公文写作_机关公文写作培训讲义

机关公文写作讲义 第一讲概述 一 写作应用写作公文写作机关公文写作是思维的表达 写作是思维能力的表现写作表达思维 思想有多远 你就能走多远 应用写作和文学写作 文学写作 情感性 自发性 愉悦性 形象思维文学作品主要指其对生活反映的艺术虚构性 即用塑造典型的 概括虚构的方法来反映社会本质和客观事实 小说 散文 诗歌 剧本等 应用写作 理智性 被动性 功用性 抽象思维应用文章 凡是能达到某种实际目的 具有直接应用价值的文章都属于应用文 公务文体 私务文体 新闻文体等 应用文的特点 实用性 从文本的社会功用的角度来讲应用文是为 用 而作的 有其直接的目的性 所有的应用文都有现实的功用书信 邀请函 合同书 讲话稿 通报 调查报告 章程文本写作服从 功用目的 格式 体式行政公务 社交活动的重要手段和工具 程式性 从文本的体式特点来看制作的程序性有的是法定的 多数的习惯 约定俗成 在社会交往中形成的文本体样的格式性多数文本有固定写作格式 这是长期使用中形成的固有格式格式是为了交流便捷高效思路的层次性语言的规范性 公文正文内在结构常用的组合方式 1 开头的写法总说式目的式启发式根据式因果式 2 主体层次的安排方法 1 并列式 2 递进式 3 总分式 4 分总式 3 结尾的写法 总结式呼吁式希求式强调式 公文的表述 一 叙述作用 介绍交代陈述人称 第一人称 第三人称叙述方法 顺叙 倒叙 插叙 二 说明 1 举例说明5 状貌说明2 分类说明6 数字图表说明3 比较说明7 事理说明4 诠释说明 三 议论 议论三要素 论点 论据 论证议论与主题的关系 主题是议论的主旨议论与叙述的关系 叙述是议论的铺垫议论是叙述的概括总结 公文 广义 公务文书 为公事所用文本 次广义 是国家机关 社会组织和团体行使职权 办理公务所使用的文书 狭义 特定公文 党政机关的公文 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家的方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告和交流情况等的重要工具 机关公文 党政机关公文活动所用的文书 主要包括 特定公文 事务公文 规约公文等 机关公文 1 作者的特定性2 体式的规范性3 制作的程序性4 作用的权威性 一 公文的特点 1 作者的特定性 公文是机关的意志作者是机关或机关领导人撰稿人和作者不同公文作者是法定的我国刑法第一百六十七条规定 伪造 变造国家机关 企业 事业 人民团体的公文 处三年以下有期徒刑 拘役 管制 或者剥夺政治权利 情节严重的 处三年以上十年以下有期徒刑 法定作者在职权范围制发公文 2 体式的规范性 公文体式包括 文体 结构和格式统一规范显著红头文件规范目的 便捷高效 体现公文的严肃性和权威性公文体式由法定部门制定规范中办 国办 党政机关公文处理工作条例 2012 4国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012全国人大 立法技术规范 3 制作的程序性 公文写作不同于一般写作 是集体制作公文制作有严格法定的程序 否则没有效力 4 作用的权威性 公文是制发机关的权力和意志 是行政运行的工具 国家机关公文代表国家机关的权力和意志 具有法定的强制力 受文机关不执行 就违背管理规则 违反法律 法规 公文作用的权威性受到职权范围 时间等因素的影响 Page 21 公文的作用 领导 指导作用在公务活动中 上级机关对下级机关发布的公文 起着指导 管理的作用 交流 沟通作用公文是交流情况 沟通信息的一种书面工具 能协调各部门的信息传递的工作 有利于信息的正式交流 宣传 教育作用公文中经常号召向他人学习 告诫人们引教训为借鉴 或者介绍先进的经验等等 具有明显的宣传和教育作用 依据 凭证作用公文是以文字的形式把有关事项和发布规章制度记录下来 作为工作的依据 第二讲公文种类和格式 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 公文种类主要有 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 与原 条例 和原 办法 的不同 注重继承保留 文种数量相对减少 原 条例 和原 办法 共18个文种 最终 条例 确定党政机关公文主要文种15个 去掉了 指示 条例 规定 原则上不区分党政机关文种适用对象 只有命令 令 议案两个文种例外 15个文种适用范围表述的变化 对决议 决定 命令 令 公报 通告 通知 通报 报告 纪要等9个文种适用范围作出修改 一 区分公文种类的功用 一是体现公文性质 二是反映行文方向 三是表达行文目的 四是揭示公文特点 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 二 公文种类 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 批转 转发公文 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 二 公文种类 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关请示事项 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 二 公文种类 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 二 公文种类 党的机关公文与国家行政机关公文比较 已废除 文种适用范围表述主要变化对照表 三 近似文种异同辨析 决议与决定 主要区别是是否经过会议集体讨论并表决通过 决定与命令 使用权限 使用和表达上有区别 公告与公报 公告多用于宣布重大消息 内容简要 公报较具体 三 近似文种异同辨析 公告与通告 使用者 发布内容 公布范围上有区别 通知与通告 主要是适用对象有区别 通知与通报 内容的侧重点不同 意见与报告 行文方向和内容有区别 意见与请示 行为方向和内容上有区别 三 近似文种异同辨析 请示与报告 对上级要求 行文时间 文种性质和行文目的不同 请示与函 行文时间 方向 功能 结果上有区别 纪要与决定 适用对象 表达等方面有区别 决定 命令 令 通报 适用范围和程度不同 一 缺少文种二 使用非法定文种三 文种重叠四 生造文种五 文种作为公文标题六 文种混用七 同类公文使用不同文种八 错用文种 四 文种选用常见问题 主要表现在报告和请示的错用报告和请示同属上行文 但是性质截然不同的两类文种 1 行文目的不同 报告以陈述情况为主 不要求上级批复 请示以请求指示或批准事项为主 要求上级批复 2 公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况 说明理由 不排除含有一定的情况汇报 但报告中不能夹杂请示事项 公文的结构 总的来看包括以下两个部分 公文的外部形式 格式 即国家标准规定的固定格式 公文的内部组织 内容 即公文的主体部分 公文格式 依据 1 中共中央办公厅 国务院办公厅 关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 2 中华人民共和国国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012 2012年6月29日发布 2012年7月1日实施 一 公文格式要素划分 版头 公文首页红色分隔线以上的部分 包括 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 版头中的分隔线 密级 份号 紧急程度 保密期限 发文机关标志 发文字号 标题 分隔线 主送机关 正文 联合发文的版头 签发人 发文字号 份号 如需标注份号 一般用6位3号阿拉伯数字 如 000015 由发文机关全称或者规范化简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用小标宋体字 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 发文机关标志 发文机关标志大版头 机关全称或规范性简称文件中版头 废止 机关 文种 小版头 机关全称或规范性简称首页必须显示正文 2 3 密级和保密期限如需标注密级和保密期限 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角第二行 绝密 30年 机密 20年 秘密 10年 一 版头部分 一般用3号黑体字 顶格编排在版心左上角 密级和保密期限下方 紧急公文标注特急 加急 紧急电报分别标明特提 特急 加急 平急 紧急程度 发文字号 由发文机关代字 发文年度和发文顺序号组成 标注于版头下方居中或左下方 上行文时居左空一字编排 文字采用3号仿宋 GB2312 发文年度 发文顺序号用阿拉伯数字书写排印 发文年度用中文六角括号 括起 发文字号 发文机关代字 年份 序号冀政 2013 51号指河北省人民政府在2013年所发的第51号文件标识位置在发文机关标识下空2行处用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年代应用全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即不编为001 不加 第 字 公文标题发文机关名称 事由 主要内容概括 文种河北省人民政府关于实行省直管县财政体制的通知公文标题是文件内容的高度概括 文字要求准确 简要 概括 书写时要居中书写 用2号小标宋体字 回行时 要注意做到词意完整 排列居中对称 间距恰当 做到既有美感 又要避免产生异义 除法规 规章名称加书名号外 公文标题一般不用标点符号 成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准电报以发出日期为准成文日期需要完整写出年 月 日 用阿拉伯数字 2013年11月24日成文时间标识时 右边要空4字 上报公文应在发文字号右侧标注签发人 居右空一字编排 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人后面标注姓名 文字采用3号楷体字 联合上报的公文 应同时标注各联署机关的签发人 签发人 份号 顶格标注在版心左上角第一行 密级 用3号黑体 顶格标注在版心左上角第二行 份号下方 两字之间空1个字 紧急程度 用3号黑体 标注于公文首页左上角 密级下方 发文字号 用3号仿宋 GB2312 签发人 只有上行文才需注明签发人 签发人 用3号仿宋 发文字号居左空一字 签发人姓名使用3号楷体 No000001秘密 10年特急 x委 2012 x号 签发人 xxx 版头要素标注位置 签发人 张三李四王五赵六 签发人 张三李四王五 公文的主体 是公文最主要的部分 首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分 包括 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 二 主体部分 7 标题一般由发文机关全称或规范化简称 公文主题和文种组成 位于红色分隔线下空二行位置 标题字体为2号小标宋体字 排列分行合理 美观 醒目 多行标题排列为梯形或菱形 不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏型 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 二 主体部分 梯形标题 委 2012 x号 签发人 xxx 空二行 空一行 8 主送机关主要受理公文的机关 主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称 向下普发的公文主送机关名称应规范 稳定 主送机关名称位于正文左上方 与正文标题空一行 顶格排印 用3号仿宋 GB2312 有多个主送机关的 各机关名称之间用顿号隔开 最后一个主送机关名称后标全角冒号 二 主体部分 9 正文公文的主体 用来表述公文的内容 位于标题或主送机关下方 正文一般用3号仿宋 GB2312 转发 印发文件类的通知 用3号楷体 GB2312 二 主体部分 主体部分 正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字 一 汉字加圆括号 一 阿拉伯数字 1 阿拉伯数字加圆括号 1 不得逆向使用 层次序数 第一层 一 黑体 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 楷体 作为小标题时句尾标点可有可无 第三层 1 仿宋 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 仿宋 必须有标点 二 主体部分 10 附件说明附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行 字体字号用3号仿宋 GB2312 附件 前空2个字 后接排附件名称 名称后不加标点符号 附件序号用阿拉伯数字 每行位置对齐 如 附件 1 有两个以上附件时 应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方 二 主体部分 11 发文机关署名应用全称或规范化简称 字体字号用3号仿宋 GB2312 位于正文的右下方 与正文或附件说明空一行 居右排 后空2个字 两个以上机关联合发文 发文机关名称上下并排 等距撑开 长度相同 二 主体部分 12 成文日期一般署会议通过日期或领导同志签发日期 两位以上领导人审签 署最后一位的签发日期 联合行文 署最后签发机关领导同志的签发日期 领导同志签发后 因故不能及时发文时 成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定 成文日期应写明年 月 日 位于发文机关署名右下方 字体字号用3号仿宋 GB2312 首字比发文机关首字右移2个字 如长于发文机关 居右排时后空2个字 二 主体部分 XXXXXXXXX2012年X月X日 13 印章除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外 公文应加盖发文机关印章 用印页 发文机关署名页 至少应有二行正文 不能采用页首加圆括号标注 此页无正文 字样 二 主体部分 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排 单一机关行文时 在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 二 主体部分 加盖印章的公文 联合行文时 将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 印章下压发文机关署名 最后一个印章下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 二 主体部分 不加盖印章的公文 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 如成文日期长于发文机关署名 应当使用成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 二 主体部分 14 附注一般用于向下普发的公文 对印发 传达范围作说明 加圆括号标注于成文日期左下方 字体字号用3号仿宋 GB2312 上空1行 居左排 前空2个字 用小括号括起 如果表述中重复出现括号时 用中文六角括号套小括号 二 主体部分 二 主体部分 附注 15 附件附件正文部分 用3号黑体在左上角顶格注明 附件 有序号时应加序号 序号后不再加标点符号 附件应排在版记之前 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致 附件标题与 附件 之间空两行 被批准的下级机关公文或被转发的上级 同级机关公文 不属于公文的附件 应在批转 转发 通知 之后另页排印 二 主体部分 抄送 办公室2012年X月X日印发 附件1XX市文件清退制度 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 第一行 第二行 三 版记部分 版记 首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分 包括 版记中的分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期页码 三 版记部分 16 抄送机关指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级 下级和无隶属关系的机关 抄送机关名称标注于印制版记上方 字体字号用4号仿宋 GB2312 三 版记部分 17 印发机关和印发日期由公文印发机关名称 印发日期组成 一般在公文末页下部印两条横线 印发机关居左排 前空一字 印发日期居右排 后空一字 字体字号用4号仿宋 GB2312 翻印的文件 在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期 格式相同 三 版记部分 18 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各方一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 三 版记部分 附件 1 2 2012年X月X日 联系人 联系电话 抄送 办公室2012年X月X日印发 公文的字体 用纸 制版 装订 眉首 式样等各项设置均有相关规定 从2012年1月1日起 采用国际标准A4纸型 同时对文件版型作出调整 依据 中共中央办公厅 国务院办公厅 关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 党政机关公文格式 GB T9704 2012 二 公文版面及装订要求 1 用纸 采用60g 80g 胶版纸或复印纸 纸张白度在80 90 2 开本国际标准A4型 成品尺寸为297mm 210mm 允许误差为 2mm 特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定 3 版心版心尺寸为225mm 156mm 不含页码 每页22行 每行28个字 行间距用固定值28 8磅 版面上空约37毫米 下空约33毫米 为方便印制 每页行数可视情增加或减少1至2行 增减行数时适当调整行间距 保持版心高度不变 二 公文版面及装订要求 A4型公文用纸页边及版心尺寸 4 页码用4号半角宋体阿拉伯数字 置于版心下边缘之下一行 左右各放一条4号一字线 单页码居右 双页码居左 5 标点采用规范全身标点 注意符合中文排版规范 6 装订左侧装订 采用骑马订 无法用骑马订时采用平订 二 公文版面及装订要求 第四部分行文规则 行文关系是各级党政机关 各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现 一般可分为相互隶属关系 平行关系 不相隶属关系 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告等 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文 如决定 公告 通告 通知 通报等 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文 如函等 一 行文总规则 1 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 3 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被超过的机关 越级行文的特殊情况 一是遇有重大突发事件 包括重大自然灾害 重大事故灾难 重大公共卫生事件和社会治安事件等 主要是为了抢时间 不误事 二是直接的上级机关乱作为 或者违法违纪的 对处分决定不服的 可以越级行文 二 向上级机关行文的规则 1 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 2 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 3 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 二 向上级机关行文的规则 4 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 5 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 6 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 三 向下级机关行文的规则 1 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 2 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 三 向下级机关行文的规则 3 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 4 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 5 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 四 其他行文的规则 1 同级党政机关 党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文 1 各联署机关行政层级应相当 层级指同一管理层级 如国家层面 省级层面为同一层级 2 有共同管理的事项或者有关联的事项 3 联合行文应当确有必要 联署单位不宜过多 4 联合行文应当明确主办机关 5 联合行文 主办机关一般排列在前 四 其他行文的规则 2 党委 政府的部门依据职权可以相互行文 过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文 这样体现了实事求是原则 3 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 第五部分公文拟制 公文拟制包括公文起草 公文审核 公文签发等程序 1 内容要求符合国家法律法规和党的路线方针政策 完整准确体现发文机关意图 并同现行有关公文相衔接 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 文种正确 格式规范 一 公文起草 2 文风要求 内容简洁主题突出观点鲜明结构严谨表述准确文字精炼 一 公文起草 3 方法要求深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项 起草单位必须征求相关地区或者部门意见 力求达成一致 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 一 公文起草 通知 一 概述通知是运用最为广泛的下行文 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 二 通知的特点1 功能的多样性通知的功能最为丰富布置工作 传达指示 晓谕事项 发布规章 批转和转发文件 任免干部等 下行文的主要功能 它几乎都具备 通知在下行文中的规格 要低于命令 决议 决定 指示等文体 用它发布的规章 多是基层的 或是局部性的 非要害性的 用它布置工作 传达指示的时候 文种的级别和行文的郑重程度 明显不如决定 指示 2 运用的广泛性通知的发文机关几乎不受级别的限制 大到国家级的党政机关 小到基层的企事业单位 都可以发布通知 通知的受文对象也比较广泛 在基层工作岗位上的干部和职工 接触最多的上级公文就是通知 而且通知虽然从整体上看是下行文 但部分通知 如晓谕事项的通知 也可以发往不相隶属机关 3 一定的指导性通知这一文体名称 从字面上看不显示指导的姿态 但事实上 多数通知都具有一定程度的指导性 用通知来发布规章 布置工作 传达指示 转发文件 都在实现着通知的指导功能 受文单位对通知的内容要认真学习 并在规定时间内完成通知布置的任务 个别晓谕性的通知 特别是通知作为平行文发布的时候 可以没有指导性或只有微弱的指导性 三 通知的种类及其写作方法1 印发 批转 转发性通知 1 印发性通知印发性通知适用于印发法规和规章以外的其他文字材料 如方案 纲要 计划等 写法与发布性通知相似 只是标题中出现的文件名称一般不加书名号 且应注明 印发 二字 如 卫生部办公厅关于印发传染性非典型肺炎防治培训方案的通知 2 转发性通知转发性通知适用于转发上级 同级或不相隶属机关的公文 标题写法类似于印发性通知 只是需要注明 转发 字样 两种特殊情况 一是被转发的文件本身也是一个通知不可写成 关于转发 关于 的通知的通知 要省略其中一个 的通知 字样 如北京市药品监督管理局转发国家食品药品监督管理局 关于含麻醉药品复方制剂管理的通知 时 标题为 北京市药品监督管理局转发关于含麻醉药品复方制剂管理的通知 二是层层转发有关文件的通知如 县人民政府关于转发 市人民政府关于转发 省人民政府关于转发人事部关于 同志恢复名誉后享受 级待遇的通知的通知 标题应只标明转发最高级机关的文件 上述标题应写作 县人民政府转发人事部关于 同志恢复名誉后享受 级待遇的通知至于被省 市等转发的经过 可在正文中交代清楚 还需要注意 转发性通知的标题中除法规和规章名称加书名号以外 转发的其他文件一律不加书名号 正文 简单式简述转发对象 执行要求 详写式正文则在表述这两个内容之后 还要对发文背景 性质意义 原则要求 基本任务等进行说明和论述 注意 被转发的文件全文附在通知之后 但也不能标注为附件 应视为正件的组成部分 3 批转性通知批转性通知适用于批转下级机关的公文 如某下级机关的意见经上级机关认可后 用通知批转给其他下级机关贯彻执行 写法与转发通知相似 标题需标明 批转 两字 正文上级机关批语 下级机关来文 简单式只要用一句话表明本机关对所批转公文给予 批准 或 同意 的态度 然后简要提出贯彻执行意见和要求即可 复杂式在上述内容外 再加上对有关问题的重要意义的阐述 提出执行要求的必要性 注意两种情况 转发性通知可以层层转发 批转性通知只能批转一次 如 国务院制发批转性通知给北京市人民政府 此批转性通知对北京市人民政府而言 就是上级来文 北京市人民政府如需将此通知 转 给下级机关 只能转发而不能批转 北京市人民政府的下级机关收到其转发来的文件也只能以转发的形式继续向下行文 还有一种特殊情况 上级机关同意批转某下级机关公文 但又不以机关的名义行文 不是特别重要或非全局性的事项 而是授权以机关办公厅 室 的名义 转 这时就成了平行文 因为该机关的办公部门与其直属下级机关之间是不相隶属关系 行文时标题及正文中均不能用 批转 而要用 转发 正文中还需交代有关授权情况 2 指示性通知指示性通知适用于布置下级机关工作事项 指示工作方法 步骤 它具有较强的指令性 例如 国务院办公厅关于禁止发放使用各种代印购物券的通知 这类通知又分两种 一是发文机关根据自己的职权直接提出指示性要求二是为贯彻上级机关的某一文件而制发的 写法指示性通知通常由标题 主送机关 正文 公文生效标识和成文时间构成 1 标题发文机关 事由 文种 2 主送机关指示性通知的发文对象广泛 主送机关也比较多 在写作时一般用泛称表示 主送机关的分类和排列顺序要规范 如 卫生部关于进一步做好放射性职业病危害防治工作的通知 其主送机关为 各省 自治区 直辖市卫生厅局 中国疾病预防控制中心 卫生部卫生监督中心 3 正文一般由通知缘由 通知事项两部分组成 通知缘由这部分应交代发文的原因 背景 依据 如通知是由发文机关根据自己的职权直接提出指示性要求的 这部分一般写出本通知的意义和当前存在的问题 若是为贯彻上级机关的某一文件而制发的 这部分交代通知的发文依据和目的 通知缘由结束后通常以 现通知如下 现将有关问题通知如下 等过渡语承启下文 通知事项这部分是正文的核心部分 应该写明具体工作的原则 方针 方法 措施 要求和步骤等 一般具有影响面较大 有一定的政策性的特点 这部分内容较复杂 一般应分条列项 做到层次鲜明 重点突出 指示性通知的语言要准确 措辞严谨得体 语气要坚定 显示出上级机关的权威性 但一般不用命令和告诫的语气 4 公文生效标识和成文时间正文结束后在右下方标注成文时间并盖发文机关印章 3 知照性通知知照性通知适用于告知某一事项或某些信息 诸如庆祝节日 成立 调整 合并 撤销机构 启用新印章 更改电话 更正文件差错等 标题一般由发文机关 事由和文种组成正文一般由通知缘由和通知事项两部分构成篇幅短小的两部分合并在一起 篇幅长的分段阐述 通知缘由只说明制发通知的原则 目的或根据 不进行说理分析 不阐述发文的意义 通知事项部分也只知照有关事项即可 知照性通知行文要简洁明了 结尾不提执行要求 常以 特此通知 等惯用语结束全文 4 事务性通知事务性通知用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作 交代任务 同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合 协助办理等 事务性通知通常由发文缘由 具体任务 执行要求等组成 会议通知也属事务性通知的一种 但写法又与一般事务性通知有所不同 会议通知的内容一般应写明召开会议的原因 目的 名称 通知对象 会议的时间 地点 需准备的材料等 5 任免 聘用通知任免 聘用通知用于任免或聘用国家机关工作人员职务等 一般只写决定任免 聘用的机关 依据 以及任免 聘用人员的具体职务即可 标题一般由发文机关 人员姓名加 任职 或 任免 字样 文种组成 如 北京市人民政府关于 同志任职的通知 若是两个以上人员任职或免职的通知 一般在第一人姓名后加 等 字若有任职同时也有免职的 则在姓名及 等 后加 职务任免 四个字 此类通知 内容单一 篇幅简短 正文部分只需写明任免依据 任免决定 任免对象及职务即可 不必说明原因 通知的写作要求 重点突出 措施具体要突出重点 将通知事项规定得明确具体 讲求实效 注重实用 介绍情况 作出评价 提出要求 都要明确清楚 以便办理执行 切忌含混笼统 令人不得要领 报告 一 概述报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文 下级机关利用报告及时向上级机关反映工作情况 可以取得上级机关指导 帮助 同时 上级机关也可通过报告 及时了解下级机关的情况 以便制定正确的方针 政策 实行科学的领导 从而切实指导下级机关的工作 报告与请示相对应 上级机关收到下级机关的报告以后 一般不需批复 在表现方式上 它主要运用叙述的方式 概括地叙述工作的进程与有关动态 建议 即使有时需要论述道理时 也要在叙述的基础上采用叙议结合的方式进行 党政机关公文的报告 和一些专业部门从事业务工作时所使用的 标题中也带有 报告 二字的行业文书 如 审计报告 评估报告 立案报告 调查报告 等不是相同的概念 这些文书不属于党政公文的范畴 注意不要混淆 二 报告的特点1 单向性单方向上行文 不需要上级机关给予批复提请注意 类似 以上报告当否 请批示 的说法是不妥当的 2 陈述性报告在汇报工作 反映情况时 所表达的内容和使用的语言都是陈述性的 本单位遵照上级的指示 做了什么工作 怎样做的这些工作 取得了哪些成绩 还存在哪些不足 必然要一一向上级陈述 反映情况时 也要把时间 地点 人物 事件 原因 结果叙述清楚 向上级机关提供准确的现实性信息 3 事后性 事前请示 事后报告 多数报告 都是在开展了一段时间的工作之后 或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报 三 报告的种类及其写作方法1 综合报告和专题报告 按内容分 1 综合报告 是一个机关反映一定时期内全面工作情况或提出今后工作意见的报告 它可以使上级机关全面了解下级机关的工作情况 以便作全面的工作指导 综合报告大多数是定期性的工作总结报告 2 专题报告 是一个机关就某一项工作或某一个问题 某一件事情向上级所写的报告 机关的日常工作中经常使用 汇报某项工作的进程 经验 问题 建议的工作报告 反映工作中某一具体问题的处理或上级交办工作办理结果的情况报告 回答上级机关查询有关问题的答复报告 向上级机关报送文件或物件的报送报告 检讨工作错误的检查报告等 特点 事项相对集中单一 篇幅较短 行文迅速 便于上级机关及时了解和掌握下级机关的有关工作和情况 2 呈报性报告和呈转性报告 按性质和作用分 1 呈报性报告主要用于汇报工作 反映情况及答复上级询问事项 行文目的是提供上级机关了解情况 接受上级的领导与监督 并为上级机关制定政策 部署工作提供依据 不需要上级批转 呈报性报告的格式主要由标题 主送机关 正文 落款四个部分构成 标题要写明发文机关 发文主题 文种主送机关写给哪一个机关的就写哪个机关的名称正文 一般由开头 主体 结尾三部分组成 开头 一般先总述前一阶段 或前一个时期 的工作情况 包括取得的成绩和存在的问题 以此作为发文的依据 然后常用 现将有关情况报告如下 作为过渡语 引起下文 这部分要落笔入题 上承报告标题中的事由 下启正文主体内容 主体写报告内容是行文的重点 如果内容庞杂 可采用条款式 如果是反映某一方面情况的报告 写明事情经过 原因和结果 如果是侧重总结经验 就要对成绩和存在的问题进行必要的分析 归纳出规律性的东西 如果是工作汇报 应写明工作完成情况 取得的成绩和存在的问题 经验和教训 也可简单地交代下一步工作安排或打算 如果是报告某一事故或事件 就要写清发生事故或事件的时间 地点 单位 涉及的人员 事故的详细情况或事件的经过 造成的后果或影响 还要分析主观和客观原因 最后写明处理情况或提出处理意见 如果是根据上级的询问作出的答复报告 一般按询问的内容作答即可 至于备案报告 一般都比较简单 只需报告何时何种会议通过的具体事项 如果是规范性文件可作为附件放在报告后面 结尾 常用 特此报告 特此备案 特此报告 请审示 以上报告如有不当 请指正 等惯用语结束全文 落款 写明发文机关与日期 如果标题中已出现发文机关 只写发文时期 并加盖公章即可 2 呈转性报告呈转性报告 是指下级机关除了汇报工作 反映情况外 侧重于向上级机关提出建议和意见 请示上级批转有关地区和部门贯彻执行 因此 这类报告一经上级机关批转 对受文的下级机关工作就具有指导工作的性质 在行政机关中这类报告使用比较广泛 结构 包括标题 主送机关 正文 落款四部分 标题 主送机关 落款与呈报性报告相同 正文通常包括以下三个部分 开头 概述开展此项工作的依据 背景和目的 通常用 现就 提出如下意见 为此 建议做好以下工作 等惯用语过渡到正文主体 主体 提出具体的工作任务 要求 措施和方法 如果内容比较复杂 可采用条款式的写法 因为这类报告一经上级批转就带有指示性 要求各地 各部门贯彻执行 因此 在报告中要有针对性地提出切实可行的意见与建议 这一点与呈报性报告不同 写时一定要注意 结尾 常用 以上报告 如无不当 请批转各地各部门执行 等结束全文 正文通常包括以下三个部分 开头概述开展此项工作的依据 背景和目的 通常用 现就 提出如下意见 为此 建议做好以下工作 等惯用语过渡到正文主体 主体提出具体的工作任务 要求 措施和方法 如果内容比较复杂 可采用条款式的写法 因为这类报告一经上级批转就带有指示性 要求各地 各部门贯彻执行 因此 在报告中要有针对性地提出切实可行的意见与建议 这一点与呈报性报告不同 结尾常用 以上报告 如无不当 请批转各地各部门执行 等结束全文 报告的写作要求1 态度言辞 谦恭诚恳态度要谦和恭敬 言辞要真诚恳切 不能自以为是 不能生硬偏激 2 材料真实 观点明确充分掌握实际材料 让事实说话 事实应当准确无误 切忌无中生有 以点带面 要克服报喜不报忧 好大喜功的不良倾向 同时 鲜明表示发文机关对于事情赞成或者反对等态度 切实提出解决问题的建议 措施 以利上级机关斟酌 决断 不可闪烁其词 模棱两可 3 及时报告 不含请示行文及时 便于上级机关了解新情况 新问题 为其制定政策和指导工作提供依据 发挥报告应有的价值 报告中不得夹带请示事项 否则会因 报告 不需批复而影响请示事项的处理和解决 请修改下面的报告 关于 公安分局破获一起伪造 印刷 贩卖客运票据重大团伙案件情况的报告 市人民政府 我局根据 市政府领导的批示认真组织 公安分局等有关单位 对非法使用伪造小公共汽车票据一案进行了侦破 8月26日到9月3日 公安分局民警根据线索 经过八个昼夜的艰苦工作 终于查清了这起我市近年来罕见的团伙伪造 印刷 贩卖客运票据案件 初步查证 这起案件涉及我市 县和 省 市数十人 现已上缴伪造的客运票据 包括小公汽 出租车 长途客车和旅店发票 价值60多万元 赃款 赃物合人民币4万余元 已抓获人犯8人 目前正在进一步深挖和审理中 这起案件的侦破 对于推动当前我市交通运输市场的整顿 打击扰乱市场秩序的非法行为 具有重要的意义 为此 我们的意见是 一 案情查清后 对案犯从快从重公开进行处理 以巩固交通运输市场整顿的大好形势 震慑扰乱客运秩序的不法分子 二 建议由新闻单位对此案的侦破进行广泛宣传 三 对公安分局有关单位和人员立功授奖 特此报告 市公安局 年 月 日 请示 一 概述请示是机关单位经常使用的一种陈请性上行文 适用于向上级机关请求指示 批准 请示与批复有上行与下行相对应的行文关系 它要求上级应予批复 也可以说批复就是专门为请示而设的 亦即所谓的 一事一请示 一请示一批复 请示主要用于以下几个方面 1 对上级领导机关颁布的方针 政策 法规 规章以及决定 指示等 有不理解或难以执行而要求做某些变通处理的问题或事项 请求予以指示与认可 2 请求审核批准或批转本机关制定的法规 规章或做的决定 报告等 3 请求批准人员编制 机构设置与调整 干部任免 领导班子组成与调整 经费预算以及对于重大事件 事故 和人员的处理等属于本机关无权处理的重要事项 4 请求审定本机关对于某些重要问题 事项 所提出的处理方案与办法 5 请求协调与帮助解决本机关无法解决的困难与问题 6 根据规定必须履行审批程序的事项 二 请示的特点 请示和报告对比 1 陈请性请示是向上级机关请求指示和批准的公文 行文内容是陈请上级对某件事作指示或批复 具有请求性 而报告是向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问或者要求的公文 具有陈述性 2 期复性请示的行文目的是请求上级批准 解决某个具体问题 要求作出明确答复 而报告的目的则在于使上级掌握某方面或阶段的情况 不要求批复 3 超前性请示行文时机具有超前性 必须在事前行文 待上级机关作出答复之后才能付诸实施 不允许 先斩后奏 而报告则可在事后行文 也可在工作进行过程中行文 一般不在事前行文 三 请示的种类根据行文的目的和内容的不同可分为两种 1 事项性请示这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示 属于请求批准性的请示 这种请示多用于机构设置 审定编制 人事任免 重要决定 重大决策 大型项目安排等事项 这些事项按规定本级机关无权决定 必须请示上级机关批准 下级机关在工作中遇到人力 物力 财力等方面难于解决的事项 用请示请求上级机关给予帮助 支持的请示 也是事项性 2 政策性请示下级机关往往会在工作中碰到某一方针 政策等不明确 不理解的问题 或者碰到新问题和新情况 要弄清楚和解决这些问题 可用请示行文 并提出解决的意见 请求上级机关给予明确的解释和指示 四 请示的结构及写作方法请示包括标题 主送机关 正文和落款 结构应完整规范 1 标题 发文机关 事由 文种 不能写成 报告 或 请示报告 勿重复 申请 请求 之类词语2 正文缘由 事项 结语 1 缘由缘由是理由及依据 缘由关系到事项是否成立 是否可行 直接影响上级的审批 2 事项包括办法 措施 主张 看法等 要符合法规 符合实际 具有可行性 具体明白 内容比较复杂 要分清主次 一条一条地写出来 条理要清楚 重点要突出 事项简单的 往往和结语合为一句话 如 关于 列为省级重点风景名胜区的请示 的最后一句话 现申请把 列为省级重点风景名胜区 请审批 避免不明确 不具体的情况和把缘由 事项混在一起的情况 3 结语在主体之后 另起一段 按程式化语言写明期复请求即可 期复请求用语常见的有 当否 请批示 妥否 请批复 以上请示 请予审批 以上请示如无不妥 请批转有关部门执行 等 结语是请示必不可少的一项内容 不能遗漏 更不能含糊其辞 五 请示的写作要求1 行文语气诚恳谦恭2 明确主题3 一文一事4 单头请示受双重领导的机关可用抄送5 不越级请示如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时 要抄送越过的直接上级机关 6 不抄送下级 例1 关于追加办公经费的请示云农办 2010 23号县人民政府 今年7月 根据丽水市编制委员会 2010 42号文件精神 云和县农村工作办公室与县农业局分设 根据分设方案 农办原有空调 办公家俱等资产均归县农业局使用 故需增加办公室搬迁经费19 72万元 详见附表 由于农办原有车辆使用年限长达11年 存在诸多安全隐患 现已向县财政局申请报废更新 需安排车辆更新经费25万元 据新的职能划分 我办为县委 县政府综合部门 每人公用经费应从4000元 人提高到6000元 人 需增加5 4万元 我办在职职工27人 县农办承担我县中国童话乡村的调研和牵头抓总工作 会议 印刷 差旅费等大量增加 需新增公用支出10万元 综上 恳请县政府给予追加公用经费60 12万元 妥否 请批复 云和县农村工作办公室2010年11月1日 例文2 关于182户烟草专卖零售许可证进行公告的请示湘西自治州烟草专卖局领导 根据 烟草专卖许可证管理办法 和 烟草专卖零售许可证申请与办理程序规定 截止2012年11月28日至2013年6月6日 我局对95户新办烟草专卖零售许可证 注销87户烟草专卖零售许可证 该87户烟草专卖零售许可证作废 共计182户予以公告 现需在湘西自治州政务公开网站予以公告 妥否 请批示 湘西自治州烟草专卖局专卖科2013年6月6日 函 一 概述函是不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文 从函的主要作用来看 它应属商洽性公文 函主要在平行机关或不相隶属的机关之间使用 有时上级机关对下级机关询问一般性的问题 下级机关向上级机关询问具体事项 报送统计报表或一些简单物件 答复上级机关询问的一般性问题等 也可用函来进行 在行政机关的公务活动中 函不具有指挥领导的作用 但它具有桥梁纽带作用 同时也具有记载凭证作用 二 函的分类从内容和用途上 商洽事宜函 通知事宜函 催办事宜函 邀请函 请示答复事宜函 转办函 催办函 报送材料函等 从函的作用上看 可分为五种 商洽函 用于互不隶属或平级机关之间商洽工作 询问函 向有关机关询问情况 提出问题 要求对方答复 答复函 针对询问答复问题 知照函 把需要知照的情况告知对方 请批函 一般是就某一方面的业务向没有隶属关系的 主管 部门的行文 请求批准 函的写作方法函由首部 正文和尾部三部分组成 1 首部主要包括标题 主送机关 标题 由发文机关名称 事由和文种构成 如教育部关于申请对教师资格认定收费进行立项并核定收费标准的函复函一般应特别注明 复函 二字 答复请批事项的复函有时可标明 同意 或 批准 字样 如不同意对方的请求一般不标表态语 如 财政部国家计委关于批准收取教师资格认定费的复函 有些复函的标题还交代回复对象 如 国务院办公厅关于全球大气水质监测工作移交问题给国家环境保护局的复函 主送机关 即受文并办理来函事项的机关单位 于文首顶格写明全称或者规范化简称 其后用冒号 函的发文字号 一般单独编列 以区别于请示 批复等公文 2 正文包括缘由 事项和结尾三部分 开头 说明发函的缘由 一般要求概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 复函的缘由部分 一般首先引叙来文的标题 发文字号 然后再交代根据 以说明发文的缘由 事项 这是函的核心内容部分 函的事项部分内容单一 一函一事 行文要直陈其事 无论是商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准事项等 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题 意见叙写清楚 如果属于复函 还要注意答复事项的针对性和明确性 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望 或请对方协助解决某一问题 或请对方及时复函 或请对方提出意见 或请主管部门批准等 3 尾部通常应根据函询 函告 函商或函复的事项 选择运用不同的结束语 如 特此函询 商 请即复函 特此函告 特此函复 等 有的函也可以不用结束语 如属便函 可以像普通信件一样 使用