公文写作_公文写作知识概述

公文写作知识 一 概述 一 公文的概念及特点1 公文的概念 公文是行政机关的行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文的种类主要包括 命令 令 议案 决定 公告 通告 通报 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 共12类13种 2 公文的特点 法定性 政策性 时效性 规范性 实用性 二 公文的基本功用 1 颁布法规 传达指示 2 反映情况 请示工作 3 联系工作 商洽公务 4 宣传教育 5 依据凭证 三 公文的分类 1 按行文关系和行文方向分 1 上行文 是指下级机关向所属上级机关呈送的公文 主要有请示 报告 2 平行文 指同级机关或不相隶属的机关送交的公文 主要有函 3 下行文 是指上级机关向下级机关发送的公文 主要有命令 令 决定 意见 通告 通知 通报 批复等 二 公文的拟写通常按以下步骤进行 一 明确发文主旨 二 收集有关资料 进行调查研究 三 拟出提纲 安排结构 四 落笔起草 拟写正文 五 反复检查认真修改 公文写作技巧 公文语言总的要求是庄重 平实 概括 公文语言功夫的核心是选词 一要根据所反映的客观实际需要 二要符合明晰 确切 简练的标准 三要根据具体的语言环境 为避免上下文重复而选择不同的词语 注意文中所涉及对象和阅读对象 多用书面语和文书用语 少用形象和描绘性词语和口语 不用方言土语 十分规范 需要特别提出公文结构用语 一是开头用语 用来表示行文目的 依据 原因 伴随情况等 如 为 了 关于 由于 对于 根据 按 遵 依 照 据 查 奉 兹等 二是结尾用语 如 为要 荷 盼 是荷 特此通知 报告 函告 等 三是过渡用语 如为 对 因 据 此 鉴于 总之 综上所述等 四是经办用语 如 经 已经 业经 现经 兹经 办理 责成 试行 执行 贯彻执行 研究执行 切实执行等 五是称谓用语 有第一人称 我 本 第二人称 你 贵 第三人称 该 等等 公文主文结构 是指除了公文格式 外部组织形式即文头 主文和文尾及其各项设置 之外的公文核心部分 公文写作的难点 一 标题1 规范式 三部分 即 发文机关 事由 文种如 国务院关于做好当前物价工作和稳定市场的紧急通知 用于重要 庄重的公务 2 灵活式A二部分 一是发文机关 文种如 民政部关于开展农村五保户普查工作的通知 以上标题下可加时间 二是事由 文种如 关于召开经济工作会议的通知 三是 转发 始发机关及原通知标题 一部分 只有文种 常是不大重要的公务 带周知性 带发文机关的标题下面如写发文时间 则须用括号 公务须是重大的 庄重的 文后不写落款及时间 二 公文写作与实例 请示报告通知通告通报 决定计划总结会议纪要函 二 公文写作与实例 一 请示的写作1 请示的定义请示是下级机关就某一具体问题或某项工作向直属上级机关或业务主管部门请求指示和批准的呈请性公文 2 请示的作用一是涉及方针 政策界限等方面的重要问题 请求上级给予明确指示或解释 二是遇到无章可循的新情况 新问题 把握不准的疑难问题 请求上级予以指示 三是涉及其它地区 部门 系统的工作或问题 本机关 单位 无权独自决断时 请求上级予以批示 协调 四是本机关 单位 情况特殊 难以执行上级要求时 请求上级批准予以变通 五是其他按规定必须经上级批准方可开展工作及遇到困难请上级帮助解决 3 请示的特点请示具有四个突出特点 请求性 求复性 单一性 预先性 4 请示写作的注意事项 情况要确凿 意见要明确 要一文一事 不要多头请示 不要越级请示 5 请示的结构 内容 首部 请示的首部包括标题 发文字号 签发人姓名 主送机关等 正文 请示的正文包括引言 主体 结尾的三部分 尾部 请示尾部也包括附件 落款 附注 主题词 抄报抄送单位及个人 印发机关 印发时间及印数 实例 关于举办团干部培训班的请示报告县委 目前我县团干部队伍的现状与形势和任务的要求极不适应 近年来 团干部更新较快 每年平均30 左右 在新老交替过程中青黄不接的现象也较为突出 为了改变这种状况 我们曾办过几期团干部培训班 很受欢迎 现在根据我们的师资能力 拟于今年10月至明年4月再办一至二期团干部培训班 具体意见如下 一 培养目标 培养具有一定马列主义 毛泽东思想基础理论水平和党的政策思想水平 二 培训时间 3个月左右 三 内容和安排 马列主义 团的工作理论 其他方面知识 四 学员条件 有初中或相当于初中的文化 年龄不超过25岁 身体强健 五 招收人数和报名办法 为了适应飞速发展的新形势之需要 加强团干部队伍的政治素质 办这个培训班就是为了这个目的 以上意见 如无不妥 请转发有关单位 县团委二OO 年 月 日 简析 1 文种不规范2 违反有关法规3 内容含混 分寸失当4 结构紊乱5 语言不够准确6 层次标序有误 关于申请国庆节加班费的请示XX请 2008 125号尊敬的公司领导 为使国庆节期间两小区的安全和卫生得到保障 安全管理部及清洁部部分员工需安排在国庆节期间加班 而近期安全管理部缺编人员及清洁部有偿清洁较多 并且考虑到11 12月份将进行收楼工作 故安全管理部及清洁部部分员工10月份内不能进行全面排休 为体现公司人性化的管理 现根据 广东省工资支付条例 第二十条规定 用人单位在法定休假日安排劳动者工作的 应支付不低于劳动者本人日或者小时正常工作时间工资的百分之三百的工资报酬 因此 申请对国庆节期间加班的安管员 收费员及清洁工给予三倍工资报酬 即上一天班支付三天工资 但必须符合以下条件 1 安管员 收费员 必须10月1 3日有上班 并且月度总休假少于月度应休假 具体按国庆期间实际上班时间计算 2 清洁工 必须10月1 3日有上班 并且月度总休假少于月度应休假 除符合以上条件外 每人最多只能安排一天的国庆假期加班 10月份假期未能休息完的 可在11月份进行补休 妥否 请领导审批 行政管理部 二 八年十月二十四日主题词 国庆节加班费请示抄送 无主办单位 行政管理部2008年10月24日 报告概念 报告是下级向上级汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复询问的陈述性上行公文 报告 是陈述性文体 写作时要以真实材料为主要内容 以概括叙述为主要的表达方式 报告 是行政公文中的上行文种 撰写 报告 的目的就是为了让上级掌握本单位的情况 了解本单位的工作状况及要求 使上级领导能及时给予支持 为上级机关处理问题 布置工作或作出某一决策提供依据 报告 下情上达 是制发报告的目的 所以报告的内容要求以摆事实为主 要客观的反映具体情况 不要过多的采用议论和说明 表达方式以概括为主 语气要委婉 谦和 不宜用指令性语言 二 报告的特点 1 报告是陈述性公文 主要叙述事实 是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作 要掌握充分的材料 写时详略得当 重点突出 2 上级不作答复 不能夹带请示事项 但可以将建议性报告批转有关下级机关 3 一般在事情过程中间或之后撰写 报告的要求 1 主旨要新 2 要有真实的材料 3 重点突出 详略得当 4 标题只能省略发文机关部分 5 不能夹带请示事项 常用结语 特此报告 专此报告 以上报告如无不妥 请批转各地执行 等 三 报告的类型 汇报性报告 答复性报告 呈报性报告 例行工作报告一 汇报性报告汇报性报告主要是下级向上级汇报工作 反映情况的报告 一般分为两类 1 综合报告 这种报告是本单位工作到一定的阶段 就工作的全面情况向上级写的汇报性报告 其内容大体包括工作进展情况 成绩或问题 经验或教训以及对今后工作的意见或建议 这种报告的特点全面 概括 精练 2 专题报告 这种报告是针对某项工作中的某个问题 向上级所写的汇报性报告 二 答复性报告这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告 这种报告要求问什么答什么 不涉及询问以外的问题或情况 三 呈报性报告呈报性报告主要用于下级向上级报送文件 物件随文呈报的一种报告 一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件 物件相关的事宜 四 例行工作报告例行工作报告是下级向上级 因工作需要定期向上级所写的报告 如 财务报告 费用支出报告等 报告的格式及写法 报告包括报告的标题 主送机关 正文 结尾四部分 1 标题 包括机关的名称 报告事由 文种 2 主送机关 顶格写 收文机关或者主管领导人 3 正文 正文包括基本情况 无论是汇报工作 反映情况 还是答复上级的询问都应实事求是的交代具体的情况 以便上级了解情况 并以此为依据妥善的予以处理和指导 存在的问题及原因 具体的要求及措施三部分 4 结尾 报告的结语根据报告的性质和内容而定 不能千篇一律 一般有 特此报告 以上报告 如无不妥 请批转有关部门贯彻执行 等字样 正文结构 1 基本情况 2 成绩和经验 3 问题和教训 4 今后的计划和打算 实例 县教育局关于乡镇中小学校舍普查情况的报告 县教字 号县政府 根据县政府 年 月 日通知精神 我局会同各乡镇政府对全县 个乡镇所属中小学校舍情况进行了全面的调查 整个调查工作于 年 月 日结束 现将有关情况报告如下 一 全县乡镇现有中小学 所 校舍总面积 万平方米 其中达标校舍面积为 万平方米 占总数的 二 在未达标校舍中 属于严重危房已不能完全使用的占 经简单维修尚可在秋季开学继续正常使用的占 目前全县共有 所乡镇中小学校舍全部属于严重危房 需重新规划建设 三 为解决危房校舍影响正常教学的问题 我局近两年来协调相关乡镇政府 尽可能就地就近临时安排 保证不中断教学 但由于校舍长期难以固定 导致相当部分学生流失 辍学现象一度达该类学校学生总数的 四 为最大限度地缓解这一现象 在此次校舍情况普查前的一年中 我局已动用当年全县校舍维修经费的 计 万元 尽可能保证一般可维修校舍的正常使用 故截至目前 此类校舍未致影响各相关学校的教学 五 由于 所中小学校舍已不能继续使用 故普查过程中我局与相关乡镇政府共同考察 详细测算 拟定出重建校舍所需各项费用 列表如附件 为保证秋季新学年开学时新生能正常入学 并能进一步降低辍学率 请县政府考虑 年 月底前一次性拨专款 万元 由我局统一调配 各相关乡镇政府亦已做好准备 一俟经费到位 即可立即开工 力争 年 月底前建好新校舍并交付使用 以上报告 请予审阅 附件 略 二 三年四月十日 简析 这是一篇政府职能部门向其上级呈递的公文 该报告行文思路清晰 内容有序 语言严谨简明 语体应用得当 显示了公文拟制者较强的语言能力 但是 按公文使用的规范化要求衡量 这份报告尚存在以下几点较为突出的不足 第一 发文字号标列不规范 第二 引用公文不合国务院 年 月 日发布 年 月 日起施行的 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 的要求 第三 报告内容中明显包含着请示事项 即文中第五点请求拨付专款的要求 实例2 市商业局企业年度财务分析报告省商业厅 19 年度 我局所属企业在改革开放力度加大 全市经济持续稳步发展的形势下 销售收入实现 万元 比去年增加30 以上 并在取得较好经济效益的同时 取得了较好的社会效益 一 主要经济指标完成情况本年度商品销售收入为 万元 比上年增加 万元 其中 商品流通企业销售实现 万元 比上年增加5 5 商办工业产品销售 万元 比上年减少10 其它企业营业收入实现 万元 比上年增加43 全年毛利率达到14 82 比上年提高0 52 费用水平本年实际为7 7 比上年升高0 63 全年实现利润 万元 比上年增长4 68 其中 商业企业利润 万元 比上年增长12 5 商办工业利润 万元 比上年下降28 87 销售利润率本年为4 83 比上年下降0 05 其中 商业企业为4 81 上升0 3 全部流动资金周转天数为128天 比上年的110天慢了18天 其中 商业企业周转天数为60天 比上年的53天慢了7天 二 主要财务情况分析1 销售收入情况通过强化竞争意识 调整经营结构 增设经营网点 扩大销售范围 促进了销售收入的提高 如南一百货商店销售收入比去年增加296 4万元 古都五交公司比上年增加396 2万元 2 费用水平情况本期费用绝对额为905 6万元 比上年相对减少10 2万元 费用水平为6 7 比上年下降0 4 3 资金运用情况年末 全部资金占用额为 万元 比上年增加28 7 其中 商业资金占用额 万元 占全部流动资金的55 比上年下降6 87 结算资金占用额为 万元 占31 8 比上年上升了8 65 4 利润情况企业利润比上年增加 万元 主要因素是 1 增加因素 由于销售收入比上年增加804 3万元 利润增加了41 8万元 由于毛利率比上年增加0 52 使利润增加80万元 由于其他各项收入比同期多收43万元 使利润增加42 7万元 由于支出额比上年少支出6 1万元 使利润增加6 1万元 2 减少因素 由于费用水平比上年提高0 82 使利润减少105 6万元 由于税率比上年上浮0 04 使利润少实现5万元 由于财产损失比上年多16 8万元 使利润减少16 8万元 以上两种因素相抵 本年度利润额多实现 万元 三 存在的问题和建议1 资金占用增长过快 结算资金占用比重较大 比例失调 特别是其他应收款和销货应收款大幅度上升 如不及时清理 对企业经济效益将产生很大影响 因此 建议各企业领导应在收款较多的单位抽出专人 成立清收小组 积极回收 也可将奖金 工资同回收贷款挂钩 调动回收人员积极性 2 经营性亏损单位有增无减 亏损额不断增加 全局企业未弥补亏损额高达 万元 比同期大幅度上升 建议各企业领导要加强对亏损企业的整顿 管理 做好扭亏转盈工作 3 各企业程度不同地存在潜亏行为 全局待摊费用高达 万元 待处理流动资金损失为 万元 建议各企业领导要真实反映企业经营成果 该处理的处理 该核销的核销 以便真实地反映企业经营成果 市商业局财会处19 年 月 日 三 通知 1 概念通知是适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员的公文 通知是使用相当广泛的公文文体 2 种类 1 指示性通知用于布置下级机关工作事项 指示工作方法 步骤 2 任免人员的通知用于任免和聘用干部 3 颁布 转发性通知即颁布 颁发 与转发公文时使用的通知 颁布 颁发 本机关制定的行政法规与规章 决定等公文使用 转发公文时使用 4 会议通知是组织会议的单位制发的公文 3 结构 1 标题 2 正文 通知事由 通知主体 结尾部分 3 写作要求 指示性通知 任免人员的通知 颁布或转发性通知 会议通知 四 通告 1 概念通告是适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项的公文 2 种类 1 禁止型通告 2 知照型通告3 结构 1 标题 2 正文 3 结尾 通告的写作和方法 通告的标题完整式标题 发文机关 事由 文种 广东省人民政府关于禁毒的公告 发文机关 文种例如 中华人民共和国通告 直接写通告 先进工作者公示通告经县政府研究 我单位 同志被确定为全县人事系统先进工作者候选人员 现将 同志有关情况公示如下 一 简要情况 由各单位自选填写 二 拟受表彰奖项 全县人事系统先进工作者 三 公示期限 2005年3月16日至3月18日四 表彰条件五 受理意见方式六 反映情况的基本要求特此通告 本单位署名盖章 二 五年三月十六日 公告和通告的区别 1 公告的作者通常是国家领导机关 地方机关 基层单位 群众团体不制发公告 通告的作者比公告范围宽 可以是各级政府及其职能机关 也可以是社会团体 企业事业等单位 需要注意的是通告不能乱用 诸如 不许践踏草坪 违者罚款 单位搬迁 更换电话号码等 则不能运用通告 而应当用启事 2 公告是向国内外 宣布 事项 有的公告事项要求公众执行 有的公告事项仅为使大众周知 所以公告重在事项写作 要求明确而具体 事由可简明或不写 通告的事项也是同样 以便实施和办理 而不作说理解释 公告具有告知性 公告的分类 1重要事项公告凡是用来宣布有关国家政治经济科技教育人事外交等方面重要事项的公告 都属于这一类 2法定事项公告包括公布有关法令法律法规的公告和按照国家一系列法律规定需要向社会发布的公告 五 通报 通报适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 通报属下行公文 通报由标题 文号 密级 主送单位 正文 发文机关和日期组成 1 标题 2 正文 3 尾部 六 决定 决定是党政机关及其他部门对某些重大问题或重要事项 经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体 决定除会议作出外 也可以由领导机关制发 决定一般由标题和日期 正文 结尾三个部分组成 七 计划是机关 企事业单位乃至个人预先对今后一定时期的工作活动作出安排的一种常用文书 1 计划的特点 针对性 约束性 预见性 可行性 2 计划的分类 按性质分 学习计划 工作计划 生产计划 财务计划 教学计划 销售计划等 按范围分 国家计划 地区计划 单位计划 个人计划 按时间分 周计划 月计划 季计划 年度计划 跨年度计划 近期工作叫安排 远期叫设想 规划 按内容分 综合计划 专题计划 3 计划的结构 内容和写法 标题 单位名称 时间界限 事由 文种 事由 文种 正文1前言 概述计划的指导思想 依据 意义2主体 做什么 怎么做 任务要求 方法 措施 步骤 时间 明确 可行 具体 3结尾 可以提出执行要求 可以展望前景 也可以自然结尾 4 写计划注意的问题领会有关方针 政策 并做为定划指导思想结合本单位实际 任务指标不要过高过低方法和措施要具体可行 八 总结是机关 企事业单文和个人对过去一段工作情况回顾和分析评价 判明得失用以指导今后工作的一种常用文书 1 总结的特点 内容的实践性回顾的理论性 2 总结的分类 按性质可分为 工作总结 生产总结 学习总结 会议总结等 按范围可分为 全国性总结 地区性总结 单位总结 个人总结 按时间可分为 月度总结 季度总结 年度总结 阶段总结 按内容可分为 全面总结和专项总结 3 总结的结构 内容和写法 标题 公文式 单位名称 时间 事由 文种 新闻式 正文 主体 做法和体会 成绩和问题 经验和教训 结尾 可以总结全文 也可以自然结尾 九 会议纪要 会议纪要是在会议记录的基础上 对会议的主要内容及议定的事项 经过摘要整理的 需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件 会议纪要根据适用范围 内容和作用 分为两种类型 1 工作会议纪要 2 协商交流性会议纪要 会议纪要要点 会议纪要由标题 日期 正文三部分组成 格式内容 1 标题 由 会议名称 会议纪要 构成 2 导言 介绍会议召开的基本情况 如时间 地点 参加人 讨论的问题 3 会议的成果及议定的事项 应逐项列出 4 希望 结尾的内容通常是提出希望 号召 要求有关单位认真贯彻会议精神 一般有三种写法 一概述法 即把会议上的发言内容 讨论情况总结到一起 概述出来 这种写法适用于小型会议 二是发言记录式写法 按照会上发言顺序 摘录每个人发言的主要内容 此写法主要用于座谈会纪要 三是归纳法 就是把会议中研究 讨论的内容归纳成几个问题来写 适用于规模较大 内容复杂的会议 写作时 可根据表达内容的需要 分条列项写或拟小标题分部分 分层次写 总结 无论是哪种写法 都要围绕会议中心和目的选材 剪裁 突出重点 关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要xx年2月2日上午 市政府办公厅xxx主任主持召开会议 协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题 参加会议的有省政府办公厅交际处 广东胜利宾馆 市商委 市国土房管局 二商局 市外轮供应公司等有关部门的负责同志 会议认为 沙面大街56号首层房屋使用权的问题 是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题 早几年曾多次协调 虽有进展 但未有结果 最近 按照省 市领导同志 向前看 了却这笔历史旧账 的批示精神 在办公厅的协调下 双方本着尊重历史 面对现实 互谅互让的原则 合情合理地提出解决这宗矛盾的方案 经过协商 讨论 双方达成了一致的认识 会议决定如下事项 一 市外轮供应公司应将沙面大街56号房屋的使用权交给胜刊宾馆 二 考虑到市外轮供应公司在56号经营了30多年 已投入了不少资金 退出后 办公地方暂时难以解决 决定给予其商品损耗费 固定资产投资和搬迁费等一次性补偿费用共95万元 其中省政府办公厅和广东胜利宾馆负责80万元 考虑到省政府领导曾多次过问此事和省 市关系 另15万元由广州市政府支持补助 三 省政府办公厅和胜利宾馆的补偿款于1994年2月7日前划拨给市外轮供应公司 市政府的补助款于3月5日左右划拨 市外轮供应公司应于2月15日开始搬迁 2月20日前搬迁完毕并移交钥匙 四 市外轮供应公司原搭建的楼阁按房管部门规定不能拆迁 空调器和电话等2月20日前搬迁不了的 由胜利宾馆协助做好善后工作 会议强调 双方在房屋使用权移交中要各自做好本单位干部群众的工作 团结协作 增进友谊 保证移交工作顺利进行 XX市政府办公厅XX年X月X日 十 函的写作 1 函的定义 函是不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题或向有关主管部门请求批准等的公文 2 函的作用 函是行政机关使用频率较高的一个文种 它在各行政机关以及不相隶属机关之间经常具有联系和纽带的作用 是沟通彼此信息不可缺少的工具 3 函的特点 行文的多向性 范围的广泛性 写作的灵活性 4 函的内容结构 首部 首部包括标题 发文字号 主送机关 发函的标题一般由 事由 文种 构成 复函的标题比较完整 一般由 复函机关名称 事由 文种 构成 事由要求扼要概括来函和请示的内容 用 关于 的介词结构 写法同于批复 文种要区分发函与复函 发函用 函 复函必须写作 复函 主送机关只写一个 即受函机关的全称或规范化简称 正文 正文的开头写发函的原因或目的 函调材料要写明调查对象的基本情况 并引起下文 复函以对来文来函名称作引语开头 即引叙发函单位的日期或发文字号 说明 某来函收悉 现就有关问题答复如下 主体部分写清商洽 询问或答复的具体事项 正文结尾要体现本机关的职权范围及与对方的关系 发函一般用 即请复函 特此函达 并希见复 不要求复函的 可用 特此函告 复函一般用 特此复函 此复 专此函复 便函的结尾可用 此致 敬礼 而公函则不能这样用 落款 写上发文机关及加盖印章 如果标题里已标明发文机关名称 文末只盖上印章即可 最后要标明成文时间 函的写作注意事项要一函一事 中心明确 行文简洁确 不用套语 要态度诚恳 措辞得体 注意函的时效性 及时处理函件 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函 1993 2号国家计委 经贸办 农业部 业部 经贸部 纺织部 技术监督局 为进一步发展我国羊毛生产 搞活羊毛流通 提高羊毛质量 根据国务院领导同志的批示 现就有关问题通知如下 一 要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作 略 二 技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作 略 三 要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场 略 四 为了促进国内养羊业的发展 支持纺织工业生产和扩大出口创汇 略 上述有关政策 请有关部门 各地区特别是羊毛生产区认真研究落实 执行中的问题 由国家计委和经贸办协调 并督促落实 国务院办公厅一九九三年一月三日 商务函电的撰写 企业在正常经营活动中会经常与合作伙伴进行商务联络和沟通 采用书面信函或电子信息联络 可以有效地取代面对面拜访以及言语联络 可以有效地构建 维系和记录彼此的友谊 为企业树立良好的形象 一 商务信函的作用和种类 1 作用处理经济业务 交流经贸信息 使用频率高 业务性强 凭证效用 格式独特 内容单一 讲究礼节 国际上称商务信函为DM广告 即直接邮递广告 也称直邮广告 是指通过邮政系统将广告直接送给广告受众的广告形式 分类 发函缘