公文写作_公文写作的经验与体会

公文写作的经验与体会 吴艳超2011年4月24日 自我介绍 吴艳超 现任市住房和城乡建设委员会办公室副主任 1994年毕业于湖南师范大学中文系 汉语言文学专业 从事成人教育 中学语文教学多年 2001年后从事机关文秘工作至今 愿与各位分享公文写作的经验与体会 不当之处 请予批评指正 讲与不讲 一 不讲 公文概述 公文的定义 公文的作用 公文的分类 公文的格式等 解决办法 网上查询 书上查阅 公文写作是中文专业中写作学课程的一个重要分支 没有十几个课时是讲不完的 两个小时内即便能讲完 也不会收到很好效果 二 专讲三个问题 公文结构 公文语言及如何提高公文写作水平 突出讲请示 通知和汇报材料 一 公文结构 1 公文结构常规模式 开头与结尾 层次与段落 过渡与照应 公文结构是决定公文质量的先决条件 2 公文结构变形模式 篇段合一式 两段式 条文式等 变形模式是由公文的行政效率要求决定的 主要是从简 总结 报告 讲话稿 汇报材料 的结构 总结 讲话稿 汇报材料属广义公文 一般采用常规结构模式 即包括开头与结尾 层次与段落 过渡与照应 层次安排 通常是 总 分 或 总 分 总 开头总写 自成一个层次 主体部分的各层或分述或分论 不是呈现并列形态 就是呈现递进形态 按事物不同层面来写是并列 按不同阶段来写是递进 总结四要素 基本情况 成绩经验 存在问题和下步措施 祥略安排要根据需要定 总结 报告 讲话稿 汇报材料 写作的常用技巧 立片言而居要 公文写作如同带兵打仗 不同层次的 片言 是不同层级的作战指挥官 每一个字词都是一个兵 都能找到自己的首长 散兵游勇 从片言到分述部分之间 常常有一段总写的过渡语 我们称之为首长的 指挥所 司令部 军部 师部等 中共中央关于纠正电报 报告 指示 决定等文字缺点的指示 强调 一切较长的文电 均应开门见山 首先提出要点 即于开端处 先用极简要文句说明全文目的或结论 唤起阅者注意 使阅者脑子里先得一个总概念 不得不继续看下去 然后作必要的解释 长的电文分为几段 每段亦应采取此法 案例 讲话稿 立足新起点抢抓新机遇努力开创全市城乡建设事业科学发展新局面 陈鲁青同志在市住建委2011年工作会议上的讲话 司令官 统领全篇 同志们 今天会议的主要任务是 回顾总结2010年工作 研究分析城乡建设工作面临的新形势 部署2011年工作 导语即文章的开头 是司令部 必须开宗明义 开门见山 下面 我先讲几点意见 一 全面回顾 充分肯定2010年城乡建设事业取得的显著成绩 一级片言 报告主体部分的第一层次 第一军军长 2010年是全市住房和城乡建设工作任务十分繁重的一年 一年来 在市委 市政府的坚强领导下 全市住房和城乡建设系统深入贯彻落实科学发展观 紧紧围绕建设 创业之都 宜居城市 幸福家园 这个主题 突出 转方式 调结构 惠民生 的工作重点 以全面推行精细化管理为抓手 开拓创新 负重而上 全面完成了年初确定的目标任务 实现了 十一五 圆满收官 为 十二五 发展奠定了坚实基础 第一军军部 过渡语 缺乏过渡语 文章就会缺乏一股贯通之气 一 重点工程建设顺利推进 二级片言 第一军第一师师长 全年市 区两级 未含先导区 开工城建重点工程项目76个 完成投资110亿元 书院路 湘江大道南延线等15个项目竣工 第一军第一师师部 突出抓好了一江两岸项目建设 三级片言 两馆一厅主体工程已完成 湘江大道南延线和开福区段建成通车 潇湘大道北段全面完工 突出抓好了过江通道项目建设 营盘路湘江隧道主体部分推进迅速 完成总工程量70 福元路大桥 湘府路大桥 南湖路隧道等重大项目相继启动 突出抓好了轨道工程项目建设 2号线一期工程19个站点全部动工 区间作业已经开始 1号线年底前实现开工 突出抓好了枢纽项目建设 湘江枢纽工程 大河西交通枢纽工程等正在按计划推进 一级片言与二级片言是一个指挥与被指挥的关系 二级片言与三级片言也是这种关系 两级片言之间有一般有一个过滤的总写部分 即上级片言的指挥所 二 房地产市场健康发展 片言 三 建筑业产业大幅增长 片言 四 小城镇建设稳步推进 片言 五 绿色建筑推广加速突破 片言 六 精细化管理进一步深化 片言 同一级片言部分讲究语言结构的一致性 主要使用主谓结构的句子 形成前后照应 使整个文脉贯通 形成文气 二 深刻剖析 正确把握2011年城乡建设事业面临的新形势 主体部分的第二个层次 从我市城乡建设事业面临的外部环境及内在客观实际分析 2011年形势可以说是机遇与挑战并存 第二军军部 过渡语 缺乏必要的过渡语 文章就会显得生硬 唐突 不圆润 一 宏观环境趋势逐步向好 但无法确定因素仍然突出 片言 二 项目带动格局日渐形成 但质量安全压力与日俱增 片言 三 产业发展基石不断强化 但转变增长方式任重道远 片言 四 城乡统筹思路已经确立 但具体推进措施有待创新 片言 三 乘势而上 努力开创2011年全市城乡建设事业崭新局面 主体部分的第三个层次 2011年是 十二五 开局之年 是长沙争创全国文明城市的冲刺之年 是新一轮机构改革住建系统全面运行的起始之年 也是住建委精细化管理三年行动计划的决战之年 做好今年的住房和城乡建设工作 对于推动全市经济社会又好又快发展 确保 十二五 规划稳步实施具有重要意义 过渡语 第三军军部 一 突出抓好重点工程建设 进一步夯实城市发展平台 片言 总体要求是 增强功能 提升品质 凸显风貌 支撑发展 总体目标是 打通出口 畅通城区 连接两岸 全面提质 突出亮点 第三军第一师师部 一要大力推进沿江建设 片言 建成营盘路湘江隧道 加快福元路大桥 南湖路隧道 湘府路大桥等过江通道和湘江综合枢纽 大河西综合交通枢纽等重大项目建设 形成 一江两岸 互动共进 跨江发展的格局 二要大力提升交通功能 片言 着力推进沪昆高铁 石长铁路复线 城际铁路等中央 省在长建设项目 加快推进轨道交通1 2号线建设 全面开工轨道交通3 4 5号线 畅通城市主干道 加快城市对外的快速路建设 实施疏导工程 畅通城市微循环 三要大力推进片区建设 片言 支持省府新区 大河西先导区 浏阳河风光带 新河三角洲 滨江新城 南湖新城 黎托新城等重点片区优先开发 结合国际历史文化名城建设 着力塑造城市景观 提升城市品位 彰显地域特色 二 突出市场监管 促进商品房与保障住房协调发展 片言 三 突出抓好增长方式转变 提升建筑业发展新水平 片言 四 突出抓好燃气安全管理 推动燃气事业稳步发展 片言 五 突出抓好绿色建筑推广 贯彻城乡建设两型要求 片言 六 突出抓好机制体制建设 加快城乡一体建设步伐 片言 同一层级的片言 语言结构要尽量一致 常常使用标志性词语来前后照应 同志们 今年的住房和城乡建设工作任务十分艰巨 让我们在市委 市政府的坚强领导下 进一步认清形势 坚定信心 攻坚克难 顽强拼搏 扎实推动 十二五 规划贯彻实施 努力开创全市住房和城乡建设工作新局面 为全市经济社会又好又快发展做出新的更大的贡献 以优异的成绩向党的九十华诞献礼 结尾 与开头部分照应 形成一个完整闭合体 最后 我们常常用 手的形状 来检验总结 报告和汇报材料的文字组织是否符合基本要求 请示的结构 一般使用变形模式 1 请示两要素 原由 请示事项 我们呈报请示最想得到的是两个字 同意 同时 领导写得最多的批示也是两个字 同意 因此 请示大多要围绕 同意 这两个字来做文章 请示事项多了 领导同意这个又不同意那个 难以着墨 主送的机关多了 领导怕批示不一致 一般闲置 请示的篇幅长了 领导一时看不清主旨 会批示请某某拿意见 或请某某召集相关部门研究拿意见 很难直接同意 如何使领导一看就同意 一是理由要充分简捷 二是请示事项要清晰明了 领导一看就觉得可行 签署 同意 时不觉得为难 2 案例 两段式结构 关于为洪山庙 老 桥加固改造工程立项的请示长沙市人民政府 原由 洪山庙 老 桥是70年代修建的一座双曲拱桥 也是洪山庙桥附近交通网络的重要组成部分 并担负二环线洪山庙斜拉桥非机动车及人行通道的辅助功能 现经湖南大学检测中心检测评估 被确认为D级病害桥梁 目前已实施封闭管制 为尽快恢复该桥的安全通行 进一步发挥该桥的交通功能 我委拟组织对该桥进行加固改造 费用初步预算为438万元 拟从全市桥梁专项维修经费中列支 具体方案附后 请示事项 现请求批准予以立项 当否 请批示 市住房和城乡建设委员会二 一一年二月十九日 请示等上行文写作常用技巧 起 承 转 合 起 是开头 公文的 起 与文学作品的 起 在要求上有区别 公文的实用性要求 平起 而文学作品要求 突起 因为文贵曲 这是古诗文的常用方式 公文写作可以借用 可在整篇中使用 也可在段落中使用 承 是顺着 起 的方向来写一层意思 这是事物发展的内在关系决定的 转 是转到另一面再写一层意思 这是事物的复杂性及存在正反两面的客观性决定的 合 是将 承 转 两个层面的意思统一起来 与 起 进行对应 形成一个闭合体 案例 两段式 关于为新组建的燃气热力管理局购置办公用车的请示市人民政府 起 长沙市燃气热力管理局是根据 长沙市人民政府机构改革方案的实施意见 长发 2010 13号文件 精神新组建的副县级事业单位 是我委下属二级局 负责全市燃气行业的行政监管 承 目前 监管任务日益艰巨 全市有液化气网点达580个 天然气高中压管网达1500公里 用户数达75万 并以每年27 的速度迅猛增长 转 但由于机构刚刚组建 许多配套设施尚未到位 特别是尚未配备一台交通工具 行政监管难以落实 使一些安全隐患难以及时消除 合 为确保我市燃气供应与使用的安全稳定 推动行业健康发展 特请求批准购置两台工作用车 一台本田雅阁 排量2 0 价格19 98万元 一台凯美瑞200G豪华版 排量2 0 价格19 28万元 妥否 请批示 长沙市住房和城乡建设委员会二 一一年三月二十五日 此文由 起 承 转 三部分组成请示的原由 由 合 部分构成请示事项 起 以平叙开头 属规范平起 承 部分与 起 部分用一个词进行衔接 即 监管 二字 承接自然 转 部分用了一个标志性词 但 合 部分用了一个标志性词 为 整篇相当紧凑 请示与报告的区别 2 请示必须在事前行文 报告则不受行文时限 事前 事中 事后皆可行文 3 请示内容单一 要求一文一事 以便上级及时处理 报告则一文一事 一文数事皆可 1 请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题 报告的目的是向领导部门汇报工作 反映情况 提出建议 不需要批准答复 4 请示中可以反映有关情况 但必须高度精简 主要是突出请示事项 报告反映有关事项可以更加祥细 但决不能夹带请示事项 关于聘请建设工程质量安全社会义务监督信息员有关事项的请示报告市委 市政府 随着我市过江通道 轨道工程等一大批重大项目的陆续开工 质量安全监管的压力日益突出 根据省委常委 市委书记陈润儿同志的指示精神 我委拟聘请全市建设工程质量 安全社会义务监督信息员 具体事项请示如下 一 聘请人数 根据内五区及先导区各1人分片负责的原则 拟聘请6名 二 聘请程序 按照公平 公正 公开原则 通过网上报名 资格审查 面试及住建委党委讨论形成初步名单 再报市政府确定 目前报名工作正在进行当中 7月20日将报名截止 三 责任界定 信息员的义务监督不是行政监管 没有执法权 只负责收集工程实体的质量安全问题及各方责任主体质量安全行为问题等信息 并及时向市住建委报告 四 其他事项 拟设4至6个月的试用期 以确保聘用达到预期效果 同时 拟为信息员实行聘前体检和购买受聘人员意外伤害等必要保险 费用请市财政支持 以上请示报告主要是为解决目前质量 安全监管人员严重不足 监管力量相对薄弱的问题 妥否 请批示 请示案例分析 这篇公文主要存在下述问题 一 文种混淆 没有请示报告这一文种 此文应为请示 二 主送多头 不能同时送市委 市政府 此文应送市政府 三 内容含混 拟设4至6个月的试用期 一句表明考虑不成熟 应修改为 拟设6个月的试用期 四 分寸失度 目前报名工作正在进行当中 7月20日将报名截止 给领导的感觉是你们都开始了还请示什么 五 结构紊乱 以上请示报告主要是为解决目前质量 安全监管人员严重不足 监管力量相对薄弱的问题 这一段显然属于原由部分 写到了请示事项内 在结构上不符合要求 六 标序有误 一级标序为 一 二 二级标序为 一 二 三级标序为 1 2 四级标序为 1 2 一般情况下标序要设法不超过三级 这里应使用一级标序 通知的结构 1 通知三要素 主旨 依据 通知事项 通知讲究的是执行力 主旨要明 要让受文对象一看就知道要做什么 二是依据要足 要解决通知的权威问题 让受文对象自觉执行 三是通知事项清 要让受文对象知道如何来做 2 案例 篇段合一 关于落实市住建委2011年工作报告中各项目标任务相关责任的通知委机关各处室 委属各单位 主旨 为确保 市住建委2011年工作报告 中各项目标任务全面完成 依据 根据4月8日主任办公工作例会的要求 现对相关责任进行分解并予下达 通知事项 务请责任上肩 制定措施 抓好落实 附 市住建委2011年工作报告 目标任务责任分解表市住房和城乡建设委员会二 一一年四月十日 3 案例 条文式 长沙市轨道交通集团有限公司关于开展文秘工作培训的通知司属各部门 各子公司 主旨 为进一步提高集团公司各部门 各子公司文秘工作的业务能力和办事效率 依据 根据集团公司年度计划安排 决定开展文秘工作专项培训 现将有关事项通知如下 通知事项 一 培训时间4月24日 周日 下午2时30分开始 共三个小时二 培训地点长沙市人事局军培中心 桂花路或曙光中路 军培巷100米左右 三 培训人员1 集团公司领导班子成员 2 各部室 中心 子公司副科长以上干部 3 各部室 中心 子公司负责文秘工作的人员 通讯员 邀请集团公司各在建项目的施工 设计等参建单位派人参加 四 注意事项1 请将参加培训人员名单于20日 周三 上午11时30分前报轨道公司办公室 2 请各参加培训人员于4月24日下午2时10分前提前入场 长沙市轨道交通集团有限公司办公室二 一一年四月十九日 二 公文的语言 公文语言应做到准确 简明 庄重 得体和规范 现代教育家叶圣陶先生说 公文不一定要好文章 可是必须写得一清二楚 十分明确 句稳词妥 通体通顺 让人家不折不扣地了解你说的是什么 1 公文的语言特点 朴实无华 2 公文的修辞与表达方式 公文的修辞一般不用夸张 比拟 含蓄 比喻修辞手段 可适当地使用引用 对偶 排比修辞格 公文的表达方式一般采用叙述 说明 议论 没有描写和抒情 这是公文要求实事求是的特点决定的 公文结构是公文取胜的第一要素 好的公文是 骨感美人 但只有骨感显然不行 好的公文同样也离不开语言的正确运用 多选用主谓句 文学语言尤其是诗歌的语言 常常是反语法即故意违背语法常规的 比如 你看那青春的美丽 你看那太阳的金色 然而公文的写作却必须严格地按照通用的语法去操作语言 3 公文的句法 4 公文的词法 使用规范的书面语言 用于行文目的 缘由和依据的开端词语 为 关于 依照 遵照等 用于承启的词 为此 据此 现报告如下等 另外 还有如收悉 已收到来函并进行了认真研读 拟 初步打算 经 希等词使用频率也非常高 5 经常通过打造语言外部显著标志来形成结构上的照应 如 首先 其次 最后 读到 其次 时 不可能不回想一下 首先 的内容 读到 最后 时 对前面的若干层次都会有所回顾 还有 第一 第二 第三 一是 二是 三是 一要 二要 三要 有的还使用工整的四六句式形成外部标志 比如 要在队伍建设上下功夫 要在宣传教育上下功夫 要在机制创新上下功夫 要在监督检查上下功夫 这