入职指引_行政部入职培训

行政部工作制度与流程 目录 行政部职能与岗位职责 行政部部门职能1 负责接待来访人员及安置工作2 负责管理公司办公设施 做好办公用品采购 发放 使用登记 保管和维护管理工作3 负责全公司资料 信息的管理以及宣传等日常行政事务管理工作4 负责员工考勤 出勤统计 行政部报表制作及分析等管理工作5 督促检查各职能部门对公司有关决议 计划及各项行政管理制度的执行情况6 做好公司内部的联络沟通工作 及时向上反映情况 向下反馈信息7 做好节流工作 合理控制公司各项预算 保证现有资产的保值和增值 行政部行政专员岗位职责 1 监督和执行考勤制度 上下班按要求打卡 做好考勤统计 2 负责各类办公文档 商务文档 合同协议的录入 排版 打印及保管 3 负责日常文书 资料整理工作 4 做好固定资产的盘点与相关部门的对接 5 负责对市场部工作报表的收集和监督检查 行动日志 周计划 月计划等 6 公司每月的办公物品的申请登记 领用发放及保管 7 公司大小型会议的会场布置整理及清扫 8 负责收集公司市场人员的日报周报月报 9 完成上级交办的其它工作 行政部文秘工作职责及流程 101室 日常工作职能 1 负责来访客人的接待 指路及应聘人员的招待2 负责公司人员的考勤统计3 负责日常资料的复印工作4 负责办公用品的订购 办公室饮用水的订购5 负责公司员工的邮件接收 发放6 负责留意公司车位 非本公司车辆不予停放7 负责每天早上商务车出去和晚上回来之后录入商务车行驶的公里数 行政部商务车司机岗位职责 1 负责公司商务接待 及内部用车 2 负责做好运输过程中的节能减排 货物安全及人身安全 3 负责车辆的正常运行 及时做好车辆年审工作 4 负责做好行车记录 随时上交记录表 5 做好客户服务工作 为公司树立良好的企业形象 6 发生异常状况及时处理 并请示上报 7 完成上级交办的其它任务 行政部维修员岗位职责 1 负责店家新进仪器上门安装与培训 2 负责定期上门进行仪器维护与培训 3 负责仪器相关工具和材料的领用及保管 4 负责店家临时发生的仪器问题的及时处理与定期回访 5 负责公司办公设备维护维修 6 负责仪器设备的返厂维修跟踪 并及时给店家返回 7 总结归纳仪器发生的问题并编写操作规范 8 负责给公司售出仪器建售后服务档案 定期填写交客服保存 9 完成上级交办的其它任务 工作中经常容易出现的问题 海尔总裁张瑞敏关于人的品质有一段精彩的论述 如果训练一个日本人 让他每天擦六遍桌子 他一定会这样做 而一个中国人开始会擦六遍 慢慢觉得五遍 四遍也可以 最后索性不擦了 中国人做事的最大毛病是不认真 做事不到位 每天工作欠缺一点 天长日久就成为落后的顽症 例 一位工人 正将煤渣洒在通道地面上 问 为何你将煤渣洒在地面上 答 因为地面有点滑 不安全 问 为什么会滑 不安全 答 因为那儿长期有水 问 为什么会有水 答 因为水是从下水道泄漏出来的 问 为什么会泄漏 答 因为水管老化破裂了 问 为什么水管会老化 答 因为水管没有保养 锈死了 人们倾向于看到一个问题 在此例就是在地面上的油渍 就立下结论 而把煤渣洒在上面 以为就此解决了每一件事情 这只是表象而不是根治 工作标准的重要性 小故事 有一个小和尚担任撞钟一职 半年下来 觉得无聊之极 做一天和尚撞一天钟 而已 有一天 主持宣布调他到后院劈柴挑水 原因是他不能胜任撞钟一职 小和尚很不服气地问 我撞的钟难道不准时 不响亮 老主持耐心地告诉他 你撞的钟虽然很准时 也很响亮 但钟声空泛 疲软 没有感召力 钟声是要唤醒沉迷的众生 因此 撞出的钟声不仅要洪亮 而且要圆润 浑厚 深沉 悠远 行政部制度与流程 1 考勤管理2 宿舍管理3 易耗品管理4 办公卫生管理5 合同 档案 电脑资料管理6 接待管理7 物料申请管理8 报销管理9 报表管理10 文件传达系统11 商务车管理12 固定资产管理 一 考勤管理 考勤管理流程1 每天早晨9 00 10 00市场人员考勤登记 10 00以后考勤统计 2 每天不定时间抽查 下午16 30 17 00查岗 除品元大厦A1605工作人员本人本部门座机打卡外 其他部门人员都在A101前台打卡 3 每周四打印加班申请表 放到A101室前台 各部门人员到A101室前台领取进行周日加班登记 4 各部门总监将本人签字加班申请表每周三上交前台 前台人员及时将加班情况记录考勤卡 25日截止上报本月考勤 逾期上交不与记录加班 5 每月底进行本月考勤统计 需要员工确认签字 行政部进行存档6 每月底员工要上交本月的违规罚款 话术 1 打卡话术 您好 很高兴为您服务 好的 已帮您记录 亲爱的 如有换岗 需要您再次到店里用店里座机报岗哦 2 查岗话术 您好 我想请问您一下 我公司的美导 带店 老师 专家 在您店里吗 她 他 现在在忙吗 那麻烦您叫她 她 接听一下电话好吗 谢谢 亲爱的 还在忙吗 这时可以跟下节日 天气来问候一下 亲爱您辛苦了 到点早点回家 注意事项 1 早上打卡 美导下店每天上午10 00前用加盟店的座机电话打到公司前台报岗 周日打到本部门负责人手机报岗 周日加班需填写加班申请表 2 中途换店者需用店家的座机重新报岗 如忘记报岗者按公司违规处理3 16 30由专门负责人进行定期或不定期查岗 在上班期间查岗不在 打电话不接或者不在报岗工作区内 视为早退 4 部门员工休息应提前向部门领导申请报备 部门领导批注后应在第一时间通知行政部记录考勤 如领导不报备或忘记报备者按公司违规处理 5 两个或两个人以上同时到一家店 需本人报岗 不可带打卡 带打卡者不计考勤 6 员工因公外出需经部门经理批准 并通知行政部将派出理由登记到考勤卡内 方可外出 7 加班申请条请与每月25日前上交行政部作为加班考勤依据 过时将不予更改 二 宿舍管理 申请入住条件 在公司集体宿舍居住必须具备以下四个条件 1 公司内部员工 新员工优先选择 2 在职期间 3 住宿费 公司入职未满一年员工300元 一年以上两年以下400元 两年以上500元 每月15日为宿舍费用统一缴纳日 4 同意遵守本制度所有条款 宿舍管理注意事项 1 防火 防盗 2 申请表内部门负责人签字审批项 必须齐全 宿舍入住员工需上交身份证复印件在行政部存档 3 严格执行宿舍管理制度 例行检查 三 易耗品管理 办公用品的分类 1 易耗品 复写纸 传真纸 卫生纸 纸杯 刀片 胶水 胶带 大头针 图钉 曲别针 钉书针 橡皮筋 笔记本 橡皮擦 夹子 铅笔 圆珠笔 签字笔 白板笔 修正液 印台 印油 电池 色带 墨盒等办公用品 2 管理品 订书机 计算器 剪刀 尺子 胶带台 塑料文件盒 文件夹 名片册 支票夹等办公用品 办公用品的购买制度 1 办公用品采购要本着节约 合理 适用或者有关部门提出特殊需求的情况下 按照部门申请的办公用品或批量办公用品进行采购 必须要做到货比三家 务求价廉质优 成本小的原则 可以直接去商店采购或者订购的方式购买 2 所购买办公用品送到后 按购货清单进行验收 核对品种 规格 数量与质量 确保无误 3 办公用品如属必需品 采购不易或耗用量大者 应酌量库存 如行政部无法采购的特殊品 可经总经理同意后 授权使用该部门自行购买 4 办公用品的申请应于每月月初购买一次 如 5日统计 7日购买 月中一次 如 19日统计 20日购买 特殊情况再定 由各部门提交 办公用品申请单 时 部门申请人要在申请单上签字 在由部门负责人签字 部门负责人签字后在交给行政人员统一购买 行政人员按部门上交来的 办公用品申请单 统一汇总做个 办公用品采购单 后交给负责人审核签字后方可购买 遇到周日推延 办公用品的发放与领用 1 办公用品分为个人领用与部门领用两种 个人领用系个人使用保管用品 如签字笔 圆珠笔 笔记本等 部门领用系公司或部门共同使用用品 如计算器 订书机 涂改液 白板笔等 2 个人领用办公用品只限于总经办 其它部门人员如需使用办公用品 则统一由部门领用 3 消耗品可依据历史记录设定领用管理为准 并可随部门或人员的工作状况调整发放为准 4 行政部对每部门建立 办公用品领用记录表 由行政部统一发放 行政部应严格控制办公用品领用 各部门应由负责人来负责领取办公用品 行政人员应核对各部门申请单后 进行分类 然后将发好的办公用品交给部门负责人 由部门负责人统一进行发放 发放日期为8日和22日 遇到周日推延 办公用品的保管与统计 1 办公用品申请后由各部门统一保管 并指定由部门保管人负责保管 保管人不得超标发放办公用品 确因工作需要超标领用的 应经部门负责人同意 2 必须清楚地掌握办公用品库存情况 经常整理与清扫 必要时要实行防虫等保全措施 3 各部门要控制和合理使用办公用品 杜绝浪费现象 如有遗失应由个人或者部门赔偿 管理消耗品由部门负责人保管 必须以旧换新 但消耗品 如复印纸 传真纸 卫生纸 不在此限 4 凡离职和调配人员在办理离职或交接手续时 应将所领用的办公用品 一次性消耗品除外 如数归还 有缺失的应照价赔偿 否则不予办理有关手续 5 行政人员建立 各部门办公用品文件夹 对办公用品库存 领用进行管理 并于每月底统计 办公用品领用登记表 以便统计消耗情况 6 办公用品严禁取回家私用 易耗品管理 注意事项 1 满足各部门的办公用品使用需求2 定期完成易耗品的储存准备3 按照各部门的申请使用条件 合理制定采买计划4 定期做好相应的统计工作并分析原因 拿出解决方案 四 办公卫生管理 监督与奖惩1 公司行政部不定期对办公室的环境卫生进行检查 对发现的环境卫生问题 第一次劝导责任人进行及时整改 第二次要求责令整改同时通报其直接上级 并视情况在公司群上进行匿名通报 第三次对责任人给予一周办公区域卫生打扫的处罚 可视实际情况而定在考虑在公司有关会议上做通告 2 公司行政部人员必须以身作则 接受所有同事的监督 发现有违反规定的行为 可向公司总经办反馈 同时 行政部接受员工对于其他人员的环境卫生维护方面问题的反映与投诉 五 合同 档案 电脑资料管理 注意事项 行政部在收到合同的时候一定要检查合同的签订情况 1 检查核实合同的有效性 2 合同文本上须有部门总监签字 3 合同的附件内容不能直接书写在合同文本上 并检查附件内容是否合理 4 如有异常需及时上报公司其他档案盒电脑资料在收集和整理归档时也需要严谨的检查其真实性和有效性 例 返点协议事件 文件编辑 归档 第一条 各部门日常要做好文件的收集 整理 此项工作应列为各部门的一项重要工作 须认真做好 第二条 各类文件材料由行政部负责整理归档 行政部对各部门文件立卷工作进行监督和指导 并做好应归档文件案卷的接收归档工作 第三条 文件立卷归档范围 凡是工作活动中形成的 办理完毕 具有查考利用价值的各种文件 包括收 发文电 部门内部文件 各种会议文件 文件汇编 簿 册 图表 出版编辑物原稿 磁盘 制度 公告 流程 标准等 均属立卷归档范围 第四条 立卷的原则 遵循文件的自然形成规律 保持文件之间的历史联系 区分文件的保存价值 便于保管和利用 第五条 立卷方法 根据立卷原则 文件的分类 分年度 分类别 分保管期限的方法立卷 1 分年度 将文件按其形成或针对的年度分开 2 分类别 将文件按其内容所反映的问题分开 3 分期限 根据文件的不同保存价值 将文件按不同的保管期限分开 4 保管期限分为永久 长期 短期三种 1 永久保存 凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的 例如章程 申请批文等 有长远利用价值的文件 划为永久保存 2 长期保存 凡是在相当长时间内部门需要查考的文件 划为长期保存 例薪资制度 财务报表 员工档案等 长期保存为5年至10年 3 短期保存 凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件 划为短期保存 短期保存为5年以下 促销协议的发放流程及注意事项 六 接待管理 前台接待礼仪1前台人员接待客人时必须讲普通话2女士要化淡妆 着装整洁 指甲要保持干净3电话在三声内接听 一般第二声接听 必须使用公司统一问候语 如 接外线电话 您好 公司xxxx 部 接内线电话 你好 我是xx 4当有客人来访时 第一时间起身站立 面带微笑 热情 主动问候 使用礼貌用语 您好 请问有什么可以帮您吗 耐心倾听客人的来意 并根据客人的需求积极予以帮助 给客人倒水时 水温要应季适宜 一手托杯底 一手握住杯身下半部分递给客人 切忌不要用拿杯口5电话机旁备纸 笔 接听电话时主动提供留言服务 随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项 尤其对客人的姓名 电话 时间 地点 事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人 6在接到投诉电话的时 要注意礼貌用语和说话口气 耐心地听客人反应所要投诉的问题 积极的为客人解决问题 解决不了的要主动的留下客人的电话 及时的反应给领导 任何情况下不能和客人起冲突 商务车司机接待服务礼仪 出车前的检查 1 检查车辆的各类证件带的是否齐全2 检查车辆是否可以正常行驶 油量是否够用3 检查车内卫生情况 车内应保持干净卫生无异味4 按季节调整好车内的温度5 车内备好垃圾袋 纸笔 雨伞等物品 以备不时之需6 出车前根据路况选择好路线 以免耽误时间二 迎客 送客上车 1 接到出车通知后 应提前5 10分钟到达指定地点 并把车停在方便客人乘车的地方 不宜催促客人2 要主动迎接客人或领导打招呼进行自我介绍 协助客人或领导放好行礼3 迎客上车时 一手拉车门 一手挡住车门上杠 防止客人或领导撞到车门 周时向客人点头微笑4 开车前要确定客人或领导是否已系安全带 以保安全 跟客人或领导确认要去的目的地 车辆要按正常速度行驶 保证乘车人的安全三 商务车司机必须要讲普通话 在接送客人时会有各个地方的人 所以为了沟通方便必须要使用普通话四 不在车内吸烟或吃有刺激味的东西 商务车是公司接待客人使用的 所以不能让车内有异味 这样也会影响公司形象五 在跟客人聊天时要有选择性的聊 同时要学适可而止 车上如果不止一个客人时 他们的对话要注意保密 不能对外宣传 如遇雨雪天气应先下车撑好伞再接客人或领导上车 送人最好是送到门口 分享小故事 有七个人住在一起 每天共喝一桶粥 显然粥每天都不够 一开始 他们抓阄决定谁来分粥 每天轮一个 于是乎每周下来 他们只有一天是饱的 就是自己分粥的那一天 后来他们开始推选出一个道德高尚的人出来分粥 强权就会产生腐败 大家开始挖空心思去讨好他 贿赂他 搞得整个小团体乌烟障气 然后大家开始组成三人的分粥委员会及四人的评选委员会 互相攻击扯皮下来 粥吃到嘴里全是凉的 最后想出来一个方法 轮流分粥 但分粥的人要等其它人都挑完后拿剩下的最后一碗 为了不让自己吃到最少的 每人都尽量分得平均 就算不平 也只能认了 大家快快乐乐 和和气气 日子越过越好 分析 管理的真谛在 理 不在 管 管理者的主要职责就是建立一个象 轮流分粥 分者后取 那样合理的游戏规则 让每个员工按照游戏规则自我管理 游戏规则要兼顾公司利益和个人利益 并且要让个人利益与公司整体利益统一起来 责任 权利和利益是管理平台的三根支柱 缺一不可 缺乏责任 公司就会产生腐败 进而衰退 缺乏权利 管理者的执行就变成废纸 缺乏利益 员工就会积极性下降 消极怠工 只有管理者把 责 权 利 的平台搭建好 员工才能 八仙过海 各显其能 七 物料申请管理 八 报销管理 九 报表管理 十 文件传达系统 十一 商务车管理 十二 固定资产管理 影响工作结果和标准的因素 执行力 职业化 买火车票的故事 今年五一节 XX医疗设备公司要派10个人去青岛参加一个展会 每逢节日 铁路客运就非常紧张 旅游旺地更是如此4月27号 预售的第一天 一大早 公司老板就派小刘去火车站买车票 过了很久 小刘满头大汗的回来了 说 售票处人太多了 我挤了半天 排了3个小时才轮到我 但是窗口的所有火车票 包括软卧 硬卧 硬座都卖完了 没办法 我只好回来了 老板非常生气 将小刘训了一顿 说他真不会办事 小刘感到很是委屈 心想 我辛苦了一早上 的确是没票了 为什么还要怨我 1 老板为什么会批评小刘 2 如果你是小刘 老板派你去火车站去买票 请