办公文秘_秘书职能与职能环境建设教材

第二章秘书职能与职能环境建设 学习目标 主要内容 本章小结 思考练习 准确理解和把握秘书职能的两个方面 即 辅助管理 综合服务 准确理解和把握秘书职能环境 主动营造良好的职能环境 从而达到高效履行职能的目的 第一节秘书职能范畴 第二节秘书职能环境建设 第一节秘书职能范畴 本节要点 一 秘书辅助管理职能 二 秘书综合服务职能 辅助管理 是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能 也是秘书职能的本质特征 秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程 即从获取信息 根据获取的信息从中发现问题 拟定解决问题的方案提供给上级作出决定 对确定的决定方案贯彻执行 秘书在这整个过程中起辅助管理的作用 综合服务 是秘书的根本职能 领导的管理内容有多宽 秘书的服务范围也就有多宽 秘书 辅助管理 职能 是指一个机关或单位在其管理的整个过程中 即从获取信息 根据获取的信息从中发现问题 拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的整个过程中 秘书起着帮助或辅佐的作用 一 秘书辅助管理职能 领导者兼听则明 准确 全面 有效地利用信息是其正确开展领导和管理工作的基础 秘书作为领导的近身参谋助手 不仅要向领导提供信息充当领导的耳目 而且要为领导者有效获取利用信息 进行适时的信息沟通及排除信息沟通障碍等方面 进行参谋智能辅助 一 辅助获取并利用信息 在实践中 不少领导者在信息获取和利用的方向 信息量及信息结构等方面都存在问题 因而使领导和管理工作失误 对此 秘书要注重以下三个方面 要注重在方向上的参谋辅助 要注重在扩大信息量上的参谋辅助 要注重优化信息结构方面的辅助 1 获取并利用信息 各种形式的信息干扰是造成领导和管理工作失误的重要原因 秘书有责任协助领导者排除来自各方面的信息干扰 包括 要注重排除思想障碍造成的干扰 要注重排除感情障碍造成的干扰 要注重排除利益冲突造成的干扰 要注重排除时空因素造成的信息干扰 2 排除信息干扰 从领导者产生决策意向进行决策准备开始 秘书的参谋智能辅助就可同步进行 可协助领导者做好以下工作 见图2 2 二 秘书辅助决策 1 决策准备阶段 秘书在准备阶段的工作 在决策形成阶段 秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道 可进行创新思维 设计新的方案供决策者选择 可综合来自各方面的意见和建议 形成系统的可供选择的方案 可按领导意图开展专家咨询活动 并将专家意见 建议吸纳到有关决策方案中去 可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见 并根据各方面的意见进行修改 2 决策形成阶段 对重大决策的初定方案 秘书往往还伴随领导 到基层进行小规模试验 蹲点探索 取得成功经验后 再由点到面地进行推广 对各种供选择的方案进行一一对应的比较 比较其投入成本和产出效益 比较其风险值与效益值 比较其科学性 合理性 可行性和可受性等等 决策形成阶段还包括科学 严密的决策论证 决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排 而真正使决策目标变为现实 还取决于有效的实施决策 在决策实施过程中 秘书的参谋智能辅助具有独特的作用 对谋求认同的辅助对纠正偏差的辅助对行为失范的辅助对克服重大失误的辅助对克服运行失调的辅助弥补决策疏漏的辅助对适应环境变化的辅助对发现机遇的辅助 3 决策实施阶段 1 督促检查的内容秘书对督促检查的辅助 主要是在领导者的主持下 按照领导确定的督促检查内容和目的 操办具体的事务 具体包括 发现失调现象提出督促检查建议 检查实施情况 督促办理 反馈实施信息 要归纳评估督促检查效果 三 辅助督促检查 督促检查是领导实施决策 保证领导工作部署得效实施的重要组成部分 秘书操办督促检查中的事务 既有利于领导者直接掌握执行情况 又有利于秘书发挥近身综合辅助的优势 既有利于上情下达 使执行者正确理解领导意图 又有利于下情上达 使领导者全面把握执行情况 有针对性地进行指挥 协调和控制 对维护组织管理协调运作具有积极的推动作用 三 辅助督促检查 2 秘书辅助督促检查的意义 秘书对领导督促检查工作的辅助 是在领导者主持下 围绕领导工作需要展开的 主要有六条要领 要抓住领导工作的重点 难点和热点 要正确理解和贯彻领导意图 要及时反馈信息 要坚持原则 要讲究效率 要谋求协调有序 3 秘书督促检查的要领 1 信访工作的内容信访工作指的是处理人民群众的来信和接待处理来访 信访工作一直是充当领导参谋助手的秘书职能范畴中的重要任务 秘书处理信访事务 是充当领导耳目 了解群众的需要和要求的重要形式 处理信访事务又是各类社会管理部门的有益补充 它将重大的 复杂的 难以解决的问题直接反馈给高层决策者 使之得到统筹解决 将具体的 看起来是细小的 管理归属不清的 与当事人切身利益相关的事情 进行归口分流 使之得到妥善的处理 这对社会的贡献是不可替代的 四 辅助处理信访 秘书处理信访事务主要有以下六方面要领 要遵循信访工作原则 要以事实为依据 以法规政策为准绳 领导负责 归口处理 要做到事事有回应 件件落到实处 要严格按制度办事 要严守办理程序 2 秘书辅助处理信访的要领 要与有关部门协同配合 要尽可能满足群众的正当要求 维护人民群众的合法权益 要正确对待信访老户 耐心做深入细致的思想疏导工作 不能将矛盾上交要尽可能将问题解决在本级组织的工作范围之内 1 随机协调的内容随机协调指的是对组织运转中由不确定因素随机出现的问题和失调现象的妥善处理 化解或缓解矛盾 恢复组织协调运转 秘书的随机协调 一是指在辅助管理等业务活动中 随机发现失调或问题 主动进行信息沟通和思想交流 消除误会和隔阂 谋求共识 协调关系 二是指受命于领导者 去处理随机出现的失调问题 五 辅助随机协调 秘书处于组织运转的信息枢纽地位 对随机出现的失调现象能够敏锐地发现 对一般性的 浅层次的失调 秘书主动进行随机协调 便于把问题化解在萌芽状态 避免酿成更为严重的失调 对突发性的 重大的失调 秘书进行随机协调 有利于控制事态 缓解冲突 为领导解决问题作好准备 对严重的 深层次的失调 秘书及时调查失调的状态 性质 变化态势 影响及失调的原因 并提出有关协调方案的建议 对领导者采取协调举措具有重要的参考作用 秘书随机协调的作用是确定的 具有不可替代性的 秘书随机协调 是立足秘书本职地位进行的协调活动 必须把握以下六点要领 要注重与组织目标的一致性 要注重对变化的适应性 要注重非权力支配性 要注重非职责限定性 要注重沟通疏导性 要注重量力适度性 2 秘书随机协调辅助的要领 二 秘书综合服务职能 综合服务 是秘书的根本职能 秘书提供 综合服务 的职能很宽广 可以说 领导的管理内容有多宽 秘书的服务范围也就有多宽 同时 秘书还得为平行的职能部门执行管理职能提供服务 并还要为管理的相对人 人民群众提供服务 办文在秘书工作中主要指文稿撰拟 运行 整理及保管利用 自秘书性工作萌生开始 办文就成为秘书性人员为领导和管理工作服务的重要手段 成为其辅政的主要方式 一 秘书 办文 服务事务 秘书撰拟文稿 主要是指受命于领导草各种表达领导和管理意图的书信 文件 讲话稿等文字材料 秘书在撰拟文稿的过程中应注意以下六个方面 要明确自己代笔者的地位 要准确使用规范的文种 要选用准确而不含混 庄重而不易产生歧义的语言表达 要反复进行认真修改 要依据可靠 要有精益求精认真负责的态度 1 文稿撰拟 文书运行包括收文和发文两个程序化运行过程 收文程序的主要环节有 签收 登记 分办 传阅 拟办 批办 承办 催办 注办等 发文程序的主要环节有 授意 拟稿 审核 签发 复核 缮印 校对 用印 登记 封发等 文书运行可根据机关规模 文件流量 沟通往来的需要等具体情况 对上述收文 发文程序进行调整 增减其中的某些环节 2 文书运行 文书整理主要指将已经办理完毕的文书的处理 主要包括文书立卷和案卷归档 文书立卷是指将已经办理完毕的 具有一定查考利用价值的文件材料 按其形成过程中的联系 特征和一定的规律组成案卷 3 文书整理 文书立卷的范围 本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的 具有一定查考利用价值的文书 电报 会议文件 内部文件 电话记录 会议记录 本机关编印的出版物原稿 以及图表 簿册 声像材料等 上级机关发来的与本机关业务有关的决议 决定 指示 命令 重要通知 通报 条例 规定等 下级机关文件 与本机关无关的外来文等均不需立卷 文书立卷的原则 保持文书间的历史联系 区别保存价值 便于保管和利用 经过整理的文书案卷 必须逐年移交给机关档案室集中保管 称为归档 归档的时限要求是办理完毕的文书经整理组合成案卷后 一般在 第二年的上半年向档案部门移交 归档的质量要求是要维护文书材料的齐全 完整 要按文书的内容上的联系合并整理 立卷 要保持文书间的历史联系 区分保存价值 分类整理 立卷 案卷要简明确切 便于保管和利用 秘书要收集保管一定数量的文献资料 以便在领导工作需要时提供给领导参考 并在自身开展业务活动中查阅 秘书文献资料工作中必须注重以下五个方面 要注重针对性 要注重前沿性 要注重系统性 要注重动态性 要注重消化应用性 4 文献材料的保管和利用 秘书办会指的是协助领导者筹备会议 操办会务 为会议有序进行和取得预期效果提供服务 秘书办会主要包括会前准备 会间服务 会后事务及在会前 会间 会后都有大量会议文字工作和文件材料处理事务 二 秘书 办会 服务事务 秘书会务工作的原则 要强调与领导者主辅配合 要强调周密安排 有序运作 要强调热情服务 提高效率 要强调涉密会议的安全 保密 在操办会议事务中要注重发挥参谋建议和拾遗补阙作用 要注重规范性与灵活性的结合 1会务工作的原则和任务 秘书会务工作的任务 主要有会前筹备 会议接待 组织联络 会场管理 会议文件工作 会议选举 会议保密 会议后勤服务 会间事务 会后工作等 秘书在会议活动全过程中尽职尽责地操办会务和提供服务 对提高会议效率 优化会议效果具有不可低估的积极作用 秘书会务工作中 会前筹备是会议有效进行的基础性工作 会前筹备工作主要包括领导确定会议目的 议题 秘书根据领导意图拟订会议筹备方案 领导审核 批准会议筹备方案 组建会议筹备和组织机构并按会议筹备方案进行分工 根据确定的与会者名单送发会议通知 准备会议文件 布置会场 按会议讨论要求将与会者编组 制作会议代表证 工作人员证件及其他证件 根据与会者特征安排其会议期间的住宿和接站车辆 2 会前筹备 会议召开期间 必须办好以下工作 会场签到 以便了解与会代表的人数 会间调度 这是指对会议程序 内容 会场服务的安排和调整 会议记录 这是指会议情况的原始记录 它是贯彻会议精神的依据 形成会议文件的基础 会议简报 这是反映会议进程 动态 通报会议情况的文书 会议选举 会议总结 后勤保障 3 会间事务 会后工作主要包括 草拟和印发会议纪要 以记载和传达会议的主要精神 清理会议文件 组织会议代表离会 为其提供各种方便 搞好宣传报道 扩大和传播会议影响 会议工作总结 会后催办工作 4 会后工作 秘书为领导操办事务的范围相当广泛 大体上可分为日常事务 随机性事务和受权理事三类 三 秘书 办事 服务事务 日常事务指秘书每天都要操办的事务 这些日常事务有着共同的特征 具有领导工作需要的选择性 具有操作的规范性 具有与领导工作的主辅协同性 具有运作的适应性 具有服务的周密性 1 日常事务 办公室事务管理 包括值班工作 电话记录 来信来访处理等 综合承办事务即承办上级领导下达的各项指令 协调各部门各机构之间的工作关系 文书处理事务 包括文书材料的收发 管理 登记 传阅 批办 传递 催办以及缮印 清退 立卷 保管等 印信凭证的管理 秘书人员必须深刻了解印信凭证的作用和意义 懂得印章凭证的制作 使用和保管 领导活动安排的内容领导活动是指领导群体的活动 既包括领导者主动发起的活动 又包括下属需要领导者主持或参与的活动 还包括往来单位或社会公众要求 约请领导者出席的活动 由秘书部门和秘书协助安排领导活动 有利于统筹全局 协调处理 分轻重缓急 有序安排 避免冲突和矛盾 提高领导工作效率 领导活动安排 秘书的随机事务指难以预测的 不经常发生的 或在职能分工边界上难以确定由谁处理的事务 秘书处理随机事务要注重的五个方面 要注重预防性 要注重反应的敏锐性 要注重整体配合性 要注重辅助地位的制约性 要注重沟通枢纽性 2 随机事务 秘书受权理事 指的是领导者根据工作的需要 将自己权限范围内的事务 授权秘书代表自己去处理 秘书根据领导的意图和委授的权力及要求 代表领导去处理交办的事务 3 受权理事 秘书受权理事应注意事项 要准确理解领导的授权意图 把握目的 要求和授权范围以及相关的法纪规范 正确地把握理事的依据 要分析客观环境要素和完成任务的各种条件 谋划办理的思路和选择有效的工作方法 要明确受权理事的双重角色 要与领导者保持密切沟通 特别是当环境变化或其他原因使问题的处理已超出授权范围时 一定要向授权者请示 并遵从其新的指示办理 要主动争取其他方面的配合与合作 但遇到受权以外的事务 秘书不得自作主张 不得擅作决定 第二节秘书职能环境建设 本节要点 一 秘书职能环境含义及其重要性 二 营造优美的工作环境 三 优化良好的人际关系环境 人类的全部活动都是在一定的环境条件下进行的 秘书的职能环境是他从事职业活动 履行职能的基石 创造良好的职业环境氛围 与各方面建立正常 稳定的职能关系 并主动依靠和强化这种职能关系 就能有效地行使和实现自己的职能 一 职能环境是指职业个人在他履行其社会职能时必须具备的物质生活条件和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的统称 一 秘书职能环境含义及重要性 是指从事秘书工作的秘书个人 在履行秘书职能时的有利于自身健康 成长和提高工作效率的物质生活环境和与之发生职能关系的相对稳定的职能对象的总称 二 秘书职能环境 改善物质生活条件和工作条件 优化各种职能关系 为自己的事业创造 天时 地利 人和 的客观环境 使自己的工作能等到各有关方面的理解 信任 支持和合作 才能正常 顺利 有效地行使自己的社会职能 其职能环境优化的程度愈高 秘书的职能活动也就愈顺畅 效用也就愈显著 三 秘书职能环境的重要性 优美的工作环境 可以激发人们愉快 高昂的情绪 使其专心致志地投入工作 还有利于消除紧张和疲劳 二 营造优美的工作环境 秘书的工作场所 即各机关 单位的秘书按照一定制度 并借助于一定手段处理公务的地方 它应根据秘书工作的性质 特点和基本职能特别应根据服从并服务于领导工作的需要和外来人员办事联络的需要来合理设计 如应考虑到秘书的活动范围 作业姿势和办公用具的安置以及物理方面 如气候 光线 声音 颜色等 的因素 做到各办公室的位置排列科学 房屋的面积适当 室内空间适度 座位应按工作流程顺序同向排列 不宜紊乱无序或任人自由选择 以免相互干扰 一 秘书工作场所 二 秘书工作场所的布置模式 1 总体办公型两种模式 敝开式 就是将秘书集中在一间大的办公室里 按照工作流程 以工作台为中心进行排列 敝开式办公室又可分为对称型和不对称型两种 这是目前世界各国比较流行的排列模式 它便于集中管理 能节约行政开支 节省办事时间 有利于相互合作 但容易相互干扰 也有碍于身体健康 半封闭式 即在敝开式的办公室内用组合式家具或其他材料 将分工不同的秘书部门的小单位和人员隔开 形成以工作台为中心的若干个 工作单元 其长处如上 缺点是经费开支较多 也不便于管理和监控 2 职能分工型模式 又称 分散式 就是将秘书部门的各小单位和人员分散地安排在机关 单位领导人办公室周围的专门房间里 从事其职责范围内的秘书职能活动 这是我国传统的工作方式 它有利于密切人际关系 有利于分级管理 也有利于保持工作环境的安静 但它不利于信息沟通 不便于工作协调 不便于监督检查 也不利于提高工作质量和效率 三 秘书办公自然环境因素要求 空气环境温度 保持在20 25 左右 湿度 保持在40 60 通风 控制在0 3m s 0 4m s 另还要控制热辐射 绿化 和气压 色彩环境 色彩是指光波刺激人眼所产生的视感觉 色彩对人的生理 心理会产生特有的视觉效果 红 橙 黄色具有热烈 温暖的视觉效果 是为暖色 蓝 绿 紫色具有寒冷 沉静的视觉效果 是为冷色 黑 红 橙色给人以重的感觉 白 绿 蓝色给人以轻的感觉 一般说来 深颜色有收缩感 使人感到大 厚 近 浅颜色有扩张感 使人感到小 薄 远 秘书工作场所的色调宜以白 乳白 浅黄 天蓝 浅蓝为基本色 这能减轻人眼的疲劳 提高识别事物的能力和速度 提高工作效率和质量 而且还能使室内环境变得赏心悦目 给人带来精神上的轻松感 愉快感和舒坦感 光线环境 光线环境和色彩环境合称为视觉环境 是通过人的视觉器官 眼睛 所感知的空间性环境 人们获取信息80 来自视觉 秘书工作的环境应根据工作的性质 时间的长短 空间的大小 位置的不同 进行科学 合理的安排 配置充分 合理的采光照明系统 声音环境 声音环境又称听觉环境 听觉 是指声波振动动物耳朵鼓膜所产生的感觉 一般情况下 50分贝以下的环境是安静的 75分贝以下对人体没什么影响 85 90分贝对人有轻度影响 95分贝以上的噪音对人可构成危害 130分贝会引起病态感觉 150分贝是人体忍受的界限 180分贝能够破坏金属 再高10分贝 就足以把铆钉从金属结构中拔出来 秘书室内工作环境的基本要求是保持安静 要隔绝噪音 室外环境 室外环境是是指秘书所在机关 单位的整个自然环境状况 即庭院环境 各机关 单位应根据环境美学和人类生态学的规律和要求 创造机关 单位的自然环境美 为秘书和所有员工提供一个卫生 整洁 安全 安静 方便 舒适 优雅 美观的生存和生活环境 机关 单位的选址要远离污染 布局要规整合理 周围应绿化 净化 美化 三 优化良好的人际关系环境 一 人际关系 也称人群关系 是指人们在进行物质交往和精神交往过程中发生 发展和建立起来的人与人之间的关系 理想的人际关系环境 应是一种充满亲密 和谐 团结 协作的氛围 具有凝聚力 向心力和感召力的集体 二 秘书的人际关系 秘书的人际关系是一种业缘人际关系 或称工作关系 是由于人们从事共同的或有关联的社会工作而结成的人际关系 构成业缘人际关系的媒介是人们在社会群体中所从事的职业 三 秘书人际关系环境氛围的类型 1 和谐型 是指机关 单位各部门之间 感情融洽 能相互理解 相互信任 相互支持 相互照应 各项工作都能默契配合 步调一致 因而心情舒畅 工作干劲大 和谐的人际关系是最佳发挥秘书职能作用的人际环境氛围 秘书不仅要珍惜和利用和谐的人际环境 而且应协助领导形成和优化良好的人际环境 具体要注重以下三方面 要加强上情下达 下情上达 左右沟通 内外沟通 促进人与人之间的相互理解与信任 促进相互支持与配合 要将贯彻领导意图与真实反映群众意愿有机结合起来 加强团体意识 要把服务于领导工作与服务于全体组织成员相结合 促进共识 整合整体利益 2 淡漠型 指机关 单位各部门 各成员之间以及与上下 兄弟单位之间缺乏感情联系和思想沟通 除了工作上的一般接触外 就再没有其他的什么接触了 各职能部门之间只是业务上的往来 按程序办事 工作人员虽有明确分工 也能按时到位 但公事公办 不求有功 但求无过 事不关己 高高挂起 谈不上相互支持和协作 很少有考虑组织总体目标的实现进程 也很少关心人与人之间思想感情的交流与沟通 显示出一种 平淡如水 的状态 人们的工作主动性和积极性都不高 在淡漠的人际关系中 秘书工作会受到消极影响 其各项职能活动得不到必要的理解 支持和协作 辅助领导工作也缺乏良好的群众基础 秘书针对淡漠的人际环境要注重以下四个方面 要注重加强桥梁纽带作用 把群众的意见和要求及时集中起来向领导反映 使领导和管理举措符合民意 增强团体凝聚力 协助领导加强与群众的联系 开发群体潜能 激发群众开拓事业的热情 要将领导的正确意图及时向群众传达和宣传 强化群众对领导工作的理解和认同 协助领导妥善处理各种矛盾和问题 化解各种隔阂 谋求协调与和谐 逐渐形成和谐的人际关系 3 紧张型 指的是机关 单位处于一种磨擦不断 矛盾突出的人际关系环境氛围 在这种氛围中 或由于领导班子不团结 互不买帐 各吹各的号 各唱各的调 或是职能部门从各自的小集团利益出发 相互掣肘 推诿扯皮 或是同一职能部门的成员之间人际关系紧张 各人自扫门前雪 不管他人瓦上霜 配合失调 或由于人们价值观念的不同而造成认识上的分歧 或由于个人恩怨和利益冲突而戟指怒目 或由于领导偏听偏信 处事不公而产生埋怨心理 或由于机构臃肿而 人闲出是非 这种环境氛围使得秘书干什么工作都难 极费周折 而且往往是费力不讨好 在紧张的人际关系环境里 秘书应该意 不介入领导人之间的无原则纠纷 不分亲疏 不传是非 不传小道消息 不搞人身依附 坚持正常的组织生活原则 对人一视同仁 诚恳相待 一切从组织公利出发 不为小团体利益损害组织公利 按职责分工对口请示汇报工作 避免多头请示 交叉请示和多头指示 交叉指示引发的矛盾 多做协调工作 增进矛盾各方相互理解 促进关系协调 四 秘书应处理好的人际关系 1 秘书与领导的关系秘书是领导的耳目 助手和参谋 又是智囊和管家 秘书辅助领导工作 领导是一个圆心 秘书则是环绕圆心的圆周轨道上运行的各个点 领导工作是一条主线 秘书工作则是围绕主线上下 左右 前后同步行进的一条曲线 因此 没有领导 秘书也就没有存在的必要 没有领导工作 秘书工作也就没有存在的必要 秘书在领导活动过程中的位置 秘书为领导和领导工作服务是全方位的 除辅佐决策外 还包括参谋咨询 沟通信息 加强协调和各种秘书实务等 在这一切过程中秘书必须服从并服务于领导和领导工作的 始终处于中介 辅助的地位 因此 秘书必须要有甘当配角 做无名英雄的意识 在代替领导发号施令过程中又要有不当 二首长 的意识 即秘书在为领导服务的过程中 应当做到参谋而不决策 分忧而不分权 自尊而不自大 要坚持对事不对人 一切对党和人民负责 人格地位上的平等关系领导与秘书都是国家的公民 都享有宪法规定的平等权利和承担同等的义务 秘书与领导的关系 应当建立在公民的人格平等的基础之上 可能出现的误区 把领导与秘书工作上的上下级关系搞成人身依附关系 领导对其秘书视为仆人 不尊重其人格和人身自由 秘书对其领导视为主人 把向人民负责向组织负责 向领导负责的一致性 变为对领导个人负责 不论是否违纪违法都惟命是从 秘书与领导应处理的关系 1 领导与秘书在事业发展目标上和各项任务目标上是一致的 为了实现共同的事业目标和任务目标 两者是相互配合的同事 必须密切配合 可能出现的误区 在事业目标上 如果领导者个人的事业目标违背社会公众利益和国家法律法规 秘书必须加以劝谏 若劝谏无效一意孤行 造成了对国家人民利益的损害 则要检举揭发 履行公民的义务 否则 就会成为违法者的同伙 如果秘书的个人目标违背法纪 领导者要及时批评教育 甚至给予处分 否则 就会犯包庇坏人的严重错误 实现工作目标中的同事关系 2 秘书工作属于领导工作的延伸 在工作实践中 领导者是上级 处于主体地位 秘书是下级 处于辅助地位 主辅配合默契 关系和谐 工作能有效开展 可能出现的误区 将主辅配合关系搞成不正常的人身依附关系 是容易出现的误区 除此之外 主辅关系的误区主要有三个方面 主辅脱节 主辅错位 主辅不分 工作职能上的上下级主辅关系 3 领导与秘书在相互配合的工作过程中 领导处于主动地位 发动 推动工作 秘书处于被动地位 辅助领导 执行任务和操办事务 为领导工作服务 可能出现的误区 领导与秘书的主动与从属关系 若处理不当 一是会出现领导者缺乏引导 调度 指导秘书工作的能力或对秘书工作不够重视 使得秘书工作被动无序或低效 二是秘书缺乏发挥主观能动性的积极性和能力 只能被动应付 工作过程上的主从关系 4 领导与秘书工作沟通 既有领导对秘书的指示 指导 又有秘书对领导者的请示 汇报 既有领导者向秘书了解情况 征求意见和建议 又有秘书向领导主动参谋 提供可行方案等 只有建立和保持了这种密切的双向沟通关系 领导与秘书的主辅配合才能有效 只有加强这种双向沟通 才能使领导者与秘书的主辅配合 逐渐达到配合默契的程度 可能出现的误区 领导者与秘书的沟通关系 若处理不善会出现以下情况 沟通受阻 单向沟通 虚假沟通 工作沟通上的双向交流关系 5 秘书工作的绩效 蕴含在领导工作的绩效之中 因此 领导者对秘书指导有方 促进秘书提高工作绩效 实际上也是在提高领导工作绩效 秘书立足本职主动提供有效的辅助和服务 促进领导工作绩效 同样也是在提高自身的工作绩效 可能出现的误区 领导与秘书工作绩效上的一体关系 若处理得不好会出现以下情况 秘书的压抑感 秘书的表现欲 领导者的优越感或特权感 工作绩效上的一体关系 6 2 秘书与职能部门的关系 秘书同职能部门之间的联系 是一种同层次业缘人际关系的联系 即在同一机关 单位处于相同地位的人们在交往过程中结成的业缘人际关系 有两种形态 即以综合辅助领导和领导工作为中心任务 同职能部门所发生的业缘人际关系 秘书辅助领导工作 就须针对辅助任务的需要 同各职能部门进行交往 在领导与各职能部门之间架起一座桥梁 纵向地往返输送 反馈各种信息 秘书的作用是通过一条与领导直接指挥的主线相平行的辅线 而介于领导与职能部门之间 辅助形态 管理事务中有综合性或交叉性的事项 关涉几个职能部门的业务范围 这就需要秘书和秘书部门从中进行协调 按照领导的意图 确定出某一职能部门主要负责 其他职能部门协助办理 同心协力完成这一综合性或交叉性的事项 协调形态 秘书与职能部门建立良好的业缘关系应做到 第一 树立 一盘棋 的整体观念 即秘书和各职能部门的人员必须树立整体观念 以全局利益为重 小局服从大局 棋子 服从整盘棋的调度 第二 强化职能部门观念 秘书应正视其地位与作用的辅助性质 恪守谦虚谨慎的职业道德 体谅其难处并为之服务 不得居高临下 颐指气使 第三 体谅职能部门的难处 秘书