办公文秘_秘书办文的工作基础知识

行政秘书学 技能篇 第二章秘书办文的工作 文书的撰拟 文书的处理 技能训练 第一节文书的撰拟一 文书的概念与分类二 秘书工作中的常见文种三 公文的行文关系 方式 规则四 公文的基本格式与写作要求 一 文书的概念与分类 一 文书的概念文书是一个概括性的名词 指的是一种记录信息 表达意图的文字材料 文书是人们用来记录信息 交流信息和发布信息的一种工具 文书包括私人文书和公务文书两种 私人文书 是指个人或家庭 家族在自己的活动中或私人相互之间的交往中形成和使用的私人书信 日记 自传 遗嘱 家谱 著作手稿以及房契 地契等 公务文书 国家行政机关公文处理办法 中定义为传达贯彻党和国家的方针 政策 发布行政法规和规章 施行行政措施 请示和答复问题 指示 布署和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 文书是国家机关 企 事业单位在管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文字材料的统称 辨析 文书 公文 文件 公务文书的特点 1 公文是由法定的作者制成和发布的 2 公文具有法定的权威和效力 党政机关的通用公文文体 1 规范性文件 条例 规定 办法 2 领导指导性文件 命令 令 决定 指示 决议 意见 通知 通报 批复 3 公布性文件 公告 通告 4 陈述呈请性文件 报告 请示 议案 调查报告 5 商洽性文件 函 6 会议文件 会议纪要 通用文书 二 文书的种类通用文书 专用文书 常用事务文书 1 我国行政机关公文种类 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函和会议纪要13种 国家行政机关公文处理办法 第九条 党的机关公文种类 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要等14种 中国共产党机关公文处理条例 第二章第七条 通用文书 专用文书 法律文书 是国家司法机关在处理刑事 民事 经济各类案件时 依照法律规定的程序而制作或发布的 具有法律效力或者虽无法律效力但有法律意义的书面文件 是代表国家意志 忠诚地体现国家法律精神 遵循法律规定为付诸实施某一法律行为 能引起一定法律后果而制作的文书 军用文书 通常是指军队内部以及与军外单位往来所使用的行文的总称 它是指挥作战 组织训练 指导工作 互通情报和积累资料的重要工具 公关文书 凡是用于沟通 增进 改善本企业与公众关系的文字材料 商业文书 商业应用写作所反映的内容 是由商业的实际工作所决定的 无论是布告 通知 请示 报告 还是简报 消息 总结 通讯 商业经济论文都要与商业工作有关 体现出 商 字来 经济类公文的种类 1 经济合同 2 报告 信息 3 广告文书 4 产品说明书 5 招标书 6 投标书 7 会计报表 8 经济诉讼文书 专用文书 上行文下行文平行文 p182 平件急件特急件 对外公开限国内公开内部使用秘密机密绝密 2 3 4 按公文处理时间划分 按阅知范围 按行文关系划分 行文关系是指文书的发文机关与收文机关之间的往来关系 是根据每个机关所属组织系统的隶属关系及其职权范围来确定的 行文关系一般包括两大类 1 隶属关系 2 非隶属关系 二 秘书工作中的常见文种 请按照行文关系将下列文种归类 行文 报告 请示 行文 命令 决定 指示 决议 通知 通报 批复 行文 议案 通知 函 会议纪要 练习 三 公文的行文规则 p182 1 按机关隶属关系和职责范围行文 2 授权行文 3 大力精减文件 严格控制发文数量和范围 4 在一般情况下 党政机关不得越级行文 5 必须正确确定主送机关和抄送机关 主送机关与公文名称相互呼应 6 关于联合行文问题 7 关于 请示 的行文问题 8 在报刊上发布的法规性公文 应视为正式公文依照执行 9 公文由文秘机构统一处理 四 公文的基本格式与写作要求1 公文格式构成公文一般由发文机关 发文字号 签发人标识 标题 题注 受文者 主送机关 正文 附件 附件日期 附注 成文日期 主题词 抄送机关 印发机关 秘密等级 紧急程度 印章和印发日期等组成 根据国家质量技术监督局1999年12月发布的 国家行政机关公文格式 规定 组成公文的各要素划分为 眉首 主体 版记三部分 1 眉首 包括的项目有 公文名称 发文字号 份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度及上行文签发人 2 主体 包括的内容有 公文标题 主送机关 正文 无正文说明 附件 签发机关印章或签署 成文日期 3 版记 包括的内容有 附注 主题词 抄送机关 印发机关和日期 印发份数 2 公文规范的基本要求 1 中国共产党机关公文处理条例 1996 5 2 国家行政机关公文格式 1999 12 3 国家行政机关公文处理办法 2000 8 公文格式排版规定 1 保密等级 绝密 机密 秘密 标注后 加 必要时加期限 如机密 5年 3号或4号黑体 2 紧急程度 急 或 特急 在保密等级下一行 字号字体同保密等级 3 发文字号 位于文头下方 居中 如有签发人 居左 两者排一行 3号或4号仿宋字 5 签发人 发文字号右侧 空一格 字号字体同发文字号 6 标题 标题由作事 事由 文种组成 可省 字数一般不超过50字 除出现法规 规章的标题外 不用书名号 具体形式有齐肩形 正梯形 倒梯形 除号形 公文如经会议讨论通过或批准的 应加题注 即用圆括号居中7 附件 附件应标明标题 件数 份数 在正文以下日期以上 排出附件号 8 注释 注释排在日期下方 用4号或小4号仿宋体 3 公文写作的基本要求 练习 按照按照公文写作要求 修改下列语句中的错误 合 法 求实合体 体式规范 简明 严谨 准确 规范完整 清晰 耐久 主题正确 鲜明 语言准确 精练 1 语句表达正确与否 是衡量表达能力的重要标志 2 我们要为构建和谐社会打下物质基础和精神准备 3 语文能力包括口头的说 听和书面的读 写两个方面 4 经过一系列的整顿之后 第一车间劳动纪律逐渐走上正轨 5 机器质量的好坏是保证生产安全的一个重要条件 6 5月3日 我们访问了参加过 五四 爱国运动的当年的爱国老人 7 某市教育局关于召开全市中小学校会议的 通知 8 某局关于走私贩私的指示 9 某市矿务局关于全市上半年技术改造情况的反映 10 东南市人民政府转发国家计委2002年1号文件的通知 1 根据形成和作用的公务活动领域 公文可分为 A 法定正式公文B 通用公文C 非法定正式公文D 专用公文2 通告的正文部分由哪几部分构成 A 发布通告的依据 目的B 通告事项C 结语D 执行的具体要求3 北京市政府向国务院各部委制发 主送 的公文属于 A 呈请性文件B 平行文件C 上行文件D 下行文件4 非同一系统的任何机关相互行文都使用 A 上行文B 平行文C 通知D 下行文5 以下有关公文的说法错误的有 A 公文的基本组成部分有 标题 正文 作者 日期 印章或签署 主题B 通用公文又称行政公文 指各类机关普遍使用的文件如请示 报告 函等C 通知的作者广泛 不受机关性质与级别层次的限制D 函为不相隶属机关间相互往来的正式公文 对受文者的行为没有强制性影响 练习 国家行政机关公文处理办法 2000年国务院发布 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函作为公文中惟一的一种平行文种 其适用的范围相当广泛 在行文方向上 不仅可以在平行机关之间行文 而且可以在不相隶属的机关之间行文 其中包括上级机关或者下级机关行文 在适用的内容方面 它除了主要用于不相隶属机关相互商洽工作 询问和答复问题外 也可以向有关主管部门请求批准事项 向上级机关询问具体事项 还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项 以及上级机关催办下级机关有关事宜 如要求下级机关函报报表 材料 统计数字等 此外 函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正 不过这种情况并不多见 函 有下列三方面的作用 一 相互商洽工作 如调动干部 联系参观 学习 联系业务 邀请参观指导 二 询问和答复问题 如天津市民政局向民政部门询问的 关于机关离休干部病故抚恤问题 的问题以及民政部对此问题的答复 都是用 函 的形式 三 向有关主管部门请求批准 如 民政部关于请安排每年生产三百辆火葬运尸专用车的函 就是为向国家计划委员会请求批准而发的 国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅 局 级直属海关问题的复函国办函 2002 31号 浙江省人民政府 海关总署 浙江省人民政府 关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示 浙政 2001 27号 收悉 经国务院领导同志同意 现函复如下 同意宁波海关升格为正厅 局 级机构 隶属于海关总署 不增加人员编制 其他有关事宜 请你们与有关方面协商办理 国务院办公厅二 二年四月十八日 引自 中华人民共和国国务院公报 2002年第16号 第二节文书的处理一 文书处理的含义及原则二 文书的收发与管理三 文书处理应注意的事项 一 文书处理的含义及原则文书处理是指机关 单位在日常工作中围绕着文书的拟制 办理 管理所进行的系列工作 根据文书处理的内容与要求 文书处理必须坚持准确 及时 安全 统一的原则 二 文书处理的程序及注意事项1 收文处理 1 公文的收受与分流签收 外收文登记 启封 内收文登记 分办 传阅 摘编注 分办的基本做法 p184 2 办理收文拟办 批办 承办 注办 3 组织传阅与催办查办组织传阅 催办 查办 4 处置办毕公文阅卷归档 清退 暂存 销毁 注 签收工作由专职或兼职的外收发人员或通讯人员完成 文件处理单 文件处理单 公文的签收是由 完成的 A 外收发人员B 通讯人员C 内收发人员D 机关领导人或部门负责人 2 发文处理 1 文稿形成拟稿 审查 包括会商和核稿两个环节 签发 2 公文的制作注发 缮印 校对用印或签署 3 公文的对外传递发文登记 封发 分装 发出 4 处置办毕公文阅卷归档 暂存 销毁 拟稿 审核 签发 复核 缮印 校对 盖章 登记 封发 立卷 归档 暂存 销毁 发文登记簿 XX市旅游局接到XX省旅游局转发的 中华人民共和国国家旅游局令 第18号 文件中发布的 出境旅游领队人员管理办法 小张核查 登记完文件后 交给吴主任 吴主任看完文件 批注了拟办意见 交给李局长 李局长当即批示 责成吴秘书起草一份学习该 办法 的文件 下发给市属各旅游公司 组织员工学习 吴秘书接受该项任务后 该怎样进行发文程序各环节的操作 案例分析 3 文书处理应注意的事项 1 文旨不明 文种不分 2 行文关系不明 职权不分 3 篇幅冗长 内容含糊 4 多头主送 多项请示 案例 朱元璋痛打茹太素明太祖朱元璋手下有个叫茹太素的大臣 一次 他给皇帝上了一本一万七千余字的奏折 侍从读到六千多字 朱元璋仍不知所云 读到一万六千余字时 才谈到正题 朱元璋不禁勃然大怒 令手下将茹太素杖打了五十大板 朱元璋后来对茹太素说 你那几条建议若明直写来 几百字就足够 何尝遭此杖打 这个故事一直流传到今天 4 立卷归档立卷的基本原则 正确反映机关工作历史面貌 保持文件之间的内在联系和完整 便于管理和查找利用 立卷的方法 作者特征 问题特征 时间特征 通讯者特征 地区特征 归档制度 归档范围 归档时间 归档要求 一 XX大学人事处秘书林强 参加省教育厅召开的2000年度职称评审工作会议 带回五份文件 办完工作后 将上述文件锁进文件柜中 第二年进行2000年度文件立卷归档时 林强告诉档案室2000年没有收到上级机关发来的文件 只将本部门的发文整理后 立卷归档 2001年学校职称评审 评审标准沿用2000年的文件 秘书林强已于前一个月调到X省林业厅工作 新来的秘书小陈找不到原来的文件 请指出错误所在 案例分析 二 XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作 需向全省各地市发一份 XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知 局领导责成局秘书小陈起草该文件 小陈写完初稿后 本想找领导过目 但领导外出开会 需五天后才能回来 小陈觉得这份文件内容简单 不会出什么差错 就自作主张 将草稿交打字员小李打印 小李与小陈关系不错 不好意思拒绝 文件打印好后 小陈找办公室齐主任盖公章 齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸 也没经局长签发 遂没给该文件盖印 注册和登记 等局长回来后再作处理 请指出错误所在 三 档案管理 档案分类方法 一 档案分类采用一定的标准把一个全宗内的档案划分为若干类别 国家机关 事业单位工作人员的人事档案分类 公司档案应该如何分类 1 文书档案 1 党群工作类 2 行政管理类 3 经营管理类 4 生产管理类 3 财务档案4 人事档案5 电子档案6 声像档案 2 科技档案 1 产品文字材料 2 科研文字材料 3 基建文字材料 4 设备文字材料 广州白云山文化传播公司是一家新建单位 文书工作从无到有刚刚起步 该公司王秘书刚大学毕业 应聘录用后负责公司文书工作 王秘书笔头功夫不错 可他对文书的平时管理和立卷工作却知之甚少 起初他把所有文件都塞在一个文件柜中 半年不到 柜子里的各种文件就塞得乱七八糟 有次公司急需查找一份合同正本 王秘书竟然花了半个多小时才找到 事后被经理狠狠训斥了一顿 责令限期改进工作 王秘书苦思冥想好几天终于想出了一个办法 他将公司全部文件分成两类 一类命名为 收来文件 另一类命名为 发出文件 从此他就把所有文件按这两个类别归卷保存 但到第二年年初王秘书打算将这两类文件分别立卷装订时间 发现每一类别中的文件数量实在太多 如此立卷归档会给今后借阅 查找带来很多麻烦 他想给文件再加以细分 却想不出分类的好办法 请问王秘书应当如何对文件进行分类整理 二 文件归档 如何填写卷内目录 根据背景材料 填写下列表格 练习 1 北方大学关于对经济学院王慧同学予以表彰的通知北方 2002 5号各院 全体学生 经济学院的王慧同学代表我校参加2002年2月26日全国英语演讲比赛 获得了一等奖的好成绩 为我校争得了荣誉 鉴于王慧同学的事迹 我校决定对王慧同学予以表彰 特此通知 北方大学教务处二00二年三月二十五日 2 北方大学关于表彰张彦同学拾金不昧的通报北方 2002 15号我校文学院共产党员张彦同学 于5月1日拾到人民币两万元 虽然张彦同学家境比较困难 但张彦同学不为重金所动 将拾到的巨款如数交到 派出所 张彦同学在金钱面前体现出的高尚品德 受到了广泛的称赞 为表彰张彦同学的拾金不昧 学校决定奖励张彦同学500元奖金 并在全校通报表扬 希望全校学生 尤其是共产党员 向张彦同学学习 树立良好的道德风尚 为两个文明建设做出贡献 北方大学学生处二00二年五月二十日 三 档案保管 注意事项 八防 防水 防火 防霉 防潮防虫 防盗 防尘 防光 第三节技能训练 行政公文写作常见错误 国家行政机关公文处理办法 简称新 办法 于2001年1月1日正式施行 一 公文眉首常见错误 由公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号以及签发人等构成 秘密等级和保密期限 紧急程度 要标识于公文首页右上角 发文字号 中的 年份 必须用六角括号 括入 如 2001 1号 是不规范的 应改为 2001 1号 例 发文字号编写不当的常见错误1 机关代字混淆国务院四川省人事厅华东师范大学南京大学河南大学 2 年份不全 乱用括号 例如 计生 96 第15号 民政 2003 16号 府发 2002 47号3 机关代字 年份 序号次序颠倒 成保 96 劳人字第51号 2000 外经贸发展审函字第2691号 二 公文主体常见错误 由 公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文时间 和 附注 等构成 主要错误表现 1 由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整 不准确 造成公文标题中的一些常见错误 1 文种错用 1 请示与报告错用 并用 公司关于急需购买碱性电池的报告 2 函与请示错用 市司法局关于拨付法制教育经费的请示 3 通告与公告错用 商场有奖销售开奖公告 例 标题拟写不当 3 乱用标点符号 XX县工商局 税务局关于发布 XX县农村集贸市场管理暂行办法 的通知 2 事由表述重复罗嗦 冗长 空洞 不明确a 公司关于申请增加超计划出口指标的请示 b 县工商局关于摆摊设点的决定 错误主要表现 2 由于行文规则和行文关系模糊 造成主送机关不明确 3 由于内容混杂或语言的歧义等原因 造成正文主题不明确 5 结构层次序数标注不当第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 只有一个结构层次时 就用 一 而不用其它序数 4 引用公文不当 你公司 关于成立通洲集团中心拍卖行的请示 收悉 三 公文版记常见错误 公文版记由主题词 抄送机关 制文机关和成文日期组成 位于公文最后一页 版记的最后一个要素位于最后一行 练习 1 根据公文内容拟写标题 1 某市人民政府为巩固城市绿化的工作成果 制发一公布性文件 将保护城市绿地应遵守的有关事项告知全市各界 2 某省人民政府收到 某省教委关于加强教师队伍建设问题的报告 以后 经研究认为文件针对的问题十分重要 文中建议切实可行 决定对该文加注批语后下发施行 为此制发文件 3 某市劳动局为加强对城镇待业人员的管理 进一步做好劳动就业工作 经市人民政府同意 决定对全市城镇待业人员进行统一登记 行文告知全市各级劳动管理部门及有关单位 1 某机关为局级单位 下设各个处 该局局长为了防止办文不出差错 凡事都事必躬亲 所有文件都自己签发 2 A B C机关准备联合发文 但就处理某一问题发生争议论 A机关是主办机关 为提高办事效率 以免耽误公事 经A机关领导人同意 以A B C三机关名义制发出了文件 3 某机关办公室文秘小李 每次都将来文按照文书业务性质分送给各个部门 为了不出差错 她特别注意文书应送的业务部门 文书一律在办公室压六天 4 某单位领导 为办公方便 要求机关印章由他自己保管 2 指出下列公文处理中的错误 1 市人民政府文件关于表彰市 厂实现 安全生产年 的通报市属各企业 为确保企业生产和人民生命财产安全 我市 厂从各方面采取有力措施 花大力气抓各项安全生产制度的贯彻落实 并建立了安全生产各级岗位责任制 2006年实现全年无重大生产和伤亡事故 成为我市标兵企业 为此 市政府决定给予市 厂通报表扬 以资鼓励 市政府号召全市各企业学习市 厂的先进经验 结合企业实际 建立和健全安全生产岗位责任制 抓好安全生产 争创标兵企业 为把我市安全生产提高到一个新水平而努力 特此通报 市政府 印章 二OO七年元月十八日 3 公文改错 2 某某省人民政府办公厅关于申请拨款维修省府机关办公室的请示人民政府 省财政厅 省府机关办公室都是五十 六十年代修建的 不少门窗破烂 漏水严重 急需维修 为保证省府机关正常办公 请拨给房屋修缮费十万元 当否请核示 某省人民政府办公厅2005年3月1日 各区 县 教育局 直属机构 现将 教育部关于进一步做好进城务工就业农民子女义务教育工作的意见 教办发 2003 号 转发给你们 请认真遵照执行 做好进城务工就业农民子女义务教育工作 是实践 三个代表 重要思想的具体体现 也是各级教育职能部门的共同责任 各级部门要按照教育部的意见要求 和其他政府部门紧密配合 结合实际 因地制宜 规范管理 加强指导 确保将这项工作做实 做细 做好 对已经出现的问题要根据 意见 精神妥善处理 不可敷衍了事 上海市人民政府2004年2月10日 3 上海市政府转发 教育部关于进一步做好进城务工就业农民子女义务教育工作的意见 的通知