公文写作_公文写作培训讲义8

公文写作 主讲 陈小iaotaomo 海南大学政治与公共管理学院公共关系学系 第一讲公文行文规则 一 严格按组织关系和职权范围 正确行文1 直接行文 1 有隶属关系的上下级之间可以 2 上 下级机关的职能部门之间 3 机关与自己上 下级机关职能部门之间一般不能直接行文 但上级机关的职能部门可根据本级机关的授权和职权规定 答复下级机关向本级机关提出的有关业务问题 或发布有关业务方面的文件 2 平行文 1 同一系统的平级机关之间只能用平行文 2 不相隶属的上下级之间不能相互使用上行文或下行文 3 对口部门之间的行文属上行文或下行文 不对口部门之间的行文属平行文3 联合行文不是平级机关 不能联合行文 二 选择适宜的行文方式 行文路线 准确行文1 逐级行文直接向自己的上级机关或下级机关行文或按层次一级级行文2 多级行文同时向自己以下的若干机关行文3 越级行文越过直接上级机关向更上一级的领导机关行文4 联合行文一项工作需由两个或两个以上的平行机关配合 协同处理的 不必分别行文 经会商 会签后可以联合发文 越级行文的情况 1 发生特别紧急而重大的情况 逐级上报会延误时间 造成重大损失2 存在必须解决而经过多次请示直接上级机关仍得不到解决的问题3 遇到了因为与直接上级机关有争议而无法解决的问题4 有上级机关交办的并指定越级直接上报的事项5 反映 揭发直接上级机关的问题 错误等 联合行文情况 1 同级政府 同级各部门 上级政府部门与下级政府可以联合行文 2 政府与同级党委和军队可以联合行文 3 政府与相应的党组织和军队可以联合行文 4 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 三 坚持党政分开的原则党的机关及部门不能直接向政府机关及部门报告请示工作 布置任务 下达指示 反之亦然 四 不能多头主送 不能忽略抄送请示性行文要根据请示问题的性质和内容 选准一个主送机关 而不能同时主送几个机关 同时 还应注意抄送给某些应当受文的机关 抄送的情况 国家行政机关公文处理办法 规定 向下级机关或本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 行文过程应注意 1 除领导人直接交办的事项外 一般不允许向领导着个人行文2 请示文件应当一文一事 不得一文多事3 报告中不能夹带请示事项4 联合行文应当确有必要 且单位不宜过多5 机关行文必须本着少而精的原则 从实际需要出发 严格控制发文数量和发文范围 力求精简文件 五 公文的语言 一 公文语言的特点1 庄重庄严凝重权威性2 质朴宁质勿华真实性3 规范汉语书面语4 准确准确无误鲜明性5 简练直截了当意图简明6 术语化专门术语专业性和特定性 二 公文的词语 称谓用语 本 贵 我 该经办用语 前经 业经 兹经 复经领叙用语 鉴于 收悉 本着 根据 遵照期请用语 恳请 以期 即请查照期复用语 请批示 请指示 请回复办理用语 报请 送达 提请 酌情 核定 核发 暂行 审定 核拨 板报等时态用语 兹 行将 定期 如期 逾期 延期征询用语 当否 可否 妥否 能否结尾用语 为盼 为荷 特此通知等 第二讲 常用公文写作 常用公文写作 一 通知二 请示 批复三 公告 通告四 会议纪要 一 通知 一 通知的概念 二 通知的特点 三 通知的分类 四 通知的结构 五 通知的写作 一 通知的概念 适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项任免人员 二 通知的特点 1 应用的广泛性应用范围广 使用频率高2 内容的知照性传达指示 批转材料 布置工作3 执行的权威性多用于上级对下级行文 指挥指导作用 三 通知的分类 1 发布性通知 发布规定 办法 细则 例 国务院关于发布 国家行政机关公文处理办法 的通知2 指示性通知 部署工作 传达指示 国务院办公厅关于切实做好当前减轻农民负担工作的通知 3 批示性通知 批转 转发 批转 批示转发下级机关的公文转发 转发上级机关 同级机关或不相隶属机关的公文例如 省人民政府批转省公安厅 省消防工作 十二五 发展计划的通知国务院办公厅转发国家经贸委等部门关于进一步整顿和规范成品油市场秩序意见的通知 4 一般性通知 下级机关周知或执行 海南省农业厅关于开展2010年新增财力农业项目专项检查的通知5 会议通知 召开会议 国务院关于召开全国劳动模范和先进工作者表彰大会的通知6 任免通知法定机关的主要领导人外 其他任免一般采用 通知 县人民政府关于胡 等同志职务任免的通知 四 通知的结构 标题主送机关正文落款发文日期 标题 常规 发文机关 事由 文种例 海南省教育厅关于做好2010年全省中小学暑假工作的通知海南省 局办公室关于召开通畅工程公路建设工作会议的通知 批转或转发性通知事由两种写法 例1 国务院办公厅关于转发全国妇幼卫生工作会议纪要的通知由 转发 或 批转 省略书名号的原文名称组成例2 省人民政府关于转发国发 2008 8号文件的通知由 关于批转 或 关于转发 原文发文字号 文件组成 主送机关 标题下 正文上顶格书写全称或规范化简称 正文 导语 主体 结语三部分构成1 导语写明制发本通知的原因 根据 目的多采用 为了 根据 按照 等介词结构句开头导语末尾 常以 特通知如下 等习惯用语引起下文 2 主体 通知事项部分 写明通知的具体事项 安排 要求等 1 发布性通知 正文短 写明发布意义和目的 执行要求 2 指示性通知 通知事项采用条文式 具体提出要求和措施 办法 3 批示性通知 发文缘由 对批转 转发文件的评价 执行要求等 态度 意见 常用语 参照执行 遵照执行 研究执行 认真贯彻执行等 4 会议性通知 召开机关 名称 起止时间 地点 会议内容 任务 参加人数 报到时间地点 携带材料等 5 任免通知 任免的时间 机关 会议或依据什么文件及任免人员的具体职务等 6 一般性通知 具体事项 时间安排 具体工作等 3 结语 提出希望 号召 要求等有 特此通知 结束4 落款和发文日期落款 标题出现 可省略发文日期 正式生效时间 领导审批签发时间 联合行文以最后机关的领导人签发日期为准 汉字小写 五 通知的写作 1 通知属知照性公文 要有较强的时效性 语言以理性化的直叙为主 重点突出 层次清晰 利于下级机关贯彻执行2 导语简要概括 简明扼要 重点主体部分 事项要具体明确3 一般用于上级机关向下级机关行文 对于平级或不相隶属机关则可抄送 二 请示 一 请示的概念 二 请示的特点 三 请示的分类 四 请示的结构和写作 五 请示的写作要求 一 请示的概念 请示适用于向上级机关请求指示 批准只适用于直接隶属关系的上下级之间 上级必须对下级机关的请示做出答复上行文 二 请示的特点 1 请求性显著特点 所涉及的事宜或问题 均是发文机关无权决定 无力自行解决或不知道如何解决 只有报请上级机关批准或同意后才可以实施2 隶属性下级机关只能向具有隶属关系的上级机关发文 主送机关也只能是具有隶属关系的上级机关 三 请示的分类 1 请求批示型疑难 无章可循 请求给以指示 政策不甚明了 请求给以明确解释2 请求批准型需要上级审定批准后才能办理的事情 无权 需批准 新问题 需经批准才能实施3 请求帮助型遇到困难 需上级机关在人 财 物等予支持 帮助 四 请示的结构和写作 结构 标题 主送机关 正文 落款 1 标题 发文机关 关于 事由 文种例 海南大学理工学院关于增加实验设备经费的请示 2 主送机关 只能一个 即具有隶属关系的上级主管机关受双重领导或多重领导的单位 也应视请示内容 确定一个主送机关 如需同时送其他机关 应当用抄送形式 3 正文 正文 请示缘由 请示事项 请示结语 1 请示缘由 根据 理论依据 方针政策 法令法规 事实依据 国内外形势 社会需求 本单位实际等 2 请示事项 请示上级予以批准 答复 指示的具体事项或问题 具体 明确 一事一请 3 请示结语 习惯性用于 妥否 请批示 以上意见当否 请批示 以上请示 请批准 等 4 落款 发文机关名称和发文日期 五 请示的写作要求 1 一文一事2 避免多头主送3 遵守行为规则不越级请示 因特殊情况必须越级请示 应抄送越过的上级机关不相隶属机关之间 不能用请示 三 批复 一 批复的概念 二 批复的特点 三 批复的分类 四 批复的结构和写作 五 批复的写作要求 一 批复的概念 适用于答复下级机关的请示事项批复与请示是公文中惟一相互联系 彼此对应的两种公文 二 批复的特点 1 针对性针对请示事项而制发 批复内容单一 针对性强2 指导性下级开展工作的依据 指导作用3 鲜明性回答问题态度鲜明 理由充分 三 批复的分类 1 阐释性批复 针对请求批示的请示2 决定性批复 针对请求批准的请示3 支持性批复 针对请求支持 帮助的请示 四 批复的结构和写作 结构 标题 主送机关 正文 落款和日期 1 标题 发文机关 事由 受文机关 文种例 海南大学关于同意增加实验设备经费给理工学院的批复 2 主送机关 请示机关 3 正文 批复引语 批复意见 批复结语 1 批复引语 批复的因由 依据 可引述来文的日期 编号 标题 也可简要引述请示事项 作为依据 例 你局二00八年三月十日请示收悉 现批复如下 2 批复意见 针对请示提出的问题做出明确具体的回答 表明态度 做出指示 阐明理由 3 批复结语 特此批复 五 批复的写作要求 1 正确使用文种 只针对请示使用 各种报告 不得使用批复2 批复的意见要有针对性3 批复的意见要有可行性 四 公告 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 公告二种类型 第一类是向国内外宣布重大事项的公告 它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项 加宣布国家领导人的选举结果 出访 颁布法律 重要法令 公布重大科技成果等等 第二类 宣布影响面很大的法定事项的公告这类公告 是由有关职能部门 按法定程序发布的 有的也因涉外工作的需要而发布 如按 商标法 规定的注册商标公告 以及公布企业破产的公告 企业换证公告 质量监督公告等等 公告写作 公告内容单一 篇幅一般比较简短普发性公文 没有特定主送机关 无需保密 标题三种形式 1 由发文机关 事由 文体组成 2 由发文机关 文体组成 中华人民共和国全国人民代表大会公告3 文体 公告 发文字号 标题下可依公告单独编号 第150号 正文 公告依据 公告事项 公告结语结尾一般以 现予公告 特此公告 作结语 公告写作注意事项 1 法定权限使用2 语气严肃 庄重3 文字简明 精炼 五 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项通告文种各行政主管部门使用的比较多 时常见诸报端 如公安部门发布的车辆年检 交通管制的通告 工商部门发布的企业许可证年审的通告等等 例如 天津市人民政府关于禁止随地吐痰乱扔乱倒的通告 通告的标题 大体有三种 一是由发文机关 事由和文种三部分组成 二是只有发文机关和文种组成 三是只写文种 通告 通告的正文 四部分内容构成 目的根据 原因 目的 根据规定事项和要求 具体事项结语 习惯以 特此通告 此告 等词语结尾 公告和通告的区别 1 发文机关不同公告发文机关级别相对较高 由国家中 高级领导机关及其有关职能部门发布 一般基础机关无权制发公告 通告发文机关不受级别高低限制 基层机关 企事业单位 社会团体 2 内容特点不同特点 公告 告知性事后告知 有告知性 公开性特点 通告 强制性事前制定要求执行或遵守内容 公告 公布事项是重大的 国内外有影响的通告 可大可小 凡一个单位应当遵守或周知的都可通告 3 发布范围不同公告 范围更大更广 国内外通告 相对较窄 在一定范围内 4 公布形式不同公告 登报或在媒体上发布 不张贴通告 可张贴 可登报 四 会议纪要 一 会议纪要的概念 二 会议纪要的特点 三 会议纪要的分类 四 会议纪要的结构和写作 五 会议纪要的写作要求 一 会议纪要的概念 会议纪要适用于记载 传达会议情况和议定事项是在会议记录的基础上 根据会议的指导思想对会议的重要内容 决定事项进行整理 综合 摘要而形成的一种具有纪实性 指导性的公文会议纪要可以上报 向上级汇报会议情况和结果 也可以发给平级单位或下级单位 以传达会议精神和议定事项 或要求与会单位共同遵守 执行 二 会议纪要的特点 1 纪实性真实 反映会议内容2 概括性与会议记录不同3 指导性对所涉及的工作事项有参考指导作用 一经下发 有关单位应贯彻执行 三 会议纪要的分类 1 决议型会议纪要反映会议结论性意见的会议纪要 具有较强的约束力 对工作有较大指导意义2 部署型会议纪要具体实施意见 对某项工作的统一性认识 包括对工作的部署 安排3 周知型会议纪要如实反映会议基本情况 达到交流经验 沟通信息的作用 不具指示和指导作用 四 会议纪要的结构和写作 结构 标题 正文 日期普发性公文 不写发文字号和主送机关 1 标题 会议名称 文种例 海南省农村工作会议纪要海南大学学生工作会议纪要 2 正文 会议情况 议定事项 希望号召 1 会议情况 目的 时间 地点 参加人员 主持人等专题会议 会议名称 议题 出席会议并作指示的领导人 2 议定事项 分项叙述会议研究的主要问题 讨论意见 做出的决定和对策 提出的任务 措施等写法 归纳法 概述法 罗列法 3 希望号召 结尾 会议要求 会议希望 会议号召 3 日期 可写在会议纪要之后 也可以写在标题之下 一般不要签署与加盖公章 五 会议纪要的写作要求 1 善于正确集中会议讨论的意见意见确有分歧 没有取得统一 一般不写进纪要 适当引用原话或原文更能真实准确反映2 突出会议的中心和要点 纪其要 简其文 3 条理清晰 附 会议纪要与会议记录 会议简报的不同 1 会议纪要与会议记录的区别 1 作用不同会议记录只有依据和凭证的作用 会议纪要可以作为公文下发 2 内容不同会议记录完全是原始地记录于会人员的种种发言 尽量没有遗漏 也不要以自己的语言代替与会人员的发言 会议纪要则是在会议记录的基础上加工整理而成 概括性较强 2 会议纪要与会议简报的区别 1 篇幅长短不同 简报特点是 简 一般篇幅短小 会议纪要是对整个会议精神的概括 相对篇幅要长 2 作用不同 简报只用作沟通情况 没有指导和约束力 会议纪要则有指导意义和约束力 3 在召开会议过程中 简报可以发一期 也可以发数期 会议纪要只在会后发布一次 第二讲 公文办理 公文办理是指公文孕育 形成 使用 处理的全过程 分为收文和发文 一 发文办理 以本机关名义制发公文的过程 包括八个环节 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 1 草拟 起草公文 是公文形成 发文办理的主要环节 要求 内容上 权限一致材料真实 观点统一词章上 结构合理 层次清晰 用词用字准确规范 语言庄重平实形式上 符合公文体式要求 遵守行为规则 正确选用文种 2 审核 把关 办法 规定 公文送负责人签发前 应当有办公厅 室 审核 审核的重点是 是否确实需要行文 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的要求 格式是否符合规范 3 签发 领导人对拟以本机关或本部门名义发出的公文送审稿签署表示核准的意见的程序 公文形成的最后环节 公文经领导人签署后即可生效 4 复核 公文正式印制前 文秘部门应当进行复核 复核的重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 经复核需要对文稿进行修改的 应按程序复审 5 缮印 指把经领导签发的公文定稿 经过缮写 打印或印刷而制成正式文本的过程 缮印要符合 办法 的规定 一般要由专人打印 并须到指定的印刷单位印制 6 用印 指在缮印后的公文指定位置加盖印章 表示印发公文机关的责任和权威 7 登记 公文在发出之前必须进行登记 以备查找 内容包括 编发文号 发文事由 发文范围 印制数量 发出方法等 帐薄式登记 8 分发 指文秘部门按照既定的发文范围把公文的正式文本交由机要或收发部门发送到收文单位 同时 将归档范围的正本 有发文机关印章和领导人的签署 连同定稿一起立卷存档 二 收文办理 指收到公文的办