不确切，应该是起始编码，即你不必每次都从1开始自动编号，也可以从其他如“5”开始编号。“第一级别”，“第二级别”在你那图的中间不是有个即时预览吗？你试着依次选中第一级别改下字体颜色，再选中第二级别，改个字体大小，一目了然，不用再多说了吧？2.“样式基于”的意思是:从哪个现有的样式基础上演变而来生成了现在的这个样式，继承了前者所有的格式后稍加增删。如果前者改变，后者可能也会发生改变，它们有内在联系的关系。“后续段落样式”的意思是，加段落标记（打回车后）的新段落是哪种样式。即指明了后来段什么样式，不要每次手工去添加，如标题1后续段落样式设置成标题2,这样，每次打完标题1回车后，下段自动是标题2了，如果不想，也可以设置成“正文”。“自动更新”简单的说，钩选了这个选项后，此样式，只要文中一处改动，其他同样式的也自己改动，如“标题1”这种样式的这个“自动更新”选了后，只要标题1中一个字设置成了红色三号，其他所有标题1的样式的标题1字都变成了红色三号，非常省事，但有时又不希望这样，建议只用于各级标题，不要用于正文。3，见附件视频(74KB)注意我只是举了个例子，我只做三级，先清空它们，然后再建立自己的。“将更改应用于”这点，你点那个小下拉菜单不就明白了吗？就是说你现在自定义了多级符号类型，假如你的文档事先有大量的多级符号，你是愿意将自己改好的应用全文呢，还是只应用于当前插入点以后？4“常常会遇到已定义好的样式会改变的情况，不知道为什么”很有可能是“样式基于”那个做为基础的样式被你动了，它也动，上面已经说过了，不信你可以实验一下。不过为了说明问题，最好将文档发上来看看。实验三 笔者观察过不少朋友设置标题格式的操作，几乎所有人都要经过选择字体、设置字号和居中几个步骤。其实您只要打开“格式”工具栏中的“样式”下拉列表，选择“标题”样式，一步就可以完成上面三步才能完成的任务。另外，Word 生成文档目录时，要求各级标题具有固定的大纲级别，即设置每一个标题的样式，不会使用样式将寸步难行。由于Normal. dot 模板内置的样式（如正文、标题、目录等）不一定符合不同用户的需要，所以修改样式对提高它的应用价值具有重要意义。一、修改样式1.运行Word 新建一个空白文档，单击“格式”菜单下的“样式”。选中“样式”列表框中您要修改的目标（ 如“ 标题”、“ 标题1 ” 等）， 即可在“ 说明” 下看到该“样式” 使用的字体、缩进、行距等信息。2.单击“更改”按钮打开“更改样式”对话框（如图1），保持“基准样式”和“后续段落样式”内的“正文”不变。根据您要修改样式的内容，单击“格式”上托菜单（如图2）中某一条命令，如“段落”。3.段落格式设置的重点在“缩进和间距”选项卡中。对“标题”、“标题1”等样式而言，应当注意“大纲级别”、“段前”、“段后”和“特殊格式”等项目。4.确定生效后，重复执行上述步骤，将经常使用的几种样式（如“正文”、“标题”、“标题1”和“标题2”等）全部修改一遍。5.修改完成后，将当前文档保存为模板。二、移植样式这是将某一模板中的样式，移植到当前文档或模板中的方法。如果您手中有可供利用的模板，使用此法修改样式具有较高的效率。1 . 新建一文档，单击“样式”对话框中的“管理器”按钮，打开图3 所示的“管理器”对话框。根据您的修改对象，打开“样式的有效范围”进行选择。2.依次单击图3 中的“关闭文件”按钮，使它们变成“ 打开文件” 按钮， 单击“ 打开文件”，在“打开”对话框中分别找到要修改和作为样本的模板。将它们打开后，各自使用的“样式”即可显示在图3 左右两边的列表框中。3.如果您要将右边列表框中显示的样式移植到左边的模板中，只需将其选中，然后单击“复制”按钮，被选中的一个或几个样式就会被移植。待修改模板中不需要的用户自建样式，可以将它选中，单击“删除”按钮从模板中去掉。4 . 修改完成后关闭文件，被修改模板中的样式就会发生改变。除了样式以外，工具栏、自动图文集和宏均可用上述方法移植。大家只要打开图3 中的相应选项卡，按上面介绍的相同方法操作即可。实验四修改样式的方法与创建样式稍有不同，可按如下步骤进行:1.执行“格式”“样式和格式”(或单击“格式”工具栏上的“格式创格”按钮)，显示“样式和格式”任务窗格。2.在底部的“显示”列表框中，选择要修改的样式所属的类型，有“使用中的样式”、“所有样式”、“有效样式”三种。3.在“请选择要应用的格式”框中，将鼠标移至要更改的样式名称上，单击右键或单击其后面的下拉按钮，均会出现同一菜单，在菜单中单击“修改”，打开“修改样式”对话框。4.在“名称”框中键入样式的新名称，如果是内置样式，则新加文本只能在附加在原样式名后；如果是自定义的样式，则名称可以更改。注意:和“新建样式”对话框不同的是，“修改样式”对话框中“样式类型”下拉列表框是灰色的，即无法选择修改样式的类型。5.如果要更改基准样式，可在“样式基于”列表框中选择一种样式作