会议管理_会议管理培训教材4

Exceltek 会议管理 如何开一个好会 Agenda 一 引言二 为什么要开会三 会议前的准备工作四 会议的流程五 主席的工作六 与会人员应有的态度七 会议中应注意事项八 会议中常发生的状况九 会议中常犯的错误十 会议后的追踪十一 补充资料 一 引言 盘点你的会议成本 算算看 你一周内总共 开了几个会 因为会议花掉多少时间 因为开会达成几项共识 因为开会完成几个结论 因为开会加了多久的班 因为开会失去多少关键时刻 因为开会Delay多少工作 二 为什么要开会 成功的会议 有效 借着团队的集思广益 解决个人无法完成或突破的问题 有效达到会议目标和谐 营造和谐的气氛 使成员对团队有安全感 信任感 认同感 展露个人才能参与 参与的人用心关注 才能让会议得到健全发展效率 当一个会议成功的要素具备后 能在预定的时间内完成开会 这就是效率学习 在参与开会的同时有更多学习的机会 开会有什么意义 开会让你 小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作 公平合理 但开会也让你 工作时间被分割人多口杂 讨论耗时晚上加班特殊问题还是个别沟通没有产能别人发言比自己开口多Delay重要工作或客户 开会有什么意义 一家公司的开会效率与执行决定了企业的竞争力 每个人都在开会 但如何才能开好会 为什么有这么多会要开 现代企业随时在改组 以任务为导向 因此会议愈来愈重要但会议却占据了企业活动大部分的精华时间中国人工作时数全世界最长 开好会对企业更显重要 NetMeeting调查结果 美国上班族每周平均参加十个会议约占每周工作时间一到一天半经理人每周有一半以上时间在开会57 的上班族开会前心情紧张上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的 靠开会也可以赚钱 日产汽车靠着有效的会议革命 省下了六十亿日圆成本 接下来的三年预计还可省下三百亿日圆所以 有效开会 稳赚不赔 精准计算会议成本 会议成本 人数x时间x薪资单价会议报酬率 会议成本 会议效益 现在最In的动脑会议守则 因为没有人像每一个人一样聪明 所以 一 不要想过头二 脑袋大接力三 给自己海阔天空的发想四 保持动脑不断电 贴在惠普动脑会议墙上的动脑原则 日本大肆展开会议革命 会议目的 节省成本 加快决策速度 更有创意会议革命 1 废除不必要的会议2 排除不需与会的主管3 强调准时开始 结束4 重视开会结论5 提高会议生产力 强化企业竞争力 别人怎么开会 IBM怎么开会 网上预约会议室与会人士先想清楚讨论题纲 要开多久正式会议会议时间延长 会出现警示音提醒在全球化的竞争下 一家公司会不会开会 决定了公司的竞争优势 效率 效率 效率 日产营收大跃进 强调 ValueFirst ValueUp 的跨部门会议不请决策者参加 以免影响讨论方向时间以 分 为单位清楚划分会议有 保密协定 不分职位高低畅所欲言让员工接受 会议召集人 的专业训练会议主席保持立场中立 全力协助会议顺利进行 日产亮丽的成绩背后 是成功的会议 日经商业周刊指出 日本企业开会诀窍 WatamtFeedService 速会 速决 速做花王企业 开放空间开会有机动性 信息快速共享 实时决策 眼镜联锁店 不开会代替开会以电子会议节省会议时间日本甲骨文 双色会议室 两种使命感红色房间通知加级 升官 青色房间作为讨论与训话场所葛利佛国际 透明会议室 效率无障碍透明会议室就是落实公开精神 无形中也提升会议效率 CEO怎么开会 鸿海精密 郭台铭 会议条列 会后贯彻执行会议法宝 白报纸 海报架会议要诀 一条一条写下再明确不过 更不会有模糊的争议空间 So net 李岳奇 关键在最后十分钟会议法宝 笔记本电脑会议要诀 会议结束最后十分钟 纪录者将初步纪录大纲让所有与会者过目 并一结束同步发送给与会者 宝侨家品怎么开会 议后速决 决后速行 P G事前议程规划清楚利用信息系统开跨国会议会议主席开宗明义说明结论与议程把事情说清楚 申请一个项目网络空间 将数据归档开设 会议 档 决议内容 执行人 执行日清清楚楚事后纪录明白 会议记录成为行动方案 运筹广告怎么开会 问一个好问题 胜过想好的答案 运筹广告副董叶明桂会议前置 测试简报系统运作会议开始 报告背景 Briefing 动脑时间 40分钟是脑力激荡的上限 中场休息 整理并挑出几个值得讨论的idea 最后讨论 去芜存菁会议结束 三 会议前的准备工作 会议的管理 会议的成本会议召开的时机重要的 紧急的议题需要集思广益的无法私下协商的 开会前6项准备 开会前6项准备 开会前的重要步骤有哪些 1 先决定会议希望达成的结果2 想想会议是否有必要召开3 邀请适当的人出席4 准备背景资料5 设定会议纲领及时间表6 预先设想可能的冲突 与会的资格 了解实况的人有权做决定的人重大关系的人 执行者或关心此会议的人 会议提报的种类 工作完成的报告 你完成了什么工作 何时完成 完成的重点 工作异常的报告 工作的预定进度 现在进度 差异进度 差异原因 处置对策及何时会赶上进度 请示报告 背景状况 建议内容 事情的经过需要支持的报告 什么事 原因 对策 现况如何 需要哪些支持 议程设计 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要议题 以免延误时间 而影响到后面重要议题由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后 让与会人员建立默契和信任感 再接触尖锐议题 使气氛不尴尬由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏 不要开始就接触未熟悉的议题 而造成挫折感 会议通知需知 会议名称 明确点出主题 使人一目了然 如E MAIL主旨 目的 应详尽说明 方便成员们做相关的资料搜集时间地点议程 应包含开会预定结束时间准备资料与会人员主办单位 会议通知范例 会议名称 业务会议目的 公司本季营业额严重衰退 本次会议将讨论营业额下降原因 并提出改善对策 时间 2010 03 18AM10 00地点 大会议室议程 1 现况说明2 各部门报告3 未来趋势分析4 振兴方案准备资料 与会各单位相关报表 数据与会人员 客服课长 MTQC MT制程 MT技转 设计人员主办单位 营业部 四 会议的流程 会议流程 会议主题会议目的议程决议 五 主席的工作 主席注意事项 独占发言 避免冗长的发言 占用大家交流意见的时间火爆浪子 要能容纳他人的发言 不可情绪化与他人发生冲突优柔寡断 要思路清晰 对决议事项要果断 明确加入冲突 应站在中立的立场来化解冲突操控议程 应依照流程引导会议的进行 不可一人操控整个会议的议程 主席的工作 发言的促动 让大家想发言 并说出想表达的意见工作分配的促动 鼓励大家主动认领工作 掌握成功的机会创意的促动 提出一些其他产品的优点 激发大家的创意 将别人的优点用于我们的产品上问题的促动 主席应提出一些问题让与会人员了解问题的状况感情的促动 主席除了要让与会者体会到你的关怀 感恩 自责 包容 肯定外 还要让与会者自动自发创造和谐的气氛 主持会议的原则 以人为本 主席应尊重 肯定与会人员 让每位与会人员受尊重且能够自我发展停止操控 应在会议中集思广益 促成组织学习 培养与会能力 不可用职权来控制议程 只求个人决议目标与过程兼得 在过程在达到目标 让每个人享受到学习的过程对事不对人感觉与理性兼顾解决问题也处理情绪 如何开场 背景 除了会议召开的背景 也可让与会人员自我介绍 并说明对会议的期待 以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程 会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间会议期待 如何总结 宣达决议激励动机评估目标达成过程回顾未决或下次待议事项 如何让大家愿意发言 塑造会议欢乐 和谐的气氛建立包容 安全的讨论环境保持客观 对事不对人不以言立人 不以言废人设置暗桩 带动与会人员的热烈参与 有抛砖引玉的效果主动出击 适时发问 塑造发言机会 且予以正向的肯定与鼓励有效倾听与良好沟通 开场举例说明 近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响 使得本季的营收目标达标率只有70 因此今天召开会议主要讨论两大问题 第一就是如何刺激原市场的买气 第二讨论新市场的扩展计划首先将由业务部周课长为我们说明目前市场状况 再由各位一起讨论 然后各区市场督导会一一提出配合方案 最后由营销部门整合后提出执行方案本次会议的进行时间预估为1 5小时 希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡 能够产生一套完整有效的业绩提升计划 大家加油 六 与会人员应有的态度 要守时 坚持到底要做事前准备针对主题主动发发言 简短扼要对事不对人 不做人身功击予以真诚的肯定及赞美倾听他人发言用积极的话代替消极发言以探询 谦虚代替主观论断 与会的规则 参考一 仔细倾听他人发言主动思考问题在哪里为他人打气并提案贡献如何 打胜仗 的智慧互相咨询讨论根据事实先做做看 与会的规则 参考二 七 会议中应注意事项 发问方式 开放与封闭不拘与指定 正确发言 积极的发言明确的发言尊重的发言坦承的发言客观的发言针对主题 注意倾听 注视对方不中途打断询问不明之处适当归纳不任意表露情绪 记录要点 活用5W2H 即what where when who why how howmuch掌握主词 动词 形容词 受词明确数字运用keyword列点说明 可了解发言重点 归纳出主题方向一言以蔽之 八 会议中常发生的状况 开会中3大状况 开会中3大状况 开会时要克服哪3大状况 1 一进会场士气散漫 没有参与感2 偏离主题3 点子干枯 鸦雀无声 会议中常见的状况 人身攻击对策 对双方进行安抚重申议事规则重提主题进行讨论 离题对策 兜一圈切回主题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论请他做归纳或替他做归纳事先请将规则讲清楚发言限定时间 会议中常见的状况 争议不下对策 暂停会议休会20分钟以上参与第三者的意见将双方意见列表比较进行不记名投票重整双方意见提出新的方案重申共同利益 会议中常见的状况 抱怨对策 同情其不满的情绪归纳其不满的原因寻求解决的方法上级领导发言过于投入对策 装傻发问重新提出问题幽默有技巧的提醒长官 会议中常见的状况 短话长说对策 适时的制止发言代为描述其具体的想法时间不足对策 选择重要的议题进行讨论限制发言人数 可事先登记 限制发言时间 会议中常见的状况 争功诿过对策 主席应制止不当的发言 并给予其适当的肯定引导组织成员彼此说出对方的优点 让大家都能受到适当的肯定为反对而反对对策 请他提出更好的对策引导他思考是否有考虑周延 会议中常见的状况 独占发言对策 主席制止其行为说明规则并强制执行消极的话对策 发言者的情绪表示理解提振士气 拟定共同目标呼喊精神口号 会议中常见的状况 九 会议中常犯的错误 论证的错误 权威的误导经验的误导不计细节的误导参考点的误导倒果为因的误导引证的误导根源错误的误导 没建设性的抱怨 复杂性的抱怨人身攻击 在他人身上贴标签算旧帐消极性的抱怨 开会没有实际效果 丰田汽车办公室标题 只开有实际效果的会议准时开始 最好一小时内结束重点在实际行动 十 会议后的追踪 开会后3项追踪 开会后3项追踪 开会结束时要回顾哪些重点 1 行动项目2 决议3 开放议题 决议追踪 什么事 什么人负责 什么时候完成 什么时候报告 如何报告 十一 补充资料 感觉与事实 感觉 即对事物主观的意念 其中包含个人的价值判断 因此感觉的产生往往因人而异事实 即有具体 明确的讯息陈述 与实际所发生的事件相符 感觉与事实演练 昨日九点过后 G珠宝店里有一位商人正在收拾店面 一位客人出现并要求鉴赏货品 店主打开玻璃橱窗 橱窗内的东西被人抓起 忽然有个男人迅速跑出店外 突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场 判断问题 以下问题你认为是事实者请打 为感觉者请打 1 店主正在收拾店面时 有一位男客人出现2 那位客人是强盗3 此事件发生于昨晚九点过后4 有人打开橱窗5 打开橱窗的男人是店主6 要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走7 强盗抓取橱窗内物品后迅速跑出店外8 橱窗内有金饰 且有许多贵重的宝石9 强盗威协店主并进行抢劫10 这个故事仅牵涉店主 客人 保安人员等三个角色 问题答案 1 客人未指明是男女 2 没有明确的线索显示客人是强盗 3 未指明是白天九点还是晚上九点 4 5 没有明确提出店主的性别 6 没有指明是要求鉴