办公文秘_涉外秘书的性格要求和心理素养培训课件

第三章涉外秘书的性格要求和心理素养 LOGO 简介Introduction 学习内容 涉外秘书的性格 什么是性格性格的分类涉外秘书的性格要求涉外秘书职业性格的培养途径和方法 秘书是一种从属 服务于领导的社会职业 其工作繁 杂 忙 累 这就对秘书人员的性格和心理提出了一些特殊要求 CompanyLogo 一 涉外秘书的性格 一 什么是性格性格是表现在人的态度和行为方面的较为稳定的心理特征 如开朗 刚强 懦弱等 它是个性的重要组成部分 它是在一个人的生理素质的基础上 在社会实践活动中逐渐形成 发展和变化的 CompanyLogo 五行分类法 我国古代根据五行把人的性格分为金 木 水 火 土五类 体液说 神经系统活动理论 希波克拉特的 体液说 把人的性格分为胆汁质 多血质 粘液质 抑郁质四种类型 巴甫洛夫高级神经系统活动理论把人的气质分为冲动型 活泼型 安静型 抑制型四种类型 二 性格的分类 CompanyLogo 金命人 讲义气 四柱 八字 下同 中金多金旺性急而刚 易受其折 木命人 主慈 心地善良 好施舍 但柱中木多木旺 性格倔强 特别是 桑松木 命的人 宁愿站着死 不愿跪着生 此种人最适合当兵 当侦察兵 特工人员 1 五行分类法 CompanyLogo 水命人 主智 聪明而好学 但水命人曲折多 尤如水从昆仑山流入东海 要经历千辛万苦 如柱中水多水旺 性情急躁而凶暴 易于造出祸端 火命人 主礼 接人待客总是彬彬有礼 遇事多以论理 但柱中火多火旺 性急而燥 易于把事情弄坏 土命人 主信 讲信用 说一不二 说到做到 但柱中土多土旺 喜静 不爱动 因而好失时机 CompanyLogo 根据希波特拉克的 血液说 来测试一下你的性格类型吧 你在公园散步 走了一会觉得累了 于是在公园的长椅上坐下 然后把帽子脱下来放在旁边 这时候 一个人走了过来 没注意长椅上的帽子 一屁股坐了下去 2 体液说 CompanyLogo C 你会怎么想呢 1 A B D 你把我的帽子坐扁了 我非揍你一顿不可 哦 你不说我还不知道 算了 没关系 我不生气 趁人不注意骂几句 幽怨地看一眼 小声嘀咕 这帽子不能戴了 我真倒霉 出门散步帽子还被人坐坏了 先皱皱眉 没事 反正帽子还能戴 我们交个朋友吧 CompanyLogo A胆汁质神经类型 强而不平衡的兴奋型典型表现 直率 热情 反应迅速 行动敏捷 脾气暴躁 容易冲动 不善于考虑 情感易爆发而不能自制 由于精力旺盛 能以极大的热情投身于自己所从事的活动中去 开始时能够埋头于工作也准备去克服通向目标的重重困难和障碍 但一旦精力耗尽 易情绪低落 失去信心 胆汁质的秘书适合于从事鼓动 组织一类的工作 适合处理办公室的日常事务和进行具有开创性的组织工作 CompanyLogo B多血质神经类型 强 平衡而灵活的活泼型典型表现 活泼 好动 善于交际 在新的环境里不会感到拘束 思维敏捷 容易接受新鲜事物 注意力容易转移 情绪和情感容易产生也容易变化和消失 同时容易外露 体验不深刻 多血质的秘书适合从事对外联系 交际方面的工作 同时还适合于处理各种人际关系的协调工作 能够比较灵活地解决各种人际矛盾与争端 CompanyLogo C粘液质神经类型 强 平衡 不灵活的安静型典型表现 稳重 考虑问题全面 安静 沉默 善于克制自己 行动缓慢而沉着 不会为无谓的诱因而分心 态度持重 交际适度 少空谈 情感上不易激动 不易发脾气 也不易流露情感 能自制 也不常常显露自己的才能 其不足之处在于不够灵活 不善于应付多变的环境 粘液质的秘书适合从事材料综合及文书处理方面较细致的工作 能够做到工作有条理性 CompanyLogo D抑郁质神经类型 弱的抑制型典型表现 情绪体验深刻 持久 有较强的感受能力 易动感情 情绪不容易表露 反应迟缓但深刻 能观察到别人不易察觉的细节 对外部环境变化敏感 具有幻想力 比较怯弱 怀疑 孤僻 优柔寡断 容易恐惧 抑郁质的秘书适合从事文件起草和提供咨询工作 能够深化领导思想 使工作经验系统化 CompanyLogo 人的气质可分为4种类型 胆汁质 兴奋型 多血质 活泼型 粘液质 安静型 抑郁质 抑制型 人的气质类型可以通过一些方法加以测定 但属于某一种类型的人很少 多数人是介于各类型之间的中间类型 即混合型 如胆汁 多血质 多血 粘液质等 3 神经系统活动理论 气质说 CompanyLogo 人的气质对行为 实践活动的进行及其效率有着一定的影响 因此 了解人的气质对于教育工作 组织生产 培训干部职工 选拔人才 社会分工等方面都具有重要的意义 气质不影响活动的性质 但可以影响活动的效率 如果在学习 工作 生活中考虑到这一点 就能够有效提高自己和他人的效率 CompanyLogo 人的气质本身无好坏之分 气质类型也无好坏之分 在评定人的气质时不能认为一种气质类型是好的 另一种气质类型是坏的 每一种气质都有积极和消极两个方面 在这种情况下可能具有积极的意义 而在另一种情况下可能具有消极的意义 如胆汁质的人可成为积极 热情的人 也可发展成为任性 粗暴 易发脾气的人 CompanyLogo 多血质的人情感丰富 工作能力强 易适应新的环境 但注意力不够集中 兴趣容易转移 无恒心等 气质相同的人可有成就的高低和善恶的区别 抑郁质的人工作中耐受能力差 容易感到疲劳 但感情比较细腻 作事审慎小心 观察力敏锐 善于察觉到别人不易察觉的细小事物 气质不能决定人们的行为 是因为人们可以自觉地去调节和控制 CompanyLogo 气质虽然在人的实践活动中不起决定作用 但是有一定的影响 气质不仅影响活动进行的性质 而且可能影响活动的效率 例如 要求作出迅速灵活反应的工作对于多血质和胆汁质的人较为合适 而粘液质和抑郁质的人则较难适应 反之 要求持久 细致的工作对粘液质 抑郁质的人较为合适 而多血质 胆汁质的人又较难适应 在一般的学习和劳动活动中 气质的各种特性之间可以起互相补偿的作用 因此对活动效率的影响并不显著 CompanyLogo 对先进纺织工人所作的研究证明 一些看管多台机床的纺织女工属于粘液质 她们的注意力稳定 工作中很少分心 这在及时发现断头故障等方面是一种积极的特性 注意的这种稳定性补偿了她们从一台机床到另一台机床转移注意较为困难的缺陷 另一些纺织女工属于活泼型 她们的注意比较容易从一台机床转向另一台机床 这样注意易于转移就补偿了注意易于分散的缺陷 CompanyLogo 但是 在一些特殊职业中 例如飞机驾驶员 宇航员 大型动力系统调度员或运动员等 要经受高度的身心紧张 要求人们有极其灵敏的反应 要求人敢于冒险和临危不惧 对人的气质特性提出特定的要求 在这种情况下 气质的特性影响着一个人是否适合于从事该种职业 因此在培训这类职业的工作人员时应当测定人的气质特性 这是职业选择和淘汰的根据之一 CompanyLogo 由于人们的气质各不相同 所以要求在教育工作中必须采取因材施教 个别对待的方法 例如 严厉的批评对于胆汁质或多血质的学生会促使他们遵守纪律 改正错误 但对抑郁质的学生则可能产生不良后果 这就要求教育工作者考虑学生的气质特点 又如 在改变作息制度和重新编班时 多血质的学生很容易适应 无需特别关心 而对于粘液质 抑郁质的学生则需给予更多的关怀和照顾 才能使他们逐步适应新的环境 CompanyLogo 总之 虽然人的行为不是决定于气质 而是决定于在社会环境和教育影响下形成的动机和态度 但是气质在人的实践活动中也具有一定的意义 虽然气质与态度相比只居于从属的地位 但它是构成人们各种个性品质的一个基础 因此它是一个必须加以分析和考虑的重要因素 CompanyLogo 三 涉外秘书的性格要求 CompanyLogo 1 豁达宽容所谓豁达宽容指的就是一种广阔的胸怀 容忍的度量 秘书是一种特殊的职业 身处复杂微妙的地位 面对的社会关系网复杂 庞大 在工作中 难免与领导人 同事及群众之间发生性格矛盾 利害冲突 在处理事务中 常会引起误解和不满 因此 秘书人员的性格中很重要的一方面就是对人对事需要豁达宽容 即在坚持原则的前提下采取宽容 忍耐的态度 对于所服务的领导者要多加体谅 主动热情 细致周到 对同事热情 关心 乐于助人 豁达 开朗还能给人以欢乐 给人以勇气 团结同事共同工作 CompanyLogo 2 稳重踏实首先 秘书是单位 企业和自己领导的门面 这就要求秘书时时刻刻注意自己的言行举止 否则 让自己的形象掉价事小 让单位 领导的形象蒙尘事大 其次 秘书是领导的参谋和助手 是领导的 幕僚 工作是为领导服务 干的既是幕后工作 又都是小事情 千头万绪又十分复杂 而且虽说是小事 但又出不得错 一出错 就可能步步错 全盘皆输 再次 秘书工作接触领导 接触上级 要把握好自己 稳重些 知道什么当说什么不当说 否则不小心泄露了单位的机密 不光单位利益受损 自己也肯定吃亏 CompanyLogo 3 敏捷应变所谓灵活变通的性格是指遇到计划之外的突发事件或紧急事务能够快速想出对策 灵活应对 而不会束手无策 而且能够把这些突发事件和紧急事务处理得滴水不漏 妥善完满 秘书工作以领导为核心 以企业 单位的各项事务活动为半径 这就决定了秘书工作面对很多关系 很多人 这样自然而然突发情况也就多了 即使秘书平时计划定得再好 也可能突然出现一些意想不到的情形 这就需要秘书有敏锐的观察力和判断力 善于沟通 长于协调 灵活变通 既不失原则 又不激化矛盾 特别是遇到突发事件和复杂情境时 能够机警灵活 随机应变 使问题及时恰当地得到解决 CompanyLogo 4 善解人意善解人意就是指能够及时准确地了解别人的需求 想法 并从行动上给以回应 简单地说就是想人之所想 急人之所急 想领导之所想 急领导之所急 想在领导的前头 做在领导的前头 为领导更好地开展工作做铺垫 若秘书工作者不明白领导意图 做事东一榔头 西一棒槌 不但会把自己搞得焦头烂额 还不能做好工作 让领导满意 CompanyLogo 5 乐观幽默秘书工作繁重而复杂 在工作上难免会遇到棘手和难办的事 这时秘书人员如果能够恰当运用幽默 既可以化解工作中的困境 又可以获得良好的工作心境 消除厌倦 超越挫折 解决工作中遇到问题 在人际交往活动中 运用幽默 不仅易于沟通感情 获得理解 消除陌生感和紧张感 而且易于拉近彼此间的关系 创造出良好的交际气氛 这对秘书工作是大有裨益的 CompanyLogo 利用性格测试或者请教他人来更全面了解自己 将自己与优秀秘书进行对比来找出差距 可用表格形式列出自己需要进步的项目 掌握训练方法 提高效率 了解自己 自我训练 找出差距 四 涉外秘书职业性格的培养途径和方法 CompanyLogo 宽容 幽默 稳重 善解人意 敏捷应变 坚韧不拔 0 20 40 60 80 100 CompanyLogo 掌握训练方法 提高效率 1 反相行事 针对自己性格中的弱项 有意识地寻找与自己的性格冲突的工作去做 有目的地改造自己 如较粗心的人 可以多做一些誊写文稿 立卷编目等平凡细致的工作 2 寻找榜样 在工作生活中多留意多观察人与事 看性格优秀的秘书或其他人员是如何工作 如何待人处事的 3 了解 人性 多学习社会学 心理学及人际关系学知识 多了解人与人打交道的基本理论与技巧 把从书籍中学到的知识与实践巧妙结合起来 4 请人挑毛病 提建议 根据培养目标及自身的弱点 请上司 同事及亲朋好友监督自己的性格培养过程 随时提出改进的意见建议 CompanyLogo 二 涉外秘书的心理 一 什么是心理素养心理素质是人的整体素质的组成部分 以自然素质为基础 在后天环境 教育 实践活动等因素的影响下逐步发生 发展起来的情感 信心 意志力等 心理素质是先天和后天的表现 从心理学角度讲 心理素质包括情感 信心 意志力 和韧性等等 涉外秘书的心理素质是指她们在供职时表现出来的经常和稳定的心理特点与品质 CompanyLogo 二 心理素养的良好表现良好的个性 自知 自信 自强 自律 乐观 开朗 坚强 冷静 善良 合群 热情 敬业 负责 认真 勤奋等 正常的智力 感觉 知觉 记忆 思维 想象 注意力正常 较强的心理适应能力 自我意识 人际交往 心理应变 竞争协作 承受挫折 调适情绪 控制行为的能力 CompanyLogo 积极而强烈的内在动力 合理的需要 适度的动机 广泛的兴趣 适当的理想 科学的信念 健康的心态 智力正常 情绪积极 个性良好 人际和谐 行为适当 社会适应良好适当的行为表现 符合角色 群体 社会规范 道德和法规 CompanyLogo 心理素质是人的身体 心理和社会素质之一 是先天因素与后天因素的 合金 简单地说 心理素质是以生理素质为基础 在实践活动中通过主体与客体的相互作用 而逐步发展和形成的心理潜能 能量 特点 品质与行为的综合 心理素质作为中国本土化的一个重要学术概念 目前已经拥有了其专业的英文名 psychologicalquality CompanyLogo 三 心理素养的素质标准良好的心理素质表现在以下几个方面1 具有充分的适应力 2 能充分地了解自己 并对自己的能力做出适度的评价 3 生活的目标切合实际 4 不脱离现实环境 CompanyLogo 5 能保持人格的完整与和谐 6 善于从经验中学习 7 能保持良好的人际关系 8 能适度地发泄情绪和控制情绪 9 在不违背集体利益的前提下 能有限度地发挥个性 10 在不违背社会规范的前提下 能恰当地满足个人的基本需求 CompanyLogo 四 目前社会存在的心理问题现代人日子越过越好 但是却发现我们的心理素质越来越差 椐调查了解 现在出现心理困扰及自杀者的比例是越来越大 跟二三十年前的人相比起来 我们的抗挫力越来越弱了 我们会发现 在我们的身边 会出现如小孩与家人吵架后就离家出走 失恋后就要死要活 被老师批评了后就跳楼自杀等等事件 这让我们不仅要问 为何我们的生活质量越来越高 但是心理健康质量却越来越差呢 CompanyLogo 俗话说不经历风雨 就见不到彩虹 只有经过风吹雨打 我们才能茁壮成长 以前的生活质量不高 生活比较困难 人们很小就开始分担家务 也习惯克制自己的欲望 因此很早就具备了独立承担生活的能力和成熟的性格 CompanyLogo 在心理学上有一个 延迟满足 的试验所发现 能延迟满足自己愿望的人 未来会有更大的成就 人需要忍耐一些暂时的痛苦 才可以获得长远的利益 现代人因为生活环境优越和父母的过度保护 性格中越来越缺少定力和忍耐力 所以一遇到压力就承受不了 表现出情绪或行为的过激反应 CompanyLogo 现代人心理素质越来越差的另一原因是中国传统教育的缺失 中国自古便重视德行的培养 然而现代家庭 学校都只重视知识技能 而忽略了孩子为人处事 自我管理的能力 很多孩子虽然成绩优秀 却不懂得待人接物 也完全不会情绪的控制 他们走上社会后 遇到不顺心就容易感情用事 或者直接逃避了逃避 这是一种不负责任与拒绝成长的表现 CompanyLogo 五 如何调整心理素养1 心理素质的提高要从抗挫力和情绪管理能力做起 古人说 居有常 业无变 我们要锻炼自己 即使受到委屈 感到痛苦 也要尽量坚持 不要轻易的放弃 不能面对挫折时就去逃避 同时要学会管理自己的不良情绪 学会控制自己的情绪 调整自己的情绪 CompanyLogo 2 思维的调整 认知心理学认为 不是刺激影响了我们的行为与心理 而是我们对刺激的看法影响了我们的行为与心理 多站在不同的角度去思考问题 这样可以让我们更客观全面的看问题 也可以让我们更加的成熟 增强我们的心理素质 CompanyLogo 涉外秘书从事的是脑力劳动 这一劳动头绪多 范围广 内容杂 其心理活动频繁 美国福丽斯在 成功的秘书 一书里曾列举现代秘书的各种职责 其中包括 打字 归档 接待来访 处理函件 编写报告 在上司不在时处理日常事务 等等 面对如此繁杂的任务 一个秘书如果没有良好的心理素质 是难以胜任这项工作的 CompanyLogo 性格品质 情感品质 热爱秘书工作 Sub01Department 意志品质 豁达宽容善解人意踏实稳重等 心理品质 六 心理品质的构成 尊重自己的领导者 健康高雅的美感 自觉性坚持性 果断性自制力 CompanyLogo 七 秘书的不良心理 讨好心理 焦虑心理 畏上心理 自负心理 这些心理都不利于秘书工作的展开 会给领导和管理活动带来不同程度的损害 需要秘书工作者注意克服和搞好预防 CompanyLogo 畏上心理主要表现 在领导面前诚惶诚恐 办事说话畏首畏尾 生怕言行不合领导心意 该干的事不敢大胆干 该说的话不敢大胆说 事无巨细非领导点头莫敢行动 唯唯诺诺 不参不谋 甚至发现领导者有某种错误也不敢以适当方式明言 CompanyLogo 自负心理主要表现 对下蛮横骄纵 指手画脚 时常借领导的权威去教训 指挥别人 时常给人一种居高临下的感觉 甚至对平级部门或人员也不能以平等的眼光给以应有的尊重 CompanyLogo 讨好心理主要表现 刻意观察领导颜色 喜欢做表面文章 从不愿埋头苦干做无名英雄 内