公文写作_公文写作培训讲义4

2020 2 19 1 公文写作 主讲 劉智伟 2020 2 19 2 公文的分类 一 按发文机关所属组织系统分类1 党的机关公文即 中国共产党机关公文处理条例 规定的14种公文 决议 决定 指示 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 2 行政公文即 国家行政机关公文处理办法 规定的13种公文 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 2020 2 19 3 二 按行文方向分类1 上行文请示 报告2 下行文公告 通告3 平行文函和议案 2020 2 19 4 一 请示的起草二 报告的起草三 通知的起草四 怎样编写计划五 怎样起草总结六 编写会议纪要的要领七 函 2020 2 19 5 请示的起草 一 含义请示是下级机关就有关问题向上级机关请求指示 批准时使用的上行公文 二 应用范围1 在实际工作中 遇到缺乏明确政策规定的情况 2 工作中遇到需要上级批准才能办理的事情 3 超出本部门职权之外 涉及多个部门和地区的事情 请示上级予以指示 2020 2 19 6 三 请示的分类 1 请求指示 适用于遇到疑难问题 须请求上级机关批示的事项 解决 我们请求该怎样做 的问题 2 请求批准 适用于那些主管部门有明确规定 必须经过上级批准才允许办理的事项 解决 请求批准我们这样做 的问题 3 请求批转 请示事项较为重大复杂 具有一定的普遍意义 不但需要上级批准 还需要上级转发 解决 我们请求有关单位这样做 的问题 2020 2 19 7 四 请示正文的写作方法 1 开头 说明请示的根据 目的 需要时明确交代请示事项的背景或理由 2 主体 明确提出请示事项 针对请示事项提出本单位的意见 建议或方案 如请示事项存在几种可能解决的办法或方案 要提出倾向性意见 积极帮助上级机关出谋献策 不能简单上交意见 3 结尾 恰当使用结语 当否 请批复 以上请示妥否 请指示 以上请示如无不妥 请批准 以上请示如无不妥 请批转 执行 申请 公司各领导 为了体现公司的人性化管理 让员工感受到公司对每位员工的重视及关爱 同时起到激励员工和留住人才的一种方式 特提出申请在员工生日当天 以居民身份证上所示日期为准 提供生日福利 福利标准为50元 位 可以以现金或购物券或生日蛋糕等形式发放 请各领导审核批准 特此申请 综合行政部2011年6月3日 2020 2 19 9 五 起草请示的注意事项 1 行文之前要与主管领导充分沟通 2 请示理由要充分 要求和建议要具体 3 严格执行一文一事制度 4 按照隶属关系逐级行文 5 不能多头请示 只能主送一个上级主管机关 6 请示与报告不能混用 2020 2 19 10 报告的起草 一 报告的用途用来向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 注意 报告与请示的联系与区别 二 报告的分类按照内容划分 综合报告 专题报告 按照目的划分 工作报告 总结报告 情况报告 调查报告 建议报告 检讨报告 2020 2 19 11 三 工作报告正文的写作方法 开头 对前一段时间的工作状况作概括性说明 包括 工作开展的时间 主要工作项目 工作进程 总体效果评价等 主体 重点回顾工作进展情况和主要成绩 提炼工作中取得的经验和体会 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节 分析原因 提出改进意见与办法 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望 结尾 使用下列公文术语特此报告 请审阅 以上报告如有不当 请指正 2020 2 19 12 四 注意事项 采用记叙为主的表达方式 按时间顺序 工作过程或问题的逻辑关系 概述工作内容及完成情况 避免罗列过多事例 重点突出 点面结合 突出中心工作进展情况及主要成绩 在重点叙述的同时 对面上的情况要有概括性叙述 适当引用数据材料 增强说服力 实事求是 如实报告成绩和不足 节俭篇幅 报告中不能写请示事项 2020 2 19 13 通知的起草 一 用途用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 二 把握特点1 内容单纯 行文灵活简便 2 表述具体 可操作性强 3 时效性强 需要及时周知或执行 2020 2 19 14 三 分类 1 指示性通知如 用餐餐具等2 规定性通知如 着装要求等3 知照性通知如 行为规范等4 事务性通知如 日常工作等5 批转 转发 公布性通知如 奖惩等6 任免性通知 员工生日福利通知 各部门领导 为了体现公司人性化管理及公司对每位员工的重视及关爱 自2011年6月份起公司将在员工生日当天 以居民身份证上所示日期为准 提供生日福利 福利标准为50元 位 将以妞妞购物券形式发放 特此通知 综合行政部2011年6月10日 2020 2 19 16 四 事务性通知会议通知 篇段合一式 用于小规模 临时性 内部会议要素 时间 地点 参加人 会议议题等 分层表达式 用于规格较高 人数较多 较重要会议 导语部分 会议目的 根据 名称等 主体部分 分项说明时间 地点 参加人 内容 注意事项 联系方式等 结尾部分 提出准时到会的要求 或用结语 特此通知 2020 2 19 17 五 指示性通知 应用范围 1 多用于传达决定 规定 指示或某方面的政策 布置需要执行与办理的工作 例如 关于8月份安排生产的通知 2 发布 印发 下达 式通知 发布 印发的多是条例 办法 规定等行政法规 例如 关于印发 股份制企业试点办法 的通知 关于印发 资金整顿工作验收标准 的通知 2020 2 19 18 六 撰写通知的注意事项1 事务性通知注意要素齐备 事项具体 读者无疑问 讲究政策法规依据 增强发文的权威性 2 指示性通知注意政策措施的可行性 争取好效果 3 讲究条理性与逻辑性 便于阅读领会理解 4 注重发文时限 2020 2 19 19 怎样编写计划 一 计划与管理职能密不可分管理有四大基本职能 计划 组织 领导 控制 计划是管理职能中的首要职能 古代孙武曾说 用兵之道 以计为首 计划的制定与执行的好坏 决定一项工作的成败得失 决定着事业的兴衰存亡 安排 打算 设想 要点 方案等都属于计划的范畴 二 计划的功能1 指明努力方向 协调行动步调 2 预测未来变化 减少不利因素影响 3 减少浪费现象 避免利益损失 4 加强行为控制 避免无序状态 2020 2 19 20 三 计划的特点1 目的性 2 预见性 3 可行性 4 可变性 5 严肃性 2020 2 19 21 四 计划的写作 1 标题 单位名称 适用期限 内容事项 文种例如 科技有限公司2011年综合行政部培训工作计划2 正文写法做什么 为何做 何时做 何地做 谁去做 如何做 2020 2 19 22 开头 阐明制定计划的依据 指导思想 现状分析 计划的总任务 做好工作的意义 主体 制定计划的 三要素 目标 做什么 具体工作内容 措施 怎么做 工作方式方法 步骤 何时做 工作时间安排 结尾 说明注意事项或检查落实方法 描绘前景 鼓舞士气 3 落款 写明制订计划的单位名称或个人姓名 标明成文时间 如果标题中已标明单位名称 落款处就不再署名 2020 2 19 23 五 主体内容表述方式 开列式 把工作事项逐项列出 分项编写 适合于大型综合性计划 展开式 围绕中心工作 将具体目标 措施要求 实施步骤 依次展开编写 适合于单项计划 阶段式 按工作阶段或时间顺序编写 适合于阶段性明显的工作 图表式 将计划内容列成图表的主要项目 依次填写 单独或作为附件均可 2020 2 19 24 六 如何增强计划的操作性 内容方面 制定科学合理的目标和指标 总目标明确 具体 合法 方向正确 任务的数量和质量要求要合理 任务的指标要能够考核和控制 任务指标要相对稳定 可以衡量 任务指标要符合实际 可以实现 任务指标要有明确的时间限制 2020 2 19 25 形式方面 要做到表达简要 准确 条理清晰 要素完整 逻辑性强程序方面 坚持民主集中制原则 自下而上 自上而下相结合 要发挥上下两方面的积极性 善于听取领导 专家意见 注意制定预案 以防不测 2020 2 19 26 怎样起草总结 一 含义 目的与实质含义 总结是对以往一段工作的回顾与反思 并以书面形式表达的事务性文件 计划是工作之前的安排打算 解决 做什么 和 怎么做 的问题 总结则是工作之后的回顾 分析 是解决 做了什么 和 做得怎样 的问题 目的 摸索事物发展规律 做好今后工作 经验结累实质 对工作实践的再认识 二 功能1 认识事物发展规律 制定切实的方针政策 2 有助于推广先进经验 提高管理水平 3 有助于上级机关对本单位工作的针对性指导 2020 2 19 27 三 总结的特点1 实践性2 经验性3 理论性 四 总结写作要领做好写前准备1 调查研究 收取资料 2 归纳整理 筛选材料 3 学习理论 掌握政策 4 总体构思 拟制提纲 2020 2 19 28 总结正文的起草要领 前言 概括工作的基本情况 交代总结针对的背景 时间 工作事项 点明中心思想 主体内容回顾完成工作情况 内容 措施 方法 成绩提炼工作中的经验体会 指出存在的不足之处 今后的努力方向 结尾 简要说明今后工作的打算 2020 2 19 29 五 主体内容表述方式 1 两段式写法 采用叙述 议论方式 2 概述式写法 情况 成绩 经验 问题 意见 3 阶段式写法 分阶段总结 注意各阶段特点 4 经验式写法 略写工作内容 重点论述工作经验 以便发挥总结的指导作用 2020 2 19 30 六 如何发挥总结的指导作用 1 避免为了总结而总结的做法 不要记流水帐 2 突出重点 即工作中的成功做法与体会 取得成绩的主观因素 这是总结的重点 3 找出特点 在反应新思想 新做法 新材料上下功夫 4 加强总结交流工作 5 从群众中来 到群众中去 资源信息共享 6 注重经验的传播 不能以归档为目的 2020 2 19 31 七 写好总结的注意事项 1 真正重视总结工作 克服 例行公事 思想 自下而上与自上而下相结合 认真写 2 运用辩证分析的方法 坚持两点论 反对绝对化 要实事求是地总结工作 3 材料取舍得当 努力做好材料工作 做到观点和材料的统一 既要有丰富材料 又要发现工作中的闪光点 善于运用新材料 掌握全面情况和整个工作进程 堆砌材料是失败的总结 4 注重理性分析 抓住重点问题 注意提炼规律性认识 避免事无巨细面面俱到 2020 2 19 32 编写会议纪要的要领 一 会议纪要的用途与类型用途 会议纪要用于记载和传达会议的基本情况 主要精神和决定事项 作为会后传达贯彻执行的依据 类型 按照会议性质分 1 决议性纪要 2 部署性纪要 3 学术性纪要 4 消息性纪要 2020 2 19 33 按照会议内容划分 1 综合性会议纪要2 专题性会议纪要 如科技报告会 生产经营协调会 二 会议纪要的特点1 纪要性2 决议性3 备查性4 特殊性 2020 2 19 34 三 会议纪要的格式要素文头部分 纪要名称 编制单位名称 编制日期 主体部分 标题 正文 宋体四号字 文尾部分 主题词 报送单位 印制部门 印发日期 2020 2 19 35 四 衡量会议纪要质量的基本标准 1 会议基本概况交代得清楚 2 会议主要精神传达得完整 抓住领导人和权威人士的发言 注意听取主持人的总结性意见 区分讨论性意见和表态性意见 以多数人意见为结论性意见 学术性纪要 要写清一致意见和重要不同意见 3 会议决定事项记载得准确 2020 2 19 36 五 会议纪要正文写作要领 开头 说明会议概况 时间 地点 主持人 参加人 列席人 会议议题等 概述或分项式 主体 介绍会议主要精神和决定事项 包括会议研讨的主要问题 会议意见 会议取得的成果 决定事项等 结尾 1 号召干部群众落实会议精神 2 强调落实会议精神的关键问题 3 对会议作简要说明 一般会议纪要可不写结束语 2020 2 19 37 六 正文主体部分表述方式 概述式 把会议讨论的主要问题 与会成员的统一认识和看法 议定的事项进行综合归纳整理 用概述的方法加以整体阐述和说明 适合内容较简单的办公会议和小型的工作会议 条款式 将会议决定事项用条款方式简要说明 以便会后检查落实 明确责任 适合现场办公会和协调会 归纳分类式 根据会议讨论内容进行归纳集中 分列标题 适合较大型的工作会议或专业会议 发言记录式 根据发言记录整理而成 较多保留发言原貌 以备查考 适合学术研讨会 理论讨论会 2020 2 19 38 函的起草 一 含义函是不相隶属机关之间商洽工作 询问或答复问题 请求批准和答复审批事项时使用的平行公文 二 分类1 按形式分 公函和便函2 按行文关系分 发函和复函3 按内容分 告知函 商洽函 询问函 请求函 答复函 2020 2 19 39 三 函正文的写作方法1 开头 写明原因或依据 如果是复函 要引叙来函 通常写 贵单位二0一一 年 月 日 关于 的函 收悉 2 主体 写明事项 具体内容 如果是复函 一般用 经研究 答复如下 3 结语 特此函告 盼函复 特此函复 此复 商洽函的标题 关于商请 事项 文种请求函的标题 关于请求 申请 事项 文种 2020 2 19 40 四 函的写作要求1 直截了当 简要明确地提出要商洽的事项和要询问的问题 并表明态度 不绕弯子 不含糊其词 2 写作语言 叙述清楚 语言简洁 注意分寸和礼貌 因为函用于不相隶属机关之间 因此 语言要平和 礼貌 得体 忌用命令 生硬或过于媚上 乞求的语气 本着平等协商 以诚相见的态度 谦和有理 不卑不亢 3 格式规范 2020 2 19 41 改错题 1 搭配不当 关于开展会计工作标准化技术考核制度的通知 将 开展 改为 实行 2 语序不当 关于加强发布公众天气预报归口管理的报告 应改为 关于发布公众天气预报加强归口管理的报告 3 成分残缺 关于切实做好接受安置灾民的通知 应改为 关于切实做好灾民接受安置工作的通知 2020 2 19 42 4 成分多余 关于做好秋季生产各项准备工作问题的通知 做好 工作 是完整的述宾词组 问题 多余 应删去 5 主语和谓语搭配不当a 人民的生活水平普遍增加了 生活水平 不能说增加了 应改为 提高了 b 这个先进集体就在深入开展的反腐败斗争中涌现出来了 涌现指大量人或事物出现