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。第八章 应用文写作基础知识本章主要应掌握的知识点：1.了解应用文写作的结构2.掌握应用文写作的语言3.了解常用应用文的写作方法和技巧第一节应用文写作的结构一、结构的含义和作用1. 掌握结构的含义应用文的结构，是运用材料以表现主题的有序安排，是客观事物条理性在文章中的反映，为文章的组织形式和内部构造。文章的结构具有两重含义：一是宏观结构，即文章的总体构思、大体框架；二是微观结构，即对文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、照应和主次的具体设计。2. 了解结构的作用结构好比文章的骨架，是安排文章的具体形式，是将材料化为文章的手段之二。结构是表现主题的手段，是准确表达主题的必由之路，也是引导读者领会文章思想内容的向导。写文章只有找到恰当完美的结构形式，才能把主题和材料组合在一起，形成一个完美有机的整体。其作用具体表现在： （）使文章言之有体。应用文大多有较固定的结构形态，它是人们在长期写作实践中经过选择，逐步找到的最适合表现某种内容的最佳形式，也称之为“程式”。如简报、书信和行政公文类文书，具有相当固定的惯用格式。 （）使文章言之有序。合理安排文章结构，就是根据一定的思路，将零散的材料组织起来，使之眉目清楚地成为一个有机的整体。 （）使文章言之有文。精心安排文章结构，可以增加文章的文采，从而增强其可读性。二、安排结构的条件1. 了解思路的含义及思路与结构的关系在文章结构的两重含义中，总体构思是具体设计的前提和基础。总体构思也就是人们常说的“言有序”，是指对材料的安排要有次序，这体现了作者的思路。思路是安排结构的条件。 1、思路的含义 思路是作者思维活动的路线，是作者在头脑中梳理、组织内容材料的过程和结果。它是作者对客观事物自身条理性的观察、理解。 作者思路清晰，结构必然有条不紊；作者思路不清晰，结构必然紊乱。经过选择的材料，只有经过合理的组织安排，使之条理化、系统化，组成一个有机的整体，才能准确鲜明地表现既定的主题。 2、思路与结构的关系 在写作构思阶段，作者的思维活动异常活跃。确立主题，选择好材料，并进而考虑如何表达主题和如何安排材料，由此逐渐形成一条清晰、连贯、独到的思维活动路线思路。此时，文章的大体框架已在作者的头脑中“闪现”出来。等到作者用书面语言把思路表达出来时，文章的结构也就具体安排好了。因此，作者思路与文章结构的关系极为密切。具体表现为以下三点： （）思路是形成结构的基础和内核。结构是文章最主要的表现形式。要使结构完整、严谨、匀称，动笔前，就需要作者匠心独运，形成清晰、连贯并具独创性的思路，进而“外化”成纲目清晰、严谨周密的结构。但是，文章反映客观事物，决不是对其原始形态的简单搬抄和复制，而是在符合客观事物发展规律基础上的主观创造。因此，不同的作者。不同的文体有不同的思路。思路开阔而有创见，文章的结构就新颖独特；思路狭窄而落俗，会使文章的结构板滞僵死；思路紊乱，文章的条理就必然不清；思路松散，文章的结构就不可能严密紧凑。 （）结构是思路的体现和反映。结构是思路的外显形式和文字载体。思路严密清晰，文章结构才能完整、严谨、清晰，主题才能得以准确地表达；思路紊乱、疏漏和闭塞，文章则会逻辑混乱、言而无序、首尾不能圆合。2. 了解锻炼思路的基本要求及锻炼思路的方法（）注意思路的条理性和逻辑性，使之清晰、周密、连贯。清晰，指展开思路要有顺序、有层次，同时对材料要加以区分和归类。周密，指思路要周到、严密，没有疏漏和缺损，不要顾此失彼，自相矛盾。连贯，指思维活动过程及其表达不仅要注意外在的次序，而且要处理好各个意思之间存在的衔接、并列、转折、因果、总分等内在联系，做到气脉贯通、流畅。 （）注意思路的灵活性、独创性，使之活跃、开阔、敏捷。活跃与开阔，是指思路的开展要打破思维定势，进行多向探索，使之灵活、新颖而富有个性。敏捷是指思路的展开、梳理直至成型这一过程应该灵敏、迅速，使文章结构紧凑、气势流转而顺畅。 （）养成良好的思维习惯。一是养成有序思考问题的习惯，由浅入深、由表及里、由此及彼。二是加强逻辑思维能力的训练。应用写作主要靠逻辑思维，要遵循“提出问题分析问题解决问题”这一认识规律。 （）写作前要通盘思考，立足于写作意图、目的和所用文体特点，确定如何起笔，主体分几个部分展开，怎样收尾。 4、锻炼思路的方法 （）拓展法。目的是为了求广、求新、求异，使思维活跃而开阔。思路可作如下拓展： 一是平面拓展。平面拓展主要包括顺向、逆向、纵向和横向等。顺向是指沿着人们惯常的思维轨道来思考，反之则为逆向。纵向是指按时间顺序或事物发展过程来思考，横向则为将不同的事物加以比照联想。例如，一则手表广告词的写作，既可从“准确、耐用、美观”作正向构思，又可从“该公司在各地的维修人员闲得无聊”作反向思索；既可对其作发展、换代历史作纵向介绍，又可从它与其他牌子手表的比较中作横向说明。 二是立体拓展。立体拓展是将平面拓展重叠交叉起来，建构起立体交叉的文章框架。这种方法适用于调查报告、经济分析、专业论文一类较为大型的文章。 三是发散。发散是指由一点向四周辐射的开放式思维方式，即对一个问题从多个角度引出思路。既要从宏观上作全方位的考虑，又要从微观上找出各个零散的无系统的思考方向之间的有机联系。如写关于“如何扩大产品销路”的文章，就可围绕“如何”二字引出“运用科学管理”、“提高员工素质”、“加速品种更新”、“改善广告方式”、“做好售后服务”、“开辟国外市场”等多条辐射思路，然后再对各个思考方向之间的内在联系加以考察。这样就可以加大思维跨度，弥补单向思维没有涉及的空白，健全文章的结构，丰富文章的内容。 （）挖掘法。目的是为了求深，使文章有内涵、有深度。多向拓展思路之后，就应迅速将广思变为深思。深思指的是层层挖掘，寻根刨底，纵深推求，由外在到内在，由现象到本质，由具体到抽象；或由现实追溯过去，由结果探求原因，乃至更深层的缘由。例如，对“如何认识市场经济”这一问题进行思考，可以从市场经济与商品经济的关系，社会主义市场经济与资本主义市场经济的区别，计划经济与市场经济的关系，如何发展社会主义市场经济等几个方面加以论述，也可向深处挖掘。向深处挖掘的方法如下： 一是在探讨上述第一个问题时，先对两个概念分别加以解释，再进一步区别其特征，然后更进一步挖掘过去提商品经济、现在又提市场经济的原因。 二是探讨上述最后一个问题时，可先论述社会主义市场经济的提出是具有战略意义的理论突破，并分析其原因，然后深入思考如何发展社会主义市场经济。在论述“如何发展”的具体策略时，对每一个方面再进行纵深推求，在这些步步深入、层层递进的开掘中将问题论述明白，最后顺理成章地得出结论。 （）控制法。目的是为了求得集中对多向的、支离散乱的思维活动加以搜索，以形成一条清晰。严密、连贯的思路。控制法主要包括以下方面内容： 一是筛选。筛选是指对多种信息和大脑中闪现的种种想法进行重重筛选，然后加以归类，形成多层次的文章框架的思考方法。筛选的优点是便于先集中内容相似的材料，然后从中筛选出需用的东西并形成相应的观点。对总结、典型经验、调查报告等文书的写作构思较为适用。 二是综合。综合是指在多向思考中迅速挑出最切实际、应用性强的几项加以综合，然后从中提炼出最佳议项。综合的优点是使文章有新思想、新提议，同时又切实可行。它适用于可行性研究、决策、建议、计划等文书的写作。推测，是将盘根错节的各种信息、各类条件和多条“初步思路”按一定的规律进行多次清理和推论，从中导出由小到大的层层假说，并由此构成一幅明晰的“思路图”。 三是推测。推测的优点是可直观地审视和比较有关条件及现象，推理过程一目了然。它较适用于可行性研究、市场预测、经济分析等文书的写作构思。 （）梳理法。以拟写提纲的形式将思路理清。定型。这是锻炼思路的一种极为有效的方法，有助于快速成文。梳理法包括以下两方面内容： 一是标明主题，用“主题句”把构思时确定的主题列在提纲首位，以统领下面各项；二是安排层次，用概括的文字逐层排列，由小到大。由粗到细地展开思路。三、安排结构的原则了解安排结构的四项原则 1、服从表现主题需要的原则 主题是文章的灵魂和统帅，文章材料的取舍、结构的安排、字词的运用都必须服从主题的需要，都应围绕主题的需要去安排。以纲统目，结构严谨缜密，才能明确文章要表现的意图和见解。 2、正确反映客观事物发展规律和内在联系的原则 这是组织结构的基本原则。一般记叙性应用文，如通讯、某些调查报告等，多按事件发生发展过程来安排结构；论说性应用文，如专业论文则通过绪论（背景及中心论点）、本论（分析与论证）、结论（综合与概括）三大部分来提出问题、分析问题和解决问题；一些指令性、法规性的公文总是先讲目的意义，再提具体要求。所有这些都是由客观事物的发展规律或人们的认识规律决定的。 3、适合不同文体特点的原则 文章体裁不一，结构也各异，所以，安排结构要因“体”制宜，尊重各文种既有的特点和规律来构思。应用文在长期的工作实践和使用过程中，形成了许多各不相同又较为固定的格式。如调查报告和合同，都有各自约定俗成的格式；甚至同一文种，因为主题要求不同，也都有自己不同的结构方法，如计划的结构，有表格式、条文式、段落式、综合式等。 4、周密和谐的原则 这一要求对应用文特别重要。周密，是指结构的安排要使文章的内容充分完整，首尾圆合，无遗漏，不残缺。和谐，是指文章的内容通过结构自然流畅地表现出来，详略得当，上下贯通，通体匀称。但文章的结构不是凝固不变的，应酌情而定。第二节应用文写作的语言一、语言的特点掌握应用文写作语言的特点，即语言的信实性、针对性、规范化和专门化作者运用语言的能力，主要体现在对各种文体语言的敏感和自觉把握、开拓上。应用文因其要交流业务、传递信息、宣传政策、一探讨问题，甚至需录存凭证的实用要求，其语言必然具有一些自身的特点： 1、信实性 要使各种信息得到读者的信任，其语言就应信实可靠，去伪存真，弃浮留实，不言过其实，在真实中获得自己的生命。要做到语言的信实必须做到以下几点： （）要掌握表述的分寸。在当用与不当用、偏高与偏低、偏大与偏小之间加以区分；事物的范围、性质要描述和归纳得恰如其分。要求表述的含义清楚，词语的内涵、外延明确，一切会导致歧义、多义和似是而非的象征、隐喻等等都应在排除之列，以免引起误解而致误导。如“成绩”与“成就”之分，“错误”与“缺点”之分，“大多数”与“绝大多数”的不同，“部分”与“大部分”的界限。 （）表现要诚达。“诚”，就是要求有实实在在的内容，不能空话连篇，言之无物；不能装腔作势，哗众取宠；“达”，就是要求语言能原原本本地把内容表达清楚，忌浮言、假话。如介绍商品，性质、功能、售后服务、价格等都须实事求是，不吹嘘、不护短，才能在感情上取得顾客的信任。那些“王婆卖瓜，自卖自夸”的花言巧语，那种动辄“领导世界新潮流”、“誉满全球”的陈词滥调只会失信于读者，最终削弱商品的竞争力。 （）数字要精确，字词运用要恰当。借助极富科学性和说服力的数字，发现问题、分析问题、解决问题。但应慎重，不能混用。如数字发生变化时表达要清楚，“增加了多少”与“增加到多少”并不一样；有关数字的词语要概念明确，比如“以上”、“以下”、“不足”、“超过”、“小于”、“大于”的用法不应给读者造成疑窦，如不要在“100公斤以上的”、“100公斤以下的”之后给读者留下“100公斤的”该怎么办的问号。 2、针对性 即看对象说话。许多应用文的语言，受客观环境和政策法规的制约，都应看准表述对象，因人、因事、因时、因地而异，不可千篇一律。给领导看的，要求语言庄重，文字简约；给群众看的，则要求深入浅出，语言通俗；介绍一件商品，要注意具体的对象、环境、内容和要求，做到随机应变，以获得最佳的传播效果。针对性强，就能使文章有的放矢，有助于解决问题。 3、规范化和专门化 应用写作的语言不同于其他写作，以书面语言为主。尤其在某些文种中，如命令等，只能用书面语言而不能掺杂其他语体，并大量使用规范化、专门化的词语。体现出以下特点： （）具有词语的稳定性与选择性的统一。所谓词语的稳定性，是指某些固定的词语相对稳定地使用于某些应用文。如介绍信的开头总以“兹有”开启下文，许多公文的结尾都以“特此”收束全文。所谓词语的选择性大多数的应用文都有一套比较固定的规范性习惯用语，供人们在写作时选用。这些习惯用语多用于应用文的标题、开头、引文、过渡与结尾处。例如：开头用语中的鉴于、为、为了、由于、遵照、按照、根据、随着、兹有、奉、近来等；结尾用语中的本、为荷、为要、为盼、此令、此复、希即遵照执行、希酌情办理、现予公布。特此函达、以上报告，请审核、当否，请批示、以上妥否，请指示等。 （）具有句法的稳定性和灵活性的统一。所谓句法的稳定性，是指某些类型的句子在应用文中占有很大的分量。如总结中要汇报情况，请示时要阐述原因，求职信中要作自我介绍等，主要使用陈述句。应用文在有所陈述的基础上，往往要提要求，无论是上级对下级，还是下级对上级。如“以上通知，请遵照执行”，“以上请求，望领导批准为荷”等等。所谓句法的灵活性，是指在稳定性的基础上，适当地求新、求变。灵活恰当地选用句式，可使行文变化多姿，从而增强文章语言的表达效果，增强文章的外在美。例如，对事物下定义时宜用长单句、判断句；叙述事物时宜用短句；发号施令时宜用短句、单句、主动句。总之，选用什么样的句式，要根据表述内容灵活掌握。 （）力求简洁，具有庄重感。应用文中，经常使用一些文言词语，如常用的有“经、业经、业已、兹、兹有、兹将、特、者、荷、取、于、而、则、为、为此、与之、依、逾、至、其、亦、以、尚、须、未、予、示、之”，可增强文章的庄重感。 （）用图式替代语言文字。图式包括图、画、符号、照片、表格、公式等。在应用文特别是科技应用文中大量使用，成为一种常见的辅助书面语言，从而形成应用文语言的又一大特色。二、语言运用的要求 掌握语言运用的基本要求，即：语言要准确清晰、简洁明了、平实自然、得体妥帖、生动具体1、准确清晰 准确，即用最恰当的词语和句子如实反映客观事物，表达作者思想。清晰，是指表达时要条理清楚，意思明白。具体应做到： （）用词造句要准确。用词准确是指能把握词语遣用的分寸感和合适度。应精选中心词，用准修饰语。能仔细辨析同义词、近义词的用法，对词义轻重。范围宽窄、程度深浅、感情褒贬、语体雅俗、词性差别等都能烂熟于心、姻熟于手。如：“分散”和“涣散”都有“不集中”的意思，“涣散”是具有贬义性质的形容词；“分散”是具有中间性质的动词。“士气涣散”就准确，“士气分散”就不准确。另外，应用文常用数字说明问题，揭示事物之间的数量关系，所以数字运用要准确无误。 （）用词造句要通顺。指合乎语法，合乎逻辑。通顺也是实现语言准确的保证。 （）要注意语意鲜明。有时由于特殊需要，还必须使用一些模糊语言，即用一些在外延上不确定、表意比较含糊，以及在运用上具有弹性的词语，如“近年来”、“各地”、“时有”、“大多数”。“有关部门”、“条件许可时”等。该类词语使用恰当，不仅能增加行文的灵活性，而且有助于准确地表达意思，但应谨慎使用。 2、简洁明了 （）简洁。所谓简洁，就是用较少的文字清楚表达较多、较丰富的内容。要抓住问题的关键，把话说到点子上。主要应做好以下四点： 一要善于观察事物，深刻理解事物，明确认识写作对象，把握住问题的关键。 二要反复锤炼，提高概括能力，杜绝堆砌修饰语现象；适当使用缩略语，如“五讲四美”等。 三要删除一切套话、空话、意思重复的话，向繁冗开刀。克服繁琐冗长的毛病是语言简洁的前提。 四要适当地采用文言词语及短语。文言词语（包括成语、典故）行文简练，富有表现力，写作时适当采用，言简意赅。然而，“简”要得当，“简”得让人不明白或产生歧义也不行。绝不能为简而生造词语。乱缩略、滥用文言以及一概排斥某些行文必需的程式化语句。 （）明了。所谓明了，就是指明明白白、清清楚楚，一是一，二是二。要做到明了，一是要考虑周到，言尽意止；二是要注意用词通俗，不用生僻晦涩的字句；三是在运用数字的时候，只须写出计算的结果，而不须表述具体的计算过程。 3、平实自然 应用文用语应平易通俗，浅显流畅。说明事实、讲清道理即可。不搞“曲笔”，不作夸饰，不堆砌辞藻，不追求华丽，不矫揉造作，不用生僻词语，以明白、实在、自然为上。 4、得体妥帖 （）得体。应用文实用性强，讲究得体。主要应做到以下三点： 一是要适合特定的文体。按文体要求遣词造句，用词、语气、语体风格应符合特定的要求。保持该文体的语言特色和语言风格。如公文宜庄重，调查报告须平实，学术论文应严谨，祝谢哀问需较浓的感情色彩，广告就常用模糊的语言，使用说明书则需具体实在，商业交际文书语言要委婉，合同书的语言则要精确，颁布政策法令应庄重严肃，报喜祝捷要热烈欢快，提出申请该委婉平和，分析问题须有理有据。 二是语言适用于所写的应用文体的需要，做到需要文雅时，决不粗俗；需要委婉时，决不直露；需要明确时，决不含糊；需要模糊时，决不精确。 三是要考虑作者自己的身份，阅读的对象，约稿的单位，写作的目的，甚至还要考虑到与客观环境的和谐一致、恰到好处。比如需要登报或张贴的，语言要通俗易懂；需要宣读或广播的，语言应简明流畅，便于朗读；书信的写作，要根据远近亲疏、尊卑长幼的关系使用相应的语言；公文的写作要根据不同的文种和行文关系而使用相应的语言，否则就不得体。 （）妥贴。语言的妥帖则是指语言要合乎语法的一般规范。 5、生动具体 生动，即言词形象、逼真、有活力，能吸引人。应用文中有些文种的语言也是要求生动的，如讲话稿、调查报告、总结等。选择词语（尤其是动词的运用）时要精心，恰当、传神地运用一些修辞手法，如引用、比喻、拟人、排比等。如某篇调查报告中写当今择偶观时说：“婚姻的含金量增大了。”就十分传神。语言具体，可使文章内容有血有肉，说理深刻有力。其关键在于对事物的仔细观察和深入了解。第三节常用应用文写作一、通知1. 掌握通知的含义及其分类 1、通知的含义 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。 通知的使用范围广、频率高，行文方向灵活。它具有以下几个特点： （）通知主要用于上级机关向下级机关布置工作，对工作有较强的指挥性和指导性，表现出较强的权威性。 （）通知的用途最为广泛。它既可以用于批转下级机关的公文，起到批准和指导作用，义可以用于转发上级机关和不相隶属机关的公文，起到传达或联系的作用；既可以用来布置工作。安排活动，起到指示作用，又可以告知事项，起到传达作用；也可以用来宣布干部任免和聘用事宜，起到传递信息的作用。 （3）通知有明显的时效性。所通知事项一般要求在一定的时限内完成。 2、通知的分类 根据作用不同，通知分为以下四类： （）发布性通知。用来批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。如2000年7月国家药品监管局的关于修订印发（药品行政保护复审办法）的通知和国务院办公厅2001年7月的转发民政部公安部关于规范村民委员会印章制发使用和管理工作意见的通知，都属于发布性通知。这类通知的标题一般要指出所发文件的名称。正文要求语言简练，篇幅短小，内容一般表述发文目的和依据、所发文的具体内容及提出执行要求。这些内容可不分项，在一个自然段内综述，不必作过多的说明。结尾可用“希遵照执行”、“希即研究执行，并将情况及时上报”等惯用语。 （）指示性通知。上级机关用来宣布要求下级机关办理或执行的事项。这类通知开头一般简述目前情况、发文原因和目的等几项内容，紧接着用“现通知如下”、“望按以下通知执行”这类惯用句子过渡。主体部分写通知事项，提出任务、措施、要求等。结尾常用“特此通知，望认真执行”。“本通知自下发之日起实行”等语。如国家税务总局关于计算机软件征收流转税若干问题的通知，即属此类型。 （）知告性通知。这类通知用来告知需下级机关或有关单位周知的事项，同级机关或不相隶属机关之间就某一具体事项联系。商洽，或者告知设立或撤销机构、迁移办公地点、启用或更换印章、修改行政规章。修正或补充文件内容、调整办公时间、任免人员等各类事项。如国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知，就是一份设立机构的通知。这种通知的正文一般由缘由、事项和结束语组成。其正文常因内容不同，结构上略有变化，但只要说明因为什么原因，或根据什么精神，或依据什么情况，决定了什么事项即可，文字简略，篇幅短小。 （）会议通知。会议通知的内容一般包括以下五点： 一是说明会议的目的、意义和主要内容（议题）； 二是说明出席的人员及条件，有的还要说明出席人员代表的产生办法及会议的规模等； 三是说明开会的时间、地点和会期，以及报到时间、地点等； 四是开会的要求和注意事项。如参加入员应准备和携带的材料、生活方面的准备及其他需要说明的事宜和要求； 五是重要会议还可提出希望和号召，以对有关方面的工作起到促进和指导作用。 六是通知的内容如果牵涉到两个以上机关，需要共同处理的，主办机关应会同有关单位发“联合通知”；如果通知的内容很重要，时间又很紧迫，可在“通知”前加“紧急”二字；如内容上是前一个通知的补充，可在“通知”前加“补充”二字。2. 了解通知正文的结构与写法通知正文一般包括缘由、事项和执行要求三部分内容。但由于各类通知的内容不同，其结构和侧重点也有所不同。 （）发布性通知正文一般包含发文的目的、依据，所发文的名称，执行要求三方面内容。因为内容简明，常用一段文字完成。 （）指示性通知正文包括以下三方面内容： 一是发文缘由，主要是分析目前形势，提出问题，阐明所发通知的依据和目的。这部分末尾可用“特作如下通知”或“现将有关事项通知如下”来过渡。 二是执行事项，一般采用分条列项的写法，每一条开头用一句话概括主要内容，提纲挈领。这部分是通知撰写的主要内容，要求写得具体明确，一般要写明做什么、怎么做、什么时间做，便于下级机关执行。 三是执行要求，主要对执行事项的检查落实提出要求，有时也简短地写些原则性的希望。 （）知告性通知，其正文内容一般包括“通知缘由、告知事项”两方面内容。3. 了解通知写作的注意事项（）通知的内容要有很强的针对性。不管是何种通知，所写内容都要十分切合受文机关的实际情况，便于下级机关执行。 （）通知事项要表述得具体明白。因为这部分内容是告知受文机关了解或办理的事项，是要具体贯彻执行的。（）通知语言表达要准确简明，文风庄重，语气果断、肯定。如常用“务必”、“必须”、“切实采取有效措施”、“予以充分重视”等语句。应较多地使用祈使句，其表达方式以说明为主，适当运用叙议结合的方式。二、报告1. 掌握报告的含义及其分类1、报告的含义 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 报告是广泛采用的重要的上行文。各单位在向上级汇报工作时，在工作中发生重大情况或特殊问题时，在完成上级交办或布置的事项时，在答复上级机关询问时，都要写报告。 报告的主要特点是内容的实践性和表达的陈述性。报告一般是对已做过工作的回顾和总结，是以实践为依据的。报告在汇报工作、答复询问时，都采用说明、叙述的表达方式。本单位做了些什么、怎样做的、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必须要一陈述。反映情况时要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，因而是陈述性的。 一些业务文书标题中也带有“报告”二字，如“调查报告”、“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“可行性分析报告”等都不属于国家行政机关公文的报告，要注意正确区分。 2、报告的分类 报告的种类很多，按照不同的标准，报告可以分为不同的类型，以下两种是报告常用的分类方法。 （）按内容分。按内容分报告有以下三种： 一是工作报告。向上级汇报工作的报告。如向上级机关汇报某一阶段工作的进展、成绩。 经验、存在的问题以及今后的打算；汇报上级交办事项的结果等。 二是情况报告。掌握动态，发现问题，进行及时的指导。如本单位出现了正常工作秩序之外的情况，出现了意想不到的问题，产生一些倾向性的新动态、新风气、新事物等，必要时都应该向上级汇报。 三是答复报告。对上级机关所询问的问题做出答复的报告。这类报告内容针对性强，上级询问什么，就要在深入调查研究的基础上答复什么，决不能答非所问。 （）按性质分。按性质分报告以下两种： 一是综合性报告。向上级机关汇报某一时期、某一阶段的全面工作或几方面工作情况的报告。这类报告内容涉及面宽，要把主要工作的方方面面都涉及到，具有综合性特点。 二是专题性报告。向上级机关汇报某项工作、某个问题或某一方面情况的报告。这类报告内容具有单一性、专题性的特点。专题性报告一事一报，迅速及时，比综合性报告使用频率高。2. 了解报告正文的结构与写法报告的正文一般由开头（报告缘由）、主体（报告事项）和结束语三部分组成。 （）开头。开头即报告缘由，交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。缘由要写得直接、开宗明义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文，答复上级的询问。如学院关于学生收费情况的报告开头：“前接政字200025号函，询问我院对学生收费的情况，现报告如下”。 （）主体。主体即报告事项，这是报告的主要内容，一般写主要情况，措施与结果，成效与存在的问题；有些还要写经验或教训，意见或建议，打算安排等。这部分内容要写详细，根据需要分条分项写，也可以围绕主旨列小标题分若干部分写。不同类型的报告，内容上各有不同的侧重点： 一是工作报告的正文内容一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后工作的意见建议等几部分。基本情况要交待工作时间、背景等；主要成绩要将工作的进程、措施、结果和成绩叙述清楚；经验体会是对工作实践的理性认识，从实践中概括出规律性的东西，以便指导今后的工作；存在问题、教训指工作中的缺点。不足以及教训；今后意见建议是针对工作中的缺点和不足，提出今后解决问题的设想和改进措施。 二是情况报告要把情况和问题讲清楚，如报告的是事件，要将事件的起因、经过、结果写明白；如报告的是问题，要将问题产生的原因、性质、影响、处理意见和建议或解决办法等写清楚。 三是答复报告的正文包括答复依据和答复事项两部分。答复依据指上级要求回答的问题，要写得简要；答复事项指答复的意见或处理结果，要写得周全而有针对性。 （）结束语。报告一般用惯用语“特此报告”、“以上报告，如有不妥，请指正”等结束。3. 了解报告写作的注意事项（）内容要真实、具体。报告要在深入调查、分析归纳、去伪存真的基础上写作。报告中反映的问题，汇报的情况，必须实事求是，尤其是典型事例和统计数字要十分精确，不能有虚假浮夸的成分，不能报喜不报忧，更不能编造假情况欺骗上级。报告的材料要具体，既有概括性材料，也有典型的具体事例。 （）重点要突出、有序。各类报告都要求根据主题的要求，善于运用最能说明问题的数据和典型事例，重点突出，主次分明，繁简适度，要求处理好点与面的关系。写作时要注意点面结合，条理清楚，逻辑严密。（）不要夹带请示事项。报告属陈述性公文，不要求上级回复。因此，不要夹带请示事项，更不要写成“请示报告”。三、计划1. 掌握计划的分类1、计划的分类 计划按内容分，可分为工作计划、生产计划、科研计划、学习计划等；按执行主体分，可分为国家计划、部门计划、单位计划和个人计划；按时间分，可分为五年计划、年度计划、季度计划、月份计划等；按性质分，可分为综合计划和专题计划；按格式分，可分为条文式计划、表格式计划、条文加表格式计划。 计划是一个统称。日常工作中常见的规划、方案、意见、安排、打算、设想等，均属于计划这类文种。 （）规划，是指时间较长、范围较广、内容比较概括的计划。如省发展国民经济“十五”规划。 （）方案、意见，是指目标明确、任务要求和措施办法很具体的计划。如关于深入进行机构改革的试点方案、关于我省计算机应用推广工作的若干意见。 （）工作要点，是指在一个时期内工作的指导原则和总的要求，主要工作任务及应把握的重点。如国家经委关于20年横向经济联系工作的要点。 （）安排、打算，是指时间较短、内容比较具体的计划。如学校一周工作安排、今冬明春开展文体活动的打算。（）设想，是指初步的、尚未成熟的或比较粗略的计划。2. 了解计划的结构与写法计划的结构一般包括标题、格式、内容和落款四个部分。 （）标题。计划标题的拟制有以下几种方法： 一是一般常见的标题是由制定计划的单位名称、计划时限和文种组成。如“市汽车制造厂2000年度全面开展优化劳动组合的计划”、“X市教委2000年度工作计划”等。 二是公文式的标题，是由单位名称、事由和文种组成。如“局关于政治学习的安排”、“省委员会关于加强政治思想工作的意见”等。 三是简单的省略式标题，这种标题或者省略单位名称，或者省去事由，或者省去时限，但不能省略文种。如“2001年度财务收支计划”、“地区农业发展纲要”等。 四是如果计划处于酝酿或讨论过程中，还不成熟，或者还没有批准通过，就在标题后加括号注明“初稿”、“草案”或“征求意见稿”等字样以区别正式通过的计划。 （）格式。计划的格式主要有三种： 一是条文式，主要用文字来叙述和说明，分条列项地表述，内容和形式比较灵活。全文用序号或小标题来划分层次。机关工作中的计划一般都采用条文式计划。 二是表格式，主要用表格的形式来体现计划的项目和内容，它侧重于数字、数据的表述，其内容项目基本上是固定的。这种形式的计划多见于经济部门。 三是综合式也称文字表格结合式，主要是以数据表格为主体，辅以简要的文字说明。可列表于前，说明文字于后；可文字说明在前，附表于后；也可把表格夹在说明文字中间。企业生产经营计划、企业财务计划等，一般都使用这种形式。 （）内容。计划的内容包括三个方面。 一是开头。计划的开头，主要阐述制定计划的指导思想、制定计划的依据、对本单位基本情况的分析、工作总目标、总任务以及做好工作的意义，文字要简明，通常用一个自然段即可完成。 二是主体。计划的主体，主要由计划的目标、措施、步骤和安排三部分构成，简称计划的“三要素”，分别回答“做什么”、“怎样做”、“什么时间做完”。 三是结尾。计划的结尾，即计划的结束语。计划的重点是确定目标和任务及完成目标任务的措施。一般写完措施以后，全文就结束了。有的计划为内容作补充而提出希望，或展望计划的实施前景也是可以的。是否写计划的结尾，应根据计划的实际需要来确定。表格和文字表格结合式计划则往往在表格后附上有关材料或附注“编制说明”（这部分也可以放在开头，作为计划的序言），作为计划的结束部分，起到辅助、补充说明的作用。 （）落款。计划的落款，包括署名和日期。署名与日期写在正文的右下方。如标题中已写明单位的亦可不署名。3. 了解计划写作的注意事项（）要有科学的预见性。制定计划要有科学的预见，根据对客观实际情况的精确分析，对未来一定时期的工作目标做出预想性安排。然而，这种安排无论多么周密，多么具体，也只是一种预想。在实际执行过程中可能有一些难以预见的因素干扰计划的实施。因此，在制定计划的时候要注意适当留有余地，不要满打满算，以便在情况变化时能有所变通。调整、修改。 （）计划要切实可行。计划是为了实现一定的目标而制定的，因此制定计划要从实际出发，实事求是，既不能因循守旧，也不能脱离实际，片面追求高速度、高指标。衡量一份计划的成功与否，并不是看计划中能完成多少任务，能创造多少利润，能提高多少效率，而是看它是否合乎客观实际，是否对具体工作有指导作用。因此，在写作时应“吃透两头”，掌握大量材料，加以整理、分析、研究，并结合自身的特点，进行综合平衡，处理好长远与目前、全局与局部的关系，才能制定出切实可行的计划。 （）内容要具体明确。计划是管理的先导，是检验效果的依据，因而计划中的目标、任务、步骤、措施、方法都必须十分明确，不能模棱两可，责任不清，要求不明。既使是比较长远的计划，也应该有一定的目标、措施，而不能只是一般号召，泛泛而谈。四、总结1. 掌握总结的分类1、总结的分类 总结主要包括以下两种： （）综合性总结。综合性总结是比较全面地总结一个单位或部门在某一时期的工作情况，这里的综合有两层含义：一层是回顾的全面性，即对某一阶段的各项工作进行全面的回顾总结。另一层是分析的全面性，既要反映成绩，也要找出缺点；既要总结经验，又要找出教训。 综合性总结的内容一般由情况、成绩和经验、问题和教训、今后的努力方向四部分构成。综合性总结的特点如下： 一是内容全面系统，能够反映工作全貌。 二是材料丰富，涉及面广，问题的方面多，篇幅较长。 三是结构完整，层次较多，写作要求高，难度大。写作时既要全面，又要突出重点，防止面面俱到、记流水账。 （）专题性总结。专题性总结就是对某项工作或某项工作的某一方面所作的总结，内容主要由成绩和做法两部分构成。专题性总结有三个特点：一是内容集中、单纯，针对性强；二是主要总结经验，指导性强；三是结构较简单，篇幅较短。2. 掌握总结的结构与写法总结的结构一般包括标题、开头（引言）、主体、落款四个部分。 （）标题。总结的标题有以下三种写法： 一是公文式标题，即由单位名称、时限和总结的类别组成。如“市教委2001年工作总结”、“公司第二季度工作总结”等。这类标题常见于综合性工作总结，它的优点是反映的内容较多，但较平淡，不够醒目。 二是文章式标题，即用一个直接表现主题或揭示主题的短语为标题。如“加强基础管理，促进企业发展”、“我们是怎样搞好贫困乡计划生育工作的”等。这种标题较适