办公文秘_新时期的秘书工作

第八章新时期的秘书工作 引言 秘书已经成为21世纪的热门职业之一 在许多人看来 秘书工作似乎没什么难度 以为秘书工作者每天就是收发 整理文件 接待来访 跟在领导后面开会 做个记录 连脑子都不用动 所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了 但当人类的脚步迈进新世纪的门槛 当WTO的快车驶入中国的大门时 秘书也将面临着更多的机遇与挑战 如何做一个称职 合格的好秘书已经引起人们的广泛关注 第一节秘书工作的特点 一 政治性领导者和领导机关无论是制定决策还是执行决策 都离不开党和国家的方针政策和法律法规 秘书人员在辅助领导办理的各项事务中 都涉及如何依照党和国家的方针政策和法律法规贯彻执行的问题 这就决定了秘书工作具有很强的政治性 二 辅助性 辅助性 是与 主导性 相对的 从管理系统来看 领导处于主导地位 属于决策管理中心 秘书机构处于附属地位 是直接协助决策管理中心的辅助机构 新时期的秘书工作不能脱离领导而独立存在 要与领导站在同一层次上提供全面性的辅助 辅助性体现在各个方面 主要有以下几点 其一 所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开 为领导的工作 学习 生活提供办理的条件 领导工作涉及哪里 它的工作范围就要延伸到哪里 其二 秘书人员在处理任何问题时 只能根据领导的意图和精神办理 不能超越职权范围自作主张 自行其是 秘书人员参加领导班子的各种会议并共同研究问题 提出各种解决方案 但只有发言权无表决权 更无决定权 案例1 A君在一家港资企业任生产课长已有两年了 前不久 听说公司打算在企业内部公开招聘一名总经理助理 A自认为自己条件不错 就信心十足地去人事部参加了考试 人事经理拿出一张试卷模样的纸 让他在上面自认为正确的地方打勾 考题只有一道 内容是这样的 有一天 气象预告说会刮台风下暴雨 总经理恰好又不在公司 於是就打电话回来告诉你说 今天有暴风雨 顶楼有几扇窗户还没有关 你去关上吧 答案共有三个 1 好的 我马上就去关 2 我已经把那扇窗户关好了 3 我正在关窗子 A不假思考就在第二个答案后面画了勾 心想 能为上司分忧的下属就是好下属 提前想到了上司想到的问题 解决了上司想解决的问题 不就是为上司分忧吗 人事经理接过答卷 马上就到总经理的办公室去 好一会 他才从老总办公室出来 不无遗憾地说 不好意思 老总看了你的试卷后 认为你的心理素质不太适合做助理 你还是安心地於目前的岗位吧 后来 人事经理透露了淘汰A的原因 A错就错在太主观了 他的测试答案没有突出老总 换句话说 老总刚想到的问题你却早就做好了 这岂不说明你比老总还聪明 你想一想 老总会同意吗 答案应该选第1个说 好 我马上就去关 即使你确实已关好了窗子 也要这样回答 因为这样才能凸现出领导的远见和重要性 你应聘的是助理嘛 你的职责主要是协助你的上司 在他背后默默无闻地工作 而不能喧宾夺主 案例2章秘书的抱怨 汉正公司与日商洽谈 准备向日方出口大宗商品 商定由日方派船来港装货 日方需要知道长江水位深浅的准确数字 才能具体处理船运中的技术问题 否则 这大宗买卖难于成交 汉正公司张经理回答得含含糊糊 谈判搁浅 公司章秘书经张经理同意后 用一口流利的日语 具体而详尽地讲清了长江从吴淞口到本港 各段位在不同季节的水位深浅 以及分别能载多大吨位船舶 日商对此特别满意 当场就签订了购货协议 事后 有人大肆渲染章秘书所起的关键作用 甚至说他超过了领导 章秘书听后也面带得意神色 口中却说 区区小事 何足挂齿 不过为他人作嫁衣而已 三 被动性秘书工作的从属性和政治性 决定了它具有被动性的特点 作为领导人员的参谋助手 秘书人员虽然可以参与领导集体的一些重要决策活动 并提出一些建设性的意见和建议 但总的来说 工作是被动的 在领导决策的整个活动中 只是起着辅助服务的作用 讨论 老总闷闷不乐时 这天早晨老总眉头紧锁 一言不发的走进了自己的办公室 秘书于雪跟他打招呼 早上好 他也爱理不理的 老总平时和蔼可亲 常常跟下属开玩笑 于雪心想老总肯定遇到心烦的事了 面对这种情况 秘书应该如何处理 a既然老总心烦 他肯定需要一个人独自呆一会儿 所以先不要去管他 b心烦归心烦 工作是工作 今天有一大堆事等他决定 所以拿上一叠文件到老总办公室去找老总批阅 c翻出老总的日程表 取消老总今天一切约会安排 d泡上一杯浓茶送给老总 问他是不是要先休息一会儿 e马上跟着老总进去 问出了什么事 比较合适的选项是d 如果对方仅仅是你一般的朋友 选项a应该说是不错的 但你是一个秘书 对方是你的老总 毕竟有工作关系 所以采取不闻不问的态度不合适 秘书应体谅自己上司的心情 所以选项b是一种不妥的做法 秘书毕竟只是秘书 无权代替老总作任何决策 选项c是一种典型的越俎代庖行为 这是最坏的一种选择 选项e的做法也很不妥 不管老总是什么原因而心烦 他没有义务告诉秘书 虽然秘书的热情值得赞许 但她忘自己仅仅是个秘书 选项d表现出秘书把握分寸的恰到好处 秘书对上司的烦恼不可能不闻不问 因此为上司泡上一杯浓茶 体现了自己的热情 但在送茶时又仅仅是问上司需不需要休息 既没有探究上司的隐私 更没有自作主张地安排上司的工作 四 综合性从秘书工作的职能范围来看 秘书部门不像某一职能部门那样承担具体工作 而是对各职能部门都有所了解 协调它们之间的关系 把它们联系成一个有机的整体 对整个机关单位负责 起着全局联络和整体协调的作用 从秘书工作本身的内容来看 秘书人员承担着辅助决策 检查督促 调查研究 提供信息 协调关系 撰写公文 信访接待 档案管理 安排会议等工作 这些工作 既有政务性的 也有事务性的 既有日常性的 也有临时性的 既有机要性的 又有非机要性的 既有属于简单劳动的 又有属于复杂劳动的 具有明显的综合性 五 事务性管理事务是秘书机构的一个重要职能 从整体上来看 它全面承担着机关内部的事务性工作 即使参与政务 其中也有许多工作带有事务性 在撰写文稿 办理文件 处理信息 调研督察等过程中 要做大量的事务性工作 操办会议 沟通联络 管理档案 迎来送往 值班记录 派车订票 安排领导会议日程等工作 更是繁杂琐碎的具体办事过程 以至于秘书人员戏称自己是 打杂的 六 机要性机要的含义包括机密和重要两层意思 这是由秘书工作的 参与政务 掌管事务 的性质决定的 尽管并不是所有的秘书人员都涉及机密 但秘书部门是涉密部门是毫无疑问的 第二节秘书工作的指导思想和原则 秘书工作的指导思想就是党章和宪法上所规定的全党 全国一切工作的指导思想 秘书工作的宗旨是 三服务 秘书工作 三服务 即 为领导工作服务 为各部门和所辖地区或下级单位服务 为人民群众服务 一 秘书工作的宗旨 一 为领导工作服务这里所说的 领导 主要指本级领导 包括本部门的负责人 私人秘书的雇主 这是秘书服务的主要对象 设置秘书部门的直接目的 就是为他们的工作服务 其次指上级领导机关 即秘书部门在信息反馈 文件往来 对上级机关来员的接待等方面 要对上级机关以及它的领导或其他人员提供服务 二 为各部门和所辖地区或下级单位服务 部门 指本级机关的各职能部门 如果机关内有两个以上秘书部门 还包括别的秘书部门 所辖地区 是对各级党政机关秘书部门而言的 国务院办公厅要为各省 自治区 直辖市服务 省政府办公厅要为各市 县服务 在信息 文书 接待以及对下级秘书机构的业务指导等方面 这种对下服务的工作占有一定的比重 下级单位 主要指企事业单位 企业集团公司秘书部门要为各子公司服务 省教育厅的秘书部门要为各省属高校服务 而高校的校长办公室要为各院 系的工作服务 三 为人民群众服务为人民服务是我们一切工作的根本宗旨 因此为领导服务 为各部门和下级单位服务等等 从根本上来说也是为人民服务 二 秘书工作的原则 一 准确原则秘书是领导的助手 秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作 秘书工作是领导工作的重要组成部门 领导工作具有全局性和广泛性 可以说 秘书工作的准确性 相当程度地保证了领导工作的准确性 保证了机关领导工作的正常运转 秘书工作的准确性 涉及的方面很多 总的要求是 办文要准 办事要稳 情况要实 主意要慎 切忌丢三忘四 粗枝大叶 马马虎虎 心中无数 秘书工作的质量如何 代表着一个机关的面貌 准确是提高质量的基础 二 迅速原则迅速 就是要求工作及时 高效 不延误 切忌拖拖拉拉 疲疲沓沓 松散怠慢 拖泥带水 秘书工作的迅速原则是由秘书的特点决定的 秘书处理工作快慢 效率的高低 往往影响到领导的工作的进展 关系到整个工作机器的运转 因此 秘书部门必须科学地组织 安排时间和工作 并尽可能地使用先进技术和设备 使中转过程加快 极大地提高办事效率 只有这样 秘书工作才能适应当前改革开放的发展和需要 以上讲的准确 迅速原则实际上是一项要求 即高效率 准确 是对秘书工作质量的要求 迅速 是从秘书工作数量方面提出的要求 准确和迅速合而构成高效率 而高效率是对秘书工作办事职能的根本要求 是秘书部门对各项工作进行管理的基本原则 三 保密原则保密 是行为主体为了保护自身的安全和利益将知密的范围加以限制 秘书部门处在核心要害部门 接近领导核心 处理要务 管理文件 知密范围很深很宽 失密泄密危害极大 因此 秘书部门 秘书工作必须遵守保密的原则 牢固树立 保守机密 慎之又慎 的思想 在言行中切实注意保密 遵守各项保密法规和制度 要求秘书工作必须时刻保持清醒的头脑 保持高度的警惕性 严格遵守一切保密纪律 同时 为了保证机密的安全 还要制定和健全严格的保密制度 如文件 材料 信函 会议记录等 都要有登记 收回 归档等制度 以保证办公室的安全 小王所在的公司最近要参加市里的招标 总经理很重视 连续几天召开了相关部门的会议 讨论研究竟标的事情 经过严格的论证 竞标书的内容终于确定下来 总经理让秘书小王打印出来交给他 准备派专人去市招标办公室送标书 小王接受任务后 立即着手录入 刚打了一小段 电话就响起来了 原来是维修部的小张打来电话 告诉她 会议室的投影仪修好了 让她过去查验一下 王秘书说声 好 我马上去 小王放下电话后 心想没有几分钟就回来了 所以电脑也没有关 标书草稿也没有收起来 就去会议室了 不久 小王回办公室了 发现她的办公室里坐了两个人 都是她的好朋友 一个是企划部的小苏 一个是后勤部的小唐 她们俩一个在看电脑 一个在翻标书草稿 看见她进来就说 你去哪里了 等你半天了 王秘书快步走回自己的位子 抢回小苏手里的标书说 别看了 小苏说 真小气 看看怕啥 咱们公司要是能竞标成功不是件大好事吗 你说咱们公司竞标成功的几率有多大啊 王秘书说 别说了 你们俩记住千万别出去乱说 这可是咱们公司的商业机密 小唐说 你对我们还保密 再说了 秘密的东西你还随便放在桌子上让别人看 小王一听傻了眼 分析与评述一个组织有很多属于秘密 机密 绝密等不同秘密级别的文件和信息 这些文件和信息一旦泄漏出去会给组织造成不可估量的损失 秘书因为工作的性质 经常会接触到这些文件和信息 因而必须自觉地树立保密观念 严守秘密 本案例中的王秘书 保密意识薄弱 把属于公司机密的标书草案和录入的电子文本随便置于其他人很容易看到的地方 倘若看到的人不能保守秘密 一旦泄漏 被竞争对手知悉 后果就很严重了 因此 秘书在打印这些秘密文件的时候 如果临时有其他事情需要马上去办 一定要把文件收好 把已在电脑上录入的电子文件关闭 如果要离开办公室还要把电脑关机 秘书的电脑还应该设立只有自己知道的密码 同时 电脑不能让外人使用 以保证电脑里的秘密文件和信息不被其他人看到 四 实事求是的原则坚持实事求是是一切工作的原则 这一原则对于秘书工作来说 更有它的特殊意义 因为秘书工作是为了领导决策提供依据的 如果在工作中没有坚持实事求是的原则 就可能会造成领导工作的失误 甚至会严重损害政府和机关的声誉1 因此 实事求是是秘书部门一切工作必须遵循的原则 也是秘书人员必须具备的职业品德 把它贯彻于秘书工作是实践 就是按照事物的规律办事 真实地反映情况 夹杂个人的情感 报喜不报忧 甚至是不惜捏造事实等 只有这样 才能向领导提供正确决策 才能协助领导避免决策的失误 才能算做好了为领导服务的工作 第三节秘书工作的任务和作用 一 秘书工作的任务秘书工作有广义和狭义两种 广义的秘书工作即秘书部门的工作 也称办公室工作 狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的工作 即人们通常所说的秘书业务工作 最典型的秘书工作是指那些历来就被人们公认的 将来也将不会有变化的工作 包括公文起草 文书档案管理 会务工作 信访工作 接待工作等等 秘书工作的主要内容可分为 政务性工作 业务性工作 事务性工作 三大类 共二十二项具体工作 一 政务性工作政务性工作是指直接为领导决策 不限于党政机关的政策决策 包括企业的重大决策 服务的综合性工作 共有六项 调查研究 信息工作 参谋咨询 协调工作 督查工作 建议和提案工作 二 业务性工作业务性工作是指带有专业性质的常规工作 共有十项 文稿撰拟 文书处理 档案管理 资料工作 会务工作 信访工作 保密工作 网站和网页管理 谈判工作 公关工作 三 事务性工作事务性工作是指一些专业性不强 主要依靠经验和责任心就能办好的具体事务 共有六项 领导日程安排 随从工作 通信联络 接待和礼仪 值班和突发事件处理 机关日常事务的管理 从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策 从单纯地传递信息转变为综合处理信息 从被动服务转变为主动服务 从凭老经验办事转变为科学化管理 秘书工作的 四个转变 强调调查研究工作 强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务 政务服务工作 秘书工作的六个强调 二 秘书工作的作用 一 助手作用秘书人员发挥助手作用 可以比喻为领导者 手的延长 这种助手作用的发挥 几乎涉及秘书活动的全部内容 从大的类别来分 有以下5个方面 1 文书处理2 筛选文件3 文字把关4 事务处理5 检查督促 二 参谋作用1 提供依据2 综合意见3 出谋划策 三 桥梁作用秘书工作发挥桥梁作用 有着多方面的客观需要 首先 任何组织都是一定社会环境下的社会分系统 必须不断调整内外关系 实现动态平衡 其次 任何组织内部都存在着上下级关系 也必须进行感情交流和信息沟通 以不断协调人际关系 四 耳目作用 五 门面作用 新时期秘书工作面临的困难 当前 社会发展日新月异 新事物 新技术层出不穷 新时期的秘书工作面临着更多的困难 这是客观存在 无法回避 但是秘书工作者要认识它 掌握