公文写作_经济应用文写作课程培训-函

经济应用文写作 管理科学与工程系思想政治理论教研室岳文强 第三章函 一 函的必备知识 二 函的结构和写法 一 函的含义和用途 1 函的含义 一 函的必备知识 函是用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项的公文 行政关系的几个概念 一个系统内部的平级机关是不相隶属机关 凡是在行政或组织上没有领导与被领导关系 业务上没有指导与被指导关系 都是不相隶属机关 不相隶属机关之间互相行文时 不分级别高低 级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥 指导性公文 个别晓谕性的通知例外 级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告 双方之间如果有事项需要协商或请求批准 都要使用 函 这种平行文体 这两个概念不是同一概念 只有行政上有隶属关系的领导机关和业务归口的指导机关 才能称为本机关的 上级机关 而 主管部门 是指职能部门 即它是某项工作的职能管理部门 不管其级别高低 只要某项工作归其管理 其他与其无领导与被领导关系 业务上没有指导与被指导关系的机关请求其批准其管理的事项 都要使用 函 这种平行文体 得到其批准 函的用途 函的使用范围极广 使用频率极高 是公文中唯一的平行文 它是公文中的 轻武器 主要用于四个方面 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系 往来 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复审批无隶属关系的机关请求批准的事项 4 机关单位对个人的事务联系 1 商洽函 2 询答函 3 批请函 4 告知函 二 函的分类 1 商洽函 即不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 如人员商调 联系参观学习等 关于鄂穗两地携手联合打捞 中山舰 的函湖北省人民政府 现沉于长江金口赤矾山江底的 中山舰 是中国现代革命史上的重要历史文物 尽快将其打捞 修复和陈列展览 是海内外同胞的共同心声 中山舰 是重要的革命历史文物 该舰1938年年参加 保卫大武汉会战 时被日军炸沉 尽快打捞 中山舰 使其重展英姿 是一件深得海内外同胞和两岸有识之士拥戴的义举 这对于充实完善中国现代革命史文物 并重现其历史价值 加强爱国主义教 商洽函例文 育和革命传统教育 增强整个中华民族的凝聚力和向心力 改善两岸关系 促进台湾回归祖国大业的早日实现 都具有重要的意义和作用 由于 中山舰 在广州的时间长达21年 且围绕 中山舰 的几次主要历史事件都发生在广州 因此 中山舰 是把广州建设成为中国现代革命史教育基地 向广州 全国乃至海内外同胞进行爱国主义教育和革命传统教育不可缺少的文物 近几年来 广东省 广州市人大 政协 民革 黄埔军校同学会中的不少代表 委员 成员 各界有关专家学者 人民群众 以及港澳台同胞 海外华侨 华人 纷纷向 广州市政府来电来函 希望广州市政府主动与贵省联系一起尽快组织打捞 中山舰 并进行修复和陈列 为此 我们经过认真研究 提出由两地政府本着相互合作 相互支持的态度 协商联合打捞 修复 展出的办法和有关问题 专此函达 请答复 广州市人民政府 盖章 年 月 日 2 询答函 即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函 询答函又可分 询问函 和 答复函 有些不明确的问题向有关机关和部门询问 征求意见 用询问函 如 省体育运动委员会关于询问举办全省农民运动会有关项目比赛的函 对机关和部门所询问的问题做出解释答复用答复函 如 国家物价局 财政部关于调整新护照收费标准的复函 询答函涉及的多数是问题而非具体工作 3 批请函 即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函 批请函实际上又可以分为 请批函 和 审批函 请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项 而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项 关于请求解决我县枯水期用电指标的函 市供电公司 去年以来 我县利用本地水力资源发展小水电 每年丰水期输入国家大电网的电达3000至6000万度 每度电价0 25元 而枯水期我县则严重缺电 以每度电价0 50元购进1500万度电 仍然不能保证城镇居民生活用电 目前有几家水泥厂 糖厂因缺电已停产 为此 我县请求从今年起在每年11月1日至次年3月30日的枯水期内 每天能支持配送我县基数电10万度 可否 请予函复 县人民政府 年七月一日 请批函例文 4 告知函 即告知不相隶属机关有关事项的函 去函 主动制发的函 复函 回复对方来函的函 便函 不属于正式公文 格式较随意 无眉首 版记 甚至可无标题 但要有机关署名 日期和公章 公函 是公文的正式文种 有眉首 主体 版记 要严格按公文格式撰写制作 三 函的特点 1 使用广泛性 函的使用不受级别高低 单位大小的限制 收发函件的单位均以平等身份进行联系 上至国务院下至基层组织都广泛使用 2 行文多向性 函可以上行 下行 但大多数函作平行文 3 用语谦敬性 不论什么类型的函 用语皆注重谦恭有礼 尊重对方 力求得到对方更多的理解和支持 函是最注重使用文言词汇的公文 也是公文中最富有文学性的文种 二 函的结构和写法 标题 有三种写法 一是完整式标题 由发函机关 事由和文种组成 如 部关于选择出国人员的函 二是由发函机关 事由 受理机关和文种组成 如 国务院办公厅关于悬挂国旗等问题给湖北省人民政府办公厅的复函 三是用省略发文机关名称 由事由和文种组成 如 关于请求批准 市节约能源中心编制的函 一 函的标题 字号和主送机关 发文字号 公函要有正规的发文字号 写法与一般公文相同 由机关代字 年号 顺序号组成 大机关的函 可以在发文字号中显示 函 字 如 国务院公报 2000年第10号同时发表了国务院办公厅以 国办函 2000 号 为发文字号的七篇复函 主送机关 函的行文对象一般情况下是明确单一的 多数函的主送机关只一个 但有时内容涉及部门多 也有排列多个主送机关的情况 如 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993 2号 的主送机关有七个 国家计委 经贸办 农业部 商业部 经贸部 纺织部 技术监督局 1 发函缘由 这是函的开头部分 主要用来说明发函的根据 目的 原因等 如果是复函 则先引用对方来函的标题及发文字号 然后再交代根据 说明缘由 有的复函以 现将有关问题复函如下 一类文种承启语引出主体事项 即答复意见 二 正文 关于商洽委托代培涉外秘书的函 大学文学院 本集团公司新近上岗的秘书缺乏专门的涉外秘书知识 业务素质亟待提高 据报载 贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班 系统讲授涉外秘书业务 公关礼仪 实用文书写作等课程 这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书提供了一个难得的在职进修机会 为能尽快提高本集团公司涉外秘书的从业素质 我们拟选派8名在岗秘书委托贵院代培 随该班进修学习 有关代培费用及其他相关经费 将按时如数拨付 是否慨允 恳请函复为盼 集团公司 印章 二 五年七月二十日 例文 2 事项 这是函的主体部分 需要商洽 询问 答复 联系 请求批准或答复审批及告知等主要内容具体写清楚 如果内容较多 可采用分条的写法 使之条理分明 发函和复函的事项一般都较单一 可与行文缘由合为一段 如果事项比较复杂 则分条列项书写 复函要根据来函内容做出具体答复 答复时一定要掌握政策 注意分寸 不得违背政策 关于给 超市总公司商租商场一事的复函上海 超市总公司 贵公司 关于商租 商厦五楼的函 沪 超函 20号 收悉 经研究 现答复如下 贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市 这是方便顾客的购买需求 有利于盘活我商厦的闲置资源 扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事 本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市 具体租金请贵公司来人面洽 特此复函 上海 商厦 年四月一日 例文 3 希望请求 这是结尾部分 向对方提出希望或请求 或希望对方给予支持和帮助 或希望对方给予合作 或请求对方提供情况 或请求对方给予批准等 最后 另起一行作结语 不同类型的函结语有别 如果只是告知对方事项而不必对方回复 则常用 特此函告 特此函达 若是要求对方复函则用 请即复函 盼复 望函复 请即复函 等语 询问函则用 特此函商 特此函询 等语 请批函多以 请批准 请大力协助为盼 望能同意 望准予 是荷 等惯用语 复函的结语常用 特此复函 特此回复 此复 等惯用语 也有的函不写结语 2 开门见山 直奔主题 无论发函还是复函 都不要转弯抹角 切忌空话 套话和发空泛的议论 3 一文一函 简洁明了 三 注意的问题 1 注意批请函与请示的区别 向有隶属关系的上级机关请求指示 批准事项用请示 而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项 则用请批函 主管机关答复请求审批事项 用审批函 4 语言要规范得体 并体现函的用语特色 发函要使用平和 礼貌 诚恳的语言 对主管机关要尊重 谦敬 对级别低的单位要平和 对平行单位和不相隶属的单位要友善 切忌使用生硬 命令性的语言 复函 则态度要明朗 语言要准确 避免含糊笼统 犹豫不定 病文修改 关于要求报价的函 茶厂经理 我们对你厂生产的绿茶很有兴趣 十分想买一批君山毛尖茶 我公司要求不高 只要求该茶叶品质一级 规格为100克一包 望你厂能告诉单价报价和交货日期 结算方式等给我公司 如果价钱合理 且能给予最好的折扣 我们将做到大批量订货 致礼 副食品公司